Vorstellung IS-Services Verkaufsförderungs GmbH

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2 Inhaltsverzeichnis Vorstellung IS (Seite 3-7) Kommunikationsstruktur (Seite 8) Tätigkeitsbeschreibung Bereiche (Seite 9-10) Qualitätssicherung (Seite 11-12) Schulung Mitarbeiter (Seite 13) IT-Konzept (Seite 14) 2

3 Vorstellung IS Unsere Arbeit Die IS-Services Vkf. GmbH ist ein schwäbisches Dienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt Regalbefüllung und Warenplatzierung in Verbrauchermärkten mit Gründungsjahr Neben dem reinen Regalservice bieten wir bei Bedarf zur Komplettierung des Serviceangebotes Neueinrichtungen, Umbauteams, Inventurteams, Dispositionsservice, und Shop-Organisationen an. Personalleasing ist ein weiterer Bereich unserer täglichen Arbeit. Seit 2004 sind wir im Besitz der Erlaubnis zur gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung. Gerne stellen wir unseren Kunden bei Bedarf geeignetes Leasingpersonal zur Verfügung. Wir arbeiten für die Industrie und für den Handel. Aktuell beschäftigen wir ca eigene Mitarbeiter überwiegend auf Mini-Job Basis. Im Raum Süddeutschland besteht eine durchgehend, flächendeckende Struktur. Der Einsatz von Subunternehmen liegt unter 1% vom Umsatz. Unser gesamtes Unternehmen wird zentral gesteuert und organisiert. Wir wissen zu jeder Zeit den aktuellen Einsatzort aller Mitarbeiter. Unser Außendienst (Springer) umfasst aktuell 65 Mitarbeiter die nicht Gebietsmäßig zugeordnet sind. Dies ermöglicht uns eine täglich aktuelle, absolut flexible und optimalst auf die Situation vor Ort abgestimmte Einsatzplanung. 3

4 Vorstellung IS Unternehmensgeschichte 1994 Gründung der 1995 Übernahme der ersten Aufträge in den Bereichen Handels- und Industrieservice... kontinuierlicher Ausbau des Auftragsbestandes 2001 Beginn des Aufbaus einer flächendeckenden Struktur in Süddeutschland 2004 Beginn Aufbau Bereich Personalleasing 2005 Betreuung von täglichen Servicestellen mit ca Mitarbeitern Raum Süddeutschland 2011 Betreuung von 5 Handelshäuser und 750 täglichen Servicestellen mit ca Mitarbeitern Unsere gesetzten Ziele für die Zukunft lauten: - vorhandene Aufträge weiterhin zur vollen Zufriedenheit unserer Kunden auszuführen - Verdichtung der vorhandenen Strukturen 4

5 Vorstellung IS Ein paar Zahlen: IS-Services ist in über 700 Verbrauchermärkten vertreten... hat über Mitarbeiter... leistet über Arbeitsstunden / Monat für seine Kunden... hat einen Jahresnettoumsatz von über 7 Mio. EUR 5

6 Vorstellung IS Gesellschafter: Gründung durch Willy Grießhaber und Harald Tengler als Gschäftsführende Gesellschafter Ausscheiden des Geschäftsführenden Gesellschafters Willy Grießhaber Neueintritt des Gesellschafters Thomas Bausch 6

7 Vorstellung IS Warum IS-Services? Wir passen uns ständige an die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden an, auch wenn dies weit über die ursprünglichen Vorgaben hinausgeht. Ziel ist es, ein Teil der Organisation des Kunden zu werden. Die IS-Services bietet jedem Kunden einen persönlichen Ansprechpartner in der Zentrale, der für die Organisation und Verwaltung aller eingesetzten Mitarbeiter am POS verantwortlich ist. Durch die Zentralisierung in allen Bereichen und den flachen und flexiblen Hierarchien, entstehen kurze Informationswege und eine hohe Flexibilität. Die Zentrale ist zu jeder Zeit über den Einsatzort eines jeden Mitarbeiters informiert. 7

8 Kommunikationsstruktur Geschäftsführung Mitarbeiterverwaltung / -Planung / -Abrechnung Lohn-/ Finanzbuchhaltung AD / Springer Servicemitarbeiter 8

9 Tätigkeitsbeschreibung Bereiche Geschäftsführung Tägliche Entwicklung und permanente Überwachung aller Abläufe im Unternehmen. Mitarbeiterverwaltung / - planung / - abrechnung Hier arbeiten Teams von mindestens 2 Mitarbeitern. Jedes Team ist für ca. 300 Servicemitarbeiter verantwortlich. Aufgaben der Teams sind u.a.: - Ansprechpartner Kunde - Ansprechpartner Mitarbeiter - Ansprechpartner Springer - tägliche Personalplanung (Urlaub, Krankheit, Ausfall) - Vorbereitung der monatlichen Mitarbeiter- und Kundenabrechnung - ständige Akquise neuer Mitarbeiter Lohn- / Finanzbuchhaltung Die komplette Lohn und Finanzbuchhaltung wird intern erledigt und ist an unserer Zentrale angesiedelt. Es werden keine Daten extern verarbeitet. So stellen wir sicher, dass jeden Monat die Lohnauszahlung pünktlich an alle Mitarbeiter erfolgt und Anfragen jeglicher Art zeitnah erledigt werden. 9

10 Tätigkeitsbeschreibung Bereiche AD / Springer Unsere AD/Springer werden täglich für den Folgetag von den Mitarbeitern der Verwaltung geplant. Sie werden unterschiedlich für Vertretungen, Einarbeitungen, Kontrollen, Schulungen, oder Sonderaufträge eingesetzt. Die AD/Springer selbst haben keine eigenen Befugnisse hinsichtlich Personaleinsatzplanung. Alle Tätigkeiten werden zentral vorgegeben. 10

11 Qualitätssicherung Personalsuche Die Mitarbeiter werden jeweils vor Ort, meist über Annoncen gesucht. Speziell geschulte Mitarbeiter in der Verwaltung führen in der ersten Phase ein telefonisches Bewerbungsgespräch. Aufgrund festgelegter Kriterien werden die Bewerber zum Vorstellungstermin / Einarbeitung in den jeweiligen Markt eingeladen. Vorstellung Die ausgewählten Bewerber treffen sich in Phase 2 vor Ort mit einem AD/Springer. Der AD/Springer erklärt dem Bewerber die auszuführende Tätigkeit. Der Bewerber kann sich über alle für ihn interessanten Bereiche informieren. Nach dem Vorstellungstag wird Zentral nach Rücksprache mit dem AD/Springer über eine Einarbeitung des Bewerbers entschieden. Einarbeitung Sofern der Bewerber als geeignet angesehen wird, startet Phase 3 die Einarbeitung mit einem AD/Springer vor Ort. Die Dauer der Einarbeitung ist nach Kundenauftrag verschieden. Während der Einarbeitung wird dem Mitarbeiter alle vorgegebenen Richtlinien vermittelt. Die Einarbeitung endet erfolgreich, sofern der neue Mitarbeiter einige Tage (ohne Mithilfe Dritter) alle Richtlinien vor Ort richtig umgesetzt hat. 11

12 Qualitätssicherung Kontrolle Mitarbeiter Die Mitarbeiter werden in festgelegten Zeitabständen vor Ort unerwartet nach Serviceende kontrolliert. Zusätzlich vergewissert sich der Zentrale Ansprechpartner in festen Rhythmen im Markt, bzw. beim Kundenansprechpartner über eventuelle Vorkommnisse. Sofern Reklamationen eintreffen, werden diese sofort, bzw. spätestens am folgenden Servicetag vor Ort von unserem AD/Springer und dem Mitarbeiter besprochen und abgestellt. Vertretung Ausfallzeiten Die Mitarbeiter müssen sich rechtzeitig persönlich bei Ausfall bei ihrem zentralen Ansprechpartner abmelden. Die Vertretungen werden zentral täglich neu geplant und mit AD/Springer abgedeckt. Bei kurzfristigen Ausfällen sind wir je nach Anforderung gewohnt auch innerhalb 2 Stunden Ersatz zu organisieren. 12

13 Schulung Mitarbeiter AD/Springer Die Springer werden Gebietsweise Zentral nach den jeweils aktuellen Richtlinien des Kunden geschult. Die Häufigkeit ist vom jeweiligen Kunden abhängig. Kleinere Veränderungen der Abläufe werden Online zur Verfügung gestellt. Servicemitarbeiter Die Servicemitarbeiter werden über Veränderungen vor Ort von unseren AD/Springern geschult. Eine Zentrale Schulung ist aufgrund der oft fehlenden Mobilität der Mitarbeiter meist nicht möglich. Kleinere Veränderungen der Abläufe werden auch hier Online, bzw. schriftlich den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. 13

14 IT-Konzept IS-Services arbeitet mit einer individuell entworfenen und abgestimmten Software. Die Software ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Personenbedingten Daten inklusive Planungstool. Weiterhin wird hierüber die Zeiterfassung durchgeführt. Über eine Exportschnittstelle werden die Daten zur eigentlichen Abrechnung in ein vom Finanzamt und den Krankenkassen zertifiziertes Programm intern exportiert. Die Lohnabrechnung und Auszahlung überwachen unsere Mitarbeiter der Lohn- und Finanzbuchhaltung. 14

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