Leitfaden für eine gewinnbringende Mitarbeiterbefragung

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1 Leitfaden für eine gewinnbringende Mitarbeiterbefragung

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Das Projektberatungsteam von compamedia... Fakten, Fakten, Fakten!... Kommunikation ist alles: Informieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter!... Das A und O: Arbeiten Sie mit den Ergebnissen!... Zeitschiene: Aktions- und Kommunikationspunkte... Hintergrund: TOP JOB compamedia GmbH Schön, dass Sie sich für die TOP JOB-Analyse entschieden haben! Mit der von Professor Dr. Heike Bruch speziell für TOP JOB ent - wickelten Input- und Output analyse werden Sie ein einzigartiges Werk zeug für Ihre Orga nisations - entwick lung erhalten! Die Mitarbeiter befrag ung ist das Herzstück der TOP JOB-Analyse. Je mehr Mitarbeiter sich an der Befragung beteiligen, desto wertvoller sind die Erkennt - nisse und Resultate für Sie. Deshalb ist es immens wichtig, dass Sie möglichst viele Kolleginnen und Kollegen zur Teilnahme bewegen. Dabei ist ein guter Draht zu allen Inte ressens gruppen äußerst wichtig. Infor mie - ren Sie frühzeitig über die Be fra gung. Kommunizieren Sie Ihre Beweggründe für die Analyse. Nehmen Sie mögliche Ängste bezüglich Anonymität. Und machen Sie vor allem eines: Lust auf die Befragung! Denn sie birgt enorme Chancen im Hin blick auf die Unter - nehmenskultur und -kommunikation und die eigene Arbeitswelt. Mit diesem kleinen Leitfaden möchten wir Ihnen ein paar Tipps und Ratschläge dazu geben, wie Sie alle Mitarbeiter ins Boot holen und die Befragung ein voller Erfolg wird. An einigen Stellen weist das Zeichen 2 darauf hin, dass Textvorlagen für Sie als Download hinterlegt sind diese erleichtern Ihre Vorbereitungen. Das TOP JOB-Team von compamedia wünscht Ihnen eine erkennt - nis r eiche Teilnahme! Falls Sie weitere gedruckte Exemplare des Leitfadens benötigen, dann geben Sie uns einfach kurz Bescheid! 2 3

3 Das Projektberatungsteam von compamedia Wir sind bei allen Fragen rund um TOP JOB für Sie da! Kerstin Beyer Telefon ist insbesondere für den Linkversand und den Zwischen stand beim Rücklauf der Befragung zuständig. Marina Söllner Telefon steht gern für Fragen des Betriebsrats und für Fragen zu Sonderauswertungen von Organisationseinheiten zur Verfügung. Dr. Wolfgang Feige Telefon Peppa Steingaß Telefon ist Managementberater und Personal-Profi bei compamedia. Er hilft Ihnen auf Wunsch bei der Nachberei tung der Ergebnisse. Bernhard Graß Telefon Thomas Wörl Telefon steht gern für Fragen des Betriebsrats und für Fragen zu Sonderauswertungen von Organisationseinheiten zur Verfügung. 4 5

4 Fakten, Fakten, Fakten! Hier erhalten Sie wichtige Informationen zur TOP JOB-Befragung so sind Sie für Nachfragen gewappnet! August September 3 Oktober November Befragungszeitraum Bei der Anmeldung zu TOP JOB legen Sie fest, in welchem Kalender monat die Befragung in Ihrem Unter nehmen stattfindet. Die Befragung ist dann vom ersten bis zum letzten Tag des Monats geöffnet. Dauer der Befragung pro Mitarbeiter Die Mitarbeiter benötigen jeweils etwa 12 bis 15 Minuten für die Beantwortung der Fragen. Teilnehmer der Befragung Es sollten alle Mitarbeiter eingeladen werden und die Chance haben, sich zu beteiligen. 80 % müssen zwingend eingeladen werden. Falls nicht alle Mitar bei ter eingeladen werden, ist eine Begründung erforderlich. Folgende Perso - nen gruppen werden auch zu den Mitar beitern gerechnet und müssen folglich zur Befragung eingeladen werden: W Teilzeitkräfte mit dauerhaftem Beschäftigungs verhältnis und regelmäßigen Arbeitszeiten W Auszubildende W Geschäftsleitung oder Vorstand Nicht zur Befragung eingeladen werden Personen in Minijobs, Aushilfen, Werkstudenten, Praktikanten, Leiharbeiter und im Erzieh ungs urlaub befindliche Mitarbeiter. 6 7

5 Onlinebefragung Die Mitarbeiterbefragung findet ausschließlich online statt. BR Betriebsrat Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeitervertretung sofern vorhanden über die Befragung zu informieren. Sprachversionen der Mitarbeiterbefragung Die Mitarbeiter können sich auf der Startseite der Befragung für eine deutsche oder englische Sprachversion entscheiden. Einladung der Mitar beiter Einige Tage vor dem Starttermin erhalten Sie den Link zur Mit arbeiter be fra gung mit Ihrem individuellen Unterneh - men scode. Diesen leiten Sie an alle Mitarbeiter weiter der Einfachheit halber am besten per und laden sie dazu ein, sich an der Befragung zu beteiligen. Verschiedene Fragebogenversionen Es gibt unterschiedliche Fragebogenversionen, die den Mitarbeitern per Zufallsprinzip zugeteilt werden. Zwischenstand Während der Befragungsphase erfahren Sie zweimal, wie viele Teilnehmer sich bisher an der Befragung beteiligt haben. Diese Information erhalten Sie am 10. und 20. des Befragungsmonats (sofern es sich um einen Werktag handelt). Anonymität Die Antworten Einzelner können nicht zurückverfolgt werden. Die rule of 5 garantiert, dass keine Ergebnisse an die Geschäftsleitung weitergegeben werden, wenn die befragte Gruppe aus fünf oder weniger Mitgliedern besteht. Im Detail erfahren Sie hierzu auf Seite 17 mehr. Rücklaufquote Für valide Ergebnisse müssen bestimmte Rücklaufquoten erreicht werden. Diese richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter (siehe Kasten auf Seite 13). 8 9

6 Hintergrundinformationen Onlinebefragung Die Mitarbeiterbefragung findet ausschließlich online statt. Das hat primär mit dem Komfort für die Mitarbeiter beim Ausfüllen zu tun, andererseits natürlich auch mit der einfacheren Handhabung der eingehenden Daten. Zum Beispiel ist es dadurch möglich, Sie über den Zwischenstand bei der Rücklaufquote zu informieren. Zudem nimmt die Onlinebefragung den Mitarbeitern eventuell vorhandene Hemmungen, Beispielfrage aus der Mitarbeiterbefragung denn es werden keine handschriftlich ausgefüllten Fragbögen durch die Personalabteilung eingesammelt. Stattdessen gehen die Daten direkt beim Institut für Führung und Personal mana ge ment der Universität St. Gallen ein und sind somit nicht für die Personalverantwort - lichen des teilnehmenden Unternehmens einsehbar. Aus Datenschutzgründen können wir die Einladung Ihrer Mitarbeiter nicht übernehmen schließlich müss- ten Sie uns sonst deren persönliche -Adressen überlassen. Dadurch wäre dann auch die Verknüpfung von Mitarbeiter und beantwortetem Fragebogen gegeben, was aus Gründen der Anonymität wiederum problematisch wäre. Der Fragebogen ist sehr einfach und leicht verständlich aufgebaut. Selbst Mitarbeiter ohne große PC- Kenntnisse finden sich intuitiv zurecht. Mitarbeiter ohne PC Mitarbeiter ohne eigenen PC können zum Beispiel über einen extra eingerichteten PC-Terminal teilnehmen zum Beispiel im Pausen raum oder an PC- Arbeits plätzen, die nur halbtags genutzt werden. Oder es wird ein Tablet-PC mit Internet verbindung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht. Die Teil - nahme ist sogar vom privaten PC zu Hause möglich. Verschiedene Fragebogenversionen Jeder Mitarbeiter füllt eine von vier verschiedenen Fragebogenversionen aus. Welche Version er bekommt, entscheidet das Zufallsprinzip. Ihre Mitar - beiter müssen sich also nicht wundern, wenn sie andere Fragen erhalten als ihre Kollegen. Hintergrund: Die große Gesamtsumme an Fragen in den insgesamt 4 Frage - bogenversionen rund 250 Items sorgt für die sehr große Tiefe der TOP JOB- Analyse. Dabei garantiert die Aufteilung in 4 Frage - bogenversionen, dass jeder einzelne Mitarbeiter zeitlich nur wenig belastet wird. So ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter den Fragebogen vollständig beantworten, statt zu ermüden und abzubrechen. Um ausreichend Daten pro Themenfeld zu erhalten, wird eine bestimmte Rück - laufquote gefordert (siehe gesonderter Abschnitt). Auch die Geschäftsleit ung/ der Vorstand soll sich an der Befragung beteiligen. Diesem Personenkreis wird automatisch ein gesonderter Fragebogen zugeteilt. Cluster in der Mitarbeiterbefragung Die TOP JOB-Analyse differenziert zwischen den gängigsten Funktionsbereichen eines Unternehmens. Die Ergebnisse werden im Benchmarkingbericht auf einer Übersichtsmatrix dargestellt. Der Rest der um - fang reichen Analyse bezieht sich immer auf das Gesamtunter nehmen. Die von der wissenschaftlichen Leitung festgelegten Tätigkeitsbereiche der Mitarbeiter haben sich über viele Jahre hinweg bewährt und erfüllen in den allermeisten Fällen die Bedürfnisse der Personal - abteilungen. Falls Sie trotzdem eine eigene Einteilung nach Mitarbeiter gruppen, Unternehmenseinheiten oder Standorten vornehmen möchten, ist das möglich. Zwei Möglichkeiten gibt es dabei: 1. Teilauswertung individueller Cluster/Orga ni sations - einheiten (kostenfrei) 2. Vollständige Auswertung individueller Cluster/Organi sations - einheiten (mit Zusatzkosten verknüpft). Ein detailliertes Merkblatt zu den beiden Alternativen steht zum Download bereit 2. Bitte nehmen Sie in jedem Fall persönlichen Kontakt mit uns auf, falls Sie sich für eine der Optionen entscheiden! 10 11

7 Individuelle Fragen Individuelle Fragen, die sich auf spezifische Themen Ihres Unternehmens beziehen, können nicht in die Mitarbei ter befragung integriert werden. Hintergrund: Die Mitarbeiterbefragung ist standardisiert und somit für alle teilnehmenden Unternehmen identisch. Nur so können diese miteinander verglichen werden. Und nur so kann eine Ratingnote ermittelt werden. Grundsätzlich ist die Teilnahme der Mitarbeiter an der Befra gung natürlich freiwillig. Damit aussagekräftige Schluss fol gerungen gezogen werden können, sind jedoch bestimmte Mindest teil neh merzahlen (ohne Einbezug der Geschäftsleit ung) erforderlich. Diese ergeben sich aus der Unter nehmens größe. Entschei dend ist die jeweils größere Zahl: Unternehmen mit 20 bis 38 Mitarbeitern: Minimum 20 Mitarbeiter, mindestens aber 80 % der Mitarbeiter. Unternehmen mit 39 bis 99 Mitarbeitern: Minimum 25 Mitarbeiter. Unternehmen mit 100 bis 999 Mitarbeitern: Mindestens 25 % der Mitarbeiter. Unternehmen mit bis Mitarbeitern: Minimum 250 Mitarbeiter, mindestens 15 % der Mitarbeiter. Die Mindestrücklaufquote ist im Normalfall gut zu erreichen. Lassen Sie sich nicht von Erfahrungen mit intern konzipierten und durchgeführten Befragungen verunsichern. Denn hier liegt die Rücklaufquote üblicherweise bei nur 25 %. Bei TOP JOB hingegen lag sie in den vergangenen Jahren im Durchschnitt bei 67 % wobei vor allem die kleinen Unternehmen meist viel höhere Werte erreichen. Die hohe Rücklaufquote bei TOP JOB basiert auf dem Vertrauens vorschuss, den die externe Befragung durch die Universität St. Gallen genießt. Aufgrund der festgelegten Rücklaufquote ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter umfassend informieren und motivieren. Der auf den nächsten Seiten folgende Leifaden hilft Ihnen bei der richtigen Kommunikation

8 Kommunikation ist alles: Informieren Sie frühzeitig! Informieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter! Weisen Sie bereits lange, bevor Sie mit der Befragung beginnen, darauf hin, dass Sie sich an TOP JOB beteiligen werden und in welchem Monat die Befragung stattfinden wird. So haben Ihre Mitarbeiter ausreichend Zeit und Gelegenheit, sich auf die Befragung einzustellen. Und sie wissen dann schon im Voraus, dass sie Zeit einplanen sollten und auch ganz konkret, wie viel Zeit. Das ist wichtig, denn nichts schafft mehr Ärger als das Gefühl, noch etwas reingedrückt zu bekommen. Vermeiden Sie enttäuschte Erwartungen Völlig klar: Sobald Ihre Mitarbeiter den Begriff Mitarbeiterbefragung hören, verknüpfen sie damit gewisse Erwartung en. Wenn die dann nicht erfüllt werden, besteht die Gefahr, dass sie enttäuscht sind. Vermeiden Sie das! Machen Sie sich deshalb Gedanken darüber: 1. Weshalb lassen wir uns bei TOP JOB untersuchen? 2. Wie gehen wir mit den Ergebnissen ob negativ oder positiv um? Erläutern Sie bereits im Vorfeld, warum Sie mithilfe von TOP JOB in die Belegschaft hineinhorchen. Eventuell können Sie sich einen besonderen Punkt herausgreifen, beispielsweise dass Sie schau en möchten, ob neu eingeführte Maßnahmen wirk sam sind. Oder ob die Führung der neu strukturierten Abteilungen funktioniert. Betonen Sie, dass Sie damit vor allem Ihre eigene (Personal-)Arbeit prüfen wollen, mit dem Ziel, noch besser zu werden. Sagen Sie Ihren Mitar bei - tern auch ganz deutlich: Nicht alle eventuell sichtbar werdenden wunden Punkte können sofort und gleichzeitig angegangen werden. Gute, nachhaltige Personal - arbeit braucht seine Zeit! Vielleicht haben Sie auch schon eine Idee, wie Sie mit dem Benchmarkingbericht arbeiten möchten? Vielleicht möchten Sie aber erst abwarten, wie das Ergebnis ausfällt, bevor Sie weitere Aktionen planen? Dann erläutern Sie genau das Ihrer Belegschaft! Informieren Sie regelmäßig und offen TOP JOB bietet zahlreiche Anlässe, mit Ihren Mitar - beitern zu kommunizieren: im Vorfeld, beim konkreten Start, zwischendurch ( Stand der Dinge ) und natürlich nach dem Ende der Befragung (Dank / was folgt nun). Die Aktions- und Kommunikationspunkte finden Sie übersichtlich im Schaubild auf Seite 26. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung Die Hintergrund infor ma tio - nen dieses Leitfadens helfen Ihnen, mögliche Fragen zu beantworten. Wenn Sie nicht weiter wissen: Zögern Sie nicht, und kommen Sie einfach auf das TOP JOB- Team von compamedia zu! 14 15

9 Schaffen Sie Vertrauen! Informieren Sie über die Professionalität von TOP JOB. Fachlich überzeugend Die wissenschaftliche Leitung von TOP JOB liegt in den Händen von Dr. Heike Bruch und ihrem Team. Dr. Heike Bruch ist seit 2001 Professorin und Direktorin am Institut für Führung und Personal mana - gement der Universität St. Gallen und seit 2006 wissenschaftliche Leiterin von TOP JOB. Das Institut hat bislang mehr als Mitarbei - ter von über 650 Unterneh - men in 24 Ländern befragt und deren Antworten ausgewertet. Die Personal exper - ten wissen also, was sie tun! Prof. Dr. Heike Bruch ist Professorin und Direktorin am Institut für Führung und Personal mana gement der Universität St. Gallen. Das aktuelle Betriebs wirte-ranking des Handels - blatt" sieht sie insgesamt unter den Top-100-Management - forschern im deutschsprachigen Raum und im Bereich Personal manage ment an der Spitze. Experten für den Mittelstand Die Organisatorin von TOP JOB, die compamedia GmbH, ist fest im Mittelstand verankert und kennt die Bedürfnisse von Unter neh men und deren Mitarbeitern. Denn seit über 20 Jahren organisiert compamedia Benchmarking pro jek te für den Mittelstand. TOP JOB gibt es mittlerweile seit 12 Jahren! Informieren Sie über die Anonymität Nehmen Sie Ihren Mitar bei - tern mögliche Ängste. Die Experten aus St. Gallen sind als externe Spezialisten absolut unabhängig und garantieren die Anonymität jedes einzelnen Teil - nehmers. Speziell dafür gibt es die rule of 5 : Die gewährleistet, dass Sie als Personal-/Ge schäfts leitung keine Ergeb nisse erhalten, wenn eine befragte Teilgruppe aus we n iger als fünf Mitgliedern besteht. Damit ist sichergestellt, dass die Antworten den Teilnehmern nicht zugeordnet werden können. Die Ergebnisse werden den Auftrag gebern (Firmen- /Personal leitung) zudem nur in der aggregierten Form des Benchmar king - berichts zur Verfügung gestellt die Unternehmen erhalten keinen Zugriff auf die Rohdaten. Die offizielle Anonymitäts - erklärung der Uni versität St. Gallen gibt Ihren Mitarbeitern zusätzliche Sicher heit 2. Sie ist auch auf der Start seite der Mitarbeiter befra gung hinterlegt. Holen Sie Ihre Mitarbeitervertretungen ins Boot Gesetzlich sind Sie ohnehin dazu verpflichtet, Ihre Mit - ar beiter vertretung(en) etwa den Betriebsrat über die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zu informieren. Warum die Kollegen nicht direkt mit einbinden, zum Beispiel schon in der Planungs - phase? So können Sie diese von Ihren Zielen überzeu- gen und gemeinsam überlegen, wie Sie die Belegschaft zur Teilnahme animieren. Die wissenschaftliche Untersuchung, für die Sie sich mit TOP JOB entschieden haben, ist in der Regel ein überzeugendes Argument und findet den Rückhalt der Mitarbeiter - vertretung. Weder Sie als Arbeitgeber noch der Betriebsrat haben Einfluss auf die Gestaltung der Frage n. Diese werden von der wissenschaftlichen Leitung neutral vorgegeben. Die Analyse liegt natürlich ebenfalls in den Händen von Professor Bruch und ihrem Team so wird jegliche eventuell vorhandene Befürchtung dahingegend, dass die Ergebnisse gesteuert würden, entkräftet. Sollte Ihr Betriebsrat wider Erwarten doch unsicher sein und Zweifel haben: Kommen Sie einfach auf uns zu, wir führen gern ein persönliches Gespräch mit Vertretern Ihres Betriebsrats! 16 17

10 Erwischen Sie alle! Rennen Sie offene Türen ein Mit Ihrer Teilnahme an TOP JOB bekennen Sie sich zu Ihren Mit arbeitern. Sie zeigen ihnen damit, dass Sie ihnen eine lebenswer te Arbeitswelt bieten wollen. Das ist alles andere, außer gewöhnlich! Schon das schafft Ihnen jede Menge Sympathiepunkte. Sie können die Teilnehmerquote steigern, wenn Sie genau das deutlich machen: dass auch und vor allem Ihre Mitarbeiter etwas von der Umfrage haben. Hier ein paar Argumente: W Die Mitarbeiter können ihre Arbeitswelt aktiv mitgestalten und so die Qualität ihres Arbeitsplatzes und ihrer Arbeitsumgebung spürbar verbessern. Sei es hinsichtlich der internen Kommuni ka tion, der Arbeitszufriedenheit oder des Arbeitsklimas. W Sie können ihre berufliche und auch persönliche Entwicklung positiv beeinflussen. W Sie werden eingebunden: Wann sonst haben Mitarbei - ter so direkt und so wirkungsvoll die Möglichkeit zur Mitsprache und zum Einbringen der eigenen Meinung? Und obendrein wird das Wir-Gefühl der Mitarbeiter gestärkt. Binden Sie Mitarbeiter in die Vorbereitungen ein Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Mitarbeiter auf die Befragung aufmerksam machen und an sie erinnern können: Mit Flyern? Mit Plakaten? Auf einer Intranetseite? Geben Sie diese Aufgabe doch einfach einigen Auszu bildenden oder anderen Mitarbeitern als kleine Projektarbeit. Indem Sie Mitarbeiter in die Vorbereitungen einbinden, fördern Sie die Transparenz und sichern Sie sich den Rückhalt in Ihrer Belegschaft. Motivieren Sie Geben Sie ruhig das Ziel aus, 100 % Rücklaufquote erreichen zu wollen und packen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Ehre. Weisen Sie noch einmal darauf hin, um was es geht. Nutzen Sie zur Einladung Ihrer Mitarbeiter alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle, z. B.: W W Blogs, Twitter etc. W Postweg (z. B. mit der Gehaltsabrechnung) W Schwarzes Brett W Plakate 2 W Flyer 2 W Mitarbeiter zeitschrift W Intranet Am besten aber: Laden Sie Ihre Mitarbeiter persönlich ein. Zum Beispiel bei Abteilungs besprech ungen oder Betriebsver samm - lungen. Oder überlegen Sie sich sogar, von Büro zu Büro zu gehen und die Mitarbeiter im persönlichen Gespräch zur Befragung einzuladen. Folgende Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen W Sprechen Sie die Teilnehmer persönlich an. W Informieren Sie über Ziele und Nutzen der Umfrage. W Nennen Sie einen Ansprechpartner für inhaltliche und technische Fragen inklusive Telefonnummer und -Adresse. W Weisen Sie darauf hin, dass die Befragung online erfolgt. W Sichern Sie zu, dass die Befragung absolut anonym ist. W Weisen Sie auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hin. W Nennen Sie den Befragungsmonat. W Danken Sie vorab für die Teilnahme. Als Anregung haben wir Ihnen eine Textvorlage für die Einladung als Download hinterlegt 2. Wichtig ist es, dass die Einladung bei Ihnen von oberster Stelle ausgesprochen wird! So machen Sie deutlich, welchen Stellenwert die Umfrage für Sie hat und wie wichtig Ihnen die Meinung Ihrer Mitarbeiter tatsächlich ist. Machen Sie klar: Es gibt kein richtig oder falsch! Ganz wichtig: Bei TOP JOB geht es nicht darum, die Mitarbeiter in irgendeiner Form zu testen. Deshalb gibt es auch keine richtigen oder falschen Antworten. Ihre Mitarbeiter müssen also keine Hemmungen haben, an der Befragung teilzunehmen! 18 19

11 Notizen 3 Checkliste: Was ist zu tun? Was ist bereits erledigt? Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung Datum Bemerkung Betriebsrat informiert Betriebsrat organisatorisch eingebunden TOP JOB-Team gebildet Ansprechpartner für Fragen festgelegt Sonstiges Vorabinformation der Mitarbeiter: Flyer Plakat Schwarzes Brett Intranet mit der Lohnabrechnung /Rundschreiben Mitarbeiterzeitung Betriebsversammlung/Teammeeting(s) Sonstiges Das Was wurde kommuniziert: Ziel der Teilnahme zeitlicher Ablauf Anonymität Hintergrundinfos wissenschaftl. Leitung Sonstiges 20 21

12 Das A und O: Arbeiten Sie mit den Ergebnissen! Bereiten Sie nach Geben Sie einen Fahrplan aus: Das Ende der Mitarbeiterbefragung ist eine gute Möglich keit, sich bei Ihren Mitarbeitern für die Beteiligung zu bedanken und auf den weiteren zeitlichen Verlauf hinzuweisen. Teilen Sie mit, wann die Ergebnisse kommen, und erläutern Sie, wie Sie mit diesen umgehen werden. Das erspart Ihnen Nachfragen und Ihre Mitarbeiter freuen sich, auf dem Laufenden gehalten zu werden. Hilfreich ist es, sich hierbei die weiteren Schritte bei TOP JOB vor Augen zu halten: Sobald die Befragungen in allen teilnehmenden Unternehmen abgeschlossen sind (Anfang Dezember), kann das TOP JOB-Team des Instituts für Führung und Personal - management der Universität St. Gallen mit der Auswertung beginnen. Ihren detaillierten Bench - mar kingbericht erhalten Sie dann im April. Mit diesem können Sie dann arbeiten, und Sie können auch direkt Ihre Mitarbeiter informieren und einbinden. Bitte beachten Sie: Falls Sie im TOP JOB-Wettbewerb zu den 100 besten Arbeit ge - bern zählen, muss die Information über Ihre Aus - zeich nung bis zum Tag der Preisverleihung im Juni streng geheim bleiben! Nur so ist eine wirkungsvolle PR-Arbeit für Sie möglich. Arbeiten Sie mit den Ergebnissen Halten Sie mit Ihren Ergebnissen nicht hinter dem Berg. Erklä ren Sie, was Sie gelernt haben, und vor allem, welche Maßnahmen Sie folgen lassen. Hier einige Möglich keiten: W Diskutieren Sie im Führungskreis offen und strukturiert über die Ergebnisse. W Holen Sie unter Umständen Mitarbeiter mit ins Boot, die Ihnen bei Ihren Hausaufgaben helfen. W Lassen Sie die Ergebnisse durch den compamedia-personalprofi Dr. Wolfgang Feige vor den Führungskreisen, dem Betriebsrat oder Ihren Mitarbeitern präsentieren. W Organisieren Sie Workshops, in denen Sie ganz gezielt einzelne Themenfelder bearbeiten. W Richten Sie langfristige Arbeitsgruppen ein. W Legen Sie Verbesser ungs maßnahmen fest und informieren Sie Ihre Mit - arbeiter darüber. W Kontrollieren Sie die Umsetzung und den Erfolg von Maßnahmen. W Geben Sie offen aus, welche Ergebnisse Sie bei der nächsten TOP JOB- Befra gung erreichen möchten. Erfolge feiern Vergessen Sie vor allem eines nicht: Feiern Sie Ihren Erfolg, falls Sie es in die Riege der 100 besten Arbeitgeber im Mittelstand geschafft haben! 22 23

13 Schaffen Sie ein glaubwürdiges und starkes Employer Branding! Mit glaubwürdigem und kraftvollem Employer Branding erreichen Sie nicht nur potenzielle Bewerber, sondern stärken auch das Wir-Gefühl Ihrer Mitarbeiter und damit deren Bindung an Ihr Unter - nehmen. Es bestätigt sie darin: Hier in diesem Unter - nehmen sind wir richtig! Falsche Versprechen, leere Worthülsen oder nichts was erkennen lässt, was an Ihrem Unternehmen besonders ist, sind die schlechtesten aller Optionen. Geben Sie deshalb den Benchmar - king bericht auch an diejenigen weiter, die für das Thema Arbeitgeber marke zuständig sind. Hier einige Überlegungen: Welche wichtige Zielgruppe wird auf dem Arbeitsmarkt in den nächsten Jahren zur Mangelware? Welche Bedürfnisse hat diese Gruppe? Inwieweit erfüllen Sie diese schon? Was fehlt Ihnen noch? Wie können Sie sich hier von der Konkurrenz absetzen? Wie vermarkten Sie das? Wie können Sie nachweisen, dass Sie das, was Sie versprochen haben, auch wirklich leben? Woran kann der Mitarbeiter das erkennen oder sogar fühlen? Hilfreich ist in jedem Fall die Broschüre Employer Branding für den Mittelstand. Leitfaden zur Top-Arbeitgebermarke. Sie können den Leitfaden downloaden oder bei uns ein kostenloses gedrucktes Exemplar anfragen. Darüber hinaus informiert Sie das Portal über aktuelle Themen und Trends, und Sie können sich aktiv in die entsprechende XING-Gruppe einbringen: top-arbeitgebermarke Folgende Dateien und Textvorlagen stehen Ihnen auf als Download zur Verfügung: Vorankündigung, mit der Sie Ihre Mitarbeiter vorab über die Befragung informieren können (.txt-datei) Anonymitätserklärung der die Universität St. Gallen (.pdf-datei) Hintergrundinformation zur wissenschaftlichen Leitung (.pdf-datei) Hintergrundinformation zu compamedia (.pdf-datei) Textvorlage zur Einladung an Ihre Mitarbeiter, sich an der Befragung zu beteiligen (.txt-datei) Textvorlage zur Erinnerung an Ihre Mitarbeiter, sich an der Befragung zu beteiligen (.txt-datei) Textvorlage, mit der Sie Ihre Mitarbeiter für den Endspurt motivieren können (.txt-datei) Intranet Layoutvorlage für Aushänge, Flyer, Plakate (beschreibbare.pdf-datei) Falls es in Ihrem Unter - neh men noch keinen Zuständi gen für die Arbeit - geber marke gibt, dann fangen sie schnell an, sich alleine oder besser mit einer Gruppe zukunftsorientiert Gedanken zu Ihrem Auftritt auf dem Arbeits - markt zu machen. Informationsblatt für den Betriebsrat (.pdf-datei) Merkblatt für individuelle Cluster in der Mitarbeiterbefragung (.pdf-datei) Leitfaden zur Top-Arbeitgebermarke (.pdf-datei)

14 Zeitschiene: Aktions- und Kommunikationspunkte Die Übersicht zeigt Ihnen, wo Ihre Kommunikationschancen liegen Mögliche Aktionen nach Erhalt des Benchmarkingberichts: Z Präsentation des Benchmarkingberichts (intern/extern) Z Workshop(s) mit Führungskräften Z Workshop(s) mit Mitarbeitergruppen/Abteilungen Z langfristige Arbeitsgruppen einrichten Z Verbesserungsmaßnahmen festlegen und darüber informieren Z Umsetzung und Erfolg kontrollieren Z Coaching der Führungskräfte Z Gezieltes Ausbildungsprogramm für Jung-Führungskräfte Z Information des Betriebsrats Z Vorabinformation der Mitarbeiter Z Einladung zur Mitarbeiterbefragung Z 2. Erinnerung Z 1. Erinnerung Z Dank und nächste Schritte Z Info: Benchmarkingbericht da, weitere Schritte ankündigen Z Fest für Mitarbeiter (im Falle der Auszeichnung) Vorbereitungsphase Befragungsmonat Auswertungphase Aktionsraum Organisationsentwicklung & Employer Branding Z Anmeldung zu TOP JOB Z Zwischenstand Z Zwischenstand Z Benchmarkingbericht (April) Z Preisverleihung (Juni) Z Zugangsdaten zur Mitarbeiterbefragung Z Information über Abschneiden bei TOP JOB 26 27

15 Hintergrund: TOP JOB compamedia GmbH Vom Talent zur Führungskraft... Die compamedia GmbH mit Sitz in Überlingen am Bodensee organisiert seit 20 Jahren Benchmarkingprojekte für den Mittel - stand: TOP JOB, TOP 100, TOP CONSULTANT und die Initiative Ethics in Business. Auf objektive und wissenschaftlich fundierte Weise ermitteln ihre Partner in unterschiedlichen Manage - ment bereichen die jeweils besten Mittelständler. Als Mentor unterstützt compamedia diese außergewöhnlichen Firmen mit Leidenschaft dabei, noch besser zu werden und ihren Wert messbar zu steigern. Mentor Ranga Yogeshwar Wissenschaftliche Leitung Prof. Dr. Nikolaus Franke, Wirtschaftsuniversität Wien... mit dem einjährigen Talentprogramm Management & Führung der TOP JOB-Akademie! Gute Führungsarbeit bestimmt maßgeblich den Erfolg Ihres Unterneh mens der TOP JOB-Benchmarkingbericht hilft Ihnen dabei, das vorhandene Potenzial zu nutzen. Doch erfolgreiche Führung ist nicht nur eine Frage der passenden HR-Maßnahmen, sondern auch eine der Führungspersönlichkeit. Und die kann gezielt entwickelt werden. Mit der TOP JOB-Akademie gibt die compamedia GmbH Unternehmen und Talenten aus dem Mittelstand ihre wertvollen Erfahrungen weiter und öffnet ihnen die Tür zu einer erfolgreichen Führungsarbeit. Starttermin des Programms: 12. September 2013 TOP 100 ermittelt die innovativsten Unternehmen im Mittelstand. Mentor Hannes Jaenicke Wissenschaftliche Leitung Prof. Dr. Thomas Beschorner, Universität St. Gallen Ethics in Business ist die Werte- Allianz des Mittelstands. Mentor Hans Eichel Wissenschaftliche Leitung Prof. Dr. Dietmar Fink, Hoch schu le Bonn-Rhein-Sieg TOP CONSULTANT kürt die besten Berater und Coachs für den Mittel stand

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