Whitepaper. Produkt: combit address manager. Import von cobra Adress Plus Version 10/11. combit GmbH Untere Laube Konstanz

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1 combit GmbH Untere Laube Konstanz Whitepaper Produkt: combit address manager Import von cobra Adress Plus Version 10/11 (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.

2 Import von cobra Adress Plus Version 10/ Inhalt Einleitung 3 Import einer Adress Plus Datenbank Version 10/11 3 Übertragen der Stichwörter aus dem Bemerkungsfeld in ein Codefeld 6 Anpassen von Anrede und AnredeBrief 6 Anpassen von Anrede und AnredeBrief direkt beim Import 7

3 Import von cobra Adress Plus Version 10/ Einleitung Der address manager bietet die Möglichkeit, Daten sowohl über Direktzugriff als auch über externe Datenbanktreiber zu importieren. Gelegentlich mag es vorkommen, daß die Daten aber in einem anderen Format vorliegen. Hier können Sie über einen Zwischenschritt gehen. Prüfen Sie, welche Datenformate Ihre Quellanwendung schreiben, d.h. exportieren kann. Meist können Sie zumindest im ASCII Format exportieren, oft auch dbase. Die Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit dem address manager vertraut sind und Grundkenntnisse im Umgang mit Datenbanken sowie über deren allgemeinen Aufbau mitbringen. Import einer Adress Plus Datenbank Version 10/11 Hinweis: Der Import von Daten aus einer Adress Plus -Datenbank Version 10/11 unterscheidet sich vom Import der Vorgängerversionen. Bei Version 10/11 müssen die Daten aus Adress Plus über ein Zwischenformat exportiert werden um diese dann anschließend in den address manager zu importieren. Wählen Sie in Adress Plus zunächst Datei > Datenaustausch > Exportieren und wählen Sie einen Bereich und einen Namen um in den Export-Dialog zu gelangen. Wählen Sie im Export-Dialog "Fomat..." um in den Format Export-Dialog zu gelangen. 1. Wählen Sie im Dialog "Formel-Export" als Dateityp "Textdateien". 2. Im Bereich "Felder" markieren Sie im linken Feld "Verfügbar" alle Felder die Sie exportieren möchten und klicken "Einfügen". Alle Felder im Fenster "Ausgewählt" werden exportiert. Sie können dabei auch Felder unterschiedlicher Tabellen in einem Schritt exportieren, also z.b. die zugehörigen Kontakteinträge, Stichwörter und Dokumente. 3. Klicken Sie rechts "Optionen" und wählen Sie im Dialog "Einstellungen für den Textdateien-Export" das Feldtrennzeichen Semikolon und den ASCII-Zeichensatz aus. Aktivieren Sie die Option "Feldnamen in erster Zeile", um in der ersten Zeile der Textdatei die Feldnamen zu exportieren. Klicken Sie "OK". 4. Klicken Sie "Exportieren". 5. Geben Sie unter "Dateiname" einen Namen für die Exportdatei an (z.b. daten.txt). 6. Klicken Sie "Exportieren". 7. Nach erfolgreichem Export schliessen Sie den Dialog mit "Beenden".

4 Import von cobra Adress Plus Version 10/ Starten Sie den combit address manager. Wählen Sie zunächst Organisation > Import und dort in der Hierarchie Textformate > Tabelle in Textformat mit variablem Spaltenformat Klicken Sie auf Weiter >, Sie gelangen in den Vorschau-Dialog. Über den Button Durchsuchen öffnen Sie die erstellte Text- Datei. Vorschau der Daten aus der Adress Plus Textdatei. Das Format wird automatisch ausgewählt.

5 Import von cobra Adress Plus Version 10/ Verknüpfungen Sie die vorhandenen Felder im Import-Assistenten. Da die Anrede und AnredeBrief in der cobra- Datenbank in einem anderen Format gespeichert wird, können Sie diese auch direkt beim Import in das erforderliche address manager-format wandeln (siehe weiter unten). Um die Stichwörter zu importieren, schreiben Sie diese idealerweise untereinander in das Feld BEMERKUNG. Wählen Sie dafür beim Zielfeld BEMERKUNG den Eintrag "Formel". Im Formel-Editor setzen Sie sich die folgende Formel zusammen: «Bemerkung» <SStichwort1> <SStichwort2> <SS tichwort3> <SStichwort4> <SStichwort5> Die Felder "SStichwort" wählen Sie dabei im Variablenfenster, das Zeichen " " finden Sie auf der Registerkarte "Text". Später können Sie bspw. die Stichwörter dann in die address manager typischen Code-Felder umwandeln lassen (siehe weiter unten). Falls Sie Spezialfelder aus Ihrer cobra Datenbank übernehmen möchten, so müssen Sie die entsprechenden Felder jeweils einem address manager Feld zuordnen. Ggf. müssen Sie diese zuvor in Ihrer Datenbankstruktur erst noch anlegen.

6 Import von cobra Adress Plus Version 10/ Übertragen der Stichwörter aus dem Bemerkungsfeld in ein Codefeld Nach dem Importvorgang stehen nun im Feld BEMERKUNG alle beim jeweiligen Datensatz gesetzten Stichwörter untereinander. Um diese nun in ein Codefeld zu übertragen, müssen Sie nun schrittweise für jedes existierende Stichwort den address manager alle Datensätze, bei denen dieses in BEMERKUNG eingetragen ist, extrahieren lassen, und für diese dann den zugehörigen Codeeintrag auf einen Rutsch setzen lassen. Dies wiederholen Sie für alle Stichwörter. Beispiel: Sie möchten das Stichwort "Kunde allgemein" auf das Codefeld K_CODE übertragen. 1. Wählen Sie Organisation > Extrakt > Allgemein und klicken im Dialog die Bedingungen "BEMERKUNG enthält Kunde allgemein" zusammen. Die vom Assistenten erzeugte Formel lautet: UPPER("Kunde allgemein")$upper(bemerkung). 2. Führen Sie den Extrakt aus. 3. Wählen Sie Organisation > Wechseln und wählen das Feld K_CODE aus und selektieren den Codefeld Eintrag 'Kunde allgemein' (den Sie zuvor in Ihrem Codefeld über Datei > Strukturänderung hinterlegt haben). Anpassen von Anrede und AnredeBrief Da die Anrede und AnredeBrief in der cobra-datenbank in einem anderen Format gespeichert wird, können Sie diese nach dem Import ebenfalls über die Funktion Extrakt und anschließendem Wechseln in das erforderliche Format wandeln. Beispiel: Sie möchten die AnredeBrief "Sehr geehrte Frau Kaiser," in das erforderliche Format "Sehr geehrte Frau" übertragen. 1. Wählen Sie Organisation > Extrakt > Allgemein und klicken im Dialog die Bedingung "ANREDEBR enthält Sehr geehrte Frau" zusammen. Die vom Assistenten erzeugte Formel lautet: UPPER("Sehr geehrte Frau")$UPPER(ANREDEBR) 2. Führen Sie den Extrakt aus. 3. Wählen Sie Organisation > Wechseln, aktivieren Sie das Feld ANREDEBR und geben Sie den Text "Sehr geehrte Frau" an mit Funktion "Ersetzen". 4. In der gleichen Weise ersetzen Sie "Sehr geehrter Herr xxxxx," durch "Sehr geehrter Herr". 5. In der gleichen Weise ersetzen Sie im Feld ANREDE "Herr" durch "Herrn".

7 Import von cobra Adress Plus Version 10/ Anpassen von Anrede und AnredeBrief direkt beim Import Die Anrede und AnredeBrief kann auch direkt beim Import umgewandelt werden. Wählen Sie dafür beim Zielfeld ANREDE den Eintrag "Formel" (Abb.3). Im Formel-Editor (Abb.4) setzen Sie sich z.b. die folgende Formel zusammen: «Cond(Anrede="Frau "+Titel,"Frau","Herrn "+Titel)» Wählen Sie dann beim Zielfeld ANREDEBR den Eintrag "Formel". Im Formel-Editor setzen Sie sich z.b. die folgende Formel zusammen: «Cond(Anrede="Frau","Sehr geehrte Frau "+Titel,"Sehr geehrter Herr "+Titel)» Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.

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