GULP ProMaDays Workshop: Die Themen. Projektmanagement Beitrag zum institutionellen Burnout? Juli 2015 in Mainz

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1 GULP ProMaDays Workshop: Projektmanagement Beitrag zum institutionellen Burnout? Juli 2015 in Mainz Autor und Referent: Heinz Josef Botthof Leiter Plaut Management Training Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz - 2-1

2 Wir sind Plaut. Gegründet 1946 Unternehmenszentrale Unternehmensform Wien Aktiengesellschaft Jahresumsatz (GJ 2013) 30,3 Mio. Projekterfahrung Projektrealisierung > 65 Jahre > erfolgreiche Projekte Berater/innen 280 Landesgesellschaften in Europa 9 H.-G. Plaut Firmengrün der Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Entwicklung Plaut Aktiengesellschaft 1946 Plaut 68 Jahre Beratungskernkompetenz Betriebswirtschaft: - Kostenrechnung und Controlling - Marktführer in deutschsprachigen Ländern - Standards für Unternehmensführung 1982 SAP-Kooperation 1999 IPO Börsengang (Frankfurt/M.) 2006 Zusammenschluss mit der acctus-gruppe (AT, RO, CZ) 2007 Gründung von acctus Consulting Polska Sp. z o. o Gründung von B&A Insurance Consulting s.r.o Umbenennung der acctus Gesellschaft in PLAUT 2011 msg systems AG wird Großaktionär Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz - 4-2

3 Wir sind Plaut. From Business Strategy to IT-Reality Betriebswirtschaftliche Beratung & Lösungsorientierte IT-Implementierung Entwicklung wegweisender Methoden und Tools für Unternehmensplanung, -steuerung und -controlling Einsatz von state-of-the-art Technologien Langjährige erfolgreiche Partnerschaften mit führenden Softwareherstellern Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Plaut Themen Finance & Controlling Business Intelligence IT-Architektur & Development Supply Network Management Plaut Management Training Plaut Projekt Management Business Process Management SAP Beratung Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz - 6-3

4 Portfolio der Plaut Management Training Unser Ziel: Optimale kundenorientierte Maßnahmen im Dialog mit ihm aufbauen Sofort umsetzbare Lösungen aus der Praxis Zufriedene Teilnehmer Zukunftssicherung im Unternehmen Ihr Nutzen: Aktuelle & bedarfsgerechte Qualifizierung Unmittelbar anwendbares Wissen Hoher Übungsanteil & Interaktion Kostengünstige Lösungen Mix versch. Methoden together we create exactly what you need Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz - 8-4

5 Situation in der Wirtschaft heute Wettbewerb nimmt weiter zu Moderne Medien erhöhen die Transparenz Hohe und stark zunehmende Komplexität Fachkräftemangel und demographischer Wandel Permanente Veränderungen Tunnel-Blick statt ganzheitlichem Denken Projekte als Beschleuniger für lahme Strukturen Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Projektarbeit heute ist anders Projekte werden verschleppt Risiko!!!! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

6 Konsequenzen der Projektarbeit Wer die richtigen Projekte auswählt, muss später weniger nachsteuern und hat weniger kritische Situationen! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

7 Die Organisation im Projekt hängt an 4 Elementen Mensch Sachmittel Information Aufgabe Mit der richtigen Ordnung der 4 Elemente vermeiden wir Stress! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Die häufige Situation der Mitarbeiter An allen Problemen im Projekt schuldig Die Mitarbeiter!! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

8 Der Teufelskreis schlechter Projektplanung Projektstart on the fly Hohes Risiko Projektsteuerung schwierig Change Teufelskreis erhöhter Zeitaufwand Planabweichung Arbeitstage werden länger Misserfolge häufen sich Mitarbeiter müde, ausgelaugt, unzufrieden permanenter Stress, Burn-out Projekt und berufliche Unzufriedenheit Probleme mit der Work-Life-Balance Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Der Mitarbeiter im Projekt Burnout im Projekt Überlastung Überforderung Panik Keine Erfolgserlebnisse Machtspiele Boreout im Projekt Unterforderung Langeweile Desinteresse Unzufriedenheit wegen Monotonie Nur Routine Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

9 Burnout der Institution Dauerhaft hohe Ansprüche an Qualität und Leistung Die Leistungsfähigkeit lässt immer mehr nach Druck durch hohe Anforderungen in den Projekten Unkoordinierte Vielzahl der Projekte Engpässe und Zwänge Dauerhafte Überforderung an vielen Stellen Häufige Begleiterscheinungen: Qualitäten sinken, Fehler nehmen zu, unzufriedene Mitarbeiter Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

10 Die häufige Situation der Projektmitarbeiter u.a. wegen nicht erfüllter Erwartungshaltung Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Warum scheitern 50% aller IT-Projekte? Standish Group: 46 Prozent der IT-Vorhaben erfüllen zumindest teilweise nicht die Wünsche und Anforderungen der Auftraggeber Gründe Nie singuläre Ursachen Unklare Anforderungen / Mangelhaftes Requirements-Engineering Keine klare Zielsetzung / Nutzenbeschreibung fehlt Knappe Termine / Zu kleine Budgets Verzicht auf Kennzahlen und Business-Know-how Prozesse zur Entwicklung und Aufrechterhaltung von IT-Systemen durch die beteiligten Organisationen und Teams mangelhaft Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

11 Erwartung des Umfeldes: Unterstützung - Verantwortung Verantwortung?! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Risiko institutioneller Burnout Vielzahl der Projekte - Parallele Projekte mit vielen Risiken Struktur im Unternehmen dauerhaft überlastet Burnout Change Request am laufenden Band Sportliche Pläne & erhöhte Risiken Kultur: Projekt-Stopp ist nicht erlaubt Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

12 Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Die häufige Situation der Projektleiter Nur fliegen kann ich noch nicht! Projektleiter als eierlegende-wollmilchsau Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

13 Fehler der Projektmanager Zu wenig Projekt-Mitarbeiter und mangelnde Erfahrung Unzureichende Definition der Projektziele Häufige Wechsel der Mitarbeiter auch des PL Kein oder unzureichender Kontakt mit Führungsebene und Anwendern Wenig Zeit für die Mitarbeiter im Team Keine unterstützenden Managementsysteme Abweichen von den Projektvorgaben und der Ressourcenplanung Fehlendes Multi-Projekt-Management Keine Unterstützung des speziellen Projekts, Projektmanagers und -teams Fehlendes Verständnis für die Lösungsangebote Zusätzliche Wünsche und Vorgaben Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Der Zwiespalt der Führung Auf was soll ich Wert legen? Leistungsziele Ergebnisorientiert Erfolgsorientiert Sportliche Projektpläne umsetzen Umsetzung um jeden Preis Mitarbeiter in mehrere Projekte eingebunden Interessen des Projekts im Fokus Arbeitszeitgrenzen überschritten Mehrbelastungen der Mitarbeiter Humanitäre Ziele Leistungsorientiert einbinden Zufriedenheit des Mitarbeiters im Fokus Fördern & fordern Motivation und Identifikation des Mitarbeiters mit dem Projekt sind wichtig Leistungsentfaltung / Freiräume des Mitarbeiters Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

14 Welchen Projektleiter brauchen wir? Integrator Suchen Sie sich Ihren Ideal-Typ aus! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Herausforderungen in den Projekten steigen Team & PL als Teil des Teams Team & PL mit der Sonderrolle nur Leitung PL PL Spezialisten & der Projektleiter Team & Spezialisten und einer Projektgruppe PL PL Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

15 Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Unternehmensstrategie & Projektarbeit Externe Rahmenbedingungen Unternehmens- Strategie Projekt-Strategie Human Resource Massnahmen Interne Rahmenbedingungen ERFOLG Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

16 Vom Kunden zum Kunden Alle Unternehmen sind arbeitsteilig organisiert Produkt Preis Menge Qualität Ort Service.. unde Prozessorganisation als Lösung Forderung: Tunnelblick vermeiden! Jeder Mitarbeiter muss ganzheitlich vom Kunden zum Kunden denken! Produkt Preis Menge Qualität Ort Service.. Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Die Themen 1. Teil: Die Situation der Unternehmen Der Mitarbeiter als schwächstes Glied in der Kette? Überlastung und Überforderung begrenzen 2. Teil: Führungsaufgabe der besonderen Art Ganzheitliche Betrachtung ist ein MUSS Lösungsideen weniger ist mehr Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

17 Die Konsequenz Freiräume schaffen, um herunter zu schalten also: Entschleunigung Sonst: erkaufen wir uns den Zustand teuer. Er geht zu Lasten der Mitarbeiter und der Unternehmen. Belastungsgrenzen müssen definiert werden! Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Burnout der Institution vermeiden aber wie? Realistische Projekt-Planungen Projekte kritisch prüfen Machbarkeitsstudien Projektkultur mit Ehrlichkeit Vorwärtsplanung der Projekte Multiprojekt-Management um parallele Belastungen zu vermeiden Menschen unterstützen Gute Beziehungen der Menschen in den Projekten & im Unternehmen Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

18 Gutes Projektcontrolling Kontrollgrösse Ziel: Planabweichungen frühzeitig erkennen Unkontrollierter Verlauf 100 % 1 2 Geplanter Verlauf Verzögerungszeit 1 2 rechtzeitig zu spät Erkennnungszeitpunkt der Planabweichung Zeit Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Allgemeines Beispiel für Projektphasen GPM Erste Studien Vorausgehende Machbarkeitsstudie Konzeptionierung und Untersuchung von Machbarkeit und Tauglichkeit Detaillierte Lösungsentwürfe Konstruktion, Teilbearbeitung Vergabe Ausschreibung, Beschaffung, Verträge Ausführung Implementierung, Herstellung, Lieferung, Realisierung Inbetriebnahme, Übergabe und Übernahme/ Abnahmen und Projektabschluss Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz

19 Konsequenz Den Wandel leben! Institutionellen Burnout vermeiden! Wer handelt? Alle Akteure im Unternehmen Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz Viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung wünscht: Heinz-Josef Botthof Plaut Business Consulting GmbH Bereich Management Training Dammtorwall 7a Hamburg Tel.: Heinz.Botthof@plaut.com Heinz-Josef Botthof GULP ProMaDays in Mainz