Online-Dienste des EPA. Mailbox. Verwaltung

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1 Online-Dienste des EPA Mailbox Verwaltung 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Elektronische Mitteilungen aktivieren Unternehmens-Mailbox aktivieren Zugriff auf Mailbox, Online-Gebührenzahlung und Verwaltung gewähren Zugelassenen Vertreter oder Zusammenschluss in die Unternehmens-Mailbox aufnehmen Namen des Empfängers eingeben Aufnahme in die Mailbox bestätigen Funktionen Tipps Sicherheit Rechtsgrundlage

3 2. Elektronische Mitteilungen aktivieren Einer der Smartcard-Inhaber in Ihrem Unternehmen muss Administrator werden. Davor muss die betreffende Person die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Der Administrator hat Zugang zum Bereich "Verwaltung". Die Anwendung "Verwaltung" läuft im Portal zu den Online-Diensten des EPA. Im Bereich "Verwaltung" kann der Administrator des Unternehmens: die Mailbox aktivieren. Nutzer im selben Unternehmen, die eine Smartcard besitzen, autorisieren, auf die Mailbox zuzugreifen. beim EPA beantragen, dass im selben Unternehmen arbeitende zugelassene Vertreter (europäische Patentanwälte) in die Mailbox aufgenommen werden oder dass ein Zusammenschluss (nach Regel 152 (11) EPÜ) in die Mailbox aufgenommen wird. Dann können einzelne Vertreter oder ein Zusammenschluss Mitteilungen über die Mailbox des Unternehmens empfangen. Eine Smartcard wird dazu nicht benötigt. Wir empfehlen allerdings sehr, dass alle zugelassenen Vertreter ihre eigene Smartcard bekommen: sobald sie in die Mailbox aufgenommen werden, können sie mit ihrer Smartcard auf MyFiles zugreifen und dort die Vertretungsdaten der Akten verwalten, für die sie zuständig sind. (Wenn Sie einem Zusammenschluss Zugriff auf MyFiles gewähren möchten, müssen Sie auch jeden einzelnen Vertreter dieses Zusammenschlusses in die Mailbox aufnehmen. Dann wird die Smartcard jedes Vertreters automatisch aktiviert, damit der Zugriff auf MyFiles möglich ist.) Im Bereich "Verwaltung" kann der Administrator außerdem Nutzern desselben Unternehmens, die eine Smartcard besitzen, Zugriff auf verschiedene Funktionen der Online-Gebührenzahlung gewähren (die Smartcards der Nutzer müssen mit dem laufenden Konto verbunden sein) und anderen Smartcard-Inhabern die Administratorrolle zuweisen. Diese müssen ebenfalls die Nutzungsbedingungen akzeptieren. 3

4 3. Unternehmens-Mailbox aktivieren Hinweis: Eine persönliche Mailbox gibt es nicht. Alle Vertreter werden in eine Unternehmens-Mailbox aufgenommen, die vom Administrator wie unten beschrieben aktiviert werden kann. 4

5 4. Zugriff auf Mailbox, Online-Gebührenzahlung und Verwaltung gewähren Um jemandem Zugriff auf die Mailbox zu gewähren und ihm so das Recht einzuräumen, s anzusehen, herunterzuladen und auszudrucken, müssen Sie als Administrator zuerst auf die Registerkarte "Nutzer" klicken. Wählen Sie eine Person aus, und klicken Sie auf "Bearbeiten". Julie Cunningham wird in der Liste der Smartcard-Inhaber ausgewählt. Hier kann ihr Zugriff auf die Unternehmens-Mailbox gewährt werden, sodass sie eingehende Post verwalten kann. 5

6 5. Zugelassenen Vertreter oder Zusammenschluss in die Unternehmens-Mailbox aufnehmen 6

7 5.1. Namen des Empfängers eingeben Nachdem Sie auf "Akzeptieren" geklickt haben, wird der Antrag an das EPA übermittelt. Bei Zusammenschlüssen ist als Vorname der Name des Unternehmens einzugeben und als Nachname die Nummer des Zusammenschlusses. 7

8 5.2. Aufnahme in die Mailbox bestätigen Das EPA gibt dem Antrag entweder statt oder lehnt ihn ab. Der Administrator des Unternehmens wird dann benachrichtigt, dass die Verwaltung (für das Unternehmen) seiner Aufmerksamkeit bedarf. Wählen Sie unter "Verwaltung" die Registerkarte "Empfänger" aus. Wählen Sie den Nutzer mit dem Status "geklärt" aus, und wählen Sie "Bearbeiten". Klicken Sie auf das Kästchen "Elektronische Mitteilungen an Mailbox des Unternehmens schicken". Klicken Sie auf "Akzeptieren". Die Mailbox ist jetzt für diesen zugelassenen Vertreter oder Zusammenschluss aktiviert. Eine (ausgewählte, elektronisch versendete) Mitteilung oder ein Recherchenbericht für die Akten, für die der zugelassene Vertreter/Zusammenschluss zuständig ist, wird direkt an die Unternehmens-Mailbox geschickt. Sofern sich zugelassene Vertreter mit einer Smartcard anmelden, haben sie Zugang zu MyFiles (oder ggf. auf die Akten des Zusammenschlusses), wo sie auf ihre unveröffentlichten Akten zugreifen und die Vertretungsdaten für die Akten verwalten können, für die sie zuständig sind (s. MyFiles - Verwaltung). 8

9 6. Funktionen 1. Neue Nachrichten erscheinen im Posteingang in Fettdruck. 2. In den Nachrichten findet sich ein Link zu den in der elektronischen EPA-Akte enthaltenen Dokumenten. 3. Nachrichten werden nicht automatisch aus der Mailbox gelöscht. 4. Wenn Sie eine Nachricht löschen, bleibt sie so viele Tage im Papierkorb, wie Sie im Bereich Mailbox-Einstellungen angegeben haben. 5. Sie können Suchen zu allen im Posteingang enthaltenen Nachrichten sowie in allen Ordnern durchführen. 6. Sie können außerdem jede Nachricht einzeln (PDF), mehrere Nachrichten auf derselben Seite oder alle Nachrichten auf derselben Seite herunterladen. 7. Recherchenberichte werden als ZIP-Datei zur Verfügung gestellt, die alle relevanten Unterlagen und Anführungen enthält. 8. Beim Herunterladen einiger oder aller Nachrichten wird eine einzige ZIP-Datei generiert. 9. Jede Nachricht hat einen eigenen Aktennamen. Format: Nutzerzeichen-wirksames Datum/Postdatum-Anmeldenummer EPA- Dokumentenbezeichnung EPA Format für den Recherchenbericht: wirksames Datum/Postdatum- Anmeldenummer EPA-Recherchenbericht Nutzerzeichenformat: unzulässige Zeichen (z. B. / oder *) werden durch einen Unterstrich ersetzt Datumsformat: JJJJ.MM.TT 9

10 7. Tipps 1. Legen Sie Ordner mit einem Datum an und verschieben Sie bearbeitete Nachrichten in diesen Ordner, damit der Posteingang für die nächsten Sendungen leer ist. 2. Laden Sie alle Dokumente auf einer Seite herunter. Wählen Sie dazu alle Dokumente auf einer Seite aus, und klicken Sie auf "Herunterladen". 3. Wählen Sie die bearbeiteten Dokumente aus, und kennzeichnen Sie sie als "Bearbeitet". 10

11 8. Sicherheit Um insbesondere die Zustellung an die richtigen Empfänger sicherzustellen, müssen die zugelassenen Vertreter unbedingt dafür sorgen, dass alle Daten zu ihrer eigenen Person und zu ihren Mandanten stets auf dem neuesten Stand sind. Bitte beachten Sie die "Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 13. Dezember 2011 über die Online- Dienste des EPA" unter Zugelassene Vertreter können alle Daten zu ihrer eigenen Person und zu ihren Mandanten mit den neuen Funktionen in MyFiles aktualisieren. 11

12 9. Rechtsgrundlage Bitte beachten Sie die folgenden Beschlüsse und Mitteilungen des Präsidenten: 12

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