DATEV Zahlungsverkehr

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1 DATEV Zahlungsverkehr Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /08-01 Bestell-Art.-Nr.: 37576

3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Was ist der DATEV Zahlungsverkehr? Überblick und Einbindung in die DATEV-Produktwelt Informationsmedien Bedienung des Programms Installations- und Konfigurationshinweise zum Programm DATEV Zahlungsverkehr Stammdaten Stammdaten Auftraggeber Stammdaten Empfänger Stammdaten aus einem Zahlungsauftrag übernehmen Import/Export von Auftraggeber- und Empfängerstammdaten Zahlungsaufträge Zahlungsaufträge anlegen Ändern und Löschen von Zahlungsaufträgen Zusammenfassen von Zahlungsaufträgen Aufteilen von Zahlungsaufträgen Importieren von DTAUS-Dateien Zahlungsaufträge reaktivieren SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr für Europa Wiederkehrende Zahlungsaufträge Inland/Ausland Auslandszahlungsverkehr Auslandsüberweisungen anlegen Spesenregelung festlegen Meldedaten Auslandszahlungen ausgeben

4 4.5 Importieren einer Auslandsüberweisung SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr für Europa Einrichtung für die elektronische Übermittlung an die Bank Allgemeines zur elektronischen Übermittlung Einrichtung HBCI PIN/TAN Technische Voraussetzungen für die Übermittlung via HBCI PIN/TAN Organisatorische Voraussetzungen für die Übermittlung via HBCI PIN/TAN Konto für HBCI PIN/TAN einrichten Einrichtung BCS/FTAM bzw. EBICS Einzelverfahren mit elektronischer Unterschrift (SmartCard) Technische Voraussetzungen für die Übermittlung via BCS/FTAM bzw. EBICS mit elektronischer Unterschrift Organisatorische Voraussetzungen für die Übermittlung via BCS/FTAM bzw. EBICS mit elektronischer Unterschrift Konto für BCS/FTAM bzw. EBICS mit elektronischer Unterschrift einrichten Einrichtung BCS/FTAM Sammelverfahren mit Freigabefax Technische Voraussetzungen für die Übermittlung via BCS/FTAM Sammelverfahren mit Freigabefax Konto für BCS/FTAM Sammelverfahren mit Freigabefax einrichten Einrichtung RZ-Bankinfo Technische Voraussetzungen für die Kontoumsatzabholung über RZ-Bankinfo Allgemeines zur RZ-Bankinfo Bankverbindung für die Abholung über RZ-Bankinfo einrichten Zahlungsaufträge ausgeben, Kontoumsätze holen und archivierte Zahlungsaufträge abrufen Zahlungsaufträge elektronisch an die Bank übermitteln Ausgabe über HBCI PIN/TAN Ausgabe über BCS/FTAM bzw. EBICS mit elektronischer Unterschrift Zahlungsaufträge über das DATEV Sammelverfahren mit Freigabefax an die Banken übermitteln

5 6.2 Zahlungsaufträge auf Festplatte oder auf Diskette ausgeben oder auf ein Formular drucken Kontoumsätze und Zahlungsaufträge abrufen Finanzstatus und Kontostandsverlauf Kooperation Steuerberater Mandant Verteilte Unterschrift Kooperation Steuerberater Mandant mit Verwaltung der Zahlungsaufträge im DATEV-Rechenzentrum Arbeitsplatz Eigenorganisation Oberfläche Aufruf von Komponenten Schnellinfos Individuelle Konfiguration Ihres Arbeitsplatzes Aufruf von Auswertungen und Mustermappen Favoriten Stichwortverzeichnis

6 1 Allgemeines 1.1 Was ist der DATEV Zahlungsverkehr? 1.2 Überblick und Einbindung in die DATEV-Produktwelt 1.3 Informationsmedien 1.4 Bedienung des Programms 1.5 Installations- und Konfigurationshinweise zum Programm DATEV Zahlungsverkehr 7

7 À Zu dieser Arbeitsunterlage Die Arbeitsunterlage beschreibt den Arbeitsablauf mit dem Programm Zahlungsverkehr. Neben Kenntnissen der Programmbedienung erhalten Sie auch Hinweise zur Einbindung des Systems in Ihre Unternehmensorganisation. Ä Nach Bearbeitung dieser Arbeitsunterlage können Sie: Installation, Konfiguration und Einrichtung des Programms Zahlungsverkehr vornehmen, Stammdaten erfassen (Auftraggeber/Empfänger/Verwendungszwecke, Stammdaten ex- und importieren), Zahlungsaufträge bearbeiten, Auslandszahlungszahlungen bearbeiten, Einrichtung für die elektronische Übermittlung vornehmen Zahlungsaufträge ausgeben. 8

8 1.1 Was ist der DATEV Zahlungsverkehr? Zahlungsverkehr ist das zentrale Programm, mit dem Sie komfortabel Ihre Zahlungsaufträge (Überweisungen, Lastschriften und Schecks) aus anderen DATEV- Programmen übernehmen, bearbeiten oder auch im Zahlungsverkehr selbst erstellen und elektronisch an die Kreditinstitute übermitteln können. Programmnutzung in der Kanzlei In der Kanzlei können Sie den Zahlungsverkehr von mehreren Mandanten (= Auftraggeber) und deren Geschäftspartnern abwickeln. Programmnutzung im Unternehmen Im Unternehmen gibt es im Normalfall immer nur einen Auftraggeber, das Unternehmen selbst. Zahlungsverkehr und Zahlungsdaten Der Zahlungsverkehr besitzt vielfältige Programmverbindungen. Sie können mit den folgenden DATEV-Programmen mit dem Zahlungsverkehr zusammenarbeiten. Zahlungsverkehr ist bereits in den Programmen Kanzlei-Rechnungswesen, Rechnungswesen, Rechnungswesen Einzelplatz und im Rechnungswesen classic-paket sowie im DATEV-Mehrwert- und DATEV-Basis-Angebot enthalten: Kanzlei-Rechnungswesen Rechnungswesen Rechnungswesen Einzelplatz Rechnungswesen kommunal OPOS LODAS classic/comfort Lohn und Gehalt classic/comfort/compact Eigenorganisation classic/comfort Die Zahlungsbelege werden vom Zahlungsverkehr als Zahlungsauftrag aus einem DATEV-Programm übernommen oder als DTAUS-Datei aus einem Fremdprogramm in den Zahlungsverkehr importiert. Nach der Übernahme oder Neuanlage können Sie die Zahlungssätze bearbeiten, ändern, löschen und ausgeben. Die Überweisungen, Lastschriften oder Schecks werden Ihnen als Formulare im Programm dargestellt. Die Zahlungsaufträge können elektronisch mit den Verfahren HBCI PIN/TAN, dem BCS/FTAM Einzelverfahren mit elektronischer Unterschrift (SmartCard) und dem BSC/FTAM Sammelverfahren mit Freigabefax an die Banken übermittelt werden. Des Weiteren steht Ihnen die Ausgabe auf Formular, auf Diskette oder Platte zur Verfügung. 9

9 Wenn Sie mit Ihrer Bank die elektronische Kontoführung vereinbart haben, können Sie im Gegenzug auch Ihre Kontoumsätze elektronisch von Ihrer Bank abholen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie die elektronischen Kontoumsatzdaten in Programme wie z. B. Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen einlesen und gleich zu Buchungsvorschlägen verarbeiten lassen können. Ç Notizen: 10

10 1.2 Überblick und Einbindung in die DATEV-Produktwelt Das Programm Zahlungsverkehr übernimmt Zahlungsdaten aus den Programmen des Rechnungswesens, der Personalwirtschaft und der Eigenorganisation. Über das DATEV-Rechenzentrum senden Sie die Zahlungsaufträge elektronisch an Ihre Bank und rufen Ihre Kontoumsätze ab. Des Weiteren steht Ihnen die Ausgabe als DTAUS- Datei oder der Formulardruck zur Verfügung. In der folgenden Übersicht erhalten Sie einen Überblick über die Programmverbindungen zu anderen DATEV-Produkten und zu den Banken. 11

11 1.3 Informationsmedien Haben Sie noch weitere Fragen, stellt DATEV verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung, die Sie bei der laufenden Arbeit mit dem Programm unterstützt. Hilfen im Programm Die erste Hilfe bei allen Fragen zu unseren Programmen: Umfangreiche Themensammlung für alle Programmfunktionen Suchsystem Fragen und Antworten (FAQ) Erzeugen eines Servicekontakts 12

12 Integrierter Aufruf der Informations-Datenbank Informations-Datenbank Die Ergänzung zu unserer Hilfe im Programm: Aktualisierte Informationen zu unseren Programmen auf CD oder aktuell im Rechenzentrum unter Hilfe im Programm Die Hilfe im Programm ersetzt eine umfangreiche Papierdokumentation, d. h. Sie benötigen kein gedrucktes Handbuch mehr. Ihre Fragen werden über den Bildschirm beantwortet. Dadurch können Sie: sich Hilfetafeln während der Arbeit mit dem Programm anzeigen lassen kontextsensitive Hilfetafeln aufrufen (Diese Hilfe bezieht sich auf Ihre aktuelle Arbeit und erspart mühsames Blättern) sehr schnell nach bestimmten Begriffen suchen einzelne Hilfetafeln oder Kapitel drucken Des Weiteren sind in der Hilfe Schrittweise Anleitungen hinterlegt. 13

13 Unter der Internet-Adresse finden Sie das Internet-Portal der DATEV. Dies ist eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für Mitglieder, deren Mitarbeiter und Mandanten sowie die Öffentlichkeit. Klicken Sie auf die Registerkarte Favoriten und wählen Sie Online-Service Zahlungsverkehr. Die Internet-Seite der DATEV mit Programminformationen zum Betrieblichen Rechnungswesen, unter anderem zum Zahlungsverkehr, öffnet sich automatisch. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, die Informations-Datenbank aufzurufen, um tagesaktuelle Serviceinformationen zu erhalten. Ã Hinweis: Voraussetzung für den direkten Aufruf des Online-Service ist eine Internet-Verbindung sowie die Aktivierung des Kontrollkästchens Web- Erweiterung ist aktiv unter Extras Einstellungen, Registerkarte Web. Informationsmöglichkeiten über die Informations-Datenbank Die Informations-Datenbank liefert aktuelle, produktbezogene und übergreifende Informationen als Ergänzung zu den Hilfen im Programm. Auf der Informations- Datenbank stehen für Sie die vollständigen Serviceinformationen bereit. Diese umfassen wichtige Programmhinweise, Neuerungen, Leistungsbeschreibungen, Installationshinweise, Tipps und Tricks, Programm-Meldungen sowie das Printmedium Informationen für Anwender. Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, aktuelle Texte direkt von der Datenbank im Rechenzentrum über eine Differenzrecherche abzurufen. Die Informations-Datenbank im Rechenzentrum wird täglich aktualisiert und in regelmäßigen Abständen auf der Informations-Datenbank auf CD abgebildet. Über Programme Datev Informations-Datenbank Informations-Datenbank CD bzw. Informations-Datenbank RZ öffnen Sie dieses Programm. Hilfsmittel auf Papier Informationsmaterial Beschreibung Artikelnummer Broschüre Electronic Banking Wichtige Informationen zum Electronic Banking

14 1.4 Bedienung des Programms Aufbau des Bildschirms Innerhalb des Programms können Sie in unterschiedlich aufgebauten Programmfenstern arbeiten. Die Programmfenster sind dabei folgendermaßen aufgebaut: Symbolleiste Fenstertitel Menüleiste Übersicht Arbeitsbereich Fenstertitel Im Fenstertitel wird Ihnen neben dem Programmnamen und der Versionsangabe der aktuelle Arbeitsbereich angezeigt. 15

15 Menüleiste Über die Menüleiste können Sie alle Programmfunktionen ausführen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Hilfe im Programm über Hilfethemen aufzurufen. Symbolleiste Die Symbolleiste erleichtert Ihnen durch Klicken auf das betreffende Symbol den Aufruf für häufig benötigte Funktionen. Die Bedeutung der einzelnen Symbole können Sie sich über die Quickinfo anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger auf dem gewünschten Symbol platzieren. Kurz darauf erscheint die entsprechende Erklärung. Diese wird Ihnen auch in der Statusleiste angezeigt. Über Ansicht Symbolleisten haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige der Symbole einbzw. auszublenden. Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich erfassen oder ändern Sie einzelne Überweisungen, Lastschriften oder Schecks. Statuszeile In der Statuszeile können Sie sehen, auf welchen Datenpfad Sie zugreifen und an welchem Arbeitsplatz der Online-Betrieb für die Datenübermittlung bereits gestartet ist. Übersicht Nach dem Öffnen des Programms erscheint standardmäßig im linken Teil des Programmfensters die Übersicht mit den Registerkarten Inhalt und Favoriten. Die Übersicht können Sie über das Symbol ein- oder ausblenden. Kontextmenü Im Programm stehen Ihnen Kontextmenüs zur Verfügung. Sie rufen diese über die rechte Maustaste auf. Die aufgeführten Bearbeitungspunkte innerhalb des Kontextmenüs variieren je nach aktivem Dialogfenster. Dort sind neben windowsspezifischen Funktionen, wie z. B. Kopieren, auch programmspezifische Funktionen hinterlegt. Beispiel: Sie befinden sich in der Übersicht der einzelnen Zahlungssätze. Über das Kontextmenü der einzelnen Zahlungssätze erhalten Sie Funktionen wie z. B. Zahlungssatz neu, ändern, kopieren, löschen. Funktionen die in schwarzer Schrift angezeigt werden, sind aktiv, d. h. ausführbar. 16

16 Einträge mit grauer Farbe sind für das Dialogfenster als gültige Befehle vorgesehen, jedoch für die augenblickliche Situation nicht gültig und können deshalb nicht gewählt werden. Schaltflächen Über eine Schaltfläche lösen Sie entweder einen Vorgang aus oder schließen eine Reihe von Vorgängen ab. Die Bedeutung der häufigsten Schaltflächen im Programm: Schaltfläche Bedeutung/Funktion Bestätigt eine Aktion. Schließt in der Regel eine Aktion ab, Datenänderungen werden übernommen. Das Dialogfenster wird geschlossen. Bricht einen Vorgang ab. Vorgenommene Datenänderungen werden nicht übernommen. Das Dialogfenster wird nicht übernommen. Aktuell bearbeitete Daten werden übernommen. Das Dialogfenster bleibt geöffnet. Arbeiten mit Maus und Tastatur Im Programm können Sie alle Funktionen mit der Maus ausführen und nahezu alle Funktionen auch über die Tastatur bedienen. Wie Sie vorgehen, wird stark davon abhängen, was Sie im Moment bearbeiten. Möchten Sie z. B. schnell zwischen einzelnen Fenstern wechseln, werden Sie die Maus verwenden. Beim Erfassen werden Sie viel mit der Tastatur arbeiten. Wenden Sie die Methode an, die Ihnen persönlich am besten zusagt. Ã Hinweis: Weiterführende Erläuterungen zu diesem Thema finden Sie auch in der íhilfe im Programm. Wählen Sie Hilfethemen, Registerkarte Inhalt Effektiver mit dem Programm arbeiten Wie bedienen Sie das Programm mit Maus und Tastatur?. 17

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