DIIR-SCHRIFTENREIHE. Band 23

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1 ESV

2 DIIR-SCHRIFTENREIHE Band 23

3 Prüfung des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten Leitfaden für eine erfolgreiche Revision Herausgegeben vom DIIR Deutsches Institut für Interne Revision e. V. Erarbeitet im Arbeitskreis Revision des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten 4., neu bearbeitete und wesentlich erweiterte Auflage Erich Schmidt Verlag

4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Weitere Informationen zu diesem Titel finden Sie im Internet unter ESV.info / Auflage Auflage Auflage Auflage 2011 Die Angaben in diesem Werk wurden sorgfältig erstellt und entsprechen dem Wissenstand bei Redaktionsschluss. Da Hinweise und Fakten jedoch dem Wandel der Rechtssprechung und der Gesetzgebung unterliegen, kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in diesem Werk keine Haftung übernommen werden. Gleichfalls werden die in diesem Werk abgedruckten Texte und Abbildungen einer üblichen Kontrolle unterzogen; das Auftreten von Druckfehlern kann jedoch gleichwohl nicht völlig ausgeschlossen werden, so dass aufgrund von Druckfehlern fehlerhafte Texte und Abbildungen ebenfalls keine Haftung übernommen werden kann. ISBN ISSN Alle Rechte vorbehalten Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin Dieses Papier erfüllt die Frankfurter Forderungen der Deutschen Nationalbibliothek und der Gesellschaft für das Buch bezüglich der Alterungsbeständigkeit und entspricht sowohl den strengen Bestimmungen der US Norm Ansi / Niso Z als auch der ISO Norm Satz: Peter Wust, Berlin Druck und Bindung: Danuvia Druckhaus, Neuburg/Dounau

5 Vorwort zur vierten, überarbeiteten und erweiterten Auflage Der stetige Fortschritt und ständige Wandel in der Zahlungsverkehrsabwicklung stellt den Prüfer vor neue Herausforderungen. Neben den klassischen Risiken treten neue Aspekte in den Vordergrund, wie Phishing, Manipulation von Geldautomaten, die Schaffung von internen Sicherungsmaßnahmen zur Abwehr betrügerischer Handlungen zu Lasten des Kreditinstitutes ( 25 c KWG), Einhaltung von Sanktionsmaßnahmen etc. Die Kreditinstitute haben ihre Sicherheitsvorkehrungen den geänderten bzw. neuen Risiken anzupassen. Die Interne Revision ist gefordert, die Risiken bei den tief greifenden Veränderungen und der vielfältigen Weiterentwicklung im operativen Bereich zu analysieren und zu bewerten sowie die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems sicherzustellen, ohne die Wirtschaftlichkeit außer Acht zu lassen. Neue Abwicklungsformen und die Weiterentwicklung der gesetzlichen Rahmenbedingungen, zuletzt durch die Umsetzung der Richtlinie für Zahlungsdienstleistungen (2007 / 64 / EG) in nationales Recht, stellen weitere Anforderungen an den Revisor. Der DIIR-Arbeitskreis Revision des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten hat den Leitfaden unter Beibehaltung der bewährten Konzeption den aktuellen Entwicklungen angepasst. Neu eingefügt wurden die umfangreichen Abschnitte zum dokumentären Zahlungsverkehr. Den derzeitigen und inzwischen ausgeschiedenen Mitgliedern des Arbeitskreises, die bei der Überarbeitung und Weiterentwicklung des Leitfadens beteiligt waren, sprechen wir Dank und Anerkennung aus. Frankfurt, im Januar 2011 DIIR Deutsches Institut für Interne Revision e.v. Bernd Schartmann Sprecher des Vorstandes Juilf-Helmer Eckhard Mitglied des Vorstandes 5

6 Der Arbeitskreis Zahlungsverkehr wurde 1986 gegründet. Der Arbeitskreis fördert die Weitergabe von Wissen unter den Mitgliedern und unterstützt das DIIR mit Beiträgen. Im Überblick sind das folgende Aktivitäten: Erfahrungsaustausch zu aktuellen Prüfungsmethoden und -themen, z. B. In- und Auslandszahlungsverkehr, Elektronic Banking, Prävention vor dolosen Handlungen etc. Diskussion von Fachthemen, die sich aus der täglichen Praxis ergeben - ggf. werden externe Spezialisten hinzugezogen. Ausarbeitung von Beiträgen zur Veröffentlichung und Vorträge bei Tagungen. Die Mitglieder des Arbeitskreises halten auch Seminare für die DIIR- Akademie. Eine zentrale Aufgabe ist die Erarbeitung und Aktualisierung von Prüfungsleitfäden für den In- und Auslandszahlungsverkehr. An der Erstellung des Leitfadens waren beteiligt: Rudi Adelhelm LBBW, Stuttgart Mirco Anders Landesbank Hessen-Thüringen, Frankfurt Oliver Blöchl Helaba Invest, Frankfurt Paul Breunig Deutsche Bundesbank, Frankfurt Mathias Ellinger Nassauische Sparkasse, Wiesbaden Willi Emmel Nassauische Sparkasse, Wiesbaden (AK-Leiter bis 2005) Julia Gabriel Deutsche Bundesbank, Frankfurt Karl François Sparkasse Trier (AK-Leiter ab 2005) Dieter Haselhuhn Commerzbank AG, Frankfurt Stefan Hebebrand Nord LB, Hannover Thomas Heß Landesbank Saar, Saarbrücken Mario Heuschen Commerzbank, Frankfurt Gunther Holler DEKA-Bank, Frankfurt Nils Jaschik Commerzbank, Frankfurt Wolfgang Korkhaus LBBW, Stuttgart Joachim Krüll Commerzbank, Frankfurt Jürgen Krug Frankfurter Sparkasse Robert Marenow Deutsche Bundesbank, Frankfurt Heinz Peuker Hypo Vereinsbank UniCredit Group, München Markus Preus Nassauische Sparkasse, Wiesbaden Jens Reichert VW-Bank, Braunschweig Astrid Reinecke Die Sparkasse Bremen Sara Rose SEB AG, Frankfurt Andreas Schneider Postbank AG, Bonn Bernhard Schneider SEB AG, Frankfurt Volker Sickmann WestLB, Düsseldorf Winfried Weber Deutsche Postbank AG, Bonn Sybille Weiß DZ-Bank AG, Frankfurt Christina Widera Taunus-Sparkasse, Bad-Homburg v. d. H. 6

7 Vorwort zur dritten, vollständig neu bearbeiteten und erweiterten Auflage Die Fortschritte in der Automation im unbaren Zahlungsverkehr sowie die Einführung neuer Zahlungsverkehrssysteme und des EURO haben die Abwicklung von Zahlungen tiefgreifend verändert. Darüber hinaus sorgte die Einführung des Überweisungsgesetzes für eine weitere und strengere Reglementierung des Zahlungsverkehrs und hat gemeinsam mit der Weiterentwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs große Umstrukturierungsund Rationalisierungsmaßnahmen ausgelöst. Die Kreditinstitute haben ihre Sicherheitsvorkehrungen den geänderten bzw. neuen Zahlungsverkehrsverfahren anzupassen. Die Revision ist gefordert, die Risiken bei den tiefgreifenden Veränderungen und der vielfältigen Weiterentwicklung im operativen Bereich zu analysieren und zu bewerten sowie die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems sicherzustellen, ohne die Wirtschaftlichkeit außer Acht zu lassen. Der IIR-Arbeitskreis Revision des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten hat in der aktualisierten Neuauflage die Konzeption des bisherigen Leitfadens Prüfung des inländischen Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten beibehalten, alle Abschnitte überarbeitet und überholte gestrichen. Neu eingefügt wurden nunmehr die Abschnitte zum grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr. Den derzeitigen und inzwischen ausgeschiedenen Mitgliedern des Arbeitskreises, die bei der Überarbeitung und Weiterentwicklung des Leitfadens beteiligt waren, sprechen wir Dank und Anerkennung aus. Mitglieder des Arbeitskreises sind: Paul Breunig, Deutsche Bundesbank, Frankfurt Joachim Dannhäuser, DZ-Bank AG, Frankfurt Willi Emmel, Nassauische Sparkasse, Wiesbaden Andreas Filter, Dresdner Bank AG, Frankfurt Karl Francois, Sparkasse Trier, Trier Dieter Haselhuhn, Commerzbank AG, Frankfurt Stefan Hebebrand, NORD LB, Hannover Thomas Heß, SaarLB, Saarbrücken Gunther Holler, DekaBank, Frankfurt Wolfgang Korkhaus, Baden-Württembergische Bank AG, Stuttgart Michael Niemeyer, Frankfurter Sparkasse, Frankfurt 7

8 Vorwort Heinz Peuker, Hypo-Vereinsbank AG, München Jens Reichert, VOLKSWAGEN-Bank GmbH, Braunschweig Bernhard Schneider, SEB AG, Frankfurt Winfried Weber, Deutsche Postbank AG, Bonn Frankfurt, im Oktober 2002 DEUTSCHES INSTITUT FÜR INTERNE REVISION e.v. (IIR) Hubertus M. Buderath Sprecher des Vorstandes Juilf-Helmer Eckard Mitglied des Vorstandes 8

9 Vorwort zur zweiten Auflage Die fortschreitende Automation im unbaren Zahlungsverkehr hat zu vielfältigen und tiefgreifenden Veränderungen bei der Abwicklung von Zahlungen geführt. Darüber hinaus sind mit der Weiterentwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs (z. B. Home-Banking, Internet-Banking, elektronische Geldkarte) erhebliche Umstrukturierungs- und Rationalisierungsprozesse im Kreditgewerbe verbunden. So wird seit dem 1. Juni 1997 der gesamte Überweisungsverkehr zwischen den Kreditinstituten beleglos abgewickelt. Die Kreditinstitute haben ihre Sicherheitsvorkehrungen den geänderten bzw. neuen Zahlungsverkehrsverfahren anzupassen und die Wirksamkeit der Kontrollen weiterhin sicherzustellen. Der IIR-Arbeitskreis Revision des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten hielt es deshalb für erforderlich, den Leitfaden zu überarbeiten und eine aktualisierte Neuauflage zu veröffentlichen. Bei der Überarbeitung wurde die Konzeption des bisherigen Leitfadens beibehalten, einzelne nicht mehr aktuelle Abschnitte wurden jedoch gestrichen (z. B. Maschinell-optische Beleglesung) bzw. andere wurden neu aufgenommen. Für alle Betragsangaben in DM gelten gleichermaßen die entsprechenden EURO-Gegenwerte. Den derzeitigen und inzwischen ausgeschiedenen Mitgliedern des Arbeitskreises sowie allen Beteiligten, die bei der Entstehung und Weiterentwicklung des Leitfadens Unterstützung geleistet haben, sprechen wir Dank und Anerkennung aus. Mitglieder des Arbeitskreises waren: Paul Breunig, Frankfurt Winfried Eisner, Hannover (Leiter des AK vom ) Andreas Filter, Frankfurt Willi Emmel, Wiesbaden (Leiter des AK ab ) Karl Francois, Trier Wolfgang Kind, Saarbrücken Andreas Kolb, Frankfurt (Leiter des AK vom ) Wolfgang Korkhaus, Stuttgart Michael Niemeyer, Frankfurt 9

10 Vorwort Bernhard Schneider, Frankfurt Winfried Weber, Bonn Frankfurt, im Januar 1999 DEUTSCHES INSTITUT FÜR INTERNE REVISION e.v. (IIR) Dipl.-Kfm. Hanns Grögler Sprecher des Vorstandes Peter Hahn Mitglied des Vorstandes 10

11 Vorwort zur ersten Auflage In einer arbeitsteiligen Volkswirtschaft stellt der Zahlungsverkehr eine der wichtigsten Dienstleistungen der Kreditinstitute dar. Des weiteren kann der Zahlungsverkehr über die Führung der Girokonten Zubringer für weitere Geschäftsbeziehungen sein und durch Abwicklungspreise und Wertstellungserträge eine Ertragsquelle darstellen. Diese Anforderungen bedingen jedoch eine rationelle und sichere Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Kunden und Kreditinstituten, die durch einen immer stärkeren Einsatz neuer Technologien geprägt ist. Um Risiken zu vermeiden und eine kostengünstige Abwicklung zu gewährleisten, erfordert der Zahlungsverkehr unverändert die besondere Aufmerksamkeit der Revision. Der Arbeitskreis Revision des Zahlungsverkehrs in Kreditinstituten beim Deutschen Institut für interne Revision e.v. hat aufgrund dieser Anforderungen einen Leitfaden für die Prüfung des inländischen Zahlungsverkehrs entwickelt. Die Grundüberlegung war, den Leitfaden so zu konzipieren, daß er für alle Kreditinstitute anwendbar ist. Der Revisorin / dem Revisor soll damit ein Hilfsmittel an die Hand gegeben werden, mit dem unter Einbeziehung der Organisationsform des jeweiligen Institutes die Prüfungsfelder revisorisch erfaßt werden können. Dank und Anerkennung für die geleistete Arbeit sprechen wir allen Mitgliedern dieses Arbeitskreises aus Peter Helmsorig, Frankfurt (Leiter des AK bis ) Reinhard Bennecke, Hannover (Mitglied des AK bis ) Walter Ulrich, Frankfurt (Mitglied des AK bis ) Dagmar Audy, Frankfurt Paul Breunig, Frankfurt Winfried Eisner, Hannover (Leiter des AK ab ) Willi Emmel, Wiesbaden Johannes Farrenkopf, Frankfurt Karl Hoffmann, Trier 11

12 Vorwort Andreas Kolb, Frankfurt Wolfgang Korkhaus, Stuttgart Klaus Bernhard Maier, Saarbrücken Bernhard Schneider, Frankfurt Des weiteren bedanken wir uns bei allen beteiligten Kreditinstituten für ihren Einsatz und ihre Unterstützung. Frankfurt, im September 1995 DEUTSCHES INSTITUT FÜR INTERNE REVISION e.v. (IIR) Dipl.-Kfm. Hanns Grögler Sprecher des Vorstandes Peter Hahn Mitglied des Vorstandes 12

13 Inhaltsverzeichnis Vorwort zur vierten, überarbeiteten und erweiterten Auflage... 5 Vorwort zur dritten, vollständig neu bearbeiteten und erweiterten Auflage Vorwort zur zweiten Auflage... 9 Vorwort zur ersten Auflage Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Prüfungsgrundlagen Abkommen, Richtlinien und Vereinbarungen im Zahlungsverkehr Allgemeine Regelungen / Bedingungen Zwischenbetrieblicher Zahlungsverkehr SEPA-Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr mit der Deutschen Bundesbank Auslandsgeschäft Risikoanalyse und Ausgestaltung des Internen Kontrollsystems (IKS) Ausgestaltung eines angemessenen IKS Prüfung des IKS auf Angemessenheit und Effizienz Controlling-Instrumente im Zahlungsverkehr Konditionengestaltung Interne Konten Geschäftsbesorgungsvertrag ( 675, 675 a b BGB) und Zahlungsdienste ( 675 a z und 676 a c BGB) Geldwäschegesetz (GwG) Aufbewahrung von Unterlagen / Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Organisation und Personal Aufbau- und Ablauforganisation Zahlungsverkehrsvordrucke und sonstiges Formularwesen Verwaltung und Ausgabe von Bankkarten Personelle Aspekte Notfallverfahren im Zahlungsverkehr Outsourcing

14 Inhaltsverzeichnis 3 Zahlungsverkehr Inland Barer Zahlungsverkehr Euro-Kasse Geldautomat (GA) Kombinierter Einzahlungs- und Geldautomat (KEGA) Sortengeschäft / Reiseschecks / Numismatik Beleghafter Zahlungsverkehr Überweisungsverkehr Telefonisch, per Telefax oder per erteilten Überweisungsaufträge Dauerauftragsbearbeitung Überweisungseingang beim endbegünstigten Institut Betrugsfälle im Überweisungsverkehr Belegloser Zahlungsverkehr Schriftenlesesystem Systemwartung für das eingesetzte Schriftenlesesystem Back-up Fall / Katastrophenfall (K-Fall) Online-Erfassung (Terminal-System) Datenträgeraustausch (DTA)/ Datenfernübertragung (DFÜ) EU-Standardüberweisung Single Euro Payments Area (SEPA) Kreditkartengeschäft Scheck- / Lastschriftverkehr Scheck- und Lastschrifteinreichungen bei der ersten Inkassostelle Einzug von Lastschriften Weiterleitung der Einzugspapiere an die Bezogenen bzw. Zahlstellen Vorlage von Schecks / Lastschriften zur Zahlung Rückgabe von Schecks und Lastschriften (Bezogenes Kreditinstitut / Zahlstelle) Scheck- und Lastschrift-Retouren (Erste Inkassostelle) Wechselgeschäft Differenzen und Fehlbuchungsbereinigung Reklamationen und Nachforschungen Electronic Banking (EB) Struktur des Zahlungsverkehrs Produktgestaltung Vertrieb Produktsicherheit Vertragsgestaltung mit den Kunden Wirtschaftlichkeit

15 Inhaltsverzeichnis 4.7 Phishing Produkte Telefonbanking (TB) Zahlungsverkehr Ausland Zahlungen in das Ausland EU-Standardüberweisung Überweisungsaufträge Zahlungen an Korrespondenzbanken mit Verrechnung über einen Kontokorrespondenten Telegrafische / briefliche Zahlungsaufträge Massenzahlungen in das Ausland Zahlungen aus dem Ausland Sonderformen Scheckzahlungen mit eigenen Vordrucken Scheckziehung durch Kreditinstitut Scheckausstellung per SWIFT Kontoführung für Gebietsfremde Einhaltung der Meldebestimmungen im Außenwirtschaftsrecht Schriftlich fixierte Ordnung Außenwirtschaftliche Einordnung der Kunden Einhaltung der außenwirtschaftlichen Meldepflichten Einhaltung der außenwirtschaftlichen Beschränkungen Embargo / Finanzsanktionen Dokumentäres Auslandsgeschäft Grundlagen Risiken im Zusammenhang mit Außenhandelsgeschäften Funktionen und Haftung der am Dokumentengeschäft beteiligten Banken Abkommen und Regelungen im Außenhandelsverkehr Zahlungsarten und deren Risikoverteilung im Außenhandelsverkehr Abgrenzung der behandelten Zahlungsarten Dokumenteninkasso Importinkasso Eingang des Inkassoauftrags Andienung Einlösung Notleidende Import-Inkassi (Ablehnung durch den Bezogenen) Provisionen und Gebühren

16 Inhaltsverzeichnis Embargobestimmungen Meldebestimmungen nach AWG / AWV Export-Inkasso Eingangsbearbeitung Inkassoversand Bevorschussung des Inkassoerlöses Inkassoänderungen Mahnung Abrechnung Wechselinkasso Dokumenten-Akkreditiv Wesen und Bedeutung Beteiligte und Rechtsbeziehungen Einheitliche Richtlinien und Gebräuche für Dokumenten-Akkreditive (ERA) Importakkreditiv Wesen und Bedeutung Sonderformen des Akkreditivs Packkredite (red- / green-clause L / C) Stand-By Letter of Credit (L/ C) Übertragbares Akkreditiv Gegenakkreditiv (Back to back L / C) Letter of Indemnity (LoI) / Haftungsfreistellung Negoziierungsakkreditiv (Handelskreditbrief) Remboursakkreditiv Export-Akkreditive Wesen und Bedeutung Avisierung Beschlussfassung und Buchung von zu bestätigenden Akkreditiven Abwicklung Zahlung bei Vorlage von Dokumenten Negoziierung bei Vorlage von Dokumenten Übertragung von Exportakkreditiven Meldungen gem. Außenwirtschaftsverordnung Provisionen und Gebühren