Sparkasse. SEPA der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa. Sparkassen-Finanzgruppe

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1 Sparkasse SEPA der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa. Handlungsempfehlungen für Unternehmenskunden zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren. Sparkassen-Finanzgruppe

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 03 Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Migration für Unternehmenskunden 05 Was ist SEPA überhaupt? 07 Die SEPA-Zahlverfahren 08 SEPA-Überweisung 08 SEPA-Basis-Lastschrift 09 SEPA-Firmen-Lastschrift 12 Rückgabearten der SEPA-Lastschriftverfahren (R-Transaktionen) 13 Die gesetzlichen Anforderungen aus der SEPA-Migrationsverordnung im Überblick 14 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Anpassungsbedarf in Ihrem Unternehmen 17 IBAN und BIC die neue Kundenkennung 18 Das SEPA-Lastschriftmandat 20 Weiternutzung der Einzugsermächtigung im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren 21 Die Mandatsverwaltung 22 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz 22 Handlungsempfehlungen und Checkliste 23 Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für Unternehmen 24 Unsere Handlungsempfehlungen im Detail 25 Checkliste für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren 32 Unterstützungsleistungen der Sparkasse Zahlungsverkehrsanwendungen für Firmenkunden 37 SEPA Account Converter 37 SEPA File Converter 38 SEPA XML Checker 39 SFirm 39 Technische Anforderungen Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren 41 SEPA-Überweisung: pain.001 (Customer Credit Transfer Initiation) 41 SEPA-Lastschriftverfahren: pain.008 (Customer Direct Debit Initiation) 43 Konto- und Umsatzinformationen 44 Verfügbarkeit Altformate 44 Buchungsinformationen 45 Zugangskanäle/Standards 46 EBICS Standard für die multibankfähige Kunde-Bank-Kommunikation 46 FinTS Standard für sicheres Online-Banking 47 Glossar 48 2

3 Vorwort Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen als Unternehmer attraktive Zahlungsverkehrsprodukte an, mit denen Sie Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten sicher, schnell und bequem begleichen können. Damit können Sie sowohl Zahlungen im Inland als auch grenzüberschreitend beauftragen. Die bevorstehende Vereinheitlichung des Euro- Zahlungsverkehrs innerhalb Europas wie auch innerhalb Deutschlands bringt zahlreiche Veränderungen mit sich, die je nach Umfang der genutzten Zahlungsverkehrsprodukte für Überweisungen und Lastschriften eine mehr oder weniger umfassende und frühzeitige Planung und Umsetzung durch Ihr Unternehmen erfordert. Diese Broschüre soll Sie darin unterstützen. Selbstverständlich stehen Ihnen die Berater und Experten Ihrer Sparkasse oder Landesbank hierbei zur Seite. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen Beratungstermin, damit alle Fragen, die Sie in Bezug auf die bevorstehende Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs haben, beantwortet werden können.

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5 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Migration für Unternehmenskunden Die Einführung des Euros im Jahr 1999 (Buchgeld) bzw (Bargeld) stellte einen wichtigen Schritt für die Schaffung eines europäischen Binnenmarktes dar. In diesem Binnenmarkt können Unternehmen und Verbraucher heute Waren und Dienstleistungen in ganz Europa ohne besondere Hürden erwerben. Diese Entwicklung wurde durch die schrittweise Standardisierung der in Europa existierenden Bezahlverfahren begleitet. Hierfür entwickelte die europäische Kreditwirtschaft neue einheitliche europäische Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften. Der zweite Schritt war die Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums, der sogenannten Single Euro Payments Area kurz SEPA. Dies ging einher mit der Umsetzung der EU-Zahlungsdiensterichtlinie im Jahr 2009 und begleitete die Einführung der SEPA-Überweisung im Jahr 2008 und der SEPA-Lastschrift In einem abschließenden Schritt hat der europäische Gesetzgeber Anfang 2012 eine Verordnung verabschiedet, die unter anderem die Abschaltung der nationalen Zahlverfahren (Überweisung und Lastschrift) in Euro zugunsten der neuen SEPA-Zahlverfahren vorschreibt. Stichtag hierfür ist der 1. Februar Durch die gesetzlich vorgeschriebene Abschaltung der nationalen Euro-Zahlverfahren steht Ihr Unternehmen vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Die Umsetzung der Verordnung stellt auch die Anforderung an Sie, Ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und Buchhaltungssysteme für die Abwicklung von SEPA-Zahlungen fit zu machen. Wahrscheinlich sind Sie schon heute zumindest passiv mit SEPA-Zahlungen in Berührung gekommen und haben SEPA- Zahlungen in Form von Gutschriften bzw. Belastungen in Ihrer Buchhaltung bereits ver arbeitet. Nun gilt es allerdings, Ihren gesamten Zahlungsverkehr auf die SEPA-Zahlverfahren umzustellen. Mit Hilfe dieser Broschüre können Sie sich mit der SEPA-Migration auseinandersetzen und Ihre Planung individuell gestalten. Egal ob Sie nur einen kurzen Überblick über die SEPA-Zahlverfahren bekommen wollen oder sich tiefer mit den technischen Anforderungen der Datenformate auseinandersetzen möchten die verschiedenen Kapitel begleiten Sie auf allen Ebenen, Fachbegriffe haben wir in einem Glossar zusätzlich erläutert. Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Kapitel 3 Unterstützungsleistungen der Sparkasse Kapitel 4 Technische Anforderungen 5

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7 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Was ist SEPA überhaupt? Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA zielt darauf ab, dass grenzüberschreitende bargeld lose Euro-Zahlungen ebenso einfach, schnell und effizient abgewickelt werden können wie inländische Zahlungen. Nach Auffassung der EU- Kommission ist der einheitliche europäische Zahlungsverkehrsraum der nächste Schritt zur Vollendung des gemeinsamen europäischen Binnenmarktes. Durch Zusammenarbeit der europäischen Kreditwirtschaft im European Payments Council (EPC) wurden ein europäisches Über weisungsverfahren (SEPA Credit Transfer Scheme) und zwei europäische Lastschriftverfahren (SEPA Core Direct Debit Scheme und SEPA Business to Business Direct Debit Scheme) entwickelt und per 28. Januar 2008 bzw. 1. November 2009 zum Einsatz gebracht. Das SEPA-Überweisungsverfahren und die beiden SEPA-Lastschriftverfahren traten als neue Produkte neben die bekannten deutschen Überweisungs- sowie Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigungsund Abbuchungsauftragsverfahren). Der Wechsel zu den SEPA-Zahlverfahren wird für die meisten Privatkunden fast unbemerkt stattfinden. Für Ihr Unternehmen hingegen wird die Umstellung auf SEPA je nach Nutzungsumfang arbeitsintensiver sein. Beispielsweise müssen die von Ihnen genutzten Electronic-Banking-Produkte SEPA-fit gemacht werden. Des Weiteren müssen auch die bei SEPA-Zahlungen verwendeten Angaben zu Bank verbindungen (IBAN und BIC) in den Buchhaltungssystemen und Zahlungsverkehrsanwendungen hinterlegt werden. Bei all den notwendigen SEPA-Umsetzungsarbeiten wird Sie Ihre Sparkasse oder Landesbank umfassend unterstützen. Für genaue Informationen, in welcher Form diese Unterstützung erfolgt, stehen Ihnen kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Die Sparkassen-Finanzgruppe ist im Bereich des Zahlungsverkehrs mit einem Transaktionsanteil von rund 8 % am gesamten bargeldlosen europäischen Zahlungsverkehr der größte Zahlungsverkehrsdienstleister Europas. Allein die große Anzahl der täglich vollautomatisiert verarbeiteten Transaktionen versetzt die Sparkassen-Finanzgruppe in die Lage, ihren Kunden die SEPA-Zahlungsverkehrsprodukte auf einem sicherheitstechnisch hohen Niveau zu einem guten Preis- Leistungs-Verhältnis anzubieten. Der Geltungsbereich der SEPA umfasst die 30 Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)¹ sowie die Schweiz und Monaco. 1 Staaten des EWR: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland, Zypern. 7

8 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Die SEPA-Zahlverfahren Die Verfahrensbeschreibungen für SEPA-Zahlverfahren des European Payments Council (EPC) gewährleisten eine einheitliche Abwicklung von Euro-Zahlungen zwischen Zahlungsdienstleistern in allen SEPA-Teilnehmerländern. Die für Sie relevanten Bestimmungen und Vorgaben fließen in die Vereinbarungen und Kundenbedingungen ein, die Ihr Institut mit Ihnen abschließt, und werden bei Bedarf angepasst. SEPA-Überweisung Wenn auch die SEPA-Überweisung die wesentlichen Merkmale der nationalen Überweisung bzw. der EU-Standardüberweisung widerspiegelt, so weist sie doch einige markante Unterschiede auf: Überweisungen in Euro können ohne Betragsgrenze auf Konten in Deutschland und den anderen 31 Teilnehmer ländern vorgenommen werden. Als Kundenkennung werden ausschließlich IBAN und ggf. BIC genutzt. Auf beleglos erteilte Aufträge findet das SEPA-Datenformat Anwendung, das den XML-basierten ISO Standard konkretisiert. Beleglose SEPA-Überweisungsaufträge werden spätestens am ersten Geschäftstag nach Zugang beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen dem Konto des Zahlungsempfängers gutgeschrieben (beleghafte SEPA-Überweisungen plus ein Geschäftstag). Verwendungszweckangaben des Auftragsgebers werden dem Empfänger ungekürzt mit bis zu 140 Zeichen übermittelt (Hinweis: Bisher standen im nationalen Überweisungsverfahren 378 Zeichen zur Verfügung). Rückgaben von SEPA-Überweisungen erfolgen europaweit nach einheitlichen Regeln. Anfallende Entgelte der Kreditinstitute werden von den jeweiligen Kunden direkt getragen, das heißt, jeder Kunde trägt die Entgelte seines Kreditinstituts, wie bei der Inlandsüberweisung. Die Übernahme der Abwicklungsentgelte des jeweils anderen Kreditinstituts ist nicht möglich. 8

9 SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift schließt eine bislang bestehende Lücke im europäischen Zahlungsverkehr: Grenzüberschreitende Lastschriften wurden bisher aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher und vertraglicher Regelungen zu Erstattungsansprüchen kaum genutzt. Die SEPA-Basis-Lastschrift bildet die Grundeigenschaften der nationalen Einzugsermächtigungslastschrift ab, weist jedoch einige markante Unterschiede auf: Um SEPA-Basis-Lastschriften einreichen zu können, ist zunächst ein vom Zahlungspflichtigen unterschriebenes SEPA-Last - schriftmandat durch den Zahlungsempfänger einzuholen. Dieses ermächtigt den Zahlungsempfänger, Lastschriften auf das Konto des Zahlungspflichtigen zu ziehen, und weist zugleich dessen Bank an, die Einlösung vorzunehmen. Als Lastschrifteinreicher in den SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier). Diese ist im SEPA-Lastschriftmandat und in allen SEPA-Lastschriften anzugeben. In Deutschland ist sie bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen ( Außer durch die Gläubiger-Identifikationsnummer ist jedes SEPA-Lastschriftmandat durch eine eindeutige Mandatsreferenz zu kennzeichnen, die es dem Zahlungspflichtigen ermöglicht, das Bestehen eines SEPA-Lastschriftmandats bei der Belastungsbuchung zu überprüfen. Das Fälligkeitsdatum (= Belastungsdatum) ist der Tag, an dem das Konto des Zahlungspflichtigen belastet werden soll, und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen, die beim SEPA-Lastschriftverfahren eine Rolle spielen. SEPA-Lastschriftmandate sind grundsätzlich unbefristet gültig. Sofern 36 Monate seit dem ersten bzw. letzten Lastschrifteinzug vergangen sind und kein erneuter Lastschrifteinzug erfolgt ist, verfällt das SEPA-Lastschriftmandat. Vor einem Lastschrifteinzug müssen Sie als Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag mittels einer Vorabankündigung (Pre-Notification) informieren. Diese Information kann auch als Teil einer Rechnung oder eines Vertrages unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandats referenz erfolgen. Soweit nichts anderes mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde, müssen Sie den Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit ankündigen. Bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften sind Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum zwingend zu beachten. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorlage der Erstlastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren spätestens fünf TARGET-Tage vor Fälligkeit und jede Folgelastschrift spätestens zwei TARGET-Tage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) erfolgt. Der Zahlungspflichtige hat das Recht, innerhalb von acht Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Lastschriftbetrages ohne Angabe von Gründen zu verlangen. Sollte ein Einzug erfolgen, ohne dass der Zahlungspflichtige ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, besteht der Erstattungsanspruch bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung. Das SEPA-Datenformat, das den XML-basierten ISO Standard konrektisiert, findet Anwendung. 9

10 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP ) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 4 5 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation (z. B. D-14) 3. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 4. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-5 bzw. D-2) 5. Zahlungsverrechnung (D) 6. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 7. Gutschrift Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Hinweis: Gemäß SEPA-Basis-Lastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens 5 bzw. 2 TARGET-Arbeitstage vor Fälligkeit (D-5/D-2) bei der Zahlstelle vorliegen. Die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. SEPA-Basis-Lastschrift mit verkürzter Vorlagefrist Seit November 2012 erlaubt das Regelwerk für die SEPA-Basis-Lastschrift als Option, die Vorlagefrist bei SEPA-Basis-Lastschriften bei der Zahlstelle zu verkürzen. Statt der Standardfristen von 5 TARGET-Tagen (Erstlastschrift) oder 2 TARGET- Tagen (Folgelastschrift) ermöglicht diese Option eine Vorlagefrist von einem Tag vor Fälligkeit beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen. Damit würde die Vorlagefrist in etwa der im deutschen Lastschriftverfahren entsprechen. Damit diese Option nutzbar ist, müssen allerdings die jeweils beteiligten Kreditinstitute eine Vereinbarung treffen. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat den von der Marktseite geäußerten Wunsch nach einer verkürzten Vorlagefrist als zusätzliches Produktangebot basierend auf dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren aufgenommen. Eine Sicherstellung der Erreichbarkeit der deutschen Banken und Sparkassen könnte nach derzeitigen Planungen voraussichtlich im 4. Quartal 2013 erfolgen. Bitte beachten Sie, dass es für diese Option keine verpflichtende Erreichbarkeit seitens der europäischen Kredit wirtschaft gibt. Das bedeutet für Sie, dass Sie im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr auch weiterhin die Standardvorlagefristen beachten müssen. Ihre Sparkasse oder Landesbank wird Sie informieren, sobald die Vorbereitungsarbeiten seitens der Deutschen Kreditwirtschaft zur SEPA-Basis-Lastschrift mit verkürzter Vorlagefrist innerhalb Deutschlands abgeschlossen sind. 10

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12 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Firmen-Lastschrift Wie Sie wissen, spielt im Geschäft zwischen Unternehmen eine frühe Finalität von Zahlungen eine große Rolle, um mögliche Zahlungsrisiken, die auch in der mangelnden Bonität des Käufers begründet sein können, deutlich zu reduzieren. Auch bei der Entwicklung der SEPA-Zahlverfahren entstand der Bedarf, diese um eine entsprechende Verfahrensvariante zu bereichern. Die SEPA-Firmen-Lastschrift baut grundsätzlich auf dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren auf. Die nachfolgende Aufzählung beschreibt die wesentlichen Unterschiede des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens gegenüber dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren: Erstattungsansprüche des Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Kreditinstitut werden ausgeschlossen. º Daher darf bei SEPA-Firmen-Lastschriften der Zahlungspflichtige kein Verbraucher 2 sein. Dieser Verzicht wird im Text des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats erklärt. Die Einlösung einer SEPA-Firmen-Lastschrift durch das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen erfolgt nur, wenn der Zahlungspflichtige dem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats vor der ersten Belastung bestätigt. Die Vorlagefrist beträgt einheitlich sowohl für die Erst- als auch für die Folgelastschrift einen Tag vor Fälligkeit. Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP ) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 5 6 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation (z. B. D-14) 3. Bestätigung Mandat 4. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-1) 5. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-1) 6. Zahlungsverrechnung (D) 7. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 8. Gutschrift Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Hinweis: Gemäß SEPA-Firmen-Lastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens einen TARGET-Arbeitstag vor Fälligkeit (D-1) bei der Zahlstelle vorliegen. Die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. 12 ²SEPA-Migrationsverordnung 2 Nr. 24.

13 Rückgabearten der SEPA-Lastschriftverfahren (R-Transaktionen) Bezeichnung der R-Transaktion Beschreibung der R-Transaktion Gründe für die Rückgabe Reject Refusal Return Refund Request for cancellation Reversal Rückgabe/Zurückweisung einer Lastschrift vor Belastung des Kontos Zurückweisung vor Fälligkeit durch den Zahlungspflichtigen Rückgabe einer SEPA-Lastschrift nach Belastung durch die Zahlstelle Bis 5 TARGET-Tage nach Fälligkeit bei SEPA-Basis-Lastschriften Bis 2 TARGET-Tage nach Fälligkeit bei SEPA-Firmen-Lastschriften Rückgabe einer SEPA-Basis-Lastschrift durch die Zahlstelle Bis 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen Bis 13 Monate nach Belastung bei einer unautorisierten Lastschrift Rückruf einer Lastschrift durch die Bank des Zahlungsempfängers vor Buchung Rückbuchung der Lastschrift nach Buchung durch die Bank des Zahlungsempfängers Formatfehler, ungültige IBAN, Konto nicht existent Sperrung des Kontos für Lastschriften durch den Zahlungspflichtigen Keine Belastung des Kundenkontos möglich (keine Deckung, Konto für Lastschriften gesperrt, Konto nicht existent) Erstattungsverlangen des Zahlungspflichtigen Bspw. Doppelausführung (Wirkung wie Überweisung) 13

14 Kapitel 1 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Die gesetzlichen Anforderungen aus der SEPA-Migrationsverordnung im Überblick Am 31. März 2012 trat die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. März 2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 924/2009 kurz SEPA-Migrationsverordnung in Kraft. Die wesentlichen Inhalte der SEPA-Migrationsverordnung sind folgende: Die Verordnung gilt für alle auf Euro lautenden Überweisungen und Lastschriften im EWR. Nicht erfasst sind z. B. Schecks und Wechsel, Electronic Cash, Geldkartetransaktionen, Barein- und Barauszahlungen sowie Überweisungen in und aus Drittstaaten. Zahlungsdienstleister in den Euroländern, die inländische Überweisungen bzw. Lastschriften in Euro abwickeln, müssen für SEPA-Überweisungen und SEPA-Basis-Lastschriften erreichbar sein. Ab dem 1. Februar 2014 müssen Überweisungen und Lastschriften in Euro im Rahmen der SEPA-Zahlverfahren abgewickelt werden. Nationale Euro-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften dürfen grundsätzlich nicht mehr weiterbetrieben werden (Zwangsabschaltung). Das bedeutet: Unternehmen müssen das ISO XML-Format für beleglose Dateieinreichungen nutzen. Kunden können inländische SEPA-Zahlungen nur mit Angabe der IBAN beauftragen (BIC ist ab 1. Februar 2014 optional). Die sogenannte Kontinuitätsregel (Artikel 7) untermauert rechtlich die Weiternutzung bestehender Einzugser mächtigungen auch im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. In Deutschland schuf die Kreditwirtschaft bereits ab dem 9. Juli 2012 durch die Anpassung der Kundenbedingungen die entsprechenden Voraussetzungen zur Weiternutzung. Bestehende Abbuchungsaufträge fallen nicht unter diese Regelung, d. h. vor einem Wechsel in das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren oder SEPA-Basis-Lastschriftverfahren sind neue SEPA-Lastschriftmandate einzuholen. Die einzelnen Mitgliedstaaten haben die Möglichkeit, befristete Übergangs- und Ausnahmeregelungen zu treffen. Der deutsche Gesetzgeber plant Folgendes in einem deutschen SEPA-Begleitgesetz umzusetzen: Zahlungsdienstleister dürfen bis zum 1. Februar 2016 für Verbraucher Kontonummer und Bankleitzahl in die IBAN im Rahmen der Beauftragung einer Zahlung konvertieren. Karteninitiierte Lastschriften dürfen bis zum 1. Februar 2016 weiterhin im nationalen Verfahren abgewickelt werden. Die SEPA-Migrationsverordnung und die damit verbundene verpflichtende Abschaltung der nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro haben weitreichende Auswirkungen auch auf die Kunde-Bank-Beziehung. Die Umsetzung der Verordnung stellt auch die Anforderung an die Unternehmenskunden, ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und Buchhaltungssysteme vor dem 1. Februar 2014 für die Abwicklung von SEPA-Zahlungen fit zu machen. Ihr Berater bei Ihrer Sparkasse oder Landesbank steht Ihnen hierbei gern zur Seite. 14

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17 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Anpassungsbedarf in Ihrem Unternehmen Im Hinblick auf die weitreichenden Auswirkungen ist es erforderlich, die Umsetzung der SEPA-Migrationsverordnung durch entsprechende Maßnahmen in Ihrem Unternehmen zu begleiten. Die SEPA-Umsetzung stellt organisatorische und strategische Anforderungen an Unternehmen und deren Geschäftspolitik. Die Herausforderung besteht für Unternehmen vor allem darin, bis zum 1. Februar 2014 ihren Zahlungsverkehr reibungslos auf die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift umzustellen. Deshalb empfiehlt sich eine frühzeitige Identifizierung der erforderlichen Anpassungsmaßnahmen und deren aktive Umsetzung. Wichtige Handlungsfelder für Unternehmen sind: Anpassung von Finanzbuchhaltungssystem und Zahlungsverkehrsanwendungen Umstellung auf das SEPA-Datenformat Nutzung von IBAN und BIC Einrichtung einer Verwaltung für SEPA-Lastschriftmandate ( Mandatsverwaltung ) Anpassung der Kundenverträge und des Formularwesens Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern Qualifikation der Mitarbeiter 17

18 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse IBAN und BIC die neue Kundenkennung Um eine zuverlässige und schnelle Zahlungsverkehrsabwicklung zu ermöglichen, wurden europaweit einheitliche Kundenkennungen für SEPA-Zahlungen festgelegt: IBAN und BIC. IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine international standardisierte Bankkontonummer, die im Rahmen von SEPA für nationale und internationale Zahlungen verwendet wird. Die IBAN ist international einheitlich zusammengesetzt und besteht aus einem Länderkennzeichen, einer Prüfziffer sowie einer nationalen Komponente in Deutschland sind das die Bankleitzahl des Kreditinstituts und die Kontonummer. Die Länge der IBAN ist von Land zu Land unterschiedlich. Sie ist aber auf maximal 34 alphanumerische Zeichen begrenzt und hat in Deutschland 22 Stellen. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code) und ist eine international standardisierte Bankleitzahl. Durch den BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Oftmals auch als SWIFT-Code bezeichnet, wird der BIC neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von SEPA-Zahlungen genutzt. Der BIC setzt sich aus acht bzw. elf alphanumerischen Zeichen zusammen. A Die IBAN hat je nach Land eine feste Länge, z. B. in Deutschland einheitlich 22 Stellen. B Länderkennzeichen mit 2 Stellen C Prüfziffer mit 2 Stellen D Bankleitzahl mit 8 Stellen E Kontonummer mit 10 Stellen 1 Der BIC hat 8 oder 11 Stellen 2 Bankkennung mit 4 Stellen 3 Länderkennzeichen mit 2 Stellen 4 Ortskennung mit 2 Stellen 5 Erweiterte Bankkennung oder Filialkennung mit 3 Stellen 18

19 Aufbau der IBAN in den SEPA-Ländern Land IBAN- Länge IBAN-Format Belgien 16 BEpp bbbk kkkk kkkk Bulgarien 22 BGpp bbbb ssss ddkk kkkk kk Dänemark 18 DKpp bbbb kkkk kkkk kk Deutschland 22 DEpp bbbb bbbb kkkk kkkk kk Estland 20 EEpp bbkk kkkk kkkk kkkk Finnland 18 FIpp bbbb bbkk kkkk kp Frankreich 27 FRpp bbbb bsss sskk kkkk kkkk kpp Griechenland 27 GRpp bbb bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Irland 22 IEpp bbbb ssss sskk kkkk kk Island 26 ISpp bbbb kkkk kkkk xxxx xxxx xx Italien 27 ITpp xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxx Lettland 21 LVpp bbbb kkkk kkkk kkkk k Liechtenstein 21 LIpp bbbb bkkk kkkk kkkk k Litauen 20 LTpp bbbb bkkk kkkk kkkk Luxemburg 20 LUpp bbbk kkkk kkkk kkkk Malta 31 MTpp bbbb ssss sskk kkkk kkkk kkkk kkk Monaco 27 MCpp bbbb bsss sskk kkkk kkkk kpp Niederlande 18 NLpp bbbb kkkk kkkk kk Norwegen 15 NOpp bbbb kkkk kkk Österreich 20 ATpp bbbb bkkk kkkk kkkk Polen 28 PLpp bbbb bbbp kkkk kkkk kkkk kkkk Portugal 25 PTpp bbbb bbbb kkkk kkkk kkkp P Rumänien 24 ROpp bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Schweden 24 SEpp bbbk kkkk kkkk kkkk kkkk Schweiz 21 CHpp bbbb bkkk kkkk kkkk k Slowakei 24 SKpp bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Slowenien 19 SIpp bbbb bkkk kkkk kpp Spanien 24 ESpp bbbb ssss PPkk kkkk kkkk Tschechische Republik 24 CZpp bbbb kkkk kkkk kkkk kkkk Ungarn 28 HUpp bbbb bbbk kkkk kkkk kkkk kkkk Vereinigtes Königreich 22 GBpp bbbb ssss sskk kkkk kk Zypern 28 CYpp bbbs sssss kkkk kkkk kkkk kkkk AD, BE pp b k P x = zweistelliges ISO-Länderkennzeichen = zweistellige IBAN-Prüfziffer = Bankleitzahl/Bankcode = Kontonummer = Prüfziffer = sonstige Funktionen Aktuelle Informationen zum Aufbau der IBAN finden Sie in der IBAN Registry von Swift unter der folgenden Internetadresse: Registry.pdf 19

20 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Das SEPA-Lastschriftmandat Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind verfahrensspezifische SEPA-Lastschriftmandate. Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen als SEPA-Lastschriftmandate weitergenutzt werden. Ein SEPA-Lastschriftmandat ist grundsätzlich papierhaft mit der händischen Unterschrift des Zahlungspflichtigen zu erteilen. Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eigenständig erteilt werden, d. h. mit einer separaten Unterschrift. Sofern eine qualifizierte elektronische Unterschrift zum Einsatz kommt, kann die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats auch beleglos erfolgen. Als Zahlungsempfänger sind Sie zur Verwendung eines einheitlichen Autorisierungstextes verpflichtet. Der Autorisierungstext muss sowohl die Ermächtigung des Zahlungsempfängers, Zahlungen vom Konto des Zahlungspflichtigen mittels SEPA- Lastschrift einzuziehen, enthalten wie auch die Weisung an das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen, SEPA-Lastschriften einzulösen. Der Zahlungspflichtige muss im SEPA-Lastschriftmandat folgende Angaben machen: Name Adresse Kundenkennung (ausschließlich IBAN und BIC) Datum und Unterschrift Folgende Angaben müssen Unternehmen als Zahlungsempfänger auf jedem SEPA-Lastschriftmandat machen: Name Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Kennzeichnung, ob das SEPA-Lastschriftmandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird Übersetzungen des Mandatstextes in den Amtssprachen des EWR stehen auf der Website des European Payments Council zur Verfügung: MUSTER GMBH, ROSENWEG 2, IRGENDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ SEPA-Lastschriftmandat Mandatsreferenz CB2 Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Nachname (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort IBAN DE BIC (8 oder 11 Stellen) Ort Unterschrift Datum TTMM JJ Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Alle Formulare dienen nur der Illustration. Beispiel SEPA-Lastschriftmandat für wiederkehrende Zahlungen. 20

21 Weiternutzung der Einzugsermächtigung im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Bestehende rechtswirksame Einzugsermächtigungen müssen nicht durch neue SEPA-Lastschriftmandate ersetzt werden. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat über AGB-Anpassungen für Zahlungspflichtige die Grundlage dafür geschaffen, dass möglichst alle ab dem 9. Juli 2012 vorgenommenen Einzüge als vorautorisiert gelten und damit auch als SEPA-Basis- Lastschriften rechtssicher eingezogen werden können. Der europäische Gesetzgeber schließt mit Wirkung zum 1. Februar 2014 die verbliebenen Lücken. Zieht auch Ihr Unternehmen Lastschriften ein, so müssen Sie den Zahlungspflichtigen unbedingt vor dem tatsächlichen ersten Einzug mittels einer SEPA-Basis-Lastschrift den Verfahrenswechsel ankündigen und dabei auch die Gläubiger- Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitteilen (siehe Abschnitt zur SEPA-Basis-Lastschrift). Hierzu können z. B. auch Rechnungen oder Vertragsänderungen genutzt werden. Als Datum des SEPA-Lastschriftmandats ist das Datum der Umstellungsinformation an den Kunden zu verwenden. Nutzen Sie bereits Kombimandate, muss nur noch über den Zeitpunkt des Wechsels informiert werden. Eine Weiternutzung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Wenn Sie das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren nutzen wollen, müssen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einholen. Da von Verbrauchern keine SEPA-Firmen-Lastschriftmandate erteilt werden dürfen, müssen für diese Schuldverhältnisse eventuell neue SEPA-Lastschriftmandate für die SEPA-Basis-Lastschrift eingeholt werden. 21

22 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Die Mandatsverwaltung Die Daten eines neuen oder geänderten SEPA-Lastschriftmandats sind idealerweise in eine Mandatsverwaltung der Zahlungsverkehrsanwendung zu überführen bzw. mit dieser zu verknüpfen. Bei Änderungen eines SEPA-Lastschriftmandats muss sichergestellt werden, dass für den nächsten Inkassovorgang die aktualisierten Daten mit dem Hinweis auf den alten und den neuen Wert ( z. B. bei der Mandatsreferenz) herangezogen werden. Widerruft der Zahlungspflichtige Ihnen gegenüber ein SEPA-Lastschriftmandat oder erfolgt eine Rücklastschrift mit dem Rückgabegrund Es liegt kein gültiges Mandat vor (MD01), müssen Sie dies in der Mandatsverwaltung kennzeichnen, damit keine weiteren Einzüge erfolgen. SEPA-Lastschriftmandate müssen deaktiviert werden, wenn der Zahlungspflichtige sie widerrufen hat bzw. wenn innerhalb von 36 Monaten seit dem ersten bzw. letzten Einzug keine erneute Lastschrift gezogen wurde. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen sie eine Mandatskopie anfordern, die innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen weitergeleitet werden muss. Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Die dem Lastschrifteinreicher zugeordnete Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier) und die von diesem vergebene Mandatsreferenz wird im SEPA-Datensatz über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg bis zum Zahlungspflichtigen übermittelt. Durch die so eindeutig gekennzeichneten Zahlungen kann der Zahlungspflichtige bzw. sein Kreditinstitut bei Vorlage einer SEPA-Lastschrift prüfen, ob die Belastung vereinbarungsgemäß erfolgt ist. Die aus maximal 35 Stellen bestehende Mandatsreferenz kann z. B. mit der gewohnten Kundennummer oder der Vertragsnummer belegt werden. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann ausschließlich elektronisch und einheitlich unter beantragt werden. Dort finden Sie alle notwendigen weiteren Informationen. 22

23 Handlungsempfehlungen und Checkliste Grundsätzlich sind alle nationalen Überweisungen und Lastschriften in Euro, die innerhalb der SEPA bestehen, ab dem Ende der Migrationsfrist zum 1. Februar 2014 auf die entsprechenden SEPA-Zahlverfahren umzustellen. Deshalb gehen wir im Folgenden hauptsächlich auf die Erfordernisse einer aktiven SEPA-Umstellung im Unternehmen und die damit verbundenen Handlungsfelder vor allem im Lastschriftbereich ein. Unsere Checkliste soll Sie dabei unterstützen, die für Sie notwendigen Handlungsfelder zu identifizieren.

24 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für Unternehmen Projekt aufsetzen sofern notwendig und noch nicht erfolgt Bei Nutzung der Lastschrift als Zahlungsempfänger: Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen Analyse der vorhandenen IT-Systeme SOFORT Umstellung der Geschäftskorrespondenz auf IBAN und BIC Zukünftige Mandatsverwaltung klären Eigene IBAN und BIC in den Kunden- und Geschäftspartnerdaten ergänzen Geschäftsprozesse bezüglich der notwendigen Umstellungsmaßnahmen auf die SEPA-Zahlverfahren überprüfen Zukünftige Gestaltung der Vorabinformation definieren BIS MITTE 2013 Abschluss von SEPA-Inkassovereinbarungen mit der Hausbank Überarbeitung der eigenen Verträge bzgl. der Integration von SEPA-Lastschriftmandaten Prüfung der möglichen Migration von vorhandenen Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschriftmandate und des weiteren Vorgehens bei vorhandenen Abbuchungsaufträgen BIS ENDE 2013 Sukzessive Umstellung der Überweisungen und Lastschriften auf die SEPA-Zahlverfahren 1. FEBRUAR 2014 Überweisungen und Lastschriften können nur noch als SEPA-Zahlverfahren beauftragt werden 24

25 Unsere Handlungsempfehlungen im Detail Verwendung der neuen Kundenkennung IBAN und BIC Sachverhalt Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor. Umsetzungshinweise Zukünftige Verwendung der Kundenkennung IBAN und BIC: Bis 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR-Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkassen bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA Account Converter), mit denen nationale Bestandsdaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Sachverhalt Verträge und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) müssen hinsichtlich der neuen Kundenkennung IBAN und BIC entsprechend angepasst werden. Umsetzungshinweise In Verträgen müssen IBAN und BIC hinterlegt werden können. Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden. Sollten Sie Ihren Kunden Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen Vordruckrichtlinien angepasst werden. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. 25

26 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Bekanntgabe der eigenen Kundenkennung gegenüber Dritten: Tipps für die Kommunikation mit Geschäftspartnern Sachverhalt Umsetzungshinweise Um Ihren Geschäftspartnern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Die eigenen Verträge und die Geschäftsbriefe müssen hinsichtlich der neuen Kundenkennung (IBAN und BIC) angepasst werden. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar Prüfung der Erreichbarkeit des Zahlungspflichtigen bei SEPA-Firmen-Lastschriften Sachverhalt Umsetzungshinweise Das SEPA-Clearer-Directory (SCL-Directory), ein Verzeichnis der erreichbaren Zahlungsdienstleister, dient der auto mati sierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Es besteht die Möglichkeit, mit Hilfe des SCL-Directory zu prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren wichtig, da hier keine gesetzlich vorgeschriebene Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. 26

27 Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschriftmandate Sachverhalt Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Lastschriftmandate aus dem Einzugsermächtigungsverfahren im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (Inkrafttreten am 9. Juli 2012). Zudem schließt der europäische Gesetzgeber mit Wirkung zum 1. Februar 2014 die verbliebenen Lücken bzgl. der Rechtssicherheit. Umsetzungshinweise Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel informieren und folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Dafür können auch andere Anlässe wie eine Rechnung oder Vertragsänderung genutzt werden. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat ist das Datum der Information des Zahlungspflich tigen über den Verfahrenswechsel zu verwenden. Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren bei Kombimandaten Sachverhalt Umsetzungshinweise Ihnen liegen bereits Kombimandate vor und Sie möchten nun vom Einzugsermächtigungs verfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren wechseln. Sie müssen beim Wechsel auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren. Alternativ können Sie auch einheitlich entsprechend der Weiternutzung der Einzugs ermächtigung informieren. 27

28 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Umstellung von Abbuchungsaufträgen Sachverhalt Ihnen liegen von Ihren Kunden Abbuchungsaufträge zum Einzug von Lastschriften vor. Rechtlich gesehen, sind das Abbuchungsauftragsverfahren und das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren zwei verschiedene Verfahren. Die Regel lautet: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen-Lastschrift nicht eingelöst. Umsetzungshinweise Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren scheitert des Weiteren daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift anders als der Abbuchungsauftrag nicht von Verbrauchern genutzt werden darf. Deswegen müssen für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden und zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren erfolgen sollen, SEPA-Firmen-Lastschriftmandate zwischen Ihnen und dem zahlungspflichtigen Unternehmen vereinbart werden. Abbuchungsaufträge, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, müssen künftig im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abgewickelt werden. Hierfür ist ein SEPA-Lastschriftmandat für die SEPA-Basis-Lastschrift durch den Zahlungspflichtigen zu erteilen. Sie müssen prüfen, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher (z. B. Firmen, Selbstständige) handelt, und entsprechende SEPA-Lastschriftmandate mit Ihren Zahlungspflichtigen vereinbaren. 28

29 Vergabe einer Mandatsreferenz Sachverhalt In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie kann dem Kunden bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Umsetzungshinweise Die Mandatsreferenz wird vom Zahlungsempfänger individuell für jedes SEPA-Lastschriftmandat vergeben. Länge (max. 35 Stellen) und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Zahlungsempfänger individuell festgelegt werden. Als (Sonder-)Zeichen können verwendet werden: 0 9 A Z a z :?, - ( +. ) / Andere Zeichen sind nicht zulässig, z. B. ä, ö, ü oder Leerzeichen. Aufbau einer Mandatsverwaltung Sachverhalt Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen und hängt zum Beispiel davon ab, ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer); ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind; wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind Bezug zum Kunden insgesamt (Rahmenmandat); Bezug zu einem bestimmten Vertrag (Einzelmandat); fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat). Bei der Entscheidung für eine dieser Varianten sind die jeweiligen Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. 29

30 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Aufbau einer Mandatsverwaltung Rahmenmandat Vorteile eines Rahmenmandats C C C C Reduziert bei mehreren Verträgen die Mandatsanzahl auf das Rahmenmandat. Zahlungspflichtiger muss nur ein SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben, das auch bei Folgegeschäften genutzt werden kann. Erlaubt die Nutzung von Kunden- und Mitgliedsnummern. Mandatsänderungen, die sich auf alle Vertragsbeziehungen eines Kunden erstrecken, erfordern nur die Änderung des Rahmenmandats (z. B. Änderung der Kontoverbindung). Umsetzungshinweise Nachteile eines Rahmenmandats D D D D D Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft alle Verträge/Grundgeschäfte des Kunden. Zugriff auf eine zentrale Mandatsverwaltung und -pflege muss allen betroffenen Abteilungen möglich sein. Größere Sorgfalt notwendig, um die irrtümliche Einholung mehrerer SEPA-Lastschriftmandate zu vermeiden. Sofern mehr als eine Vertragsbeziehung besteht, ist die Nutzung einer Vertragsnummer als Mandatsreferenz nicht sinnvoll. Zweites Rahmenmandat könnte erforderlich werden, falls der Zahlungspflichtige mehrere Kontoverbindungen nutzt. 30

31 Aufbau einer Mandatsverwaltung Einzelmandat Umsetzungshinweise Vorteile eines Einzelmandats C C C Der Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft nur einen Vertrag. Je Vertrag kann ein anderes Konto des Zahlungspflichtigen genutzt werden. Die Nutzung von Vertragsnummern ist möglich. Nachteile eines Einzelmandats D D D Der Zahlungspflichtige muss je Vertrag ein neues SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben. Mandatsänderungen, die sich auf alle bestehenden SEPA-Lastschriftmandate eines Kunden erstrecken (z. B. Änderung der Kontoverbindung), erfordern die Änderung aller SEPA-Lastschriftmandate in einer dezentralen bzw. zentralen Mandatsverwaltung. Mandatsverwaltung wird komplexer. 31

32 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Checkliste für die Umstellung auf SEPA-Zahlverfahren Organisation SEPA-Verantwortlichen benennen Entscheidung, ob Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen soll Umstellungszeitplan erstellen Bedarf, Nutzen und Chancen einer zentralisierten Abwicklung von inländischen und grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen von Deutschland aus prüfen EDV-Systeme Prüfung, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind Konvertierung der vorhandenen Kundenkennung (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC (SEPA Account Converter oder IBAN-Portal) Nichtkonvertierbare Kundenkennungen: IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen SEPA-Directory der teilnehmenden Banken (BIC) integrieren Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory ( Angaben zum Verwendungszweck Auf 140 Zeichen begrenzen Strukturierten Verwendungszweck auf Kundenreferenznummer gemäß ISO 11649:2009 umstellen Referenzsystem für Kundenzahlungen aufbauen (End-to-End-Identification) Abbildbarkeit in ERP-Systemen (ERP = Enterprise Resource Planning) und Treasury-System XML-Fähigkeit gegeben? Vorhandene Geschäftsprozesse den neuen Purpose Code zuordnen 32

33 Vorhandene Software mit den neuen Anforderungen abgleichen Releaseplanung erstellen Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen Vordrucke Auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke umstellen Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Rechnung (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck) Mahnung (IBAN, BIC) Schriftverkehr mit Kontendatenbezug (IBAN, BIC) Umstellung auf SEPA-Überweisung Prüfung der Arbeitsabläufe und Kennzeichnung der Überweisungen (Purpose Codes) 33

34 Kapitel 2 Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse Umstellung auf SEPA-Lastschrift Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in den Stammdaten hinterlegen Neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit Ihrer Sparkasse bzw. Landesbank schließen Prüfung der Arbeitsabläufe und Zuordnung zu SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift Mandatsverwaltung Umstellung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate (Zeitpunkt und Anlass für Umstellungsinformation an Zahlungspflichtigen festlegen, z. B. Nutzung von Rechnungen oder Vertragsänderungen; diese muss neben dem Umstellungsdatum auch die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz enthalten; in der Mandatsverwaltung als "Datum des SEPA-Lastschriftmandats" das Datum der Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen einpflegen) Bei Nutzung eines Kombimandats Zeitpunkt und Anlass festlegen, z. B. Nutzung von Rechnungen oder Vertragsänderungen; Umstellungsinformation (mit dem Umstellungsdatum) an Zahlungspflichtigen senden Abbuchungsauftragsverfahren: bestehende Abbuchungsaufträge prüfen und klären, welches Lastschriftverfahren zukünftig genutzt werden soll Zahlungspflichtiger = Verbraucher º nur Einholung eines neuen SEPA-Basislastschrift-Mandats möglich Zahlungspflichtiger = Nichtverbraucher º Einholung eines neuen SEPA-Firmenlastschrift-Mandats SEPA-Firmen-Lastschrift: Einholung neuer Mandate (Hinweis: Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Institut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden) Festlegung der Logik für die Erteilung neuer SEPA-Lastschriftmandate (z. B. vertrags- oder kundenbezogen) und Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenznummer 34

35 Kundenvertrag Nutzung der Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate (Mustervordrucke sind bei den Sparkassen und Landesbanken erhältlich) Regelung zur Umsetzung der Erstellung und des Versands der Vorabinformation an Zahlungspflichtige treffen. Soweit nicht anders vereinbart, ist der Kunde mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über die Belastung seines Kontos zu informieren (das kann z. B. in Form einer Rechnung/eines Zahlplans/eines Kaufvertrags erfolgen). Eine Verkürzung der Frist ist durch eine Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen möglich. Dafür muss gewährleistet sein, dass der Zahlungspflichtige vor der Belastung Zugang zur Vorabinformation hat. Verarbeitung von Lastschriftrückgaben (R-Transaktionen) Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification) Auswertung und Kategorisierung der Rückgabecodes (ISO Reason Codes bei Nutzung von XML-camt oder Textschlüsselergänzungen im Format MT940/DTI) Weiterleitung und Vorlage der Daten unter Beachtung der neuen Vorlagefristen (siehe Inkassovereinbarung mit der Sparkasse bzw. Landesbank) SEPA-Firmen-Lastschrift: teilnehmende Banken immer in der Referenzliste (SCL-Directory) der Deutschen Bundesbank prüfen, da für Banken keine Verpflichtung besteht, die SEPA-Firmen-Lastschrift anzubieten. 35

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37 Kapitel 3 Unterstützungsleistungen der Sparkasse Zahlungsverkehrsanwendungen für Firmenkunden Bei der Konvertierung von fremden Kundenkennungen können Sie auf die Unterstützung Ihrer Sparkasse bzw. Landesbank bauen. Denn die Zahlungsverkehrsanwendungen für Firmenkunden und spezielle Tools der Sparkassen-Finanzgruppe unterstützen die Umrechnung von Kontonummer/Bankleitzahl in IBAN/BIC. SEPA Account Converter Der SEPA Account Converter der Sparkassen und Landesbanken ist ein einfach zu bedienendes PC-Programm, das den Umstellungsaufwand auf ein Minimum reduziert: Bankverbindungen bei deutschen Kreditinstituten können automatisiert in IBAN und BIC umgewandelt werden. Der Converter läuft unter allen gängigen Windows-Versionen und ermöglicht über eine in der Deutschen Kreditwirtschaft standardisierte Schnittstelle einen einfachen Datenaustausch mit vorhandenen Systemen. Das Programm rechnet dabei nicht nur die eingegebenen Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC um, sondern validiert auch das Ergebnis mittels Prüfziffernberechnung bzw. Bankleitzahlenabgleich. Der SEPA Account Converter beinhaltet die erforderliche formale Zustimmung der Kreditinstitute, für deren Kontonummern die Berechnung durchgeführt wird. Damit erfüllt das Programm die Anforderungen gemäß ISO 13616, wonach die IBAN nur vom kontoführenden Institut ausgegeben werden darf. Nähere Informationen zum SEPA Account Converter können durch einen Electronik-Banking-Berater des jeweiligen Institutes zur Verfügung gestellt werden. 37

38 Kapitel 3 Unterstützungsleistungen der Sparkasse SEPA File Converter Der SEPA File Converter (SFC) konvertiert DTAUS- bzw. DTAZV-Dateien (Inlands- /Auslandsüberweisungen) in SEPA-XML- Überweisungsdateien. Dabei werden die enthaltenen Kontonummern und Bankleitzahlen automatisch in IBAN und BIC umgerechnet. DTAUS-Lastschriftdateien enthalten im Gegensatz zu Überweisungsdateien nicht alle für ein Mapping erforderlichen Daten, es fehlen hier folgende Informationen: Mandatsreferenz, Gläubiger-Identifikationsnummer, Datum der Unterschrift auf dem SEPA-Lastschriftmandat und Kennzeichen, ob es sich um eine Erst-, Einmal-, Folge- oder letztmalige Lastschrift zu dem SEPA-Lastschriftmandat handelt (Sequence Type). Deshalb müssen die fehlenden Informationen dem SEPA File Converter zur Verfügung gestellt werden. Dies kann entweder über einen Dialog des SEPA File Converter während der Konvertierung erfolgen oder über eine separate CSV-Datei, die die Mandatsdaten enthält. Möglichkeiten des SEPA File Converter: Konvertierung von Inlands-/Auslandsüberweisungen und Lastschriften Auswahl mehrerer DTAUS-/DTAZV-Dateien gleichzeitig zum Konvertieren Speicherung des Pfades für den Import/Export der Dateien 38