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1 Kolumnentitel XXXXXXXX S Stadtsparkasse Augsburg Titelzeile SEPA-Umstellung Überschrift BOLD Fließtext Flattertext Bildunterschrift

2 Vorwort SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr) Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten, sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt und hilft den Zahlungsverkehr einfacher und schneller zu gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale und internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesen Zeitpunkt nur noch im SEPA-XML-Format möglich. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung zum Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gerne zur Verfügung. Ihre Stadtsparkasse Augsburg 2

3 Inhalt Inhalt Änderung der Kontodaten Änderungen im Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Lastschrift-Mandat SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen SEPA-Firmen-Lastschrift Anleitung zur Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschriften

4 SEPA Kontodaten Änderungen durch SEPA Mit der Ablösung des bisherigen DTA-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren und bei der Gestaltung der Kontodaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar Änderung der Kontodaten B IBAN ersetzt Kontonummer IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum werden die nationalen Kontodaten in internationale Kontodaten geändert. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Die Bankleitzahl des Institutes ist darin enthalten. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Sie setzt sich folgendermaßen zusammen: Beispiel für eine IBAN: DE B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ und zehnstellige Kontonummer) B BIC ersetzt Bankleitzahl BIC Business Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinstitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für einen BIC: AUGSDE77 B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale Ab dem sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. 4

5 SEPA Zahlungsverkehr 2. Änderungen im Zahlungsverkehr B SEPA-Überweisung Für eine SEPA-Überweisung sind im Vergleich zur heutigen Überweisung die Nutzung von IBAN und BIC (statt Kontonummer und Bankleitzahl), sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind Überweisungen innerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraums nur noch mit IBAN und BIC möglich. Bis zu diesem Stichtag müssen Sie die internen Prozesse in Ihrem Unternehmen umstellen. Nur so ist ein reibungsloser Zahlungsverkehr zu garantieren. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Überweisungen innerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraums sind identisch. B Beträge werden dem Empfänger in voller Höhe gutgeschrieben. B Währung ist immer Euro. B Es gibt keine Betragsgrenzen. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag) innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Die Verarbeitung erfolgt einheitlich im XML- Format. Hinweis: Achten Sie bitte bei internationalen Überweisungen ab EUR auf Ihre Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung. B SEPA-Lastschrift Bei den Lastschriften wird unterschieden in SEPA- Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren) und SEPA- Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit der Lastschrift im Abbuchungsauftragsverfahren). Bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen für die SEPA-Basis- Lastschrift verwendet werden und behalten damit ihre Gültigkeit (siehe Seite 9). Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift ist eine Umdeutung bestehender Abbuchungsaufträge nicht möglich. Hier müssen neue Mandate eingeholt werden. Außerdem ist eine SEPA-Firmen-Lastschrift nur noch zwischen Nicht-Verbraucher (z. B. Unternehmen) zulässig. Verbraucher (Privatkunden) können an diesem Verfahren nicht teilnehmen. Wichtig ist für Sie als Zahlungsempfänger, dass Sie über eine Gläubiger-ID verfügen. Sie erhalten diese bei der Deutschen Bundesbank. Nähere Informationen dazu finden Sie auf Seite 6. Online-Banking und Banking Software In unserem Online-Banking haben wir die SEPA- Funktionen eingebunden. Auch unsere Banking- Software-Produkte, z. B. StarMoney 9.0 und SFirm (mit SEPA-Modul ab Version 2.5) sind bereits SEPAfähig. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte baldmöglichst bei dem entsprechenden Hersteller über die Update- Möglichkeiten. 5

6 Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie über eine Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, verfügen. Wichtig: Beantragen Sie die Gläubiger-ID baldmöglichst. Nur mit ihr können Sie künftig SEPA- Lastschriften einziehen. Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber individuell von Ihnen, z. B. zur Kennzeichnung von Filialen, geändert werden.) B Nationales Identifikationsmerkmal 3. Beantragen Sie dort Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer. 4. Per erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen in der innerhalb von 10 Kalendertagen. 5. Sie erhalten dann per Ihre Gläubiger-ID und ein Mitteilungsschreiben. Zwischen der Beantragung und dem Erhalt der Gläubiger-ID können 1 3 Wochen liegen. 6

7 SEPA-Lastschrift-Mandat SEPA-Lastschrift-Mandat Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen B Mandatsreferenz und Gläubiger-ID B Autorisierungstext des Unternehmens mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug B Das Mandat verfällt 36 Monate nach dem letzten Einzug bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen Arten von SEPA-Lastschrift-Mandaten Bei den SEPA-Lastschrift-Mandaten unterscheidet man zwischen dem Mandat für die SEPA-Basis-Lastschrift und die SEPA-Firmen-Lastschrift. Das Mandat für die SEPA-Firmen-Lastschrift darf nur zwischen Nicht-Verbrauchern (z. B. Unternehmen) abgeschlossen werden. Das Mandat für die SEPA- Basis-Lastschrift kann auch mit Verbrauchern (Privatpersonen) geschlossen werden. Mit dem Wechsel auf SEPA gibt es die Möglichkeit, bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschrift-Mandate für die SEPA-Basis-Lastschrift umzudeuten. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf Seite 9. Eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Es empfiehlt sich daher, Kunden und Geschäftspartner frühzeitig anzuschreiben und ein neues SEPA-Lastschrift-Mandat abzuschließen. Beispiel-Formulare für SEPA-Lastschrift-Mandate finden Sie auf den nachfolgenden Seiten. 7

8 SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung vergleichbar. Bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen sind durch eine Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 9). Unterschiede SEPA-Basis-Lastschrift Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren B Für die SEPA-Lastschrift muss ein Fälligkeitsdatum für den Einzug definiert werden. B Neue Einreichungsfristen: SEPA-Erst-Lastschriften müssen spätestens 6 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit eingereicht werden. SEPA-Folge-Lastschriften müssen spätestens 3 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit eingereicht werden. Die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit möglich. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss für neue Kunden zwingend eingeholt werden. Bestehende Einzugsermächtigungen sind in SEPA-Lastschrift-Mandate umzudeuten. B Eine Mandatsreferenz muss durch Ihr Unternehmen vergeben werden. B Der Zahlungspflichtige ist mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über Betrag, Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zu unterrichten. Bei wiederkehrenden Lastschriften reicht eine Information aus. B Ihre Kunden können SEPA-Basis-Lastschriften innerhalb von 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. B Schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift mit uns ab. SEPA-Lastschrift-Mandat für eine SEPA-Basis-Lastschrift Muster GmbH, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift 8

9 SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen Voraussetzungen für eine Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschrift-Mandate (für SEPA-Basis-Lastschriften) sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt und erhalten. B Sie haben mit uns eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift abgeschlossen. B Sie haben eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat vergeben. B Sie haben den Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift unter Angabe des Umstellungstermins, Ihrer Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug informiert (Muster siehe Abbildung). B Die erste bzw. letzte Lastschrift ist mit einem Hinweis im Verwendungszweck zu kennzeichnen. B Beim Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift ist das Datum der Benachrichtigung als Datum der Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen (im Datensatz) anzugeben. Muster GmbH, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrter Herr Mustermann, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Unternehmen möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: CB Ihr Konto (IBAN): DE Kreditinstitut (BIC): Stadtsparkasse Augsburg (AUGSDE77) Nächste Fälligkeit: Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihre Muster GmbH Musterstadt, den Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf die SEPA-Basis-Lastschrift. 9

10 SEPA-Firmen-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist mit dem heute verwendeten Abbuchungsauftrag vergleichbar. Eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Die SEPA-Firmen-Lastschrift darf nur zwischen Nicht-Verbrauchern (z. B. Unternehmen) abgeschlossen werden. Sollten Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern (Privatpersonen) bestehen, müssen Sie diese bis zum Stichtag ( ) durch ein neues SEPA-Lastschrift- Mandat für die SEPA-Basis-Lastschrift ersetzen. Unterschiede SEPA-Firmen-Lastschrift Abbuchungsauftrag B Für die SEPA-Lastschrift muss ein Fälligkeitsdatum für den Einzug definiert werden. B SEPA-Firmen-Lastschriften müssen 2 Geschäftstage vor Fälligkeit bis Uhr eingereicht werden. Die Einreichung ist frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit möglich. B Ein schriftliches SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat muss vorliegen. B Eine eindeutige Mandatsreferenz muss durch Ihr Unternehmen vergeben werden. B Es bestehen keine Erstattungsanspüche. B Sie haben mit uns eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Firmen-Lastschrift abgeschlossen. SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat für eine SEPA-Firmen-Lastschrift Muster GmbH, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift 10

11 Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschriften Anleitung zur Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschriften Erledigt 1. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Die Vorgehensweise finden Sie auf Seite 6 erklärt. 2. Schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift mit uns ab. 3. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 4. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen (z. B. Kunden-, Vertragsnummer oder fortlaufende Nummer) bestehen. 5. Informieren Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA- Lastschrifteinzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift-Mandat. (Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Unterrichtung als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben.) Wichtigste Informationen hierbei sind: B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum des SEPA-Einzugs B Datum der Unterrichtung bzw. Unterschrift des SEPA-Lastschift-Mandats 6. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit). 7. Verwenden Sie nach Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke Ihrer Unterlagen an. Einen Mustervordruck finden Sie unter 8. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen an. 9. SEPA-Lastschriften können ab dem ausschließlich online eingereicht werden. Beleghafte Lastschrifteinzüge sind nicht mehr möglich. Weitergehende Informationen und Umstellungshilfen finden Sie auf unserer Internetseite unter Dort finden Sie auch einen IBAN-Account-Converter, der Sie bei der automatischen Umrechnung der Kontodaten (Kontonummer und Bankleitzahl Ihrer Kunden) in IBAN und BIC unterstützen kann. 11

12 e-liberate GmbH, Lüneburg, Stand: 03/2013 Stadtsparkasse Augsburg Telefon: Telefax: Internet:

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