Organisationsreglement

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1 Organisationsreglement Gültig ab 14. März 2016 (6. Fassung) 1

2 Inhalt I. Stiftungsrat... 4 A Stellung und Aufgaben Stellung Aufgaben... 4 B Zusammensetzung Bestand Vertretung der rentenbeziehenden Personen... 7 C Wahl Wahlreglement... 7 D Amtsdauer und Beendigung Amtsdauer Beendigung der Mitgliedschaft während der Amtsdauer... 8 E Konstituierung Präsidium und Vizepräsidium... 9 F Organisation Sekretariat Sitzungen Entschädigung Ausschüsse und Kommissionen G Beschlussfassung Stimmabgabe Beschlussfähigkeit Beschlussfassung Zirkulationsbeschlüsse Dringliche Beschlüsse Ausstand H Pflichten der Mitglieder des Stiftungsrates Persönliche Pflichten... 14

3 II. Geschäftsführung Geschäftsführerin oder Geschäftsführer III. Zeichnungsberechtigung Grundsatz a. Berechtigte IV. Verhaltenspflichten Integrität und Loyalität Offenlegung von Interessen Schweigepflicht V. Schlussbestimmungen Amtsdauer des ersten Stiftungsrates Stichentscheid Aufhebung des bisherigen Reglements Vollzugsbeginn Anhang Entschädigungsordnung für den Stiftungsrat der sgpk

4 I. Stiftungsrat A Stellung und Aufgaben 1. Stellung 1 Der Stiftungsrat ist oberstes Organ der St.Galler Pensionskasse (sgpk). 2 Er vertritt die sgpk in allen nicht delegierten Aufgaben gegen aussen. 2. Aufgaben 1 Der Stiftungsrat nimmt die Gesamtleitung der sgpk nach Art. 51a Abs. 1 BVG wahr. 2 Er erfüllt insbesondere die folgenden unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben: 1 a) Festlegung des Finanzierungssystems; b) Festlegung von Leistungszielen und Vorsorgeplänen sowie der Grundsätze für die Verwendung der freien Mittel. Vorbehalten bleibt die Genehmigung des Kantonsrates, wenn Verbesserungen des Leistungsziels zu neuen oder höheren Beiträgen führen; c) Erlass und Änderung von Reglementen; d) Erstellung und Genehmigung der Jahresrechnung; e) Festlegung der Höhe des technischen Zinses und der übrigen technischen Grundlagen; f) Festlegung der Organisation; g) Ausgestaltung des Rechnungswesens; h) Bestimmung des Versichertenkreises, soweit dieser nicht nach dem Gesetz über die St.Galler Pensionskasse vom 9. Juni 2013 festgelegt ist; i) Sicherstellung der Information der Versicherten; j) Sicherstellung der Aus- und Weiterbildung der Mitglieder des Stiftungsrates; k) Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung betrauten Personen und der für die Vermögensverwaltung verantwortlichen Person; 2 1 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/01/04 vom 11. Februar Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/01/04 vom 11. Februar

5 l) Wahl und Abberufung der Expertin oder des Experten für berufliche Vorsorge und der Revisionsstelle; m) Entscheid über Rückversicherung; n) Festlegung der Ziele und Grundsätze der Vermögensverwaltung sowie die Durchführung und Überwachung des Anlageprozesses; o) periodische Überprüfung der mittel- und langfristigen Übereinstimmung zwischen der Anlage des Vermögens und den Verpflichtungen; p) Festlegung der Voraussetzungen für den Rückkauf von Leistungen; q) Festlegung des Verhältnisses zu den angeschlossenen Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern sowie, im Rahmen des Gesetzes über die St.Galler Pensionskasse vom 9. Juni 2013, der Voraussetzungen für die Unterstellung weiterer Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber; r) Anmeldung zur Eintragung der zur Vertretung der sgpk befugten Personen im Handelsregister. 3 3 Der Stiftungsrat erfüllt im Weiteren alle übrigen ihm von der Bundesgesetz gebung über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge sowie den Anordnungen der Aufsichtsbehörde, den Reglementen und den internen Vorgaben übertragenen Aufgaben, insbesondere: a) Feststellung und Einhaltung der Integrität und Loyalität in der Vermögensverwaltung nach den Bestimmungen der Verordnung über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVV 2); b) Überwachung der Geschäftsführung. 3 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/05/02 vom 2. September

6 I. Stiftungsrat B Zusammensetzung 3. Bestand 1 Der Stiftungsrat besteht aus zwölf Mitgliedern und setzt sich wie folgt zusammen: Vertretung Vertretung der Anschlussgruppen der Arbeit- versicherten gebenden Arbeitnehmenden a) Kanton, Universität St.Gallen, Pädagogische Hochschule des Kantons St.Gallen, Sozialversicherungsanstalt des Kantons St.Gallen, Gebäudeversicherungsanstalt des Kantons 3 3 St.Gallen, Melioration der Rheinebene, Rheinunternehmen, mit Anschlussvereinbarung angeschlossene Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber b) Spitalverbunde, Psychiatrieverbunde, Zentrum für Labormedizin 1 1 c) Politische Gemeinden als Trägerinnen der öffentlichen 2 2 Volksschule und Schulgemeinden 2 Im Rahmen von Abs. 1 dieser Bestimmung wird eine ausgewogene Zusammensetzung hinsichtlich Geschlecht und Altersgruppen angestrebt. 6

7 I. Stiftungsrat 4. Vertretung der rentenbeziehenden Personen 1 Die rentenbeziehenden Personen sind mit einer Vertreterin oder einem Vertreter aus den Anschlussgruppen gemäss Ziff. 3 Abs.1 Bst. a und b dieses Reglementes und einer Vertreterin oder einem Vertreter aus der Anschlussgruppe gemäss Ziff. 3 Abs.1 Bst. c dieses Reglementes vertreten. 2 Sie nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen des Stiftungsrates teil. 3 Im Übrigen werden die Bestimmungen dieses Reglementes sachgemäss angewendet. C Wahl 5. Wahlreglement 1 Der Stiftungsrat erlässt ein Reglement über die Wahl der Vertretung der Arbeitnehmenden und Rentnervertretung. 4 2 Das Reglement kann vorsehen, dass Ersatzmitglieder gewählt werden. Diese ersetzen Mitglieder des Stiftungsrates, die während der Amtsdauer aus dem Stiftungsrat ausscheiden. 3 Erlass und Änderungen des Reglementes bedürfen der Zweidrittelsmehrheit der anwesenden Mitglieder des Stiftungsrates. 4 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/01/04 vom 11. Februar

8 I. Stiftungsrat D Amtsdauer und Beendigung 6. Amtsdauer 1 Die Amtsdauer beträgt für die Mitglieder des Stiftungsrates und die Vertreterinnen und Vertreter der rentenbeziehenden Personen vier Jahre. Wiederwahl ist möglich. 2 Die Amtsdauer beginnt jeweils am 1. Juli und endet am 30. Juni Beendigung der Mitgliedschaft während der Amtsdauer 1 Das Mitglied des Stiftungsrates, das während der Amtsdauer freiwillig aus dem Stiftungsrat ausscheiden möchte, zeigt den Rücktritt sechs Monate vorher dem Stiftungsrat schriftlich mit Begründung an. 2 Die Mitgliedschaft endet während der Amtsdauer im Übrigen: a) wenn die Voraussetzungen der Wählbarkeit nicht mehr erfüllt sind; b) mit dem Tod. 5 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 16 / 02 / 03 vom 14. März

9 I. Stiftungsrat E Konstituierung 8. Präsidium und Vizepräsidium 1 Der Stiftungsrat konstituiert sich selbst. 2 Er wählt an der konstituierenden Sitzung auf eine Amtsdauer die Präsidentin oder den Präsidenten sowie die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten. 3 Das Präsidium und das Vizepräsidium wechseln nach jeder Amtsdauer zwischen der Vertretung der Arbeitgebenden und der Vertretung der Arbeitnehmenden. 9

10 I. Stiftungsrat F Organisation 9. Sekretariat Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer der sgpk stellt das Sekretariat für den Stiftungsrat sicher. 10. Sitzungen a) Einberufung 1 Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer der sgpk stellt im Auftrag der Präsidentin oder des Präsidenten den Mitgliedern des Stiftungsrates zehn Tage vor der Sitzung schriftlich die Traktandenliste samt Beilagen zu. 2 Der Stiftungsrat kann Geschäfte beraten, die nach Ablauf der Frist bekanntgemacht werden. Er kann darüber nur beschliessen, wenn die anwesenden Mitglieder des Stiftungsrates einstimmig das Traktandum der Beschlussfassung unterstellen. b) Durchführung 3 Die Präsidentin oder der Präsident leitet die Sitzung. Bei Verhinderung führt die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident den Vorsitz. c) Anzahl 4 Pro Kalenderjahr finden mindestens drei Sitzungen des Stiftungsrates statt. 5 Weitere Sitzungen finden auf Anordnung der Präsidentin oder des Präsidenten oder auf Verlangen von wenigstens vier Mitgliedern des Stiftungsrates statt. 10

11 I. Stiftungsrat d) Protokoll 6 Der Stiftungsrat bestimmt die Protokollführerin oder den Protokollführer. 7 Die Protokollführerin oder der Protokollführer führt ein Beschlussprotokoll über die Sitzungen und hält die wesentlichen Beratungen fest. 8 Der Stiftungsrat beschliesst an der nächsten Sitzung über die Genehmigung des Protokolls. e) Geschäftsführerin oder Geschäftsführer 9 Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer nimmt mit beratender Stimme an den Sitzungen teil und hat ein Antragsrecht. f) Teilnahme Dritter 10 Dritte können mit Zustimmung des Stiftungsrates mit beratender Stimme an den Sitzungen teilnehmen. 11. Entschädigung Die Entschädigung der Mitglieder des Stiftungsrates und der Vertreterinnen und Vertreter der rentenbeziehenden Personen richtet sich nach der Entschädigungsordnung im Anhang. 12. Ausschüsse und Kommissionen 1 Der Stiftungsrat kann zur Unterstützung der Wahrnehmung seiner Aufgaben Ausschüsse und Kommissionen bilden. 2 Er kann Dritte mit beratender Stimme in die Ausschüsse und Kommissionen wählen. 3 Die Ausschüsse organisieren sich selber, soweit der Stiftungsrat nicht anderes bestimmt. 6 6 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/01/04 vom 11. Februar

12 I. Stiftungsrat G Beschlussfassung 13. Stimmabgabe Die Mitglieder des Stiftungsrates geben ihre Stimme persönlich ab und stimmen ohne Instruktion. 14. Beschlussfähigkeit Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn wenigstens die Hälfte der Vertretung der Arbeitgebenden und die Hälfte der Vertretung der Arbeitnehmenden anwesend ist. 15. Beschlussfassung 1 Die Beschlüsse des Stiftungsrates werden mit der Zustimmung der Mehrheit aller anwesenden Mitglieder gefasst. 2 Kommt kein Mehrheitsbeschluss zustande oder stimmen die anwesenden Mit glieder der Vertretung der Arbeitgebenden oder der Vertretung der Arbeit nehmenden geschlossen gegen ein Geschäft, wird das Geschäft zur nochmaligen Beratung an den zuständigen Ausschuss oder einen hierfür eingesetzten Ausschuss zurückgewiesen. 3 Kommt bei der zweiten Beschlussfassung wiederum kein Mehrheitsbeschluss zustande oder stimmen die anwesenden Mitglieder der Vertretung der Arbeitgebenden oder der Vertretung der Arbeitnehmenden erneut geschlossen gegen das Geschäft, wird durch Stichentscheid entschieden. 4 Der Stichentscheid wechselt nach jedem Amtsjahr zwischen der Vertretung der Arbeitgebenden und der Vertretung der Arbeitnehmenden. Er wird durch das jenige Mitglied der Vertretung ausgeübt, welches das Präsidium oder das Vizepräsidium inne hat. 12

13 I. Stiftungsrat 16. Zirkulationsbeschlüsse 1 Zirkulationsbeschlüsse sind gültig, wenn alle Mitglieder des Stiftungsrates schriftlich zustimmen. 2 Sie werden im Protokoll der nächsten Sitzung festgehalten. 17. Dringliche Beschlüsse 1 Beschlüsse, die keinen Aufschub dulden, werden von der Präsidentin oder dem Präsidenten gemeinsam mit der Vizepräsidentin oder dem Vizepräsidenten gefasst. 2 Ist eines der beiden Präsidiumsmitglieder nicht erreichbar, entscheidet das erreichbare Präsidiumsmitglied zusammen mit einem anderen Mitglied des Stiftungsrates. Gehört das erreichbare Präsidiumsmitglied der Vertretung der Arbeitgebenden an, muss das andere Mitglied des Stiftungsrates aus der Vertretung der Arbeitnehmenden stammen und umgekehrt. 3 Die Präsidentin oder der Präsident oder die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident informiert die Mitglieder des Stiftungsrates unverzüglich über den Beschluss und berichtet darüber in der nächsten Sitzung. 18. Ausstand Das Mitglied des Stiftungsrates tritt in den Ausstand, falls es persönliche Interessen an einem Geschäft hat oder aus anderen Gründen befangen ist. 13

14 I. Stiftungsrat H Pflichten der Mitglieder des Stiftungsrates 19. Persönliche Pflichten 1 Die Mitglieder des Stiftungsrates sind verpflichtet, sich aus- und weiterzubilden. 2 Sie sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen. Das Fernbleiben ist schriftlich zuhanden der Präsidentin oder des Präsidenten zu begründen. 3 Jedes Mitglied des Stiftungsrates hat die Präsidentin oder den Präsidenten umgehend schriftlich zu informieren, wenn die Voraussetzungen der Wählbarkeit während der Amtsdauer nicht mehr erfüllt sind. 4 Jeweils nach den Wahlen stellt jedes Mitglied des Stiftungsrates der Geschäftsführerin oder dem Geschäftsführer folgende Dokumente zuhanden der Aufsichtsbehörde zu: a) aktueller Strafregisterauszug; b) aktueller Verlustscheinregisterauszug; c) unterzeichnete Erklärung, dass kein Gerichts- oder Verwaltungsverfahren hängig ist. 14

15 II. Geschäftsführung 20. Geschäftsführerin oder Geschäftsführer Der Stiftungsrat regelt Aufgaben und Kompetenzen der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers in den Reglementen. 7 7 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/01/04 vom 11. Februar

16 III. Zeichnungsberechtigung Grundsatz Alle die sgpk verpflichtenden Schriftstücke sind kollektiv zu zweien zu unterzeichnen. Das Geschäftsreglement kann Ausnahmen vorsehen. 21a. Berechtigte 1 Der Stiftungsrat erteilt einzelnen Mitgliedern des Stiftungsrats im Handelsregister die Zeichnungsberechtigung kollektiv zu zweien. 2 Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer, die Stellvertretung der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers sowie die Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter sind zeichnungsberechtigt und mit Kollektivunterschrift zu zweien und im Handelsregister einzutragen. 8 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 15/05/02 vom 2. September

17 IV. Verhaltenspflichten 22. Integrität und Loyalität 1 Die Mitglieder des Stiftungsrates, die Vertreterinnen und Vertreter der rentenbeziehenden Personen sowie die weiteren mit Aufgaben oder mit der Durch führung der beruflichen Vorsorge betrauten Personen der sgpk sind zu Integrität und Loyalität verpflichtet. 2 Der Stiftungsrat regelt die Einzelheiten. 23. Offenlegung von Interessen 1 Personen, die mit der Vermögensverwaltung oder mit der Geschäftsführung betraut sind, legen allfällige Interessenverbindungen gegenüber dem Stiftungsrat offen. 2 Die Mitglieder des Stiftungsrates legen allfällige Interessenverbindungen gegenüber der Revisionsstelle offen. 24. Schweigepflicht 1 Die Mitglieder des Stiftungsrates, die Vertreterinnen und Vertreter der renten beziehenden Personen sowie die weiteren mit Aufgaben oder mit der Durch führung der beruflichen Vorsorge betrauten Personen der sgpk bewahren gegenüber Dritten Verschwiegenheit. 2 Die Schweigepflicht besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit weiter. 17

18 V. Schlussbestimmungen 25. Amtsdauer des ersten Stiftungsrates Die Amtsdauer des ersten Stiftungsrates endet am 30. Juni Stichentscheid Der Stichentscheid nach Ziff. 15 Abs. 4 dieses Reglements liegt vom 1. Juli 2013 bis 31. Mai 2014 bei der Vertretung der Arbeitnehmenden. 27. Aufhebung des bisherigen Reglements Das Organisationsreglement vom 11. November 2015 wird aufgehoben. 28. Vollzugsbeginn Dieses Reglement wird ab 14. März 2016 angewendet. 9 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 16 / 02 / 03 vom 14. März

19 Anhang Entschädigungsordnung für den Stiftungsrat der sgpk 1. Jährliche Entschädigung 1 Die sgpk richtet als Entgelt für die Erfüllung der Aufgaben, welche die Gesetzgebung dem obersten Organ der sgpk überträgt, eine jährliche Entschädigung aus. 2 Die jährliche Entschädigung beträgt: a) für die Präsidentin oder den Präsidenten CHF 10'000 b) für die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten CHF 7'500 c) für die übrigen Mitglieder CHF 5'000 3 Die jährliche Entschädigung für den Vorsitz von Ausschüssen beträgt: 10 a) für den Anlageausschuss CHF 5'000 b) für die den Management- und Leistungs-Ausschuss CHF 2'500 c) für den Risk-/Compliance- und Audit-Ausschuss CHF 2'500 4 Die jährlichen Entschädigungen werden bei unterjähriger Ausübung des Amtes pro rata temporis ausgerichtet. 2. Entschädigung nach Zeitaufwand a) Grundsatz 1 Die sgpk richtet eine Entschädigung nach Zeitaufwand aus. 2 Die Mitglieder des Stiftungsrates haben Anspruch auf Taggelder für die Teilnahme an Sitzungen des Stiftungsrates, von Ausschüssen und von Kommissionen sowie für die Teilnahme an Aus- und Weiterbildungen. 10 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 14/08/07 vom 10.Dezember

20 b) Ansatz 3 Die Entschädigung nach Zeitaufwand wird als Taggeld ausgerichtet. 4 Das Taggeld beträgt CHF 1' Es werden vergütet: a) ein volles Taggeld für einen Zeitaufwand von fünf und mehr Stunden; b) ein halbes Taggeld für einen Zeitaufwand von zwei bis fünf Stunden; c) ein Viertel eines Taggeldes für einen Zeitaufwand von weniger als zwei Stunden. 6 Der Zeitaufwand für die Hin- und Rückreise ist nicht anrechenbar. c) Ausserordentliche Entschädigung 11 7 Falls kein Anspruch auf Taggelder besteht, kann der Stiftungsrat für arbeitsintensive Tätigkeiten im Einzelfall eine Entschädigung bis zu CHF 5'000 zusprechen. 3. Jährliche Pauschalvergütung a) Grundsatz 1 Die sgpk richtet eine jährliche Pauschalvergütung für Spesen aus. 2 Die jährliche Pauschalvergütung gilt als Entschädigung für sämtliche Fahr-, Telefon-, Porto- und weitere Spesen, die bei Ausübung der Tätigkeit als Stiftungsrat anfallen. b) Ansatz 3 Die jährliche Pauschalvergütung beträgt: für die Präsidentin oder den Präsidenten CHF 1'000 für die übrigen Mitglieder CHF Sie wird bei unterjähriger Ausübung des Amtes pro rata temporis ausgerichtet. 11 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 14/08/07 vom 10.Dezember

21 4. Auslagen bei auswärtiger Übernachtung Die sgpk vergütet bei auswärtiger Übernachtung in Zusammenhang mit der Mitgliedschaft im Stiftungsrat die tatsächlichen Auslagen einschliesslich Morgenessen, nicht jedoch Privatauslagen. 5. Entschädigung Vertreterinnen oder Vertreter rentenbeziehender Personen Die Vertreterinnen oder Vertreter der rentenbeziehenden Personen erhalten jeweils den gleichen Ansatz, der für die Mitglieder des Stiftungsrates gilt Sozialversicherungsbeiträge Vom Betrag der jährlichen Entschädigung und der Entschädigung nach Zeitaufwand werden die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. 7. Abrechnungstermin Die Abrechnung über die Entschädigung und die Vergütung der Spesen erfolgt per 30. Juni und 31. Dezember. 12 Fassung gemäss Stiftungsratsbeschluss 14/08/07 vom 10.Dezember

22 St.Galler Pensionskasse Davidstrasse St.Gallen