Das strukturierte Mitarbeiter/innengespräch in der Bezirkshauptmannschaft Villach-Land. Leitfaden für Mitarbeiter/innen

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1 Das strukturierte Mitarbeiter/innengespräch in der Bezirkshauptmannschaft Villach-Land Leitfaden für Mitarbeiter/innen

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Formale Rahmenbedingungen Allgemeines Zuständigkeit Turnus Themenbereiche des Mitarbeiter/innengesprächs Vorbereitung des Mitarbeiter/innengesprächs Durchführung des Mitarbeiter/innengesprächs Was bringt das Mitarbeiter/innengespräch? Ablauf des Mitarbeiter/innengesprächs Inhalt des Mitarbeiter/innengesprächs Zielformulierung/Fördermaßnahmen Festhalten der Vereinbarung in einem Protokoll Abschluss Anhang Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter/innen Protokoll

3 Vorwort Sehr geehrte Mitarbeiterin! Sehr geehrter Mitarbeiter! Die Themen Verwaltungsreform, Aufgabenreform udgl. begleiten uns seit einiger Zeit. In diesem Zusammenhang kommt dem Personalmanagement/der Personalentwicklung eine ganz bedeutende Rolle zu. Der weitere Weg zu einer modernen Verwaltung ist ohne Sie als Mitarbeiter/in nicht möglich. Wir haben daher beschlossen, bei uns in der Bezirkshauptmannschaft Villach-Land mit Start 2016 das strukturierte Mitarbeiter/innengespräch als ein bewährtes Mittel des Personalmanagements dauerhaft einzuführen. Das strukturierte Mitarbeiter/innengespräch soll ein offener, vertraulicher Dialog zwischen den beteiligten Personen sein. Es soll geprägt sein von gegenseitiger Wertschätzung und Ernstnehmen. Es kann einen Beitrag zur Motivation und Arbeitszufriedenheit leisten und die Zusammenarbeit verbessern. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, ohne Zeitdruck und gut vorbereitet, zusätzlich zu den im Arbeitsalltag stattfindenden Gesprächen, für Sie Wichtiges anzusprechen, Ihre persönlichen Wünsche und Erwartungen mitzuteilen. Weiters können Sie Ideen besser einbringen und Lösungsansätze für Problemstellungen aufzeigen. Ziele, die wir gemeinsam auf Basis einer auf Vertrauen aufbauenden Zusammenarbeit vereinbaren, werden auch leichter erreicht! Wir sehen diese neue Form des Miteinanders als Chance und laden Sie ein, diesem Projekt ebenfalls mit einer positiven Einstellung zu begegnen. Ihr Bezirkshauptmann: Ihre Verwaltungsdirektorin: Dr. Bernd Riepan Michaela Telesklav, MBA 2

4 1. Formale Rahmenbedingungen 1.1. Allgemeines Ab 2016 werden Mitarbeiter/innengespräche in der Bezirkshauptmannschat Villach-Land als Instrument der Personalführung verbindlich eingeführt. Das Mitarbeiter/innengespräch ist ein strukturiertes Gespräch unter vier Augen zwischen Ihnen und Ihrer/Ihrem unmittelbar Vorgesetzten. Mitarbeiter/innengespräche werden mit allen Beschäftigten geführt Zuständigkeit Ihr/e Gesprächspartner/in ist Ihre unmittelbare Vorgesetzte/Ihr unmittelbarer Vorgesetzter. In dem Zusammenhang wird von der Bereichsstruktur Abstand genommen und die Fachreferent/innen führen die Mitarbeiter/innengespräche mit ihren Mitarbeiter/innen. Bezirkshauptmann mit den Bereichsleiter/innen mit den unmittelbaren Mitarbeiter/innen Bereichsleiter/innen mit den Fachreferent/innen und den unmittelbaren Mitarbeiter/innen Fachreferenten/Fachreferentinnen mit den Mitarbeiter/innen 1.3. Turnus Das Mitarbeiter/innengespräch wird grundsätzlich einmal jährlich mit jedem/jeder Mitarbeiter/in geführt Themenbereiche des Mitarbeiter/innengesprächs Grundsätzlich kann im Mitarbeiter/innengespräch zu den unten angeführten Themenbereichen alles angesprochen werden, was den Beteiligten wichtig ist. Sie sind eingeladen, dieses Gespräch wirklich zu nutzen, um die Themen offen und ehrlich zu besprechen. Folgende Themenschwerpunkte werden von Seiten Ihres/Ihrer Vorgesetzten/Ihrer Vorgesetzten auf jeden Fall angesprochen werden: Aufgabenbereich Ausbildung und Qualifikation Arbeitsumfeld/Arbeitsbedingungen Zusammenarbeit (Team, andere Organisationseinheiten, Führung) Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven Der Inhalt des Mitarbeiter/innengesprächs wird von beiden Seiten gegenüber Dritten absolut vertraulich behandelt. 3

5 1.5. Dokumentation des Mitarbeiter/innengesprächs Die wesentlichen Ergebnisse werden in einem Protokoll festgehalten und von Ihrer/Ihrem Vorgesetzten und Ihnen unterschrieben. Dieses Protokoll erhalten lediglich die Gesprächspartner/innen. Nur in den Fällen, wo die Mitarbeiter/innengespräche durch die Fachreferent/innen geführt werden, bekommt auch Ihr/Ihre Bereichsleiter/in eine Ausfertigung des Protokolls. Der Gesprächsinhalt bleibt anonym. Der Behördenleitung wird zur Kenntnis gebracht, dass die Gespräche stattgefunden haben. 2. Vorbereitung des Mitarbeiter/innengesprächs Ca. 2-3 Wochen vor dem Mitarbeitergespräch wird Ihr Vorgesetzter/Ihre Vorgesetzte mit Ihnen einen Termin vereinbaren und Ihnen einen Vorbereitungsbogen aushändigen. Der Vorbereitungsbogen ist nur für den eigenen Gebrauch und als Anhaltspunkt für das Gespräch bestimmt. Jedes Mitarbeiter/innengespräch bedarf einer guten Vorbereitung. Für beide Gesprächspartner/innen ist es hilfreich, sich im Vorfeld über die Rahmenbedingungen, die Inhalte und die Einstellung zum Gespräch selbst und zum/zur Gesprächspartner/in Gedanken zu machen. Machen Sie sich eventuell auch während des Jahres Notizen über Themen, die Sie im Mitarbeiter/innengespräch diskutieren möchten. 3. Durchführung des Mitarbeiter/innengesprächs 3.1. Was bringt das Mitarbeiter/innengespräch? Gespräche zwischen Ihrem Vorgesetzten/Ihrer Vorgesetzten und Ihnen finden im Arbeitsalltag laufend statt, um Informationen weiterzugeben, um Aufgaben zu verteilen udgl. Auch tauschen Sie sich zwischendurch vielleicht über allgemeine Themen aus. Wozu also noch ein Gespräch? Im strukturierten Mitarbeiter/innengespräch können Sie über fachliche Fragen hinaus Ihre persönlichen Wünsche und Erwartungen ansprechen, Ihre Ziele für die Zukunft thematisieren oder Entwicklungswünsche aussprechen. Sie können aus Ihrer praktischen Erfahrung heraus Verbesserungsvorschläge einbringen. 4

6 3.2. Ablauf des Mitarbeiter/innengesprächs Das Gespräch sollte an einem neutralen Ort stattfinden (z.b. im Besprechungszimmer; nicht unbedingt im Chefbüro). Es muss dafür gesorgt werden, dass das Gespräch ungestört stattfinden kann (Mobiltelefon ausschalten, Telefon umleiten, keine Störung durch Parteienverkehr oder Kollegen/innen). Wichtig ist es, dass eine angenehme und konstruktive Gesprächsatmosphäre besteht. Im Mitarbeiter/innengespräch begegnen und respektieren die Gesprächspartner /innen einander als Gleichberechtigte. Gegenseitige Offenheit ist Voraussetzung für das Gelingen des Mitarbeiter/innengesprächs. Im Mitarbeitergespräch dürfen Sie Kritik äußern; auch für Ihre/n Vorgesetzten ist ein Feedback wichtig! Inhaltlich besprechen Sie die Hauptaufgaben und Ziele Ihres Arbeitsplatzes, die Arbeitssituation und das Arbeitsumfeld, die Zusammenarbeit im Team, zwischen den Organisationseinheiten sowie zwischen Ihnen und Ihrem/Ihrer Vorgesetzten. Aufbauend darauf können Maßnahmen zur Verbesserung der Rahmenbedingungen vereinbart werden. Sie vereinbaren zum Schluss - aufbauend auf der vorangegangenen Diskussion - Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven. Die wichtigsten Punkte werden von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten in einem Protokoll festgehalten Inhalt des Mitarbeiter/innengesprächs Im Mitarbeiter/innengespräch werden Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten/Ihrer Vorgesetzten einen Rückblick auf das letzte Arbeitsjahr halten. Die im Punkt 1.4. beschriebenen Themenbereiche werden besprochen. 4. Zielformulierung/Fördermaßnahmen Sie haben gemeinsam mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten Rückblick aufs letzte Arbeitsjahr gehalten und die aktuelle Arbeitssituation besprochen. Der Blick richtet sich nun in die Zukunft und Sie vereinbaren Ziele für die nächste Zeit. Was wollen Sie erreichen? In welchen Bereichen wollen Sie sich verändern? Welche Maßnahmen müssen dafür gesetzt werden? 5

7 5. Festhalten der Vereinbarung in einem Protokoll Die Vereinbarungen in Bezug auf Ziele und Fördermaßnahmen werden in einem Protokoll festgehalten. Dieses gliedert sich in folgende Bereiche: 5.1. Ziele/Prioritäten der nächsten Arbeitsperiode Im ersten Abschnitt werden Vereinbarungen über Schwerpunkte und Ziele der nächsten Arbeitsperiode eingetragen Allgemein Verbesserungsvorschläge Im zweiten Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, allgemeine Verbesserungsvorschläge einzubringen. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch. Nicht immer weiß Ihr Vorgesetzter/Ihre Vorgesetzte im Detail über die Arbeitsabläufe Bescheid. Er/sie ist hier auf Ihr Wissen als Expert/in für Ihren Arbeitsbereich angewiesen Persönliche Entwicklungsmaßnahmen Der dritte Abschnitt bietet Platz, um persönliche Entwicklungsmaßnahmen für Sie festzuhalten; dies kann z. B. Fort- und Weiterbildung betreffen oder Mitarbeit bei Projekten, Übernahme von zusätzlicher Verantwortung, etc. Auch hier ist es wichtig, genau zu formulieren, welche Ziele mit welchen Maßnahmen erreicht werden sollen. Ich möchte meine EDV-Kenntnisse verbessern z. B. ist nicht sehr konkret. Wie sollen Sie das überprüfen? Was heißt verbessern und in welchen Bereichen? Die EDV ist weitläufig. Hier könnten Sie z. B. formulieren: Ich werde im nächsten Jahr die Fortbildungen MS-Word 2010 Fortgeschrittene und Workshop-Word: Serienbrieferstellung besuchen. 6. Abschluss Nach Festlegung der Fördermaßnahmen wird das Mitarbeiter/innengespräch beendet. Hier ist es wichtig, noch kurz über das Gespräch selbst zu reden: Was hat Ihnen am Gespräch besonders gut gefallen? Was hat Ihnen dabei weniger/nicht zugesagt? 7. Anhang 7.1. Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter/innen 7.2. Protokoll 6

8 7.1. Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter/innen Mögliche Fragen zum Themengebiet Hauptaufgaben und Ziele des Arbeitsplatzes Frage Anmerkungen (inkl. eventueller Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen) Welche Ziele und Aufgaben standen im Vordergrund? Wie haben Sie sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben erlebt? Welche Ziele wurden erreicht? Welche Ziele wurden nicht erreicht? Was hat dazu geführt? Wie könnte dies zukünftig anders gestaltet werden? Wie klar sind die Hauptaufgaben und Ziele Ihres Arbeitsplatzes umschrieben? 7

9 7.1.2 Mögliche Fragen zu Ausbildung und Qualifikation Frage Anmerkungen (inkl. eventueller Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen) Welche fachlichen Stärken haben Sie? In welchen Arbeitsbereichen erleben Sie sich als besonders kompetent? Wo sehen Sie noch Veränderungsbedarf? Fühlen Sie sich für die Erfüllung Ihrer Aufgaben und Ziele ausreichend ausgebildet? Welche Eignungen und Fähigkeiten haben Sie, die Sie im Rahmen der derzeitigen Tätigkeit nicht einbringen können? Wie könnten diese Fähigkeiten besser genutzt werden? Welche zusätzlichen Qualifikationen möchten Sie sich aneignen? 8

10 7.1.3 Mögliche Fragen zum Arbeitsumfeld und zu den Arbeitsbedingungen Frage Anmerkungen (inkl. eventueller Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen) Wie bewerten Sie die Informations- und Kommunikationskultur in der Organisation? Welche zusätzlichen Informationen benötigen Sie, um Ihre Arbeit rasch und effizient erledigen zu können? Welche Ausstattung mit Arbeitsmitteln und entsprechender Infrastruktur benötigen Sie? Ist die derzeitige Ausstattung des Arbeitsplatzes ausreichend? Was fehlt? Welche Arbeiten / Aufgaben könnten ohne maßgebliche Auswirkungen (auf die Servicequalität; die Bürger/innen oder Kolleg/innen) entfallen? Haben sich gewisse Aufgaben überholt? Wie sind die Arbeitsabläufe organisiert? In welchen Bereichen sehen Sie Verbesserungsbedarf? 9

11 7.1.4 Mögliche Fragen zur Zusammenarbeit (im Team, zwischen den Organisationseinheiten, mit dem/der Vorgesetzten) Frage Anmerkungen (inkl. eventueller Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen) Wie erleben Sie die Zusammenarbeit im Team? Welche Rolle nehmen Sie im Team ein? Wovon hängt es ab, ob Sie sich im unmittelbaren Arbeitsbereich wohl bzw. nicht wohl fühlen? Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit anderen Organisationsbereichen (Abteilungen, Behörden)? Wie erleben Sie Ihren Vorgesetzten/Ihre Vorgesetzte in seiner/ihrer Führungsarbeit? Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten? 10

12 7.2. Protokoll A.) Zielvereinbarungsprotokoll für Vorgesetzte/n und Mitarbeiter/in Vorgesetzte/r: Mitarbeiter/in: Dieses Protokoll dient zum Festhalten der gemeinsam getroffenen Vereinbarungen zwischen Vorgesetzter/Vorgesetztem und Mitarbeiter/in für die kommende Arbeitsperiode und bleibt bei der unmittelbaren Vorgesetzten/beim unmittelbaren Vorgesetzten bzw. wird dem/der Bereichsleiter/in zur Kenntnis gebracht. 1. Zielvereinbarungen für die nächste Arbeitsperiode von..... bis.. : 2. Unterstützung durch den Vorgesetzten erforderlich bei: 11

13 3. Maßnahmen zur Entwicklung in der derzeitigen Position: Ort, am Datum Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Mitarbeiter/in 12

14 B.) Allgemeine Verbesserungsvorschläge Ort, am Datum Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Mitarbeiter/in 13

15 C.) Protokoll über Weiterbildungsbedarf u. Entwicklungsmaßnahmen/- ziele Vorgesetzte/r: Mitarbeiter/in: Dieser Abschnitt des Protokolls verbleibt beim/bei der unmittelbar Vorgesetzten! Folgende Entwicklungs- und Weiterbildungsmaßnahmen werden für die nächste Arbeitsperiode vereinbart: Folgende Entwicklungs- und Weiterbildungsmaßnahmen werden mittelfristig (3-5 Jahre) vereinbart: 14

16 Folgende Entwicklungs- und Weiterbildungsmaßnahmen werden langfristig (5-10 Jahre) vereinbart: Gespräche über Entwicklungsziele bzw. Weiterbildungsmaßnahmen werden mit folgenden Stellen gewünscht: Kein Gespräch gewünscht Bereichsleiter/Bereichsleiterin Verwaltungsdirektorin Bezirkshauptmann Zutreffendes bitte ankreuzen! Ort, am Datum Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Mitarbeiter/in 15