Lese- und Schreibschutz für Ihre Dokumente

Transkript

1 Lese- und Schreibschutz für Ihre Dokumente Nachstehend finden Sie 5 Varianten wie Dokumente geschützt werden können. Variante 1: Leseschutz Sie möchten, dass Ihr Dokument nur von bestimmten Personen, die das Kennwort kennen, geöffnet werden kann. Alle anderen ohne Kenntnisse des Kennwortes, können es nicht öffnen. Gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im gewünschten Dokument das Menü -> Datei -> Speichern unter -> Computer -> Durchsuchen... Tools -> Allgemeine Optionen und erfassen Sie ein Kennwort. Bestätigen Sie mit OK. Speichern und schliessen Sie das Dokument. Öffnen Sie es wieder, dabei wird nun das Kennwort verlangt. Sie können dieses Dokument nur öffnen, wenn Sie das Kennwort wissen, ansonsten nicht. Eine kürzere Variante ist, wenn Sie es direkt im Menü Datei, mit dem Symbol Dokument schützen -> mit Kennwort verschlüsseln einstellen.

2 Variante 2: Schreibschutz: Sie möchten, dass Ihr Dokument von allen Personen geöffnet werden kann, aber nur im Schreibschutzmodus, das heisst, dass die Personen, die das Kennwort wissen, das Original Dokument öffnen und ändern können, die Personen, die das Kennwort nicht wissen, im Schreibgeschützen Modus stehen. Im Schreibgeschützten Modus kann das Dokument geöffnet und geändert werden, muss aber beim Speichern einen neuen Dateinamen erhalten. Gehen Sie wie bei Variante 1 im ersten Schritt vor: Wählen Sie im gewünschten Dokument das Menü -> Datei -> Speichern unter -> Computer -> Durchsuchen... Tools -> Allgemeine Optionen und erfassen Sie bei Dateifreigabeoptionen das Kennwort. Speichern und schliessen Sie das Dokument. Öffnen Sie es wieder, dabei wird nun das Kennwort verlangt. Sie können das Original öffnen, indem Sie das Kennwort eingeben, ansonsten können Sie mit der Schaltfläche Schreibgeschützt, im Schreibschutzmodus öffnen.

3 Variante 3: Schreibschutz empfohlen: Sie möchten, dass Ihr Dokument von allen Personen geöffnet werden kann. Die Personen sollen aber selber entscheiden ob Sie im Schreibgeschützten Modus arbeiten möchten oder im Originaldokument. Gehen Sie wie oben im Schritt 1 vor: Wählen Sie im gewünschten Dokument das Menü Datei, Speichern unter, Computer, Durchsuchen... Tools, Allgemeine Optionen und aktivieren das Kontrollkästchen bei Schreibschutz empfohlen. Speichern und schliessen Sie das Dokument. Öffnen Sie es wieder, dabei erhalten Sie diese Abfrage:

4 Variante 4: Als abgeschlossen kennzeichnen Sie möchten zeigen, dass ihr Dokument fertig ist und nichts mehr darin geändert werden muss. Es kann notfalls aber trotzdem darin gearbeitet werden. Wählen Sie im gewünschten Dokument, das Menü Datei und das Symbol Dokument schützen. Klicken Sie auf Als abgeschlossen kennzeichnen. Speichern und schliessen Sie das Dokument und öffnen Sie es wieder. Nun erhalten Sie oben nur noch die Menüs und alle Befehle dazu sind deaktiviert. Zusätzlich erhalten Sie die gelbe Anzeige, dass das Dokument eigentlich fertig ist. Falls trotzdem noch Änderungen anfallen, dann kann oben rechts auf die Schaltfläche 'Trotzdem bearbeiten" angeklickt werden. Das Dokument ist dann beim Speichern nicht wieder als abgeschlossen gespeichert, sondern müsste dann wieder eingeschaltet werden.

5 Variante 5: Bearbeitung einschränken Sie möchten in Ihrem Dokument nur gewünschten Personen bestimmte Rechte geben. Wie z. B. Textänderungsmöglichkeiten oder Formatierungen und möchten danach sehen, wer was und wo geändert hat. Sie haben 3 verschiedene Möglichkeiten: Wählen Sie dazu im Menü Überprüfen, das Symbol Bearbeitung einschränken. Im danach angezeigten rechten Bildschirmrand haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Formatierungseinschränkungen Darin können Sie die Häklein aktiv lassen, für die Formatierungen, die eingesetzt werden dürfen. Die anderen deaktivieren Sie. Bei Empfohlenes Minimum gibt Ihnen Microsoft bereits ein Auswahl von Möglichkeiten vor. Möglichkeit 2: Bearbeitungseinschränkungen Hier können Sie einstellen, ob das Überarbeiten erlaubt ist, ob Kommentare hinzugefügt werden dürfen, ob Ausfüllen von Formularen nur möglich ist, oder ob gar nichts darin geändert werden kann und das Dokument Schreibgeschütz geöffnet wird. Bei Jeder, können Sie bestimmte Texte markieren und gezielt Personen die das oben eingestellte erledigen dürfen.

6 Danach müssen Sie noch in Möglichkeit 3, die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden anklicken. Hier können Sie entscheiden ob Sie eine Kennwort geben möchten oder nicht, damit nicht jede Person, Ihre Einstellungen ändern kann.