Anlage Nr. 1 zur Dienstvereinbarung Einführung und Betrieb von Informationssystemen mit Chipkartennutzung

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1 Anlage Nr. 1 zur Dienstvereinbarung Einführung und Betrieb von Informationssystemen mit Chipkartennutzung 1. Bezeichnung der Anwendung: Dienstausweis 2. Kurzbeschreibung der Anwendung (einschl. der Aufgabe zu deren Erfüllung die Daten verarbeitet werden) Die Anwendung dient der Legitimation des Inhabers der Karte als Mitglied der Fachhochschule Jena sowie als Nutzer der Bibliothek. 3. Nutzerkreis der Anwendung alle Mitglieder der Fachhochschule Jena 4. Systemtechnische Beschreibung Die Chipkarte wird mit personenbezogenen Daten, visuell lesbar, bedruckt. Der komplette Personalisierungsdatensatz auf der Karte besteht aus den unter Ziffer 9 benannten Daten. Zur Aktivierung der Anwendung werden Daten aus dem Personaldatenverwaltungsprogramm (HIS-SVA) zuzüglich Passbild und Bibliotheksnutzernummer zur Personalisierungsanlage (PA) transferiert und die Karte damit personalisiert. Der Datentransfer aus HIS-SVA zur PA geschieht per Datenträger (Diskette oder USB-Stick). Die Datensätze werden vervollständigt durch Hinzufügen gescannter Passbilder bzw. durch digitales Fotografieren vor Ort sowie durch Vergabe einer Bibliotheksnutzernummer. Im Bereich der Personalisierungsanlage (PA) befindet sich eine Personalisierungsdatenbank welche die komplettierten Datensätze enthält 5. Hardware-Ausstattung für die Anwendung Die Personalisierungsanlage ist ein PC mit zwei speziellen Druckern, einem Thermotransferdrucker für das Aufdrucken von Passbild, Titel und Namen sowie einem TRW-Drucker (bedruckt den wiederbeschreibbaren Teil der thoska, die ThermoReWrite-Folie), der Struktureinheit und Gültigkeit aufdruckt. 6. Standorte der Server, Terminals und anderer technischer Geräte Siehe 11.b 7. Autorisierung bei der Nutzung visuell 8. Beschreibung der Nutzung des Datennetzes Das Datennetz wird für den Datentransfer zur Personalisierungsanlage nicht genutzt. Aus HIS-SVA werden Vorname, Name, akademischer Grad Dr., akademische Funktionsbezeichnung Prof., Gültigkeit der Karte (bei befristetem Arbeits-/Dienstverhältnis das Enddatum, bei unbefristetem Arbeits- /Dienstverhältnis jeweils max. 5 Jahre), intern vergebene Personalnummer und Struktureinheit per Datenträger in die Personalisierungsdatenbank übertragen. 9. Beschreibung der verwendeten personenbezogenen Daten auf Karte und Computersystemen Auf die thoska werden aufgedruckt: permanent: Passbild, Vorname, Name, akademischer Grad und Funktionsbezeichnung Dr. und Prof., auf der Rückseite, dem Bibliotheksausweis wird die Bibliotheksnutzernummer aufgedruckt, visuell und maschinenlesbar. temporär: Gültigkeit, Struktureinheit, Nutzerkennung für das CampusNet In den Chip werden gespeichert: Bibliotheksnutzernummer, interne Personalnummer, Personengruppenkennung (Ziffer für Essenpreisgruppe in der Mensa) und Gültigkeit der Karte. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit für den Nutzer, eine PIN (z. B. für gesicherte Zutrittssysteme) im Chip zu speichern. Anlage 1 Dienstausweis-FHJ _X.doc; Stand

2 10. Beschreibung der Schnittstellen - Zweck und Notwendigkeit des Datentransfers - Datenabgebende Stelle - Datenübernehmende Stelle - Art der Daten - Organisation der Datenübergabe s.o. 11. Maßnahmen zur Datensicherheit (Hardware, Software, Organisation, Backup) a) Mitarbeiter des Referates 1/Personal und Recht nehmen die Personalisierung für die Erstausstattung vor bzw. personalisieren gemeinsam mit anderen eingewiesenen und datenschutzrechtlich belehrten Mitarbeitern des Service-Zentrums Studentische Angelegenheiten (SZS). In Einzelfällen wird die Personalisierung ausschließlich durch die eingewiesenen Mitarbeiter von SZS durchgeführt. Nach der Personalisierung werden die komplettierten Datensätze in der Personalisierungsdatenbank im Bereich der PA gesichert und verbleiben dort. b) Die PA ist firewall-geschützt installiert, das Bedienungspersonal ist zum Datenschutz eingewiesen, die PA steht in einem für die Öffentlichkeit nicht zugänglichen und gesicherten Bereich. 12. Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten Die Personalisierungsdaten werden an der PA so lange gesichert vorgehalten, wie die jeweilige Person an der Fachhochschule Jena beschäftigt ist. Das ist nötig, um bei defekten oder verlorenen Chipkarten eine Ersatzkarte produzieren zu können. Darüber hinaus nach Maßgabe 16 Thüringer Datenschutzgesetz. 13. Abweichende Festlegungen zur Protokollierung des Zugriffs auf Daten und Dateien 14. Über die Dienstvereinbarung hinausgehende Rechtsgrundlagen für die Anwendung keine Jena, Personalrat Dienststelle Möhwald Prof. Dr. Beibst Dr. Peschke Vorsitzender Rektorin Kanzler Anlage 1 Dienstausweis-FHJ _X.doc; Stand

3 Anlage Nr. 2 zur Dienstvereinbarung Einführung und Betrieb von Informationssystemen mit Chipkartennutzung 1. Bezeichnung der Anwendung Bezahlung mittels Geldbörse der thoska in Mensen oder Cafeterien 2. Kurzbeschreibung der Anwendung (einschl. der Aufgabe zu deren Erfüllung die Daten verarbeitet werden) Abwertung der Geldbörse durch Bezahlung von Leistungen an einer Kasse in Mensa oder Cafeteria Aufwertung der Geldbörse der thoska mittels ec-karte oder Bargeld Rückbuchung Bei Rücklastschriften (Konto nicht gedeckt, Widerspruch der Bank) wird die Geldbörse des Verursachers gesperrt und die Kartenausgabestelle (Referat1/ Personal und Recht) über die Sperrung informiert (interne Kartennummer, Betrag, Gebühr der Bank, Kontonummer). In der Regel meldet sich der Verursacher dort, weil er keine Bezahlvorgänge auslösen kann, obwohl die Geldbörse noch geladen ist. Meldet sich der Verursacher nicht binnen einer Frist von 4 Wochen wird der Karteninhaber ermittelt und der Verursacher aufgefordert, den ausstehenden Betrag auf das Konto des Studentenwerks zu überweisen. Nach Eingang der Forderungen wird die Geldbörse entsperrt. Karte verloren Die Geldbörse wird gesperrt. Das Guthaben ist ebenfalls verloren, sofern die Chipkarte nicht gefunden und abgegeben wird. Karte defekt Die Geldbörse wird gesperrt. Bei nicht mechanischer Beschädigungen der thoska wird das Guthaben innerhalb eines Monats ausgezahlt Gültigkeitsende Geldbörse kann weiter genutzt werden. Eine Aufwertung ist nur am Baraufwerter möglich. In der Mittagsversorgung werden Gästepreise erhoben Preisermäßigung Für alle Mitarbeiter, Auszubildende, Zivildienstleistende der Fachhochschule Jena werden in der Mittagsversorgung nur gegen Vorlage eines Dienstausweises Mitarbeiterpreise gewährt, ansonsten gelten Gästepreise 3. Nutzerkreis der Anwendung Nutzer sind alle Mitglieder, Zivildienstleistende oder Auszubildende der Fachhochschule Jena soweit sie auf diesem Wege Leistungen in der Mensen oder Cafeterien in Anspruch nehmen, eine thoska besitzen und über deren Geldbörse bezahlen wollen. 4. Systemtechnische Beschreibung 5. Hardware-Ausstattung für die Anwendung Aufwerter 2 EC-Aufwerter und 1 Bargeldaufwerter im Bereich der Mensa 1 EC-Aufwerter vor der Cafeteria Kartenlesegeräte Datenbankserver an jeder PC-Kasse im Bereich des Studentenwerks 6. Standorte der Server, Terminals und anderer technischer Geräte siehe Autorisierung bei der Nutzung Lesen der Kartendaten: Personengruppenkennung (PKZ) (unterschiedliche Ziffer für Mitglieder, Zivildienstleistende, Auszubildende); Gültigkeit der Chipkarte; Firma (Fachhochschule Jena); interne Chipkartennummer; Saldo der Geldbörse Anlage 2 Mensabezahlung-FHJ _X.doc; Stand

4 8. Beschreibung der Nutzung des Datennetzes Datenaustausch über ein Intranet des Studentenwerkes von Aufwertern und PC-Kassen zum Server und zurück 9. Beschreibung der verwendeten Daten auf Karte und Computersystemen a) Innerhalb des Studentenwerkes gelesene Daten: interne Chipkartennummer, PKZ, Firma, Gültigkeit, Saldo der Geldbörse gespeicherte Daten: PKZ, interne Chipkartennummer, alter Saldo der Geldbörse, Transaktionswert, Uhrzeit und Datum, Kassennummer bzw. Aufwerternummer b) Studentenwerk zur Clearingbank Übermittlung der Daten der ec-aufwerter zur Clearingbank übermittelte Daten: Datum und Uhrzeit, Aufwertbetrag, Nummer des Aufwerters, Kontonummer und BLZ des ec-karteninhabers 10. Beschreibung der Schnittstellen zur Clearingbank - Zweck und Notwendigkeit des Datentransfers: Einreichung der Aufwertungen zur Gutschrift auf das Konto des Studentenwerkes - Datenabgebende Stelle: Studentenwerk - Datenübernehmende Stelle: Clearingbank - Art der Daten: siehe 9. - Organisation der Datenübergabe: Transport über ISDN-Leitung 11. Maßnahmen zur Datensicherheit (Hardware, Software, Organisation, Backup) Akzeptanzstellen (Kassenterminals) und Server befinden sich im Intranet des Studentenwerkes als abgegrenztes Virtual Private Network (VPN) innerhalb der Friedrich-Schiller-Universität in Jena. Innerhalb der ec-aufwerter werden die Aufwertungen mittels Bon aus Sicherheitsgründen nochmals dokumentiert. Die Aufzeichnungen dienen im Zweifelsfall gegenüber der Clearingbank als Nachweis. 12. Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten Für die gespeicherten Kassen- und Aufwerterdaten beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. 13. Abweichende Festlegungen zur Protokollierung des Zugriffs auf Daten und Dateien 14. Über die Dienstvereinbarung hinausgehende Rechtsgrundlagen für die Anwendung keine Jena, Personalrat Dienststelle Möhwald Prof. Dr. Beibst Dr. Peschke Vorsitzender Rektorin Kanzler Anlage 2 Mensabezahlung-FHJ _X.doc; Stand

5 Anlage Nr. 5 zur Dienstvereinbarung Einführung und Betrieb von Informationssystemen mit Chipkartennutzung 1. Bezeichnung der Anwendung Arbeitszeiterfassung 2. Kurzbeschreibung der Anwendung (einschl. der Aufgabe zu deren Erfüllung die Daten verarbeitet werden) Die Anwendung beinhaltet die Ermittlung der Arbeitszeit mit Hilfe von elektronischen Erfassungssystemen. 3. Nutzerkreis der Anwendung Nutzer sind alle Mitglieder, Zivildienstleistende oder Auszubildende der Fachhochschule Jena soweit sie der Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung unterliegen. 4. Systemtechnische Beschreibung Die Zeiterfassung wird auf die Verwendung der thoska umgestellt. Die Zutrittnummer ist danach nicht mehr in einem Infrarotstreifen, sondern im Mifare-Chip der thoska kodiert. Die Weiterverarbeitung der Daten erfolgt in gleicher Weise wie bisher mit dem Zeiterfassungsmanagement der Firma MBB Gelma im Referat 1/Personal und Recht. Es ändert sich daher nur das Medium, welches die Zutrittnummer speichert und die Kartenleseköpfe an den Zeiterfassungsterminals. 5. Standorte der Server, Terminals und anderer technischer Geräte Terminals 1x Haus 1, EG 1x Haus 2, Foyer 1x Haus 3, EG 2x Haus 5 Server Referat Personal und Recht: Haus 01 4.OG 6. Hardware-Ausstattung für die Anwendung Kartenlesegeräte, Steuereinheiten, Anwendungssoftware, Server 7. Autorisierung bei der Nutzung Lesen von Zeiterfassungs- und Kartenfolgenummer 8. Beschreibung der Nutzung des Datennetzes Daten werden innerhalb eines internen Subnetzes von den Chipkartenlesern an den Datenbankserver geschickt. 9. Beschreibung der verwendeten Daten auf Karte und Computersystemen Von Karte gelesene Daten: Zeiterfassungs- und Kartenfolgenummer Im Server gespeicherte personenbezogene Daten: unverändert im Zeiterfassungs-Management WinIPEV der Firma MBB Gelma Transaktionsdaten: Karten- und Kartenfolgenummer, Zutrittsort, Zutrittszeit, Modus ( Kommen, Kommen BA, Gehen, Gehen BA) Die aufgeführten personenbezogenen Daten werden aus anderen IT-Systemen (ggf. Meta Directory) bezogen. Anlage 5 Zeiterfassung-FHJ _X.doc; Stand

6 10. Beschreibung der Schnittstellen - Zweck und Notwendigkeit des Datentransfers: Übertragung der Daten von Leser zur Steuereinheit zwecks Protokollierung des Ereigniszeitpunkts. - Art der Daten: siehe 8. - Organisation der Datenübergabe: Transport über internes Datennetz der Fachhochschule 11. Maßnahmen zur Datensicherheit (Hardware, Software, Organisation, Backup) Der Datenbankserver ist in einem für die Öffentlichkeit nicht zugänglichen Bereich firewall-geschützt installiert. Die Administratoren und Anwender sind zum Datenschutz verpflichtet. Zugriff auf Datenbankserver ist nur von vorgesehenen Rechnern und durch zugelassene Personen möglich. Die Personen werden vor Inbetriebnahme der Anwendung durch den Kanzler benannt und dem PR bekannt gegeben ebenso wie spätere Änderungen diesbezüglich. Backup der Daten mit dem eigenem Backupgerät des Referates 1/Personal und Recht. 12. Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten 6 Monate ab Speicherung; nach Massgabe 16 Thüringer Datenschutzgesetz 13. Abweichende Festlegungen zur Protokollierung des Zugriffs auf Daten und Dateien 14. Über die Dienstvereinbarung hinausgehende Rechtsgrundlagen für die Anwendung Dienstvereinbarung über die Gleitende Arbeitszeit und die Betriebsruhe Jena, Personalrat Dienststelle Möhwald Prof. Dr. Beibst Dr. Peschke Vorsitzender Rektorin Kanzler Anlage 5 Zeiterfassung-FHJ _X.doc; Stand

7 Anlage Nr. 4 zur Dienstvereinbarung Einführung und Betrieb von Informationssystemen mit Chipkartennutzung 1. Bezeichnung der Anwendung Bezahlen mit Karte (bmk) 2. Kurzbeschreibung der Anwendung (einschl. der Aufgabe zu deren Erfüllung die Daten verarbeitet werden) Die Anwendung ermöglicht die Bezahlung von Kleinbeträgen im Rahmen der hausinternen Geschäftsprozesse (Beispiele: Leih- oder Mahngebühren in der Bibliothek, Kopier und Druckkosten in den Struktureinheiten, Skriptenverkauf). 3. Nutzerkreis der Anwendung Nutzer sind alle Mitglieder, Zivildienstleistende oder Auszubildende der Fachhochschule Jena 4. Systemtechnische Beschreibung Damit weitere Chipkarten, die in Thüringen zum Einsatz kommen, von dieser Entwicklung profitieren, wird eine offene Architektur angestrebt, die beliebige Karten und Terminals anderer Hersteller unterstützt (Kompatibilität zu FSU Jena). Die Generalität der Schnittstelle wird über den Austausch von Textdateien erreicht, deren Struktur und Inhalt in einem entsprechenden Dokument definiert wird. Um die bis auf weiteres fehlende Programmier-Schnittstelle von Applikationen (API) zu externen Zahlungsterminals zu umgehen, wird die Kommunikation über diese unidirektionale Textdatei durchgeführt. Da die Rückmeldung vom Kartenterminal zur ursprünglichen Applikation nicht möglich ist, muss eine Log-Datei mitgeführt werden, in der sämtliche Zahlungsvorgänge zur Rückverfolgung der Buchungsvorgänge unter Berücksichtigung des Datenschutzes protokolliert werden. Erfahrungsgemäß treten mit dem z.zt. installierten System in etwa 1..2 Fällen pro 100 Karten Probleme auf, die manuell erledigt werden. Diese Quote wird auch beim neuen System angenommen und akzeptiert. Zusammenfassung: Aus einer sogenannten Übergabedatei wird mit Hilfe der Software ein Geldbetrag gelesen und von der thoska abgebucht. War die Abbuchung erfolgreich wird die Datei mit einem Kennzeichen versehen. Zu Kontrollzwecken wird diese Datei zeitweise aufgehoben. 5. Hardware-Ausstattung für die Anwendung Kartenlesegerät, PC 6. Autorisierung bei der Nutzung keine Autorisierung 7. Beschreibung der Nutzung des Datennetzes Verbindung zwischen Client-Applikation und Server 8. Beschreibung der verwendeten Daten auf Karte und Computersystemen Folgende Transaktionsdaten werden bei bmk verwendet: Kartennummer Name des Karteninhabers Gültigkeitsdatum der Karte Börsenkontostand Ermäßigungsschlüssel. Anlage 4 bmk-fhj _x.doc; Stand

8 9. Beschreibung der Schnittstellen Zweck und Notwendigkeit des Datentransfers: Realisierung der Bezahlung von Kleinbeträgen Datenabgebende Stelle: Kartenleser Datenübernehmende Stelle: bmk-software Art der Daten: Transaktionsdaten, siehe Punkt 8. Organisation der Datenübergabe: durch Software 10. Maßnahmen zur Datensicherheit (Hardware, Software, Organisation, Backup) Die Benutzung der bmk-software ist nur zugelassenen und geschulten Personen möglich. Die Administratoren und Anwender sind zum Datenschutz verpflichtet. Die Dateien werden auf Rechnern gespeichert, die in einem geschützten Verwaltungsnetz stehen und nur von zugelassenen Personen genutzt werden können. Diese Personen werden vor Inbetriebnahme der Anwendung durch den Kanzler benannt und dem PR bekannt gegeben ebenso wie spätere Änderungen diesbezüglich. 11. Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten Die Protokolldaten (Kartennummer, Name, Kostenart, Geldbetrag), die zur Beseitigung von Fehlern benötigt werden, werden nach maximal 3 Monaten gelöscht. Gültigkeitsdatum, Börsenkontostand und der Ermäßigungsschlüssel werden nicht gespeichert. 12. Abweichende Festlegungen zur Protokollierung des Zugriffs auf Daten und Dateien 13. Über die Dienstvereinbarung hinausgehende Rechtsgrundlagen für die Anwendung Jena, Personalrat Dienststelle Möhwald Prof. Dr. Beibst Dr. Peschke Vorsitzender Rektorin Kanzler Anlage 4 bmk-fhj _x.doc; Stand

9 Anlage Nr. 3 zur Dienstvereinbarung Einführung und Betrieb von Informationssystemen mit Chipkartennutzung 1. Bezeichnung der Anwendung Zutritt zu Räumen, Gebäuden und Zufahrt zu Parkflächen 2. Kurzbeschreibung der Anwendung (einschl. der Aufgabe zu deren Erfüllung die Daten verarbeitet werden) Die Anwendung ermöglicht den Zugang zu Diensträumen-/flächen der FH Jena durch Öffnung von elektromagnetisch verriegelten Türen und Schranken. 3. Nutzerkreis der Anwendung Nutzer sind alle Mitglieder, Zivildienstleistende oder Auszubildende der Fachhochschule Jena 4. Systemtechnische Beschreibung In einem speziell für diesen Zweck entwickeltem System der Firma MBB Gelma werden alle erforderlichen Daten im Sinne dieser Anlage verwaltet. Die Firma MBB Gelma arbeitet als Partner der Firma InterCard und verfügt deshalb über die notwendigen Systeminformationen der thoska. In einer gemeinsamen Datenbank werden die Vorgänge und Berechtigungen der Fachhochschule Jena gespeichert. Das jeweilige Lesegerät wird durch die in der Datenbank gespeicherten Informationen bei Bedarf (Änderung/Neueintragung) programmiert. Wenn eine berechtigte Karte dem Lesegerät präsentiert wird, öffnet der Kontakt, so dass der Raum bzw. Fläche betreten bzw. befahren werden kann. 5. Hardware-Ausstattung für die Anwendung Kartenlesegeräte, elektromagnetische Öffner, Steuereinheiten, Anwendungssoftware, Server 6. Autorisierung bei der Nutzung Lesen von Zutritts- und Kartenfolgenummer 7. Beschreibung der Nutzung des Datennetzes Daten werden innerhalb eines internen Subnetzes von den Chipkartenlesern an den Datenbankserver geschickt. 8. Beschreibung der verwendeten Daten auf Karte und Computersystemen Von Karte gelesene Daten: Karten- und Kartenfolgenummer Im Server gespeicherte personenbezogene Daten: Karten- und Kartenfolgenummer, Name und Vorname Transaktionsdaten: Karten- und Kartenfolgenummer, Zutrittsort, Zutrittszeit Die personenbezogenen Daten werden aus anderen IT-Systemen (ggf. Meta Directory) bezogen 9. Beschreibung der Schnittstellen - Zweck und Notwendigkeit des Datentransfers: Übertragung der Daten von Leser zur Steuereinheit zwecks Überprüfung der Zutrittsberechtigung - Art der Daten: siehe 8. - Organisation der Datenübergabe: Transport über internes Datennetz der Fachhochschule Anlage 3 Türöffnung-FHJ _X.doc; Stand

10 10. Maßnahmen zur Datensicherheit (Hardware, Software, Organisation, Backup) - Der Datenbankserver ist in einem für die Öffentlichkeit nicht zugänglichen Bereich firewall-geschützt installiert. Die Administratoren und Anwender sind zum Datenschutz verpflichtet. Zugriff auf Datenbankserver ist nur von vorgesehenen Rechnern und zugelassenen Personen möglich. Diese Personen werden vor Inbetriebnahme der Anwendung durch den Kanzler benannt und dem PR bekannt gegeben ebenso wie spätere Änderungen diesbezüglich. - Backup der Daten mit dem zentralen Backupsystem 11. Aufbewahrungsfristen und Löschung von Daten Transaktionsdaten werden max. 90 Tage gespeichert. Diese Daten werden nur in Fällen missbräuchlicher Nutzung von Räumen oder Inventar nach den in der DV festgelegten Vorschriften ausgelesen. Die im Server gespeicherten Bestandsdaten einer Person werden mit Beendigung des Dienstverhältnisses gelöscht. Darüber hinaus nach Massgabe 16 Thüringer Datenschutzgesetz. 12. Abweichende Festlegungen zur Protokollierung des Zugriffs auf Daten und Dateien 13. Über die Dienstvereinbarung hinausgehende Rechtsgrundlagen für die Anwendung Jena, Personalrat Dienststelle Möhwald Prof. Dr. Beibst Dr. Peschke Vorsitzender Rektorin Kanzler Anlage 3 Türöffnung-FHJ _X.doc; Stand