Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder

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1 SEPA Single Euro Payments Area: Checkliste zur Umstellung Stand: August 2013

2 Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld Finanzbereich Rechnungsstellung(IBAN/BIC- Angabe/Zahlungsbedingungen/ Formulare, Mandate oder Verträge) Buchhaltung(Kontoabstimmung/ Erfassung IBAN/BICs/Aktualisierung der Datenbanken) Nachforschungen(Kundenanfragen) Treasury(Liquiditätsmanagement/ Bankbeziehungen) Andere betroffene Abteilungen Vertrieb/Einkauf(Information der Geschäftspartner/ggf. neue Verträge/Mandate/Formulare) Kundenservice (SEPA-spezifische Kundenanfragen) Personalabteilung (Umstellung Gehaltskonten) Rechtsabteilung(insbes. bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen) Externe Anbieter (z.b. Call Center) Informationstechnologie Folie 2

3 Überblick 1. Organisation 2. EDV-Systeme 3. Geschäftskorrespondenz 4. Vordrucke 5. Umstellung auf SEPA-Überweisung 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift Folie 3

4 1. Organisation BSEPA-Verantwortlichen benennen BUmstellung zu einem festen Termin oder Parallelbetrieb? BUmstellungszeitplan erstellen BBedarf und Nutzen einer zentralisierten Abwicklung von inländischen und grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen von Deutschland aus prüfen Folie 4

5 2. EDV-Systeme B Prüfung, in welche Systeme und Anwendungen (z.b. Banking- Software, Buchhaltungsprogramme) die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen BKonvertierung der vorhandenen Kontodaten in IBAN und BIC BBei Nichtkonvertierbaren Kontodaten IBAN und BIC bei Geschäftspartner und Kunden erfragen und hinterlegen Ein Tipp:Für die Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl Ihrer Kunden stellt Ihnen die Kreissparkasse Biberach den SEPA Account Converter unter zur Verfügung! Folie 5

6 2. EDV-Systeme BSEPA-Directory der teilnehmenden Banken (BIC) integrieren - Bezugsquelle: Suchbegriff sepa-clearer directory (notwendig bei Nutzung der SEPA-Firmen-Lastschrift) BVerwendungszweckangaben auf 140 Zeichen beschränken BReferenzsystem für Kundenzahlungen aufbauen (End-to-End-Identification) = Zuordnungsmöglichkeit! Folie 6

7 3. Geschäftskorrespondenz BRechnung (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck) BMahnung (IBAN, BIC) BSchriftverkehr mit Kontendatenbezug (IBAN, BIC) Folie 7

8 4. Vordrucke BAuf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke umstellen 5. Umstellung auf SEPA-Überweisung BPrüfung der Arbeitsabläufe und Kennzeichnung der Überweisungen (Purpose-Codes) (vgl. Textschlüssel ; Liste mit ISO-Codes für Rückmeldungen, z.b: Konto aufgelöst, IBAN fehlerhaft ) Folie 8

9 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift BSEPA-Lastschriften können nicht mehr beleghaft eingereicht werden BGläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in den Stammdaten hinterlegen BNeue Inkassovereinbarungen für die SEPA- Lastschriftverfahren mit dem Institut schließen BZuordnung und Umwandlung zu SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift Folie 9

10 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift B Mandatsverwaltung B SEPA-Basis-Lastschrift: Weiternutzung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen (Datum des SEPA- Mandates = Datum der Umstellungsinformation an den Kunden) Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen über Umstellung und Mitteilung der Gläubiger- Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz Zeitpunkt und Anlass festlegen Bei Nutzung eines Kombimandates: Mitteilung des Umstellungszeitpunktes Zeitpunkt und Anlass festlegen Folie 10

11 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift BMandatsverwaltung BSEPA-Firmen-Lastschrift: Einholung neuer Mandate (Hinweis: Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Institut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden.) BFestlegung der Logik für die Erteilung neuer Mandate (z.b. vertrags-oder kundenbezogen) und Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenznummer Folie 11

12 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift B Kundenvertrag B Nutzung der Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA- Lastschriftmandate B Regelung zur Umsetzung der Erstellung und des Versands der Vorabinformation an Zahlungspflichtige treffen. Soweit nicht anders vereinbart, ist der Kunde mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift zu informieren (kann z.b. in Form einer Rechnung / eines Zahlplans / eines Kaufvertrages erfolgen). Frist kann auch durch Vereinbarung soweit gekürzt werden, dass ein Zugang der Vorabinformation vor Belastung gewährleistet ist. Folie 12

13 Die SEPA-Lastschrift: Mustertexte für Mandate einmalige SEPA-Basis-Lastschrift M U S T E R G M B H, R O S E NWE G 2, I R G E N DWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, einmalig eine Zahlung von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, dievon der Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift wiederkehrende SEPA-Basis-Lastschrift M U S T E R G M B H, R O S E NWE G 2, I R G E N DWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz CB2 SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Folie 13

14 Die SEPA-Lastschrift: Mustertexte für Mandate einmalige SEPA-Firmen-Lastschrift M U S T E R G M B H, R O S E NWE G 2, I R G E N DWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, einmalig eine Zahlung von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, dievon der Muster GmbH auf mein Konto gezogene Lastschrift einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift wiederkehrende SEPA-Firmen-Lastschrift M U S T E R G M B H, R O S E NWE G 2, I R G E N DWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz CB2 SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Folie 14

15 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift BVerarbeitung von R-Transaktionen (Lastschriftrückgaben) Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End- Identification) Auswertung und Kategorisierung der Rückgabecodes (ISO Reason Codes bei Nutzung von XML-camt oder Textschlüsselergänzungen im MT940 / DTI) (= Konto aufgelöst, Widerspruch durch Zahlungspflichtigen ) Folie 15

16 6. Umstellung auf SEPA-Lastschrift BWeiterleitung und Vorlage der Daten unter Beachtung der neuen Vorlagefristen (siehe Inkassovereinbarung mit dem Institut) BSEPA-Firmenlastschrift: Teilnehmende Banken im SEPA- Directory der teilnehmenden Banken (siehe Folie 6) prüfen, da keine Verpflichtung für Banken besteht, die Firmen- Lastschrift anzubieten Folie 16

17 Nutzen Sie die neueste Electronic Banking Software SFirm 2.5 ist bereits SEPA-ready und enthält u. a. folgende Funktionen: SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Im-/Export-Schnittstellen für SEPA-Aufträge oder -Mandate SEPA-Mandatsverwaltung Internet-Banking (ksk-bc.de) Umwandlungshilfen (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) sind geplant Daueraufträge Die automatische Umstellung auf SEPA ist geplant Nähere Nähere Informationen erhalten Sie Sie bei Ihrem Berater oder oder Electronic Banking-Experten! Folie 17

18 Ihre weiteren Fragen zu SEPA beantworten wir gern: Ihre Ansprechpartner bei der Kreissparkasse Biberach Electronic Banking Team Kreissparkasse Biberach Zeppelinring Biberach Telefon 07351/ Fax 07351/ Folie 18

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