Digitale Verwaltung 2020 im DPMA Transparente und optimierte Prozesse mit ARIS

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1 Digitale Verwaltung 2020 im DPMA Transparente und optimierte Prozesse mit ARIS ARIS User Day Saarbrücken, 09. November 2016 Annette Kirchner Deutsches Patent- und Markenamt

2 Informationen zum DPMA Rechtsform Gründung Auftrag Bundesoberbehörde, dem Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz unmittelbar nachgeordnet 1877 als Kaiserliches Patentamt in Berlin Erteilung, Eintragung und Verwaltung gewerblicher Schutzrechte Information der Öffentlichkeit über gewerbliche Schutzrechte Aufsicht nach dem Verwertungsgesellschaftengesetz (VGG) 2

3 Standorte des DPMA Technisches Informationszentrum Berlin Jena Marken Designs Verwaltung Information der Öffentlichkeit Auskunftsstelle München Patente Gebrauchsmuster Marken Information Verwaltung 3

4 Alle Schutzrechte unter einem Dach DPMA Designs Marken Gebrauchsmuster Patente Das ist mein Text 4

5 Organigramm des DPMA Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Interne Kommunikation und Unterstützung der Amtsleitung Zentrales Controlling Innere Revision, Korruptionsprävention und behördlicher Datenschutz Präsidentin Vizepräsident Schiedsstelle Arbeitnehmererfindungen Schiedsstelle nach dem Verwertungsgesellschaftengesetz (VGG) Hauptabteilung 1 Hauptabteilung 2 Hauptabteilung 3 Hauptabteilung 4 Patente und Gebrauchsmuster Information Marken und Designs Verwaltung und Recht Technisches Informationszentrum Berlin Dienststelle Jena 5

6 Aufteilung nach Bundesländern und Schutzrechten Anzahl der Anmeldungen 2015 Patente Gebrauchsmuster Marken Designs Gesamt (In- und Ausland):

7 Das Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 Ziele der Bundesregierung sind effiziente elektronische Verwaltungsarbeit im Bund (z.b. Einführung der elektronischen Akte bis 2020) und - zusammen mit Ländern und Kommunen - einfache, schnelle, weil über die Ebenen hinweg elektronische staatliche Dienstleistungen. Informationen unter: 7

8 Herausforderungen durch das Regierungsprogramm effiziente elektronische Verwaltungsarbeit Prozessorientiertes Denken, Management von Prozessen Einführung und Messung von Prozesszielen Fortlaufende Überprüfung und Optimierung Unterstützung der Prozesse durch Informationstechnik BPM WFM einfache, schnelle, weil über die Ebenen hinweg elektronische staatliche Dienstleistungen Auf- und Ausbau geeigneter Schnittstellen Harmonisierung der Abläufe zwischen verschiedenen Behörden 8

9 BPM und Workflow im DPMA Im Jahr 2004 wurde mit der Umsetzung der elektronischen Aktenbearbeitung in zwei Schutzrechtsbereichen begonnen. Das Projekt wurde 2011 erfolgreich abgeschlossen. Als Basis wurde Business Process Management BPM eingeführt und der Workflow über BPEL-Prozesse unter Nutzung einer serviceorientierten Architektur realisiert. Als BPM-Tool wird ARIS verwendet und für den Workflow IBM Websphere. Das DPMA war eine der ersten Bundesbehörden, die die elektronische Aktenbearbeitung konsequent umgesetzt haben. 9

10 Fachlich Technisch orientiert Dienstleistu ngen für Kunden Elektronisch e Recherche Elektronisch e Geschäfts... DPMAregiste r DEPATISnet DEPATISkurie r DPMAdirekt DPMAdirekt Web GStL SGL a SB Generalist Sachgebiet a GSt GSt 140 SB GSt140 BSB Generalist BSB Aktenbereinig... Referat Formelle Patentverfahr... GStL140 RefL Sachgebiet b SB Generalist SGL b GSt GStL Detaillierungsgrad zunehmend Ebenen der Prozessmodellierung Ebene 1: Geschäftssicht Wertschöpfungsketten Prozesslandkarte Kernprozesse Ebene 2: Verfahrenssicht Wertschöpfungsketten Fachverfahren End-to-End-Prozesse Ebene 3: Fachprozesssicht EPK, Organigramme Fachprozesse Rollenmodelle Organisation Ebene 4: Detailsicht Funktionszuordnungsdiagramme Arbeitsvorgänge Ebene 5: Komponentensicht Systemdiagramme, Masken Komponenten Systeme 10

11 BPM Komponenten des BPM und Workflowmanagements WFM Prozess-Governance (PM-Steuerung) Standards, Vorgaben für PM Steuerung der Abstimmungsprozesse für PM IT-Architekturmanagement Standards, Vorgaben für die Architektur Erhebung der Schnittstellen zwischen den Systemen Workflowprozessdesign Ableitung technischer Prozesse Anreicherung um technische Aspekte Prozessanalyse, -design, -optimierung Prozessveröffentlichung SOA Komponenten Design Erhebung, Beschreibung und fortlaufende Optimierung der Prozesse Erstellung von Auswertungen Veröffentlichung der Prozesse im zentralen Portal Aufbereitung für verschiedene Zielgruppen Überführung fachlicher Dienste in technische Services Bereitstellung des Frameworks und der techn. Basisdienste 11

12 Mengengerüst der Workflowanwendung 900 (direkte) Prozessnutzer 20 Prozessverantwortliche 8 Prozessdesigner 3 IT-Architekten DPMApatente DPMAgebrauchsmuster Digitalisierungszentrum DPMAquerschnittsdienste 30 Wertschöpfungsketten 60 Prozesse Komponenten 450 Masken 12

13 Nutzen durch die Einführung Die Beschreibung von Prozessen und deren Verknüpfung mit Regeln und Richtlinien schafft Transparenz und unterstützt regelkonformes Arbeiten. Die Workflowunterstützung ermöglicht eine direkte Übersicht über die eigenen Tätigkeiten und erleichtert die tägliche Arbeit. Auf der Basis der definierten Prozesse wird eine schrittweise Prozessverbesserung und Optimierung des Gesamtablaufes erreicht. Es steht eine einheitliche und umfassende Informationsbasis für alle zur Verfügung. 13

14 Ausblick BPM Stufe 2 im DPMA Kundensicht Strategie Kennzahlen Organigramm Risiken Dokumente 14

15 Ziel der Erweiterung Abstimmung komplexer Abläufe aufeinander Möglichkeit der Auswertung und Wissensgenerierung inkl. grafischer Visualisierung Erleichterung der täglichen Arbeit durch Prozesswissen verknüpft mit den zu nutzenden Ressourcen Komplexe Informationen sind schnell und auf einen Blick verfügbar 15

16 Nächste Schritte Einführung einer übergeordneten Prozessorganisation -> BPM Governance Aufbau von Prozesswissen in allen Fachbereichen Ausbau der ARIS Infrastruktur Erweiterung der Modellkonventionen Ausbildung weiterer Prozessdesigner 16

17 Ansprechpartner Annette Kirchner Referatsleiterin Management für Prozesse und Service Orientierte Architektur (SOA) Deutsches Patent- und Markenamt Zweibrückenstraße 12, München Internet: 17

18 Anhang 18

19 Papierakten Elektronische Schutzrechtsakte Vorher - Nachher Perspektive Arbeitsliste 19