OP-Konto im ARBEITSPLATZ

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1 OP-Konto im ARBEITSPLATZ Bereich: ARBEITSPLATZ - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Kanzlei als Mandant hinterlegen 3.2. Debitorenabgleich aktivieren 3.3. Debitorennummer erfassen 3.4. FIBU OP-Konto exportieren 3.5. OP-Konto im ARBEITSPLATZ nutzen 4. Details 4.1. OP-Konto via BENUTZER sperren 4.2. Besonderheiten bei Unternehmen 5. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info für Anwender beschreibt die Vorgehensweise zur Nutzung des OP-Kontos im ARBEITSPLATZ. So haben Sie direkt die offenen Posten des ausgewählten Mandanten im Blick. 2. Voraussetzungen Um die Funktion nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Agenda FIBU ist installiert. 2. Zusatzmodul FIBU OPOS ist lizenziert. FIBU:»Tools Modulauskunft«

3 Seite 3 3. Vorgehensweise Die Anzeige des OP-Kontos ist abhängig von der»grundeinstellung Benutzeroberfläche / Arbeitsabläufe«im ARBEITSPLATZ (»Optionen Einstellungen System Register: System«). Auswahl Buchhalter Steuerberater Unternehmen Grundlage für das OP-Konto Kanzlei-Buchführung Kanzlei-Buchführung Ausgewählter Mandant Im Folgenden beschreiben wir die Vorgehensweise für Buchhalter/Steuerberater. Unter dem Punkt»Details«beschreiben wir die Besonderheiten bei Auswahl»Unternehmen« Kanzlei als Mandant hinterlegen Grundlage für das OP-Konto im ARBEITSPLATZ sind die Werte der Kanzlei-Buchführung. Hinterlegen Sie zunächst in den Kanzleidaten die Mandantennummer der Kanzlei-Buchführung. 1. Wählen Sie im ARBEITSPLATZ:»Bestand Kanzleidaten bearbeiten«. 2. Erfassen Sie im Register»Zusatzangaben«die entsprechende Mandantennummer.

4 Seite Debitorenabgleich aktivieren Pro Mandant im ARBEITSPLATZ ist in FIBU ein Debitorenkonto zu führen. Über den Debitorenabgleich wird dieses automatisch angelegt. 1. Wählen Sie im ARBEITSPLATZ:»Bestand Kanzleidaten bearbeiten«. 2. Aktivieren Sie im Register»Zusatzangaben«den Debitorenabgleich und wählen den Zeitraum des automatischen Abgleichs. Die Jahre werden ausgehend vom aktuellen Datum bestimmt. Stellen Sie sicher, dass das entsprechende Wirtschaftsjahr im Kanzleimandanten bereits angelegt ist. Ist der Debitorenabgleich aktiviert, können die Adressdaten der Debitoren nur mehr über den ARBEITSPLATZ geändert werden.

5 Seite Debitorennummer erfassen Die Debitorennummer in den Adressdaten des Mandanten bestimmt dessen Debitorennummer in der Kanzlei-Buchführung. 1. Markieren Sie den entsprechenden Mandanten im ARBEITSPLATZ (»Mandant Neuanlage & Bearbeiten«) und wählen Sie Schaltfläche <Bearbeiten>. 2. Erfassen Sie im Register»Mandat«in der Gruppierung»Allgemein«die gewünschte Debitorennummer und bestimmen Sie, welche Adressdaten im Debitoren verwendet werden sollen. Liegt die Mandantennummer im Bereich bis 69999, wird die Debitorennummer automatisch entsprechend vorbelegt.

6 Seite FIBU OP-Konto exportieren Die Werte des OP-Kontos im ARBEITSPLATZ basieren auf den Buchungen der FIBU. Diese können Sie entweder automatisch nach dem Verlassen der Buchungserfassung oder manuell exportieren. Automatischer Export 1. Öffnen Sie den Kanzleimandanten in FIBU. 2. Wählen Sie»Stammdaten Mandanten-Programmdaten«. 3. Aktivieren Sie im Register»Allgemein«die Option: Beim Verlassen der Buchungserfassung erscheint fortan eine Meldung, die zum Export der OP-Daten für den ARBEITSPLATZ auffordert. Manueller Export 1. Öffnen Sie den Kanzleimandanten in FIBU. 2. Wählen Sie»Transfer Daten auslesen Auslesen OP-Konten für ARBEITSPLATZ«. 3. Bestimmen Sie Art und Umfang des Exports. Wenn Sie den manuellen Export verwenden, muss dieser regelmäßig durchgeführt werden, damit im ARBEITSPLATZ immer der aktuelle Stand des OP-Kontos zur Verfügung steht. Wir empfehlen daher, den automatischen Export zu aktivieren.

7 Seite OP-Konto im ARBEITSPLATZ nutzen Das OP-Konto öffnen Sie im ARBEITSPLATZ über»mandant OP-Konto«. Es wird daraufhin das OP-Konto des im ARBEITSPLATZ ausgewählten Mandanten angezeigt. Sie können zudem bestimmen, welcher Zeitraum und ob nur offene Rechnungen dargestellt werden.

8 Seite Details OP-Konto via BENUTZER sperren Das OP-Konto im ARBEITSPLATZ ist standardmäßig für alle Bearbeiter zugänglich. Soll die Funktion für einzelne Bearbeiter nicht zur Verfügung stehen, kann sie über die Agenda Benutzerverwaltung gesperrt werden. 1. Starten Sie Agenda BENUTZER. 2. Öffnen Sie die Benutzergruppe, die dem jeweiligen Bearbeiter zugeordnet ist (»Bestand Benutzergruppen«) mittels Doppelklick. 3. Wählen Sie die Anwendung ARBEITSPLATZ und»zugriffsrechte ändern«. 4. Sperren Sie die Funktion»ARBEITSPLATZ - Mandanten OP-Konto«. Ist über die Benutzerverwaltung ein Mandant für einen Bearbeiter komplett gesperrt, kann dieser im OP-Konto nicht geöffnet werden.

9 Seite Besonderheiten bei Unternehmen Haben Sie, wie unter»vorgehensweise«3 beschrieben, als Grundeinstellung»Unternehmen«gewählt, zeigt das OP-Konto die einzelnen Debitoren/Kreditoren des ausgewählten Mandanten. Die Schritte»Kanzlei als Mandant hinterlegen«3 bis»debitorennummer erfassen«5 entfallen bei der Einstellung»Unternehmen«. Der Export der OP-Konten erfolgt wie im Schritt»FIBU OP-Konto exportieren«6 beschrieben. 5. Verwandte Themen Nr Schnelleinstieg ARBEITSPLATZ Nr Bearbeitungsstände im ARBEITSPLATZ Nr Dokumente im ARBEITSPLATZ