Presseinformation. Schneller und günstiger Unternehmensmedien produzieren Neuer Übersetzungsprozess spart Unternehmen die Hälfte

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Maja Kirchner
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1 Schneller und günstiger Unternehmensmedien produzieren Neuer Übersetzungsprozess spart Unternehmen die Hälfte Wie ICM Information Chain Management funktioniert und welchen konkreten Nutzen eine Geschäftsprozessoptimierung durch die GMVK Consulting Group (GMVK) bringt, zeigt dieses Fallbeispiel aus dem Bereich Produkt- und Dienstleistungskommunikation. Ein führendes Unternehmen aus der Medizintechnik stellt eine umfangreiche Produktpalette her Prothesen, Orthesen, Rollstühle etc. Das Sortiment wird in erster Linie über den Fachhandel vertrieben. Technisch absolut einwandfreie, verständliche Informationen und Bedienungsanleitungen für jedes Produkt sind im sensiblen medizinischen Bereich besonders wichtig und unterliegen strengsten gesetzlichen Anforderungen. Die Produkte werden weltweit vertrieben; die Produktinformationen müssen in über 20 Sprachen übersetzt werden entsprechend komplex ist allein der Übersetzungsprozess. Das Unternehmen erkannte, dass die Medienproduktion insgesamt zu langwierig und kostenintensiv war und wandte sich an die GMVK. Die Aufgabe: Die Informationsflüsse und Übersetzungsprozesse sowohl innerhalb der Firma als auch zu externen Dienstleistern sollten begradigt, beschleunigt und transparenter gestaltet werden. Für die Berater hieß das: Durch ICM Information Chain Management ein strategisches Informations- und Wissensmanagement zu installieren. Mit dieser Methode systematisiert die GMVK den Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen. Schritt 1: Genaue Analyse der einzelnen Prozessschritte Zunächst analysierten die GMVK-Berater vor Ort jeden Prozessabschnitt. Jeder einzelne Vorgang wurde dabei akribisch dokumentiert und mittels Prozess-Diagrammen visualisiert. Die Analyse des bisherigen Informationsflusses ergab, dass die zahlreichen am Prozess beteiligten Parteien Abteilungen wie Entwicklung, Vertrieb, Marketing und PR sowie externe Agenturen und Übersetzer über mehrere unterschiedliche Datenbanken und Software-Lösungen miteinander arbeiteten. Die Konsequenz: Es kostete die Mitarbeiter extrem viel Zeit, die verstreut und redundant gehaltenen Daten zu aktualisieren, zu sammeln und im 1

2 erforderlichen Dateiformat an den nächsten Prozessbeteiligten weiterzugeben. Manche Dokumente wurden dabei mehr als zehn Mal konvertiert und rekonvertiert. Die gesamte Analysephase dauerte acht Wochen und führte zu folgenden Erkenntnissen: Es fehlte ein zentraler Informationspool, auf den alle Beteiligten zugreifen können. Es gab keine einheitliche Terminologie; für manche Produkte gab es mehrere Begriffe. Der hohe administrative Aufwand bei der Übersetzung war zeit- und kostenintensiv. Der Korrektur- und Genehmigungsprozess unterlag den gleichen Schwierigkeiten und verursachte dadurch wiederum Verzögerungen und Kosten. Durch die Begriffsvielfalt war das Korrekturlesen sehr zeitintensiv. Wenn wir unsere Analyseergebnisse präsentieren, erleben wir immer wieder erstauntes Kopfschütteln, so Ulrich Rehrmann, Geschäftsführer der GMVK. Er leitete das Projekt und war während der Analysephase etwa zwei Tage die Woche vor Ort. Unsere visualisierten Prozesse machen einfach gnadenlos deutlich, wie umständlich und ineffektiv manche Prozesse sind. Da wundern sich unsere Auftraggeber oft, wie sie so lange auf diese Weise arbeiten konnten. Schritt 2: Kosten transparent machen und Einsparpotenziale aufzeigen Rund Euro pro Jahr hatte das Unternehmen bis dahin für externe DTP-Büros ausgegeben. Ein Großteil dieser Summe wurde dadurch verursacht, dass die Ressourcen der internen Werbeabteilung durch den hohen administrativen Aufwand in der Informationsbeschaffung, unnötige Korrekturschleifen und den aufwändigen Übersetzungsprozess verschlungen wurden und viele Aufgaben daher ausgelagert werden mussten. Zusätzlich entstand durch die unstrukturierten Abläufe im Unternehmen auch bei den Agenturen erhöhter Aufwand. Hinzu kamen weitere Euro an externen Übersetzungskosten. Summa summarum verursachten externe Dienstleister 1,1 Millionen Euro Kosten im Unternehmen. 2

3 Im Rahmen der Prozessanalyse errechneten die GMVK-Berater die Kosten für jeden einzelnen Prozessschritt und machten deutlich, an welchen Stellen die Ressourcen-Räuber saßen. Bei der Prozesskostenrechnung einer genauen Zeit-Wert-Kalkulation wurde zwischen Tätigkeiten unterschieden, die entsprechendes Know-how erfordern und Tätigkeiten, die eher unterstützend administrativen Charakter haben. Auf diese Weise ergaben sich wichtige Erkenntnisse für den späteren Einsatz der personellen Ressourcen. Anschließend erarbeitete GMVK die optimalen SOLL-Prozesse und evaluierte den Markt nach Software-Tools, die den geplanten systematischen Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen unterstützen konnten. Es wurden Angebote von Lieferanten so genannter Enterprise-Content-Management-Systeme, also Redaktionssysteme, und Computer-Aided-Translation-Systeme eingeholt und miteinander verglichen. Ein Abgleich der IST- und der künftigen SOLL-Prozesse ergab folgendes Einsparpotenzial: Die internen Prozesskosten könnten im redaktionellen Bereich um 55 Prozent und im Übersetzungsbereich um 66 Prozent gesenkt werden. Das Einsparpotenzial bei den externen Übersetzungskosten lag bei 50 Prozent. Die externen DTP-Kosten könnten ebenfalls halbiert werden. Insgesamt könnten Einsparungen von knapp 3 Millionen Euro pro Jahr erzielt werden. Die Wettbewerbsvorteile, die sich für den Kunden aus den neuen strategischen Ansätzen für die Produktkommunikation ergeben würden, blieben dabei unberücksichtigt. Schritt 3: Konkrete Optimierungsmaßnahmen entwickeln Die SOLL-Szenarien zeigten deutlich die Verbesserungen bei Prozessschritten und Kosten. Unseren Auftraggebern wurde schnell klar, dass sich die neuen Geschäftsprozesse innerhalb kürzester Zeit rechnen würden, erzählt Rehrmann. Denn gemessen an den Beratungskosten sowie den Kosten für die Implementierung der neuen Software in Höhe von 1,2 3

4 Millionen Euro ergab sich für den Auftraggeber ein Return-on-Invest von weniger als einem halben Jahr. Die konkreten Information Chain Management-Maßnahmen waren: Die Optimierung der internen Prozesse bei Informationsentstehung, Datenhaltung, Terminologie, Übersetzung, Korrektur- und Genehmigungsdurchlauf. Die administrative und operative Teilautomatisierung der Prozesse. Die Auswahl und Implementierung von Prozess unterstützenden Softwaretools wie einem Redaktionssystem ein so genanntes Enterprise-Content-Management-System (ECMS) und einer Übersetzungssoftware (Computer-Aided-Translation, CAT). Der Aufbau von Ressourcen im Bereich Redaktion und Kommunikation. Dafür wurden Stellen für zwei technische sowie einen werblichen Redakteur eingerichtet und eine Schnittstelle für internationales Kommunikationsmanagement geschaffen. Die GMVK-Berater moderierten Workshops mit den Mitarbeitern des Auftraggebers, um die Einführung der neuen Prozesse zu begleiten. Anschließend begleitete das GMVK-Team das Unternehmen sechs Monate lang bei der Einführung der neuen Prozesse und Softwarelösungen. Ein Schwerpunkt lag dabei auf der Schulung der Mitarbeiter. Sie wurden Schritt für Schritt an die neuen Systeme herangeführt. Ulrich Rehrmann: Das beste System nützt nichts, wenn die Anwendung den Mitarbeitern Probleme bereitet und die Prozesse dadurch wieder unnötig aufgebläht werden. Über GMVK Consulting Group GmbH Die GMVK Consulting Group GmbH (GMVK) mit Sitz in Düsseldorf wurde 2004 gegründet. Das Beratungsunternehmen optimiert Geschäftsprozesse in Unternehmen mit Hilfe der eigens entwickelten Methode ICM Information Chain Management. Dabei werden interne und externe Informationsströme optimal organisiert und der Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen systematisiert. Ziel ist es, Kosten und Aufwand deutlich und nachhaltig zu reduzieren. Tätigkeitsschwerpunkte der GMVK sind die Unternehmensbereiche Produkt- und Dienstleistungskommunikation, Einkauf und Beschaffung sowie 4

5 Marketing und Vertrieb. Im Bereich Einkauf und Beschaffung verfügt die GMVK über ein internationales Lieferantennetzwerk mit über verhandelten Verträgen bei mehr als 200 Kunden unterschiedlichster Branchen und Größen. GMVK berät schwerpunktmäßig größere mittelständische Unternehmen aus Handel, Industrie und Dienstleitung, die aufgrund umfangreicher Produktpaletten und komplexer internationaler Unternehmensstrukturen einen hohen Kommunikationsbedarf haben oder die ihr Wachstumspotenzial in internationalen Märkten nutzen wollen. Je nach Ausgangssituation erzielt die GMVK für ihre Auftraggeber Kosteneinsparungen zwischen zehn und 50 Prozent. Pressekontakt: GMVK Consulting Group GmbH, Königsallee 48, Düsseldorf, Telefon 0211/ , 5

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