Workflowbasiertes Veranstaltungsmanagement im Portal

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1 Benutzerfreundlicher Seminarbuchungs- und -feedbackservice für jeden Mitarbeiter Workflowbasiertes Veranstaltungsmanagement im Portal Die Viega GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Attendorn, Westfalen ist mit international über Mitarbeitern einer der führenden Systemanbieter von Produkten für die Installationstechnik. In der Presstechnik für Rohrleitungssysteme ist Viega weltweit die Nummer 1. Nicht von ungefähr steht die Marke Viega weltweit für Spitzenprodukte und höchste Systemkompetenz. Viega achtet seine Mitarbeiter als Herzstück des Unternehmens. Ihr Ideenreichtum, ihr persönlicher Einsatz und ihr Können sind die Grundpfeiler des Unternehmenserfolges - dessen ist man sich bewusst und investiert daher gezielt in hochkarätige Aus- und Weiterbildung. Denn: Das Ausbildungsniveau und das besondere Engagement der Mitarbeiter sind ausschlaggebend für wegweisende Qualitätsstandards. Ausgangssituation Aus diesem Grunde sollte im Rahmen der Neugestaltung und Optimierung der Personalprozesse der Personalentwicklungsprozess durch IT noch besser unterstützt werden. Die Basis: Ein bereits vorhandenes Intranet, in dem das gesamte interne Weiterbildungsangebot für alle Mitarbeiter angezeigt wurde. Die Datenpflege des Angebots erfolgte parallel im Web Content Management System und im SAP HR. Die Seminaranmeldung, Genehmigung und die nachfolgenden Prozesse wie Seminarfeedback des Mitarbeiters und die Sicherstellung des Wissenstransfers in der Praxis (Prozess Transfersicherung ) liefen weitgehend noch manuell und papierbasiert ab. hheger 1 / 5

2 Zur Verwaltung und Buchung der Seminare und Speicherung der Feedbacks wurde das SAP R/3 4.7 HR Modul Veranstaltungsmanagement verwendet. Nachteile Der Aufwand für die manuelle Pflege der vielen Seminaranmeldungen pro Jahr war zum Startzeitpunkt sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und undurchsichtig. Der Mitarbeiter selbst hatte keine Möglichkeit den Status der Anmeldung und die weiteren Prozessschritte nachzuverfolgen. Fachliche Anforderungen 1. Seminarkatalog Der Katalog soll die im SAP HR hinterlegte Veranstaltungshierarchie direkt online abbilden. Über ein Feld kann gesteuert werden, ob die Veranstaltung im Portal angezeigt wird oder nicht. D.h. es ist sehr einfach möglich, eine Veranstaltung aus dem Katalog herauszunehmen. Die Inhalte der Veranstaltungen werden in Form von PDF-Dokumenten gepflegt. Die Ablage erfolgt in einem externen Dokumentenmanagementsystem. Dieses muss angebunden werden. Bei der Veranstaltungsanzeige sollen freie Plätze online angezeigt werden. Sind alle Plätze belegt, soll keine Anmeldung mehr möglich sein. Je Veranstaltung gibt es mehrere Termine. Dies muss bei Anzeige und Buchungsmöglichkeit berücksichtigt werden. 2. Anmeldung Die Abbildung des existierenden Anmeldeformulars über eine Online- Formulartechnologie. Nach Absenden der Anmeldung soll der Workflow starten und die Führungskraft benachrichtigen, dass ein Seminar zur Genehmigung ansteht. hheger 2 / 5

3 3. Genehmigung Zugriff auf das SAP HR Organisationsmanagement zur Ermittlung der Führungskraft. Je nachdem, ob sich ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft der ersten oder zweiten Führungsebene anmeldet, soll der Workflow unterschiedlich ablaufen. Die Genehmigung soll ebenfalls online erfolgen. Der Einsatz von Papier soll wegfallen. 4. Buchung Vor der Buchung soll ein Check und eine Ergänzung von Daten durch die Personalabteilung möglich sein. Anschließend soll die Buchung automatisch in SAP HR erfolgen, ohne die SAPGUI-Transaktion verwenden zu müssen. 5. Feedback Abbildung des existierenden Feedbackformulars über eine Online-Formulartechnologie. Nach Absenden des Feedbacks soll dies automatisch zur Verbuchung in SAP HR führen. Die manuelle Eingabe der Daten durch die Personalabteilung soll wegfallen. 6. Transfersicherung Abbildung des existierenden Transfersicherungsfragebogens über eine Online-Formulartechnologie. Nach Absenden des Formulars soll dies automatisch zur Verbuchung in SAP HR führen. Die manuelle Eingabe der Daten durch die Personalabteilung soll wegfallen. Die Lösung Mit der Beauftragung des langjährigen IT-Dienstleistungspartners HLP entschloss man sich, den gesamten Prozess über das SAP NetWeaver Portal als zentrales Mitarbeiterportal abzubilden und alle oben genannten Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Dabei sollte der Prozess durch einen elektronischen Workflow (SAP Business Workflow) hheger 3 / 5

4 unterstützt werden. Durch Portal Layout Tuning wurde der Seminarkatalog nach dem Look and Feel der Viega optisch ansprechend und dabei hochperformant (schneller Zugriff) im Portal abgebildet. Die Daten werden stets direkt online aus dem SAP HR Veranstaltungsmanagement verwendet. Somit werden Teilnehmer- und Seminardaten verlässlich und ohne doppelte Datenhaltung angezeigt. Dank einer speziellen Verbindung zwischen Portal und dem SAP R/3 HR Veranstaltungsmanagement müssen Doppeleingaben nicht mehr stattfinden. Der gesamte Genehmigungsprozess (in verschiedenen Organisationseinheiten unterschiedlich) wird im Portal über die SAP Universal Worklist gesteuert. Um den Umstieg vom heutigen papierbasierten Anmelde- und Feedbackprozess möglichst einfach zu gestalten, wurden die bisherigen papierbasierten Formulare mit Hilfe der neuen Adobe Online Forms Technologie im Portal umgesetzt. Ablauf für den Mitarbeiter Nach dem einmaligen Anmelden im Mitarbeiterportal (Single sign on) kann der Mitarbeiter direkt auf den Seminarkatalog zugreifen und sich das für ihn relevante Seminar heraussuchen. Anschließend füllt er online das entsprechende Anmeldeformular seines Seminars aus. Der Genehmigungsprozess wird vollautomatisch gestartet und geht für den Mitarbeiter jederzeit ersichtlich seinen Weg durch die Instanzen. So erfolgt zunächst die Genehmigung des Seminars durch die Führungskraft. Dann prüft und ergänzt die Personalabteilung die Daten online. Schließlich erfolgt bei Zustimmung eine automatische Teilnehmeranmeldung im SAP HR Veranstaltungsmanagement. Der Mitarbeiter ist somit schnell und ohne unnötige Verzögerungen zu der gewünschten Weiterbildungsmaßnahme angemeldet. hheger 4 / 5

5 Nach Seminarende füllt der Mitarbeiter das Feedback online über ein Feedbackformular aus. Dies wird ebenfalls wie Buchung im SAP HR Veranstaltungsmanagement automatisch gespeichert. Sechs Wochen nach Seminarende erhält der Mitarbeiter eine Nachricht, um den Erfolg des Seminars in der täglichen Arbeit zu bewerten ( Was hat es mir gebracht, bei Viega auch als Transfersicherung bezeichnet). Dies erfolgt ebenfalls online mit einer anschl. automatischen Speicherung der Daten im SAP Modul HR. Die Vorteile im Überblick Höhere Transparenz für alle Prozessbeteiligten Bessere Datenqualität durch Vermeidung von Doppeleingaben Komplett papierloser Prozess (-> Verwaltungsaufwand wird minimiert) Höhere Mitarbeitermotivation Etablierung der Personalentwicklung als Führungsinstrument Produktivitätsgewinn in der Personalabteilung Schnellere Prozessdurchlaufzeiten Ermittlung von Prozesskennzahlen Aufbau eines Musterprozesses -> Analog können weitere Prozesse umgesetzt werden, die die gleiche Technologie verwenden hheger 5 / 5