Geschäftsanweisung Nr. 02/2015 zur Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen und Dienstgängen

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1 II AP R I L JC S C H W E R I N I N T E R N Geschäftsanweisung Nr. 02/2015 zur Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen und Dienstgängen

2 Impressum Jobcenter Schwerin Geschäftsführung Regine Rothe Tel.: 0385 /

3 Inhaltsverzeichnis 1 Gesetzliche Grundlagen Geltungsbereich Personeller Geltungsbereich Sachlicher Geltungsbereich Grundsätze bei Dienstreisen und Dienstgängen Genehmigungen von Dienstgängen und Dienstreisen Genehmigung von Dienstgängen Genehmigung von Dienstreisen Hotelbuchungen Arbeitszeit bei Dienstgängen und Dienstreisen Nutzung eines Miet PKW Reisen per Bahn Benutzung privater Kraftfahrzeuge Ersatz von Sachschäden am Kraftfahrzeug Reisekostenvergütung/ Abrechnung von Dienstreisen Grundsatz Zahlbarmachung Kommunale Beschäftigte BA - Beschäftigte Inkrafttreten GA Dienstreisen/Dienstgänge Jobcenter Schwerin 3

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5 1 Gesetzliche Grundlagen Die gesetzlichen Grundlagen für die Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen basieren auf dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) in der Fassung vom sowie den dazu ergangenen Allgemeinen Verwaltungsvorschriften des BMI zum BRKG und dem Landesreisekostengesetz des Landes Mecklenburg-Vorpommern mit Stand vom Geltungsbereich 2.1 Personeller Geltungsbereich Die Geschäftsanweisung zur Durchführung von Dienstreisen und Dienstgängen gilt für alle Beschäftigten des Jobcenters Schwerin. 2.2 Sachlicher Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für Dienstreisen und Dienstgänge Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienstort (Ort, an dem sich die Dienststätte des Beschäftigten befindet) zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (die Stelle, bei der der Mitarbeiter regelmäßig seinen Dienst zu versehen hat). Eine Dienstreise ist eine Reise zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte an einem anderen Geschäftsort, soweit es sich nicht um einen Dienstgang handelt. 3 Grundsätze bei Dienstreisen und Dienstgängen Dienstgänge und Dienstreisen dürfen nur ausgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind und der Zweck auf andere Weise nicht wirtschaftlicher (z.b. telefonisch, schriftlich, Videokonferenz) erreicht werden kann. Bei der Durchführung einer Dienstreise ist das Verkehrsmittel nach wirtschaftlichen Prinzipien auszuwählen. Fahrscheine für den Nahverkehr (bspw. Bus, Straßenbahn) sind im BGeFü erhältlich. Ein Kfz darf nur fahren, wer im Besitz eines gültigen Führerscheines ist. Mitarbeiter, die Medikamente einnehmen, welche die Fahrtauglichkeit beeinträchtigen, dürfen während dieser Zeit keine Kfz führen. Das Führen eines Kfz unter Alkohol bzw. Drogen ist untersagt. Jobcenter Schwerin 5

6 4 Genehmigungen von Dienstgängen und Dienstreisen 4.1 Genehmigung von Dienstgängen Die Genehmigung zum Dienstgang wird vom unmittelbaren Vorgesetzten erteilt. Wird der Dienstgang mit einem Verkehrsmittel durchgeführt, so gelten die Regelungen zur Dienstreise. 4.2 Genehmigung von Dienstreisen Für die Erteilung der Dienstreisegenehmigungen gilt: Dienstreisen müssen durch den unmittelbaren Vorgesetzten angeordnet oder genehmigt worden sein. Die Zahl der Teilnehmer/-innen und die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken. Die Reise beginnt und endet am Dienstort, es sei denn, dass eine hiervon abweichende Regelung wirtschaftlicher ist. Auslandsdienstreisen genehmigt die Geschäftsführerin des Jobcenters Schwerin. Dienstreiseaufträge Alle Dienstreisen sind aus versicherungsrechtlichen und abrechnungstechnischen Gründen - unabhängig von dem vorgesehenen Beförderungsmittel - rechtzeitig bzw. umgehend nach Kenntnisnahme - in den Außendienstplan (Anlage 1) eintragen zu lassen. Die Mitarbeiter/-innen informieren per Mail das BGeFü, Organisationspostfach: _BA-JC-Schwerin-BGeFü, mit den Angaben: Datum, Beginn und Ende, Geschäftsort/ Anlass, Beförderungsmittel, Reiseverlauf erhebliches dienstliches Interesse bzw. triftige dienstliche Gründe liegen vor (ja/nein) Genehmigung der DR durch TL bzw. BL erfolgt. Diese Mail ist per Cc an den/die Vorgesetzte/-n zu senden. Damit wird gleichzeitig die Genehmigung über das zu benutzende Verkehrsmittel und bei der Nutzung von privaten Kraftfahrzeugen über triftige dienstliche oder persönliche Gründe bei Mitarbeitern der Landeshauptstadt Schwerin bzw. erheblichen dienstlichen Interesse bei Mitarbeitern der Bundesagentur für Arbeit dokumentiert. Die Beschäftigten der Landeshauptstadt Schwerin ha- 6 Jobcenter Schwerin

7 ben mit der Abrechnung zusätzlich den Antrag auf Genehmigung einer/s Dienstreise/ Dienstganges (Anlage 2) vollständig auszufüllen und auf dem Dienstweg dem Bereich CF zur Erfassung (Liste Aus- und Fortbildung) vorzulegen. 4.3 Hotelbuchungen BA - Beschäftigte buchen eigenständig notwendige Übernachtungen über den BA - Partnerzugang von HRS (Hotel- Reservation- Service). Da kommunale Beschäftigte den BA - Partnerzugang nicht direkt nutzen können, übernimmt die notwendige Buchung in diesem Fall der CF Bereich. 5 Arbeitszeit bei Dienstgängen und Dienstreisen Es gelten die Regelungen des 11 der Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit vom Nutzung eines Miet PKW In begründeten Fällen kann ein Miet - PKW beantragt werden. Absprachen haben im Vorfeld mit dem Bereich CF zu erfolgen. Die Beantragung eines Miet-PKW erfolgt ausschließlich über den Bereich CF bzw. das BGeFü. 7 Reisen per Bahn Bei der Beschaffung von Bahnfahrkarten für BA-Beschäftigte ist das Einschalten der Reisestelle Bahn erforderlich. Dazu ist der ausgefüllte Bestellvordruck an das Postfach _BA-Service-Haus-Reisemanagement-241- Reisestelle zu senden. In diesem Fall wird das Ticket im Regelfall als Online-Ticket per versandt. Die Kosten für den Fahrschein werden durch die Reisestelle direkt beglichen. Kommunale Beschäftigte müssen ihr Bahnticket direkt vor Reiseantritt am Hauptbahnhof Schwerin abholen. Handelt es sich bei der Dienstreise um ein erhebliches dienstliches Interesse nach 5 BRKG bzw. liegen triftige dienstliche Gründe nach 5 Abs.1 LRKG vor und ist der Abfahrtsort nicht der Hauptbahnhof Schwerin, ist die Bahnfahrkarte im Rahmen eines Dienstganges vorher abzuholen. Jobcenter Schwerin 7

8 8 Benutzung privater Kraftfahrzeuge Bei der Nutzung privater Kfz erfolgt eine Erstattung der Reisekosten über die Reisekostenabrechnung. Diese erfolgt durch den jeweiligen Arbeitgeber. Für Beschäftigte der BA wird zwischen Dienstreisen mit erheblichem dienstlichen Interesse und Dienstreisen ohne erhebliches dienstliches Interesse unterschieden. Die Abrechnung erfolgt nach 5 Bundesreisekostengesetz. Bei Beschäftigten der Landeshauptstadt Schwerin richtet sich die Wegstreckenentschädigung mit privaten Kraftfahrzeugen nach 5 LRKG. Ein erhebliches dienstliches Interesse nach 5 BRKG bzw. triftige dienstliche Gründe nach 5 Abs.1 LRKG liegen grundsätzlich für folgende Dienstreisen vor: im Rahmen der Außendiensttätigkeit, übergreifende Dienstbesprechungen, im Zusammenhang mit Tätigkeiten in einer überregionalen Arbeitsgruppe Reisen von Mitgliedern des Personalrates bzw. Schwerbehindertenvertretung zur Wahrnehmung von Aufgaben nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz bzw. nach Schwerbehindertenrecht SGBIX der GleiB und der BCA zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben Angebotsprüfungen im Rahmen von Vergabeverfahren wenn das Dienstgeschäft bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden kann oder ein solches nicht zur Verfügung steht wenn schweres (mindestens 25 kg) oder sperriges Dienstgepäck mitzuführen ist, wenn eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen -ag- vorliegt wenn die Benutzung des privaten Kfz es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten Ein erhebliches dienstliches Interesse bzw. triftige dienstliche Gründe sind bei folgenden Dienstreisen zu verneinen: Dienstreisen von Teilnehmern zu Aus- und Fortbildungsveranstaltungen (BA-BI und extern) Dienstreisen zum Besuch von Tagungen (Workshops, Kongressen etc.), die nicht von dem Jobcenter und den Trägern des Jobcenter (BA, Kommune, BMAS, Land usw.) ausgerichtet werden Bewerbungsgespräche / Feedbackgespräche. 8 Jobcenter Schwerin

9 Darüber hinaus kann ein erhebliches dienstliches Interesse aufgrund von wirtschaftlichen oder persönlichen Gründen entschieden werden. Dies erfolgt durch die Geschäftsführerin. 9 Ersatz von Sachschäden am Kraftfahrzeug Der Ersatz von Sachschäden an privaten Kraftfahrzeugen richtet sich für Mitarbeiter der Landeshauptstadt Schwerin nach 5a der allgemeinen Verrechnungsgrundsätze des Kommunalen Schadensausgleiches. Für Mitarbeiter der BA regelt sich der Sachschadenersatz bei Dienstreiseunfällen mit privatem Kfz nach Ziffer der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zu 5 BRKG. Bei Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Nutzung eines privaten Kfz für eine Dienstreise besteht im Schadensfalle Anspruch auf Sachschadensersatz. Der Schutz beginnt mit Antritt der Dienstreise und erlischt mit deren Beendigung. Wird ein privates Kraftfahrzeug für eine Dienstreise benutzt, für die kein erhebliches dienstliches Interesse anerkannt wurde, ist eine Sachschadenhaftung ausgeschlossen. Haftungsausschluss besteht ebenso bei grob fahrlässigem Verhalten des Beschäftigten. 10 Reisekostenvergütung/ Abrechnung von Dienstreisen 10.1 Grundsatz Reisekostenvergütungen werden nur aufgrund einer Reisekostenabrechnung gezahlt, die nach beendeter Dienstreise eingereicht wurde. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht binnen 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise geltend gemacht wird. Die Reisekostenvergütung richtet sich nach dem Bundesreisekostengesetz bzw. dem Landesreisekostengesetz des Landes Mecklenburg Vorpommern. Jobcenter Schwerin 9

10 10.2 Zahlbarmachung Die Bearbeitung und Zahlbarmachung der Reisekosten erfolgt gemäß 8 Verwaltungskostenfeststellungsverordnung (VKFV) durch den jeweiligen Arbeitgeber Kommunale Beschäftigte Die Beschäftigten der Landeshauptstadt Schwerin nutzen zur Reisekostenabrechnung den Vordruck Dienstreiseauftrag (Anlage 3). Die Reisekostenabrechnung ist mit allen notwendigen Unterlagen an den Bereich CF zu übergeben. Hier erfolgt eine Prüfung auf Vollständigkeit. Die Berechnung der Reisekosten wird zeitnah über das Hauptverwaltungsamt der Landeshauptstadt Schwerin sichergestellt BA - Beschäftigte BA- Mitarbeiter nutzen weiterhin die elektronische Reisekostenabrechnung für eintägige Dienstreisen und Reisekostenabrechnung für mehrtägige Dienstreisen. 11 Inkrafttreten Diese Geschäftsanweisung tritt am in Kraft. Der Personalrat wurde beteiligt. gez. Regine Rothe Geschäftsführerin JC Schwerin 10 Jobcenter Schwerin