Datenschutz im Verein und Verband Dr. Frank Weller Malte Jörg Uffeln Rechtsanwälte und Mediatoren

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1 Datenschutz im Verein und Verband Dr. Frank Weller Malte Jörg Uffeln und Mediatoren

2 Die Erfindung des Datenschutzes 1983: Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgerichts

3 Die Erfindung des Datenschutzes BVerfG: Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung als Teil des allg. Persönlichkeitsrechts (Art. 2 Abs. 1 GG) maßgeblich u.a.: Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

4 Rechtsgrundlage Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gilt u.a. für nicht-öffentliche Stellen = natürliche + juristische Personen, Gesellschaften + andere Personen= vereinigungen des privaten Rechts, also auch Vereine/Verbände Näheres 1 3 BDSG: Was ist Gesetzeszweck? Wer ist Adressat? Was ist Datenverarbeitung?

5 Zweck des BDSG ( 1) Der Einzelne soll davor geschützt werden, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.

6 Wann und für wen gilt das BDSG ( 1, 2)? für die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung personenbezogener Daten durch u.a. öffentliche Stellen des Bundes nicht-öffentliche Stellen, soweit sie Daten mittels DV-Anlagen oder in/aus nicht-automatisierten Dateien verarbeiten, nutzen oder dafür erheben = automatisierte oder dateigebundene DV, nicht Akten ( 1, 27, aber auch 34 II BDSG)

7 Anwendungsbereich BDSG/ nicht-öffentliche Stellen( 2 Abs.4) sämtliche Personen und Personenvereinigungen, wie z.b. Privatpersonen, Einzelfirmen, Selbständige, Freiberufler AG, GmbH, KG etc. Vereine, Verbände, egal ob gemeinnützig oder rechtsfähig Bürgerinitiativen etc.

8 Anwendungsbereich BDSG/ Ausnahme ( 1 Abs. 2) ausgenommen vom Anwendungsbereich des BDSG nur die rein und ausschließlich private/familiäre DV, also mit rein privaten Zwecken Abgrenzungsprobleme!

9 Begriffsbestimmungen ( 3) Personenbezogene Daten Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (= Betroffener) Automatisierte DV Erhebung, Verarbeitung, Nutzung personenbezog. Daten mit DV-Anlagen (z.b. auch digitalisierte Verknüpfung von Aufzeichnungen (Video) mit Personen)

10 Begriffsbestimmungen ( 3) nicht-automatisierte Datei jede nicht-automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut + nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist + ausgewertet werden kann

11 Begriffsbestimmungen ( 3) Erheben = Beschaffen von Daten Verarbeiten = Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten (siehe nähere Definitionen) Nutzen = jede Verwendung personenbezogener Daten

12 Begriffsbestimmungen ( 3) Beispiele für personenbezogene Daten: Name, Adresse, Familienstand, Beruf, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Vertrags- und Besitzverhältnisse, Partei- und Vereinsmitgliedschaften, Überzeugungen, Aussehen, Eigenschaften, Krankheiten etc.

13 Verantwortliche Stelle ( 3) jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt also auch ein Verein/Verband

14 Wesentliche Prinzipien Erlaubnisvorbehalt ( 4 I) Erhebung beim Betroffenen ( 4 II) Zweckbindung ( 28, 31) Datenvermeidung/-sparsamkeit ( 3 a) Transparenz/Auskunft ( 4III, 6, 33) Korrekturmöglichkeiten ( 6) Datengeheimnis/-sicherung ( 5, 9) Sanktionen ( 7, 8, 43)

15 Zentraler Grundsatz ( 4) Ein Verein/Verband darf personenbezogene Daten nur erheben, verarbeiten oder nutzen, soweit eine Vorschrift des BDSG oder eine sonstige Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder soweit der Betroffene eingewilligt hat.

16 Zentraler Grundsatz ( 4) Verbot mit Erlaubnisvorbehalt Es ist alles verboten, was nicht erlaubt ist! Erlaubnis herzuleiten aus: BDSG Norm außerhalb BDSG Einwilligung des Betroffenen

17 28 BDSG als maßgeblicher Erlaubnistatbestand im BDSG Überblick: Datenverarbeitung zulässig 1. im Rahmen der Zwecke eines rechtsgeschäftlichen oder rechtgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses (Mitgliedschaft) Zwecke müssen vorher feststehen!

18 28 BDSG als maßgeblicher Erlaubnistatbestand im BDSG Wortlaut 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG: Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig, 1.wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist

19 28 Überblick: Erhebung/Verarbeitung/Nutzung zulässig.. 2. zur Wahrung berechtigter Interessen + kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse dagegen 3. bei allgemein zugänglichen Daten + kein offensichtlich überwiegendes schutzwürdiges Interesse dagegen

20 28 Überblick: Übermittlung/Nutzung zulässig 4. für fremde Zwecke, soweit Wahrung berechtigter Interessen Dritter oder Abwehr Gefahr für öffentliche Sicherheit oder Verfolgung von Straftaten + kein entgegenstehendes schutzwürdiges Interesse u.u. zur Durchführung wissenschaftliche Forschung

21 28 Überblick: Verarbeitung/Nutzung zulässig 5. u.u. für Zwecke des Adresshandels oder der Werbung: Einwilligung oder Voraussetzungen des Listenprivilegs bei (Spenden)werbung keine entgegenstehenden schutzwürdigen Interessen kein Widerspruch 6. u.u. für Zwecke der Markt- und Meinungsforschung (neu: 30a)

22 28 - Überblick: Besondere Arten personenbezogener Daten wie z.b. Angaben über ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse/philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit ( 3 Abs. 9) dürfen nur stark eingeschränkt erhoben, verarbeitet, genutzt werden ( 28 Abs. 6-9), meist Einwilligung erforderlich oder Satzungsklausel (Koronarsport!)

23 DV im Verein/Verband Maßstab für rechtliche Prüfung: Satzung des Vereins/Verbands prägend für rechtsgeschäftliches oder rechtsgeschäftsähnliches Schuldverhältnis

24 Abstufung unter Beachtung des Vereins-/Verbandszwecks Datenverarbeitung etc. zulässig für Daten, die für den Vereinszweck unbedingt erforderlich sind oder zumindest in einem unmittelbaren Zusammenhang mit diesem stehen, ohne die ein geregeltes Funktionieren des Vereins also nicht möglich ist Satzung Zweck

25 Beachtung Vereins-/ Verbandszweck Name und Anschrift des Mitglieds Bankverbindung bei Lastschrifteinzug (Satzung!) Übungsleiterlizenz Funktion im Verein TelNr/ Vorstandsmitglied Geburtsdatum (Wettkampfklasse) etc.

26 Beachtung Vereins- /Verbandszweck Datenverarbeitung etc. zulässig, wenn für den Vereinszweck nicht unabdingbar, aber nützlich aber nur, soweit Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich sind und kein Grund zur Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen am Ausschluß der DV überwiegt

27 Beachtung Vereins- /Verbandszweck berechtigte Interessen des Vereins: dem Vereinszweck gemäß Satzung dienende, vernünftige ideelle oder wirtschaftliche Interessen

28 Beachtung Vereins- /Verbandszweck schutzwürdige Interessen des Betroffenen: der Verwirklichung rechtmäßiger Zielsetzungen dienend, insbesondere dem Schutz der Privatsphäre oder der Vermeidung persönlicher oder wirtschaftlicher Nachteile (auch hier Satzungszweck beachten)

29 Beachtung Vereins-/ Verbandszweck z.b. TelNr/ -Adresse einfaches Mitglied Geburtsdatum (wenn nicht z.b. für Wettkämpfe erforderlich, s.o.) Helferlisten etc. Grenzen zur 1. Alternative sind fließend (z.b. Meldung Mitgliederdaten an lsb)

30 Häufige Fälle: Mitgliederliste etc 1. Herausgabe an Mitglieder? 2. Veröffentlichg. am Schwarzen Brett oder in der Vereinszeitung? 3. Herausgabe an Sponsoren? 4. Spenderliste, Bankverbindung Spender 5. Mannschaftsaufstellungen, Startlisten, Torschützen, Turniersieger, Teilnehmer, Ehrungen

31 Mitgliederliste etc. Abwägung Vereinszweck/berechtigtes Interesse des Vereins <> schutzwürdiges Interesse Mitglied i. d. R. einzelfall-abhängig von Zweck/Interessen bzw. (mutmaßlicher) Einwilligung Interesse Mitglied muß überwiegen

32 Mitgliederliste etc. 1. Mitglied kann zumindest Einsicht in Liste, wohl auch deren Herausgabe zur Wahrnehmung Mitgliedsrechte verlangen (z.b. Minderheitenrechte).

33 Mitgliederliste etc. Sonderfall: Pflege der persönlichen Verbundenheit oder der persönlichen/geschäftlichen Kontakte der Mitglieder als Vereinszweck Herausgabe der Mitgliederliste mit den erforderlichen Daten zulässig, da für Vereinszweck notwendig

34 Mitgliederliste etc Schwarzes Brett, (Vereins)Zeitung: nein! 3. an Sponsoren: Hrsg.+ Einsicht nein! Frage: Darf der Sponsor die Daten erheben? Autohausfall! 4. Spenderliste: Hrsg. + Einsicht nein! Bankverbindung strenge Zweckprüfung! 5. Aufstellungen, Torschützen, Sieger : meist ja, da vom Vereinszweck bei Sportvereinen gedeckt + mit Interessen Sportler vereinbar aber gewisse Vorsicht geboten

35 Mitgliederliste etc. 5. aber: besondere Vorsicht bei sonstigen Veröffentlichungen in Vereinszeitung, Presse, Internet, z.b. Nennung von geehrten Personen, Geburtstagskindern, Veranstaltungsteilnehmern sehr sorgfältige Interessenabwägung nur unbedingt notwendige Daten besser: Einwilligung einholen oder Datenschutzklausel in Satzung

36 Vereinsfremde Zwecke zulässig auch Übermittlung/Nutzung von Daten für vereinsfremde Zwecke, wenn dadurch die berechtigten Interessen Dritter gewahrt werden zur Gefahrenabwehr oder Strafverfolgung + kein entgegenstehendes schutzwürdiges Interesse des Betroffenen

37 Vereinsfremde Zwecke u.u. Verarbeitung/Nutzung für Zwecke der Werbung zulässig Einwilligung oder Voraussetzungen des Listenprivilegs bei (Spenden)werbung, keine entgegenstehenden Interessen, kein Widerspruch

38 Sonderfall allgemein zugängliche Daten: Verarbeitung etc. zulässig, es sei denn, das schutzwürdige Interesse des Betroffenen am Ausschluss der Verarbeitung / Nutzung überwiegt offensichtlich das berechtigte Interesse des Vereins

39 Einwilligung des Betroffenen ( 4a) freiwillige Entscheidung vorherige Aufklärung über Zweck der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung u.u. Hinweis auf Folgen Verweigerung i.d.r. Schriftform Einwilligung widerrufbar

40 Einwilligung des Betroffenen ( 4a) Schriftform erforderlich, soweit nicht wg. besonderer Umstände andere Form angemessen elektronische Form ( ) statt schriftlicher Form nur statthaft, wenn mit elektronischer Signatur nach dem Signaturgesetz ( 126a BGB) versehen Schriftform bei Netzwerken, Internetforen?

41 Datengeheimnis ( 5) Den bei der DV beschäftigten Personen ist untersagt, Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Sie sind bei Aufnahme Tätigkeit auf Datengeheimnis persönlich zu verpflichten.

42 Datengeheimnis ( 5) Schriftform der Verpflichtung nicht vorgeschrieben, aber aus Beweisgründen dringend zu empfehlen!

43 Datengeheimnis ( 5) Regelungszweck erfordert Belehrung Mitarbeiter/innen (Merkblatt, Schulung etc.) über unbefugte DV

44 ... Datengeheimnis ( 5) Wer ist bei der DV beschäftigt? alle Mitarbeiter/Innen, die Daten verarbeiten, auch wenn nur (geringer) Teil der Tätigkeit nicht nur AN, sondern auch Praktikanten, freie MA etc.

45 Datengeheimnis ( 5) bei DV beschäftigt ehrenamtliche MA (weite Auslegung des Begriffs beschäftigt, Rechtsgrundlage Beschäftigung unerheblich, Auftragsverhältnis zum Verein/Verband reicht aus, z.b. Webmaster, Administratoren) Personen, die auf DV Einfluß nehmen, z.b. durch fachliche Weisungen

46 Datengeheimnis ( 5) bei DV beschäftigt externes Dienstleistungs-/ Wartungspersonal auch MA, die Daten lediglich zur Kenntnis nehmen = nutzen (Schreibkräfte etc.)

47 Datengeheimnis ( 5) Definition unbefugt : jede rechts- oder vertragswidrige Nutzung; auch Überschreitung interner Zuständigkeit, z.b. im Verein

48 Information des Betroffenen ( 4) bei Erhebung der Daten über verantwortliche Stelle Zweck Erhebung, Verarbeitung, Nutzung Empfängerkategorien (wenn nicht mit Übermittlung zu rechnen) Ausnahme: Kenntnis auf andere Weise Hinweis auf Verpflichtung oder Freiwilligkeit der Angaben oder auf deren Vorteil Grundsatz: Erhebung beim Betroffenen

49 Benachrichtigung des Betroffenen ( 33) bei erstmaliger Speicherung für eigene Zwecke ohne Kenntnis des Betroffenen Info über Speicherung, Art der Daten, Zweck von Erhebung, Verarbeitung + Nutzung, Name/Anschrift verantwortliche Stelle, Kategorien von Empfängern (wenn nicht mit Übermittlung zu rechnen)

50 Benachrichtigung ( 33) Ausnahmen z.b. Kenntniserlangung auf andere Weise ist heute wg. techn. Allgemeinwissens meist zu unterstellen Daten nach Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach (insbes. wg. des überwieg. rechtlichen Interesses eines Dritten) geheimhaltungsbedürftig Gefährdung öffentl. Sicherheit/Ordnung od. Nachteil für Wohl Bund od. Land Speicherung/Übermittlung ausdrücklich gesetzlich vorgesehen

51 Benachrichtigung ( 33) Ausnahmen z.b. Daten für wissenschaftliche Forschung erforderlich, wenn Benachrichtigung unverhältnismässigen Aufwand erfordert bei Entnahme Daten für eigene Zwecke aus allgemein zugänglichen Quellen + Benachrichtigung wg. Vielzahl der Fälle unverhältnismässig

52 Auskunftsanspruch des Betroffenen ( 34) über die zu seiner Person gespeicherten Daten + deren Herkunft Empfänger(kategorien) der Daten der Auskunft über Herkunft + Empfänger eventuell Geschäftsgeheimnis entgegenstehend Zweck der Speicherung Sollvorschrift: Präzisierung des Auskunftsbegehrens? Auskunft i.d.r. schriftlich + unentgeltlich

53 Auskunftsanspruch ( 34) Ausnahmen teilw. parallel zu 33 (Benachrichtigung), Auskunftsanspruch aber weitergehend z.b. bei anderer Kenntniserlangung: keine Benachrichtigung, aber Auskunft

54 Berichtigungsanspruch ( 35), wenn personenbezogene Daten unrichtig sind

55 Anspruch auf Löschung/ Sperrung ( 35), z.b. wenn Speicherung unzulässig ist Daten aus bestimmten sensiblen Bereichen stammen + Richtigkeit nicht beweisbar ist Daten für Zweck der Speicherung nicht mehr erforderlich sind Richtigkeit Daten bestritten + Un(richtigkeit) nicht feststellbar u.u. bei Widerspruch des Betroffenen aufgrd. besonderer persönlicher Situation Sperrung statt Löschung unter bestimmten Voraussetzungen

56 Sperrung statt Löschung wenn gesetzliche, satzungsmässige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen Löschung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigen würde (Sperrvermerk Adressenliste?) Löschung wg. Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand mögl (CD)

57 Technische und organisatorische Maßnahmen ( 9) Verein/Verband muß technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten soweit Aufwand dafür angemessen ist Näheres siehe Anlage zu 9 8 Gebote des Datenschutzes Nutzung als Checkliste

58 Datenschutzbeauftragter ( 4f) ist vom Verein/Verband schriftlich zu bestellen, wenn in der Regel mehr als 9 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt werden oder wenn DV Vorabkontrolle nach 4d Abs. 5, 6 erforderlich macht (besonders sensible Daten, Persönlichkeitsprofile)

59 Datenschutzbeauftragter/ Voraussetzungen ( 4f) mit DV beschäftigte Personen? unerhebl., ob AN od. freier MA Beschäftigungsverhältnis = Vertragsbeziehung mit Weisungsbefugnis also auch ehrenamtl. Auftragsverhältnis im Verein

60 Datenschutzbeauftragter/ Voraussetzungen ( 4f) ständig mit automatisierter DV beschäftigt? AufgWahrnehmg für gewisse Zeit, nicht unbedingt Hauptaufgabe nicht nur unmittelb. Tätigkeit an DV-Anlage, sondern auch Vor- + Nacharbeiten + Nutzung

61 Datenschutzbeauftragter/ Voraussetzungen ( 4f) beschäftigt in diesem Sinne: jeder, der im Auftrag des Vereins regelmäßig an oder mit der EDV-gestützten (Mitglieder)verwaltung arbeitet und hierbei personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder auf solche zugreift

62 Datenschutzbeauftragter/ Voraussetzungen ( 4f) also z.b.: Vorstand Abteilungsleiter Webmaster externer Dienstleister (Firma mit mehreren Beschäftigten zählt i. d. R. hier als 1 Person)

63 Datenschutzbeauftragter/ Voraussetzungen ( 4f) auch: Übungsleiter, Schreibkräfte, die aus DV stammende Angaben nutzen (z.b. Teilnehmerlisten)

64 Datenschutzbeauftragter/ persönl. Voraussetzungen ( 4f) nicht bestellt werden dürfen Mitglieder des Vorstands oder für die Datenverarbeitung des Vereins/Verbands verantwortliche Personen/EDV-Leiter einschränkend auszulegen!

65 Datenschutzbeauftragter/ Vorauss./Funktion ( 4f) muß die zur Aufgabenerfüllung erforderliche Fachkunde + Zuverlässigkeit haben untersteht direkt dem Vorstand ist auf dem Gebiet Datenschutz weisungsfrei + darf wg. dieser Tätigkeit nicht benachteiligt werden unabhängig, aber nicht entscheidungsbefugt unterliegt Verschwiegenheitspflicht über Betroffene + hat u.u. abgeleitetes Zeugnisverweigerungsrecht; jeder Betroffene kann sich jederzeit an ihn wenden

66 Datenschutzbeauftragter/ Vorauss./Funktion ( 4f+g) ist vom Auftraggeber bei der Aufgabenerfüllung zu unterstützen kann auch als Externer bestellt werden ist rechtzeitig üb. automatisierte DV-Vorhaben zu unterrichten ( 4g)

67 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten( 4g) wirkt auf Einhaltung Datenschutzgesetze hin (z.b. durch Kontrollen), insbes.: überwacht ordnungsgemässe Anwendung DV-Programme (z.b. 9) macht Datenverarbeiter mit gesetzlichen Vorschriften + Datenschutz vertraut führt Übersicht über best. Angaben

68 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten( 4g) neu ab : Kündigungsschutz: ordentliche, fristgemässe Kündigung des DSB unzulässig, solange er bestellt ist und für 1 Jahr nach Abberufung

69 Wenn kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, hat der Leiter der nichtöffentlichen Stelle (z.b. Vereinsvorstand!) die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten anders sicherzustellen ( 4g IIa)

70 Weitere wichtige Bestimmungen Schadensersatzanspruch ( 7, 8) bei unzulässiger/unrichtiger Erhebung/Verarbeitung/Nutzung seiner personenbezogener Daten Bußgeld- und Strafvorschriften ( 43, 44 BDSG)

71 Dr. Frank Weller Rechtsanwalt u. Mediator Anwaltskanzlei Seel, Henrich, Dr. Weller & Koll. Europastr Aßlar Tel / Fax / weller@recht-in-asslar.de Internet:

72 Malte Jörg Uffeln Rechtsanwalt u. Mediator Kanzlei Uffeln Nordstr Gründau-Lieblos Tel / Fax / ra-uffeln@t-online.de Internet:

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