Das interne Verfahrensverzeichnis Ein wichtiger Baustein der Datenschutz-Compliance

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1 Das interne Verfahrensverzeichnis Ein wichtiger Baustein der Datenschutz-Compliance SSW Schneider Schiffer Weihermüller Rechtsanwältin Tanja Senftner it-sa 2013, Nürnberg, Lawyer meets IT,

2 2 Einführung: - Rechtliche Absicherung bei der Nutzung von personenbezogenen Daten - personenbezogene Daten = Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person - Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellt Anforderungen an den betrieblichen Datenschutz - Betrieblicher Datenschutz: betriebliche Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung (einschließlich Prüfung und Sicherstellung der Rechtmäßigkeit) technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen - Daneben organisatorische Datenschutz-Compliance-Pflichten: Bestellung des betrieblichen Beauftragten für den Datenschutz (bdsb) ggf. Meldepflichten nach dem BDSG Dokumentation(en) der Verfahren automatisierter Verarbeitungen externes Verfahrensverzeichnis (= öffentliches Verfahrensverzeichnis, 4g Abs. 2 S. 2 BDSG) internes Verfahrensverzeichnis (= interne Verfahrensübersicht, 4g Abs.2 S.1 BDSG) Verfahrensverzeichnis schon erstellt?

3 3 Rechtsfolgen fehlender oder mangelhafter interner Verfahrensverzeichnisse: - Nicht nur erforderlich für effizientes IT-Sicherheitsmanagement (stetig zunehmende Datenverarbeitungsvorgänge) und tägliche Praxis bdsb - Vor allem auch Basis eines gesetzeskonformen Datenschutzmanagements Bedeutung für die Geschäftsführungsebene, insbesondere wegen Rechtsfolgen fehlender oder mangelhafter Verfahrensverzeichnisse: Wird Verfahrensverzeichnis nicht/nicht ordnungsgemäß geführt und kann Unternehmen zuständiger Aufsichtsbehörde das Verfahrensverzeichnis nicht innerhalb angemessener Zeit vorlegen Zwangsgeld Verarbeitung personenbezogener Daten mglw. rechtswidrig, bei fehlender Vorabkontrolle, weil Unternehmen kein ordnungsgemäßes Verfahrensverzeichnis führt internes Verfahrensverzeichnis erforderlich für rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten (VG Gießen v , AZ.:22 L 2286/04)

4 4 Gesetzliche Grundlagen: - Gemäß 4d Abs. 1 BDSG sind Verfahren automatisierter Verarbeitungen vor ihrer Inbetriebnahme durch nicht-öffentliche verantwortliche Stellen der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Maßgabe von 4e BDSG zu melden, soweit keine der gesetzlichen Ausnahmen vorliegen (Verantwortliche Stelle = jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt) - 4e BDSG listet die zu tätigenden Angaben für meldepflichtige Verfahren auf - 4g Abs. 2 S. 1 BDSG verpflichtet die verantwortliche Stelle, dem bdsb eine Übersicht über die in 4e BDSG genannten Angaben sowie über die zugriffsberechtigten Personen zur Verfügung zu stellen (= internes Verfahrensverzeichnis) - Gemäß 4g Abs. 2 S. 2 BDSG hat der bdsb auf Antrag die zur Erfüllung der Meldepflicht erforderlichen Angaben gemäß 4e BDSG jedermann in geeigneter Weise verfügbar zu machen (= öffentliches Verfahrensverzeichnis)

5 5 Verfahrensverzeichnis Beschreibung: - Verfahrensverzeichnis = Dokumentation bzw. Übersicht, die darüber Auskunft gibt welche personenbezogenen Daten unter Verwendung welcher automatisierten Verfahren auf welche Weise verarbeitet oder genutzt werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutz getroffen wurden - Verfahren = Verarbeitung oder Gesamtheit von Verarbeitungen zur Realisierung einer oder mehrerer verbundener Zweckbestimmungen. Voraussetzung: abgegrenzte Struktur von Datenverarbeitungen, die strukturell übergeordneter Sinneinheit zugeordnet werden können z.b. Arbeitszeiterfassungs-, Personalverwaltungs-, Abrechnungs-, Informations- und Telekommunikationssysteme oder sonstige IT-Systeme - Nicht: jede einzelne Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten Meldung und Listung im Verfahrensverzeichnis nur das übergreifende Verfahren bzw. zusammengefasste Datenverarbeitungsabläufe, nicht einzelne Datenverarbeitungsvorgänge - internes Verfahrensverzeichnis muss alle datenschutzrelevanten Verfahren einbeziehen, nicht nur automatisierte, so die herrschende Meinung (Unterschied zum externen Verfahrensverzeichnis)

6 6 Verfahrensverzeichnis - Funktion: - Internes Verfahrensverzeichnis = Voraussetzung und Vorbereitung zur Aufgaben- bzw. Pflichterfüllung des bdsb: Grundlage und Werkzeug für die Kontrolle durch den bdsb, insbesondere für Vorabkontrollen Überblick über konkrete Verarbeitungsbedingungen und Struktur der in einem Betrieb eingesetzten Datenverarbeitungshardware und -software Gesamtbetrachtung und Sicherung der Gesetzeskonformität aller Datenverarbeitungsvorgänge (betriebsinterne Selbstkontrolle) - Externes Verfahrensverzeichnis = Schaffen von Transparenz bei Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb eines Unternehmens - Allgemein: Unterstützung des Unternehmens bei der Erteilung von Auskünften gegenüber Betroffenen und den Aufsichtsbehörden erste Anlaufstelle für Datenschutzaufsichtsbehörde bei Vor-Ort-Besuchen

7 7 Unterschied internes und externes Verfahrensverzeichnis: Funktion Verfahren Zugriffs- und Eingriffsrechte Internes Verfahrensverzeichnis Voraussetzung zur Aufgabenerfüllung des bdsb alle datenschutzrelevanten Verfahren bdsb und Datenschutzbehörden Externes Verfahrensverzeichnis Transparenz bzgl. Datenverarbeitung nur automatisierte Verfahren Auf Antrag jedermann, d.h. jede natürliche Person ohen Erfordernis eines berechtigten Interesses Begrifflichkeiten gibt Gesetz nicht vor, wird aber in Praxis verwendet interne Verfahrensübersicht öffentliches Verfahrensverzeichnis Detaillierungsgrad gesetzlich nicht geregelt aufgrund unterschiedlicher Funktionen faktisch sehr unterschiedlich sehr detailliert und Zusatzangaben: zugriffsberechtigte Personen grobe Übersicht (1-3 Seiten)

8 8 Inhalt des internen Verfahrensverzeichnisses (1): gesetzliche Mindestinhalte gemäß 4e BDSG: Name oder Firma der verantwortlichen Stelle Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen, Anschrift der verantwortlichen Stelle, Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung, Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien, Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können, Regelfristen für die Löschung der Daten (Löschkonzept, Löschfristen) eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb EU/EWR) und: zugriffsberechtigte Personen (Unterschied zu externem Verfahrensverzeichnis) getroffene Datenschutzmaßnahmen/Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von 9 BDSG und der dazugehörigen Anlage

9 9 Inhalt des internen Verfahrensverzeichnisses (2): Maßnahmen im Sinne von 9 BDSG: Zutrittskontrolle Zugangskontrolle Zugriffskontrolle Weitergabekontrolle Eingabekontrolle Auftragskontrolle Verfügbarkeitskontrolle Zwecktrennungsgebot Zusätzliche Informationen je Verfahren: Datenherkunft Auftragsdatenverarbeitungen Rechtsgrundlage der Verarbeitung Berechtigungskonzepte

10 10 Inhalt des internen Verfahrensverzeichnisses (3) Detaillierungsgrad: - BDSG: keine Aussage zum Detaillierungsgrad der Angaben in den Verzeichnissen / der Verfahrensverzeichnisse selbst - unterschiedliche Zweckbestimmungen des öffentlichen Verfahrensverzeichnisses und des internen Verfahrensverzeichnisses (siehe oben) führt automatisch zu Differenzierung beim Detaillierungsgrad - Empfehlung: Abstraktionsgrad an Komplexität der Verfahren Größe des Unternehmens Zielsetzung des Verzeichnisses orientieren - Balance zwischen zu vielen Details: Gefahr der Unübersichtlichkeit, schwere Handhabbarkeit zu wenigen Informationen: Gefahr für Zweck des internen Verfahrensverzeichnisses als Grundlage der Prüf- und Kontrollaufgaben des bdsb

11 11 Erstellung/Praktische Umsetzung (1) Wer? - Wer: Gemäß 4g BDSG ist die verantwortliche Stelle verpflichtet, dem bdsb eine Übersicht zur Verfügung zu stellen Erstellung des Verfahrensverzeichnisses Aufgabe der verantwortlichen Stelle, nicht des bdsb (Praxis: diese Aufgabe wird sehr oft an den bdsb delegiert) - Führen des Verzeichnisses ist von der Pflicht zur Erstellung und Aktualisierung des Verzeichnisses zu trennen; Führen = in Verwahrung haben, ist originäre Pflicht des bdsb - öffentliches Verfahrensverzeichnis: viel Literatur vorhanden - Internes Verfahrensverzeichnis: wenig Literatur vorhanden, Unternehmen oft unklar, wie internes Verfahrensverzeichnis praktisch aussehen und Erstellung bewerkstelligt werden soll (Erstellung kann mehrere Monate dauern)

12 12 Erstellung/Praktische Umsetzung (2) Wann und Womit? - Wann: Erstellpflicht ab dem Zeitpunkt, ab dem beabsichtigt wird, (ein) Datenverarbeitungsverfahren in Betrieb zu nehmen, d.h. bereits vor der tatsächlichen Inbetriebnahme - Form: keine gestalterischen Anforderungen an das Verzeichnis im Gesetzestext; für äußere Form existieren ebenfalls keine gesetzlichen Vorgaben Das Verzeichnis kann sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form erstellt und geführt werden Vorteil elektronisches Verzeichnis: einfachere Aktualisierbarkeit - Tools: MS Office (insbesondere Excel) Kommerzielle, spezialisierte Software

13 13 Erstellung/Praktische Umsetzung (3) Wie? - 1. Schritt = Erstellung externes Verfahrensverzeichnis auf Basis der inhaltlichen Vorgaben nach 4e BDSG - Ergebnis = knappe Übersicht über wesentliche Datenverarbeitungsverfahren in tabellarischer Form (ca. 1-3 Seiten), da jedermann auf Anfrage Einsicht nehmen darf - 2. Schritt = ausgehend von externem Verzeichnis Entwicklung des internen Verfahrensverzeichnisses; lediglich Ergänzung der geforderten Informationen zu zugriffsberechtigten Personen ( 4g Abs. 2 S. 1 BDSG) neben bereits erfassten Pflichtangaben ( 4e BDSG) - In der Regel Externes Verfahrensverzeichnis: Angaben zu Verfahren und verantwortlichen Personen in 1 Hauptblatt Internes Verfahrensverzeichnis: Angaben je Einzelverfahren bzw. je operativem Unternehmensbereich

14 14 Erstellung/Praktische Umsetzung (3) Wie? - Vorlagen und zahlreiche Muster im Internet; Hilfestellung für kleinere/mittlere Unternehmen: Formulare und Hinweise der Datenschutz-Aufsichtsbehörden für Erstellung (abrufbar unter - Verwertbarkeit ist im Einzelfall zu prüfen! - Vorlagen bieten keine Anleitung zur Vorgehensweise bei Erstellung von Verfahrensverzeichnissen, ist aber in Praxis die größte Hürde - Erheblicher inhaltlicher und zeitlicher Aufwand für Erstellung eines internen Verfahrensverzeichnisses Projekt aufsetzen Vier Projektphasen: Initiierungs- und Planungsphase Konzept- und Definitionsphase Entwurfs- und Fertigungsphase Pflege- und Überwachungsphase

15 SSW Schneider Schiffer Weihermüller Rechtsanwältin Tanja Senftner 15

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