Merkblatt. Richard Dohmen Redaktion RTB

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1 RHEINISCHER TURNERBUND E.V. Merkblatt Datenschutz im Verein Merkblatt des Innenministeriums vn Baden-Württemberg: Quelle Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (Stand: Mai 1997) Kntakt Richard Dhmen Redaktin RTB Dieses Merkblatt richtet sich vr allem an Vereine, die sprtlichen, kulturellen der szialen Zwecken dienen. Es sll datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen für den Umgang mit persnenbezgenen Daten bei der Vereinsarbeit aufzeigen. Inhaltsübersicht: 1. Welche Rechtsgrundlagen gelten für den Umgang mit Daten vn Mitgliedern und snstigen Persnen? 2. Was ist bei der Erhebung, Speicherung und Nutzung vn Daten zu beachten? 3. Unter welchen Vraussetzungen dürfen Mitgliederdaten übermittelt werden? 4. Was ist snst nch bei der Verwaltung vn Mitgliederdaten zu beachten? 1. Welche Rechtsgrundlagen gelten für den Umgang mit Daten vn Mitgliedern und snstigen Persnen? Welche Daten ein Verein über seine Mitglieder und snstige Persnen geschäftsmäßig mit Hilfe der autmatisierten Datenverarbeitung der in herkömmlichen Mitgliederkarteien verarbeiten der nutzen darf, richtet sich nach den Vrschriften des Bundesdatenschutzgesetzes ( 1-11, 27-38, 43 und 44 BDSG). Verarbeiten vn Daten ist das Speichern, Verändern, Übermitteln (Bekanntgeben an Dritte), Sperren und Löschen vn persnenbezgenen Daten ( 3 Abs. 5 BDSG); Nutzen ist jede snstige Verwendung slcher Daten ( 3 Abs. 6 BDSG). Persnenbezgene Daten sind nicht nur die zur Identifizierung einer Persn erfrderlichen Angaben, wie etwa Name, Anschrift und Geburtsdatum, sndern darüber hinaus sämtliche Infrmatinen, die etwas über persönliche der sachliche Verhältnisse einer bestimmten der bestimmbaren natürlichen Persn aussagen ( 3 Abs.1 BDSG), wie beispielsweise Familienstand, Zahl der Kinder, Beruf, Telefnnummer, Eigentums- der Besitzverhältnisse, persönliche Interessen, Mitgliedschaft in Organisatinen, Datum des Vereinsbeitritts und dergleichen. Keine vm Bundesdatenschutzgesetz geschützten persnenbezgenen Daten sind Angaben über Verstrbene (beispielsweise in einem Nachruf für ein verstrbenes Vereinsmitglied im Vereinsblatt). Der Begriff "geschäftsmäßig" ( 1 Abs.2 Nr.3 BDSG) ist nicht gleichzusetzen mit "geschäftlich"; vielmehr ist darauf abzustellen, b die Datenverarbeitung des Vereins auf gewisse Dauer und Wiederhlung angelegt ist, was regelmäßig der Fall sein wird. Die Mitgliedschaft in einem Verein ist als vertragsähnliches Vertrauensverhältnis anzusehen, dessen Rahmen und Inhalt im wesentlichen durch die Vereinssatzung und - sweit vrhanden - die Vereinsrdnung vrgegeben wird. Aus dem Vertrauensverhältnis flgt, dass der Verein bei der Erhe-

2 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 2 vn 11 bung, Verarbeitung und Nutzung vn Daten das Persönlichkeitsrecht seiner Mitglieder angemessen berücksichtigen muss. Unerheblich ist dabei, b der Verein ins Vereinsregister eingetragen ist und eigene Rechtspersönlichkeit besitzt der b es sich um einen nicht rechtsfähigen Verein handelt. Ein Verein darf persnenbezgene Daten nur verarbeiten der nutzen, wenn eine Vrschrift des Bundesdatenschutzgesetzes der eine snstige Rechtsvrschrift dies erlaubt der sweit der Betrffene eingewilligt hat ( 4 Abs.1 BDSG). Die dateimäßige Verarbeitung der Nutzung persnenbezgener Daten ist nach den Vrschriften des Bundesdatenschutzgesetzes nur unter flgenden Vraussetzungen zulässig: 1.1 Für eigene Zwecke des Vereins dürfen Mitgliederdaten im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft als vertragsähnlichem Vertrauensverhältnis und damit des Vereinszwecks verarbeitet der genutzt werden ( 28 Abs.1 Nr.1 BDSG). Dabei ist maßgeblich auf den in der Satzung festgelegten Vereinszweck abzustellen. Aufgrund des Vereinszwecks dürfen nicht nur Mitgliederdaten verarbeitet der genutzt werden, die für die Vereinsmitgliedschaft unbedingt "erfrderlich" sind (wie etwa Name und Anschrift des Mitglieds und bei Lastschrifteinzug der Mitgliedsbeiträge: Bankverbindung, Bankleitzahl und Kntnummer), sndern darüber hinaus auch snstige Mitgliederdaten, die "im Rahmen" des Vereinszwecks liegen, d.h. die geeignet sind, diesen zu fördern (z.b. Ü- bungsleiterlizenz, Funktin im Verein) dürfen darüber hinaus Mitgliederdaten, bei denen kein ausreichender Sachzusammenhang mit dem Vereinszweck besteht (etwa Telefn- der Faxnummern vn Mitgliedern) swie Daten vn Nichtmitgliedern verarbeitet der genutzt werden, wenn dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erfrderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass der Betrffene ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Ausschluß der Verarbeitung der Nutzung hat ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Dabei sind die Interessen des Vereins und die schutzwürdigen Belange des Betrffenen pauschal gegeneinander abzuwägen, wbei vr allem auf die Art und Schutzbedürftigkeit der Daten swie den geplanten Verwendungszweck der Daten abzustellen ist. Wegen des vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses zwischen dem Verein und seinen Mitgliedern kann es angemessen sein, entgegenstehende schutzwürdige Interessen einzelner Mitglieder auch dann zu berücksichtigen, wenn sie das Vereinsinteresse nicht überwiegen. 1.2 Für fremde Zwecke darf ein Verein Daten seiner Mitglieder übermitteln der nutzen, sweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen eines Dritten der öffentlicher Interessen erfrderlich ist ( 28 Abs. 2 Nr. 1 a BDSG) der wenn es sich um die in 28 Abs.2 Nr.1b BDSG aufgeführten listenmäßigen Daten handelt (insbesndere Angaben über die Zugehörigkeit zu einer Persnengruppe, z.b. Mitglied des Sprtvereins X, Name, Anschrift, Geburtsjahr). In beiden Fällen ist die Übermittlung der Nutzung der Daten nur zulässig, wenn bei pauschaler Abwägung kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Interessen der betrffenen Mitglieder entgegenstehen. Da der Verein grundsätzlich verpflichtet ist, die Interessen seiner Mitglieder zu wahren, wird eine Datenübermittlung an außenstehende Dritte der die Nutzung der Daten für deren Zwecke nach den genannten Vrschriften nur ausnahmsweise in Betracht kmmen. 1.3 Wenn die Verarbeitung der Nutzung persnenbezgener Daten nicht auf eine der in Nrn.1.1 und 1.2 genannten Vrschriften des Bundesdatenschutzgesetzes gestützt werden kann, ist sie nur zulässig, wenn der Betrffene eingewilligt hat. Die Einwilligung ist datenschutzrechtlich nur wirksam, wenn der Betrffene zuvr ausreichend klar darüber infrmiert wrden ist, welche Daten für welchen Zweck vm Verein gespeichert und genutzt werden bzw. an wen sie ggf. übermittelt werden

3 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 3 vn 11 sllen, s dass er die Flgen seiner Einwilligung auf der Grundlage dieser Infrmatin knkret abschätzen kann ( 4 Abs.2 Satz 1 BDSG). Die Einwilligung bedarf regelmäßig der Schriftfrm ( 4 Abs.2 Satz 2 BDSG). Insbesndere bei kleineren Vereinen kann in Ausnahmefällen bei Vrliegen besnderer Umstände (beispielsweise bei weniger bedeutsamen der eilbedürftigen Vrgängen) eine mündliche der knkludente Einwilligung ausreichen. Sll die Einwilligungserklärung - etwa bei Vereinsbeitritt - zusammen mit anderen Erklärungen erteilt werden, ist sie im äußeren Erscheinungsbild der Erklärung hervrzuheben ( 4 Abs.2 Satz 3 BDSG). Dies kann durch drucktechnische Hervrhebung der Absetzung vm snstigen Erklärungstext geschehen. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Im flgenden sll auf in der Vereinspraxis häufig auftretende datenschutzrechtliche Fragen eingegangen werden: 2. Was ist bei der Erhebung, Speicherung und Nutzung vn Daten zu beachten? 2.1. Erhebung und Nutzung vn Daten für die Mitglieder- und Spendenwerbung? Vereine haben regelmäßig ein erhebliches Interesse an der Mitglieder- und Spendenwerbung, um einen ausreichenden Mitgliederbestand und genügend finanzielle Mittel sicherzustellen. Die flgenden Beispiele sllen zeigen, was bei der Beschaffung und Nutzung vn Adressen für diesen Zweck zu beachten ist. Adressen vn Interessenten, die diese dem Verein selbst bekanntgeben (z.b. durch Anfragen an den Verein der an Mitglieder und Vereinsfunktinäre), kann der Verein für die Mitglieder- und Spendenwerbung speichern und nutzen, slange slche Werbemaßnahmen sinnvll sind und die Betrffenen nichts Gegenteiliges äußern ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Häufig werden Vereinsmitglieder eingesetzt, um in ihrem Freundes- der Bekanntenkreis für den Verein zu werben und Adressen für die Mitglieder- und Spendenwerbung zu beschaffen. Hierbei ist jedch Zurückhaltung gebten, insbesndere sllten Mitglieder dem Verein Adressen aus ihrem persönlichen Umfeld nur nach vrheriger Infrmatin und mit Einverständnis der betrffenen Persnen mitteilen. Falls diese angerufen der zu Hause aufgesucht werden sllen, sllten sie bei der Einhlung des Einverständnisses auch hierauf hingewiesen werden. Wird dies beachtet, kann der Verein die Adreßdaten der ihm mitgeteilten Persnen für die Mitgliederund Spendenwerbung nutzen, schutzwürdige Interessen der Betrffenen stehen in slchen Fällen regelmäßig nicht entgegen ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Vereine können für Zwecke der Mitglieder- und Spendenwerbung im Rahmen einer Gruppenauskunft keine Adressen aus dem Melderegister des Einwhnermeldeamts erhalten (etwa über Persnen bestimmter Altersjahrgänge der über in den vergangenen Jahren neu zugezgene Mitbürger). Eine slche Gruppenauskunft darf nur bei Vrliegen eines "öffentlichen Interesses" erteilt werden ( 32 Abs.3 Satz 1 Meldegesetz). Die Mitglieder- und Spendenwerbung erflgt jedch im Interesse des jeweiligen Vereins. Wenn der Verein gemeinnützige Zwecke verflgt, mag zwar auch ein mittelbares öffentliches Interesse bestehen, dieses reicht jedch für die Erteilung einer Gruppenauskunft nicht aus. Beschafft sich ein Verein Adressen vn Unternehmen der Adreßhändlern, kann er diese für Direktwerbemaßnahmen nutzen, wenn sich die Daten auf die in 28 Abs.2 Nr.1b BDSG aufgeführten listenmäßigen Angaben beschränken (etwa Zugehörigkeit zu einer Persnengruppe, Name, Anschrift, Geburtsjahr) und eine pauschale Abwägung ergibt, dass die Betrffenen kein schutzwürdiges Interesse daran haben, dass ihre Daten für die Werbeaktin nicht genutzt der übermittelt werden. Mitglieder- und Spendenwerbung wird auf diese Weise meist nur vn grßen, überreginal tätigen Vereinen durchgeführt.

4 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 4 vn 11 Grße Vereine beauftragen teilweise auch prfessinelle Werbefirmen, die sg. "Drückerklnnen" einsetzen, um neue Mitglieder und Spender zu werben und um bisherige Mitglieder zur Erhöhung ihres Jahresbeitrags zu veranlassen. Hierzu werden den Werbefirmen ft Name und Anschrift vn bisherigen Spendern und Mitgliedern, swie Angaben über die Spendenhöhe der den derzeitigen Jahresbeitrag zur Verfügung gestellt. Dabei haben sich verschiedentlich datenschutzrechtliche Prbleme ergeben. Teilweise üben die Werber bei der Haustürwerbung unangemessenen Druck aus (etwa durch den Hinweis darauf, was Nachbarn gespendet haben) der machen auf Nachfrage der Bewrbenen Angaben über die Spendenhöhe vn Nachbarn. Überwiegend fehlt es auch an den nach 11 BDSG im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung ntwendigen schriftlichen vertraglichen Vrgaben des Vereins an die Werbefirma in Bezug auf den Umgang mit den Daten. Vertragsregelungen sind insbesndere darüber gebten, wie die Werbefirma mit den Daten während und nach der Werbeaktin zu verfahren hat. Sie ist zumindest zu verpflichten, swhl die vm Verein überlassenen als auch die bei der Werbeaktin erhbenen Daten nicht für eigene Zwecke - insbesndere für Werbeaktinen anderer Vereine - zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss der Aktin vllständig an den Verein abzuliefern. 2.2 Erhebung vn Mitgliederdaten Ein Verein darf beim Vereinsbeitritt (Aufnahmeantrag der Beitrittserklärung) und während der Vereinsmitgliedschaft nur slche Daten vn Mitgliedern erheben, die er auch verarbeiten der nutzen darf und sllte sich möglichst auf Daten beschränken, die im Rahmen des Vereinszwecks liegen. Ist die spätere Verwendung der Daten bei der Erhebung nicht absehbar, sllte das Mitglied aus Gründen der Transparenz darüber infrmiert werden, für welchen Zweck die Daten benötigt werden. Dies gilt vr allem, wenn Daten an Dritte außerhalb des Vereins der an andere Mitglieder innerhalb des Vereins - etwa in Frm vn Mitgliederlisten - weitergegeben werden sllen. Durch einen slchen Hinweis erhalten die Mitglieder Gelegenheit, rechtzeitig Einwände hiergegen geltend zu machen. Wenn Neumitglieder nicht nach den jeweiligen Umständen davn ausgehen müssen, dass ihre Daten dateimäßig gespeichert werden, sllten sie bei Vereinsbeitritt darauf hingewiesen werden. 2.3 Speicherung und Nutzung vn Mitgliederdaten Sie ist nur zulässig, wenn eine der in Nrn.1.1 bis 1.3 genannten rechtlichen Vraussetzungen vrliegt. Innerhalb eines Vereins sind die Aufgaben in der Regel abgegrenzt und bestimmten Funktinsträgern zugewiesen. Wer für was zuständig ist, wird durch die Satzung des Vereins bzw. durch seine satzungsmäßigen Organe (Vrstand, Mitgliederversammlung, ggf. Vertreterversammlung, Ausschüsse) bestimmt. Für den Umgang mit Mitgliederdaten gilt, dass jeder Funktinsträger die für die Ausübung seiner Funktin ntwendigen Mitgliederdaten verarbeiten und nutzen darf. S darf beispielsweise der Vrstand auf alle Mitgliederdaten zugreifen, wenn er diese zur Aufgabenerledigung benötigt. Alle Mitgliederdaten müssen regelmäßig auch der Vereinsgeschäftsstelle für die Mitgliederverwaltung zur Verfügung stehen. Für den Schatzmeister der Kassierer genügen hingegen die für die Beitragsfestsetzung und den Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten (Name, Anschrift, Bankverbindung usw.) und für den Leiter einer Vereinsabteilung Name, Anschrift und Telefnnummer der Mitglieder seiner Abteilung.

5 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 5 vn 11 Insbesndere kleinere Vereine, die selbst nicht über ausreichende Verwaltungskraft verfügen, bedienen sich zur Finanzverwaltung und zum Einzug der Mitgliederbeiträge teilweise der Hilfe vn Sparkassen der Vlksbanken. Diese werden im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach Weisung des Vereins tätig; sie sind im Verhältnis zum Verein datenschutzrechtlich als Auftragnehmer und nicht als Dritte anzusehen ( 3 Abs.9 BDSG). Die im Rahmen des Vereinsservice vrgenmmene Datenverarbeitung der Nutzung ist dem Verein zuzurechnen. Die Einzelheiten - insbesndere die Festlegung, welche Daten für welche Zwecke verarbeitet der genutzt werden dürfen, swie die erfrderlichen technischen und rganisatrischen Maßnahmen nach 9 BDSG und der Anlage hierzu - sind durch schriftlichen Vertrag festzulegen ( 11 Abs.2 Satz 2 BDSG). 3. Unter welchen Vraussetzungen dürfen Mitgliederdaten übermittelt werden? Zur Klarstellung ist darauf hinzuweisen, dass der Verein für seine Mitgliederdaten speichernde Stelle i.s.v. 3 Abs.8 BDSG ist. Dem Verein zuzurechnen sind unselbständige Organisatinen, wie z.b. Ortsvereine der Ortsgruppen eines ü- berreginalen Vereins swie seine Funktinsträger, Auftragnehmer und - falls vrhanden - vm Verein beschäftigte Mitarbeiter, sweit diese im Rahmen der Aufgabenerfüllung für den Verein tätig werden. Die Weitergabe vn Mitgliederdaten durch den Verein an diese Stellen der Persnen ist ein vereinsinterner Vrgang und keine Datenübermittlung. Im Unterschied hierzu sind selbständige Organisatinen des Vereins (beispielsweise selbständige Kreisverbände) swie Vereinsmitglieder, die keine Funktinen ausüben, datenschutzrechtlich im Verhältnis zum Verein Dritte ( Abs.9 BDSG). Die Weitergabe vn Mitgliederdaten durch den Verein an slche Organisatinen und Mitglieder ist daher eine Datenübermittlung ( 3 Abs.5 Nr.3 BDSG), die nur zulässig ist, wenn eine der in Nrn.1.1 bis 1.3 genannten rechtlichen Vraussetzungen vrliegt. In der Vereinspraxis ergeben sich häufig Fragen, inwieweit es zulässig ist, Daten vn Mitgliedern anderen Vereinsmitgliedern der außenstehenden Dritten zu übermitteln. Die flgenden Beispiele zeigen, wie diese Übermittlungsfälle datenschutzrechtlich zu beurteilen sind: 3.1 Übermittlung vn Mitgliederdaten an andere Vereinsmitglieder Weitergabe vn Mitgliederdaten an andere Vereinsmitglieder im Einzelfall Wenn Mitglieder im Einzelfall den Verein um Auskunft über Daten anderer Mitglieder ersuchen (etwa um Angaben darüber, wer an einer geplanten Bergtur teilnimmt), beurteilt sich die Zulässigkeit der Datenübermittlung danach, b das auskunftsersuchende Vereinsmitglied ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der Daten hat und b bei pauschaler Abwägung keine schutzwürdigen Interessen der betrffenen Mitglieder der Datenübermittlung entgegenstehen ( 28 Abs.2 Nr.1a BDSG). Dabei kmmt es auf die Umstände des knkreten Falles an, beispielsweise darauf, wie grß der Kreis der Teilnehmer an der Bergtur ist, b es sich um einen kleinen Verein handelt, dessen Mitglieder sich im wesentlichen kennen der um einen grßen Verein, bei dem dies nicht der Fall ist und darauf, b die Kenntnis einiger in der Nähe

6 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 6 vn 11 whnender Vereinsmitglieder erfrderlich ist, um Fahrgemeinschaften zu bilden. Zu berücksichtigen ist auch, um welche Art vn Verein es sich handelt, b sich im Verein in der Vergangenheit eine bestimmte allgemein akzeptierte Praxis herausgebildet hat und b einzelne Mitglieder bereits früher Einwände gegen die Übermittlung ihrer Daten erhben haben Mitteilung vn Mitgliederdaten in Aushängen und Vereinspublikatinen In vielen Vereinen ist es üblich, persnenbezgene Infrmatinen am Schwarzen Brett auszuhängen der in Vereinsblättern bekanntzugeben. Sweit es dabei um Infrmatinen geht, die in engem Zusammenhang mit dem Verein stehen, ist die Mitteilung vn Mitgliederdaten zulässig, wenn keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Mitglieder entgegenstehen ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Beispielsweise bei der Veröffentlichung der Vereinsjubiläen vn Mitgliedern der dem Beitritt neuer Mitglieder, kann es jedch durchaus sein, dass einzelne Mitglieder eine Bekanntgabe nicht wünschen. In slchen Fällen empfiehlt es sich, die Mitglieder generell der im Einzelfall über die Bekanntmachung zu infrmieren und ihnen Gelegenheit zu geben, Einwände hiergegen vrzubringen. Diese sllten unabhängig vn einer Interessenabwägung berücksichtigt werden. Eine Bekanntgabe des Austritts vn Mitgliedern sllte möglichst unterbleiben, da hierdurch überwiegende schutzwürdige Interessen der ausgeschiedenen Mitglieder beeinträchtigt werden können. Datenschutzrechtlich prblematisch ist die Mitteilung vn Daten aus dem persönlichen Lebensbereich der Mitglieder (etwa Angaben über runde Geburtstage, Eheschließungen, Geburt vn Kindern, Abschluss vn Schul- - der Berufsausbildungen). Bei der Veröffentlichung slcher Daten ist Zurückhaltung gebten. Sie kmmt meist lediglich bei kleineren Vereinen in Betracht, bei denen sich die Mitglieder gegenseitig kennen und ein Interesse des Vereins besteht, die persönliche Verbundenheit der Mitglieder durch slche Veröffentlichungen zu festigen ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Um sicherzustellen, dass die betrffenen Vereinsmitglieder keine Einwendungen gegen die Veröffentlichung haben, sllte ein Mitgliederbeschluß hierüber herbeigeführt, dies den Mitgliedern bekanntgegeben und ihnen die Möglichkeit eingeräumt werden, Einwände gegen eine Veröffentlichung ihrer Daten geltend zu machen. Bei größeren Vereinen hne enge persönliche Verbundenheit empfiehlt es sich, möglichst keine Daten aus dem persönlichen Lebensbereich vn Mitgliedern bekanntzugeben. Da die Vrschriften des Bundesdatenschutzgesetzes ( 28 Abs.1 Nr.2, Abs.2 Nr.1a BDSG) in slchen Fällen keine Datenübermittlung zulassen, darf eine Veröffentlichung nur mit Einwilligung der betrffenen Mitglieder erflgen (vgl. dazu Nr.1.3) Herausgabe vn Mitgliederlisten/Mitgliederverzeichnissen an Vereinsmitglieder In der Praxis besteht bei Vereinen häufig Unsicherheit, b Mitgliederlisten an Vereinsmitglieder herausgegeben und welche Daten darin aufgenmmen werden dürfen. Was die Frage der Zulässigkeit der Herausgabe betrifft, sind flgende Fälle zu unterscheiden: Besteht bei Vereinen vm Vereinszweck her eine persönliche Verbundenheit

7 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 7 vn 11 und kennen sich die Mitglieder gegenseitig der stellt die Pflege des persönlichen der geschäftlichen Kntakts der Mitglieder einen wichtigen Bestandteil des Vereinszwecks dar, ist die Herausgabe einer Mitgliederliste im Rahmen des Vereinsverhältnisses als vertragsähnlichem Vertrauensverhältnis zulässig ( 28 Abs.1 Nr.1 BDSG). Welche Angaben dabei in die Mitgliederliste aufgenmmen werden dürfen, hängt vm jeweiligen Vereinszwecks ab, wbei die Interessen der Mitglieder angemessen zu berücksichtigen sind. Bei anderen Vereinen, bei denen diese Vraussetzungen nicht vrliegen, aber dennch der Verein der die meisten Vereinsmitglieder ein Interesse an der Herausgabe einer Mitgliederliste haben, ist dieses Interesse mit etwaigen entgenstehenden Interessen anderer Vereinsmitglieder abzuwägen ( 28 Abs.1 Nr.2, Abs.2 Nr.1b BDSG). Dabei ist insbesndere zu berücksichtigen, b die Mitglieder ein schutzwürdiges Interesse daran haben, dass ihre Adressen vertraulich behandelt und nicht ffengelegt werden. Dies kann beispielsweise bei grßen Vereinen hne persönliche Verbundenheit der Mitglieder der bei Selbsthilfevereinen der Fall sein. Ist nach Abwägung der Interessen die Herausgabe einer Mitgliederliste zulässig, empfiehlt es sich, einen Mitgliederbeschluß der einen Beschluß des Vrstands über die Herausgabe der Mitgliederliste herbeizuführen und diesen den Vereinsmitgliedern bekanntzugeben. Mitglieder, die ihre schutzwürdigen Interessen durch die Herausgabe der Mitgliederliste beeinträchtigt sehen, können dann Einspruch gegen die Aufnahme ihrer Adresse in die Mitgliederliste erheben und sllten unabhängig davn, b ihre schutzwürdigen Interessen überwiegen, nicht in die Liste aufgenmmen werden. Die Daten in der Mitgliederliste sllten sich möglichst auf die zur Kntaktaufnahme ntwendigen Angaben beschränken (Name, Anschrift und ggf. Telefnnummer der Mitglieder, sweit diese im Telefnbuch enthalten ist der die Mitglieder der Veröffentlichung ihrer drt nicht enthaltenen Telefnnummer in der Mitgliederliste zugestimmt haben). Sllen in die Liste darüber hinaus nch weitere Angaben aufgenmmen werden (z.b. Beruf, Familienstand, Geburtstag), ist dies bei der Abwägung der einer Veröffentlichung entgegenstehenden schutzwürdigen Interessen vn Mitgliedern im Rahmen des 28 Abs.1 Nr.2 BDSG zu berücksichtigen und kann dazu führen, dass eine Veröffentlichung nur mit Einwilligung der Betrffenen zulässig ist. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, die Einwilligung der Vereinsmitglieder in die Herausgabe der Mitgliederliste einzuhlen. Dies kann beispielsweise bei Neumitgliedern beim Vereinsbeitritt der im Rahmen des Aufnahmeverfahrens geschehen. Bei der Herausgabe der Mitgliederliste ist darauf hinzuweisen, dass diese nur für Vereinszwecke verwendet werden darf und eine Verwendung für andere Zwecke (insbesndere für kmmerzielle Zwecke) swie die Überlassung der Liste an außenstehende Dritte nicht zulässig ist ( 28 Abs.4 BDSG). Ein slcher Hinweis sll verhindern, dass beispielsweise Vereinsmitglieder der außenstehende Dritte die Liste für ihre beruflichen Zwecke nutzen Offenbarung vn Mitgliederdaten zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte Regelungen in Vereinssatzungen sehen vielfach vr, dass beispielsweise Anträge auf Einberufung einer außerrdentlichen Mitgliederversammlung der auf Ergänzung der Tagesrdnung der Mitgliederversammlung davn abhängig gemacht werden, dass eine bestimmte Mindestzahl vn Mitgliedern die Einberufung bzw. Ergänzung verlangt. Wenn der Verein nicht generell eine Mitgliederliste der ein Mitgliederverzeichnis herausgibt (vgl. dazu Nr ), kann es erfrderlich sein, dass er Mitgliedern beispielsweise durch Einsicht in diese Unterlagen ermöglicht, eine ausreichende

8 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 8 vn 11 Anzahl anderer Mitglieder für die Unterstützung eines slchen Minderheitsantrags zu erreichen. Die Offenbarung vn Mitgliederdaten für diesen Zweck ist wegen der Pflicht des Vereins, die Ausübung satzungsmäßiger Minderheitsrechte zu ermöglichen, regelmäßig im Vereinsinteresse erfrderlich, hne dass überwiegende schutzwürdige Interessen der betrffenen Mitglieder entgegenstehen ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Bei Vereinen, bei denen ein Interesse der Mitglieder besteht, dass ihre Daten vertraulich behandelt werden der bei denen die Zugehörigkeit zum Verein ein besnders sensitives Datum darstellt (z.b. Parteien, Gewerkschaften), können jedch überwiegende schutzwürdige Belange der Mitglieder einer Bekanntgabe ihres Namens und ihrer Anschrift entgegenstehen. In slchen Fällen sllte der Verein eine Regelung in der Satzung treffen der die Mitglieder ausreichend infrmieren, hne ihre Daten bekanntzugeben. Dies kann etwa dadurch geschehen, dass in einer Vereinspublikatin auf den beabsichtigten Antrag, die Gründe und den Antragsteller hingewiesen und auf diese Weise interessierten Mitgliedern die Möglichkeit der Kntaktaufnahme zur Unterstützung eröffnet wird. 3.2 Übermittlung vn Mitgliederdaten an Empfänger außerhalb des Vereins Übermittlung vn Mitgliederdaten an Dachrganisatinen und vereinsnahe Organisatinen Ist ein Verein verpflichtet, die Daten seiner Mitglieder regelmäßig einer Dachrganisatin - beispielsweise einem Bundes- der Landesverband - zu übermitteln (etwa in Frm vn Mitgliederlisten), sllte dies in der Vereinssatzung geregelt werden. Dadurch wird klargestellt, dass die Übermittlung im Vereinsinteresse erfrderlich ist und Interessen der Vereinsmitglieder einer slchen Übermittlung regelmäßig nicht entgegenstehen ( 28 Abs.1 Nr.2 BDSG). Fehlt eine Satzungsregelung, sllten die Mitglieder (Neumitglieder möglichst bereits im Aufnahmeverfahren) über die Übermittlung ihrer Daten an die Dachrganisatin und den Übermittlungszweck infrmiert und ihnen Gelegenheit zu Einwendungen gegeben werden. Der Verein ist darüber hinaus verpflichtet, dafür Srge zu tragen, dass die vn ihm weitergegebenen Mitgliederdaten vm Empfänger nicht zweckentfremdet genutzt werden (etwa durch Verkauf der Vermietung der Mitgliederadressen für Werbezwecke) der dies allenfalls mit Einverständnis des Vereins und Einwilligung der betrffenen Mitglieder erflgt. Sllen Mitgliederlisten der im Einzelfall snstige Mitgliederdaten auf freiwilliger Basis hne vertragliche der snstige Verpflichtung an Dachverbände der andere Vereine weitergegeben werden, ist dies nur zulässig, wenn eine der in Nrn.1.1 bis 1.3 genannten Vraussetzungen vrliegt. Sweit die Weitergabe im berechtigten Interesse des Vereins der des Empfängers erflgen sll, empfiehlt es sich in Zweifelsfällen, die Mitglieder vr der beabsichtigten Datenübermittlung zu infrmieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, Einwendungen gegen die Weitergabe ihrer Daten geltend zu machen Übermittlung vn Mitgliederdaten an Wirtschaftsunternehmen Vereine sllten bei der Übermittlung vn Mitgliederdaten an Wirtschaftsunternehmen zu Werbezwecken grundsätzlich zurückhaltend verfahren. Anders als bei Vertragsbeziehungen mit Wirtschaftsunternehmen (wie z.b. Zeitschriftenverlagen) handelt es sich bei einer Mitgliedschaft in einem Verein um ein persnenrechtliches Rechtsverhältnis, aus dem sich für den Verein besndere Rücksichtnahmepflichten in Bezug auf die schutzwürdigen Belange seiner Mitglieder ergeben, die je

9 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 9 vn 11 nach Art des Vereins unterschiedlich stark sind. Insbesndere Mitglieder örtlicher Vereine vertrauen regelmäßig darauf, dass der Verein ihre Daten grundsätzlich nicht für vereinsfremde Zwecke verwendet. Bei größeren Vereinen hingegen - wie z.b. einem Autmbilclub kann eine andere Situatin gegeben sein. Sweit Vereine ihren Mitgliedern gegenüber zur Rücksichtnahme verpflichtet sind, dürfen Mitgliederdaten nur mit Einwilligung der betrffenen Mitglieder an Wirtschaftsunternehmen (z.b. Versicherungen, Banken, Zeitschriftenverlage) übermittelt werden. Dies gilt in besnderem Maße, wenn es sich um besnders schutzbedürftige Daten handelt. Oft ergibt sich das Geheimhaltungsinteresse der Mitglieder schn aus dem Vereinszweck, s beispielsweise bei einer Suchtkranken-Selbsthilfegruppe der einer Elterninitiative verhaltensgestörter Kinder. Darüber hinaus kann sich die besndere Sensiblität und damit die erhöhte Schutzwürdigkeit der Daten auch aus der Vereinsmitgliedschaft ergeben, wenn sich daraus etwa Rückschlüsse auf gesundheitliche Verhältnisse, plitische der religiöse Anschauungen, die rassische der ethnische Herkunft swie die Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft ziehen lassen. Nur dann, wenn Interessen vn Vereinsmitgliedern ffensichtlich nicht entgegenstehen, können die in 28 Abs.2 Nr.1b BDSG aufgeführten listenmäßigen Daten an Wirtschaftsunternehmen weitergegeben werden. Dabei muss jedch der Umstand berücksichtigt werden, dass der Datenempfänger diese Daten wiederum für Werbezwecke anderer Unternehmen weitergeben der nutzen kann. Deshalb sllte die Verwendung der weitergegebenen Daten auf den knkreten Werbezweck des Datenempfängers beschränkt und eine Nutzung der Übermittlung der Daten für fremde Werbezwecke vertraglich ausgeschlssen werden. Daten vn Mitgliedern, bei denen ein entgegenstehendes Interesse erkennbar ist, dürfen auf keinen Fall weitergegeben werden. In der Praxis ergeben sich bei Vereinen häufig Prbleme mit der Weitergabe vn Mitgliederdaten an Versicherungsunternehmen der Versicherungsvertreter im Rahmen vn Gruppenversicherungsverträgen. Dabei handelt es sich um Rahmenverträge zwischen Vereinen und Versicherungsunternehmen, die den Vereinsmitgliedern unter bestimmten Vraussetzungen den Abschluss vn Einzelversicherungsverträgen zu günstigeren als den üblichen Knditinen ermöglichen. Nach den zwischen den Datenschutzaufsichtsbehörden und den Verbänden der Versicherungswirtschaft getrffenen Absprachen darf ein Verein im Rahmen eines Gruppenversicherungsvertrags dem Versicherungsunternehmen bzw. dem Versicherungsvertreter die Daten seiner Mitglieder nur unter flgenden Vraussetzungen übermitteln: Bei Neumitgliedern, die nach Abschluss des Gruppenversicherungsvertrags dem Verein beitreten, muss die Einwilligung eingehlt werden. Dies sllte zweckmäßigerweise in der Beitrittserklärung der im Aufnahmeantrag vrgesehen werden, wbei das Mitglied darüber aufzuklären ist, welche Daten an welches Unternehmen weitergegeben werden sllen. Bei Altmitgliedern, die bei Abschluss des Gruppenversicherungsvertrags bereits Vereinsmitglieder waren, genügt es, wenn der Verein sie vr der Übermittlung ihres Namens und ihrer Anschrift an die Versicherung in einem Avisschreiben infrmiert und ihnen den Besuch eines Versicherungsvertreters ankündigt. In dem Avisschreiben muss auf die

10 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 10 vn 11 Möglichkeit des Widerspruchs gegen die Datenübermittlung und den Vertreterbesuch hingewiesen und dem Vereinsmitglied ausreichend Zeit eingeräumt werden, vn dieser Widerspruchsmöglichkeit Gebrauch zu machen. Will ein Verein sich über die vn der Versicherung gewährte übliche Vermittlungsprvisin hinaus vm Mitglied die sg. Überschußbeteiligung aus der Rückerstattung vn Prämienanteilen als Spende schenkweise abtreten lassen, müssen hierüber swhl Neumitglieder bei Einhlung der Einwilligung wie auch Altmitglieder bei der Infrmatin über ihr Widerspruchsrecht ausreichend unterrichtet werden Übermittlung vn Mitgliederdaten an die Presse Vereine dürfen aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes grundsätzlich keine Angaben über Mitglieder an die Presse der an andere Medien übermitteln, sweit schutzwürdige Interessen der betrffenen Mitglieder entgegenstehen. Eine Datenübermittlung kann jedch in Ausnahmefällen in Betracht kmmen, beispielsweise wenn ein Verein wegen des Ausschlusses eines Mitglieds ins Gerede gekmmen ist und eine Infrmatin im überwiegenden Interesse des Vereins der im öffentlichen Infrmatinsinteresse erfrderlich ist. Auch in slchen Fällen darf der Verein nur die unbedingt ntwendigen persönlichen Angaben ffenbaren und muss schutzwürdige Belange der betrffenen Mitglieder der ehemaligen Mitglieder angemessen berücksichtigen. 4. Was ist nch bei der Verwaltung vn Mitgliederdaten zu beachten? 4.1 Vereine sllten Regelungen für die rdnungsgemäße Datenverarbeitung treffen und dabei insbesndere bestimmen, welche Daten zu welchem Zweck in welcher Frm vn wem verarbeitet der genutzt werden dürfen. Dabei sind auch technische und rganisatrische Sicherheitsmaßnahmen vrzusehen ( 9 BDSG und Anlage hierzu), etwa um zu verhindern, dass die Mitgliederdaten missbräuchlich verwendet werden, Unbefugte hiervn Kenntnis erlangen der Daten aufgrund unzureichender Datensicherung verlren gehen. Dies ist beispielsweise auch erfrderlich, wenn die Datenverarbeitung vn Mitgliedern ehrenamtlich zu Hause mit eigener DV-Ausstattung erledigt wird. Geregelt werden sllte auch, welche Mitgliederdaten wie lange gespeichert werden und wann Daten ausgeschiedener Mitglieder gelöscht werden. Wird die Verwaltung der Mitgliederdaten vn einem Funktinsträger auf einen Nachflger übertragen, ist dafür zu srgen, dass sämtliche Mitgliederdaten übergeben werden und keine Kpien beim bisherigen Funktinsträger verbleiben. 4.2 Die mit der Verarbeitung der Mitgliederdaten betrauten Persnen sllten schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet werden ( 5 BDSG). 4.3 Wenn mindestens fünf Mitarbeiter der ehrenamtliche Vereinsmitglieder ständig (d.h. regelmäßig) mit der autmatisierten Verarbeitung persnenbezgener Daten beschäftigt werden, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen ( 36 BDSG). Zur Vermeidung einer Interessenkllisin dürfen die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten nicht vm Vereinsvrstand der dem für die Datenverarbeitung des Vereins Verantwrtlichen wahrgenmmen werden, da diese Persnen sich nicht selbst wirksam überwachen können. Zum Datenschutzbeauftragten darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung dieser Aufgaben erfrderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. 4.4 Wenn Neumitglieder nicht auf andere Weise Kenntnis vn der Speicherung ihrer Daten

11 Rheinischer Turnerbund e.v. Merkblatt: Datenschutz im Verein 11 vn 11 erlangen ( 33 Abs. 2 Nr. 1, vgl. dazu auch Nr. 2.2) muss der Verein sie vn der erstmaligen Speicherung ihrer Daten und der Art der gespeicherten Daten (z.b. Vrname, Name, Geburtstag, Anschrift, Telefnnummer, Beitrittsdatum, Zugehörigkeit zu einer Vereinsabteilung) benachrichtigen ( 33 BDSG). Die Benachrichtigung sll die Mitglieder in die Lage versetzen, ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung und Löschung ihrer Daten geltend zu machen ( 34, 35 BDSG). 4.5 Wichtig ist auch, dass der Verein Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, s entsrgt, dass Dritte keine Kenntnis vn den darin enthaltenen Mitgliederdaten erlangen können. Insbesndere dürfen Mitglieder- der Spendenlisten nicht unzerkleinert in Müllcntainer gewrfen werden. In der Praxis haben sich insweit vr allem beim Wechsel der Wegzug vn Funktinsträgern verschiedentlich Prbleme ergeben.