Lebensraum Lenzburg Seetal

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1 Lebensraum Lenzburg Seetal Regionaler ntwicklungsträger Pflichtenheft der Organe, und Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 1/7

2 Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht inleitung und Zweck Organigramm Funktionsdiagramm Rollen und Aufgaben ompetenzen ommunikation Gültigkeit Anhang inleitung und Zweck Lebensraum Lenzburg Seetal als regionaler ntwicklungsträger hat das Ziel, den Lebensund Wirtschaftsraum Lenzburg Seetal zu stärken. Die regionale, überregionale und kantonale Vernetzung in vielen Bereichen unseres Lebensraums wird immer wichtiger und stellt zunehmend hohe Anforderungen an die Menschen, die darin leben, arbeiten und politisch aktiv sind. Der detaillierte Zweck von Lebensraum Lenzburg Seetal ist in den Satzungen unter 3 geregelt. Das Dokument Pflichtenheft der Organe, und beschreibt die Aufbauorganisation, die Aufgaben und ompetenzen der Organe von Lebensraum Lenzburg Seetal. s ist Teil der Satzungen Lebensraum Lenzburg Seetal, wird jedoch bewusst als separates Dokument geführt. Die separate Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten erleichtert die Referenzierung sowie das Vornehmen von allfälligen Anpassungen. Das Dokument Pflichtenheft der Organe, und wird durch den Auftraggeber, den des Lebensraums Lenzburg Seetal, genehmigt. Anpassungen werden ebenfalls dem Auftraggeber zur Beschlussfassung vorgelegt. Zweck des Dokuments Pflichtenheft der Organe, und ist, die Vorgaben der Satzungen für die Umsetzungsorganisation zu präzisieren und weiter auszuführen. Das Dokument enthält Regelungen, Vorschriften, Organisationsstrukturen und Abläufe. Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 2/7

3 2. Organigramm Die Gemeindeammänner der Mitgliedergemeinden (in der Regel) werden im zusammengefasst und wirken als Auftraggeber. Sie setzen einen ein, über welchen sie ihre Bedürfnisse einbringen. Als zentrales, operativ tätiges lement für die Umsetzung und oordination der Anliegen und Projekte wirkt die. Die n behandeln themenspezifische Aufgaben und rapportieren zu Handen der. s gelten die Bestimmungen aus den Satzungen Lebensraum Lenzburg Seetal vom.. Abbildung 1: Aufbauorganisation 3. Funktionsdiagramm Aufgaben / Funktionen Mitglieder- Gemeinden Projektgruppe Bemerkungen Satzungsänderungen gemäss 20 A Satzungen A Wahl und ontrollstelle Wahl Präsident und Vize Vision und Strategie A Geschäftsreglement A Personal- und ntschädigungsreglement,, Projektgruppe P A M M Standort P A Bei- und Austritte A Rechenschaftsbericht M A Jahresrechnung P A Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 3/7

4 Aufgaben / Funktionen Mitglieder- Gemeinden Projektgruppe Bemerkungen Jahresplanung A M M Projektportfolio A M Budget, Finanzplan, Mitgliederbeiträge A A M Vorstudien P M A Projektantrag G P A M A Richtlinien und Hilfsmittel A ommunikationskonzept A ommunikationsmassnahmen, A M Anträge zur finanziellen Unterstützung P P Leitfaden Projektabwicklung, A oordination mit anderen Stellen A = ntscheid; A = Ausführung; M = Mitsprache; P = Prüfen; G = Gesuch Tabelle 1: Funktionsdiagramm 4. Rollen und Aufgaben Rollen Aufgaben Mitglieder-Gemeinden Gemäss Satzungen Lebensraum Lenzburg Seetal 20, Absatz 2: Zweckänderungen und neue Aufgaben ( 3) Änderungen der Zusammensetzung des es ( 6 Abs. 1) Änderungen, die für die Mitgliedergemeinden eine finanzielle Mehrbelastung zur Folge haben Gemäss Satzungen Lebensraum Lenzburg Seetal 6. Gestützt auf die geltenden Satzungen ist der für die strategische Ausrichtung verantwortlich. r entwickelt Visionen für die Region, fördert das regionale Bewusstsein, stärkt die regionale Identität, fördert die Meinungsbildung in der Region, betreibt Öffentlichkeitsarbeit, ist Sprachrohr der Region und beschafft/verwaltet Daten und Analysen. Daraus ergeben sich folgende ernaufgaben: Der delegiert die Geschäftsführung vollumfänglich an die und den nleiter, soweit nicht das Gesetz, die Statuten oder dieses Pflichtenheft etwas anderes vorsehen. Der übt die Oberleitung, die Aufsicht und die ontrolle über die Geschäftsführung aus. r erlässt die Strategie für die Geschäftspolitik und orientiert sich regelmässig über den Geschäftsgang. Der ist befugt, über alle Angelegenheiten Beschluss zu fassen, die nicht dem oder einem anderen Organ der Organisation durch Gesetz, Statuten oder Reglement vorbehalten oder übertragen sind. Insbesondere kommen dem die folgenden unübertragbaren Aufgaben zu: A Führung Formulierung der Strategie zu Handen des s rarbeiten des Leitbildes zu Handen des s rarbeiten und Durchsetzen der Legislatur- und Jahresziele Delegation von Aufgaben Delegation von ompetenzen des es an seinen Präsidenten oder Mitglieder des es im inzelfall Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 4/7

5 Rollen Aufgaben Tabelle 2: Rollen und Aufgaben B Organisation Festlegung der Organisation von Lebensraum Lenzburg Seetal Festlegung und rlass der Reglemente und der Pflichtenhefte Reporting rstellen des Rechenschaftsberichtes zuhanden des s C Rechnungswesen, Finanzkontrolle, Finanzplanung Überwachung des Budgets Mittelfristige Finanzplanung Antragstellung über die Verwendung des Rechnungsergebnisses D Personalfragen rnennung und Abberufung des nleiters rnennung und Abberufung des Personals der Festlegung der ntschädigung der Mitglieder der Festlegung der ntschädigung der übrigen Organe Die hat insbesondere folgende Aufgaben und Befugnisse: Bindeglied zwischen der strategischen und der operativen bene der Organisation Repräsentieren von Lebensraum Lenzburg Seetal rarbeiten von Jahreszielen im Verantwortungsbereich Übernahme und Ausführung der vom erteilten Leistungsaufträge Festlegen und Umsetzen der Massnahmen zur Zielerreichung und deren Überprüfung Organisation der Protokollführung an den s- und sitzungen Rechnungsführung Budget und Finanzplanung zuhanden des es Vorbereiten der Geschäfte des es Administrativer Vollzug der Beschlüsse und Umsetzen der Weisungen des es ommunikation der Verbandstätigkeiten intern und extern im invernehmen mit dem Beaufsichtigen und unterstützen der n und auf verlangen der Projektgruppen Aufbereiten des Controllings im operativen Bereich und der ommunikation zuhanden des es Anstellung und Beauftragung von Fachspezialisten, Projektleitern und Personal im Verantwortungsbereich, im Rahmen des Budgets und im invernehmen mit dem. ntlassung derselben, ebenfalls im invernehmen mit dem Personaladministration, Schlichtungseinsatz bezüglich Mitarbeitern, nmitgliedern und Projektgruppen Der stehen alle Befugnisse im Rahmen der konkreten Projektaufträge zu. Ihr obliegen insbesondere folgende Aufgaben: ntwickeln von Initiativen, Ideen und Projekten zur rreichung der Legislatur- und Jahresziele mittels Antrag z.h. des es Bearbeiten von Projektaufträgen des es Begleiten der Projektgruppen oder koordinieren der Aufträge an geeignete Personen. Die kann in ihrem Geschäftsbereich für einzelne Themenbereiche temporäre Projektgruppen einsetzen. Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 5/7

6 5. ompetenzen Die Grundlagen für die Regelung der ompetenzen bilden: - Gesetz über die inwohnergemeinden, SAR Submissionsdekret, SAR Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen, SAR ompetenzen Mitglieder- Gemeinden Projektgruppe Bemerkungen Beschaffung im Rahmen der Aufgaben Vergaben, Zuschläge, Auftragserteilung und Verträge im Rahmen des Budgets Dienstleistungen < CHF 10' Dienstleistungen > CHF 10' Dienstleistungen > CHF 150' Geschäftskorrespondenz mit verpflichtendem Inhalt ohne verpflichtenden Inhalt () ollektivunterschrift Vorsitzender unterzeichnet Schriftliche Freigabe durch. Präsident unterzeichnet. Politische- und Finanzkompetenz beachten. Politische- und Finanzkompetenz beachten. = inzelunterschrift; = ollektivunterschrift Tabelle 3: ompetenzen 6. ommunikation 6.1. Interne ommunikation Instrument Ziel, Thema Verantwortung Teilnehmer Periodizität Sitzung Vorstanmäss Wahrnehmen Zweck ge- Präsident Statuten 3 Jour fix und Wahrnehmen Zweck gemäss Statuten 3. oordination der Aufgaben, Abstimmung, Informationsaustausch, Definition von Aufträgen, usw. Leiter Gemeindeammänner aller Mitglieder- Gemeinden,, fallweise Mitglieder ernund Projektgruppen Präsident,, Mitglieder ern- und Projektgruppen Februar, Mai, Juni, September, November (gemäss Anhang 1 Jahreszyklus) alle 4 Wochen Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 6/7

7 Instrument Ziel, Thema Verantwortung Teilnehmer Periodizität Intranet, Teamraum Publikation von Informationen, Dokumentenaustausch, usw. Leiter dauernd -Mail Wissenstransfer Vermittlung von wichtigen Informationen Tabelle 4: Interne ommunikation Informationsträger Nach Bedarf Nach Bedarf 6.2. xterne ommunikation Gemäss ommunikationskonzept (noch zu erstellen). 7. Gültigkeit Die Überarbeitung dieses Pflichtenheftes hat zwingend mit der valuation der Piotphasenach 3 Jahren und vor nde der ersten Legislatur zu erfolgen. Die hat diesen Prozess rechtzeitig anzustossen. 8. Anhang Anhang 1: Jahreszyklus in der Zusammenarbeit aller Organe Lebensraum Lenzburg Seetal 11. Mai 2012 Seite 7/7