Spezielle Lösungen für Kanzleien

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1 FS Fernsprech-Systeme (Nürnberg) GmbH Spezielle Lösungen für Kanzleien 1

2 Inhalt 1 Einführung Seite 3 2 Wie können Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei optimieren und dadurch die Kundenzufriedenheit erhöhen? Seite 3 3 Sinnvolle Lösungen für Kanzleien Seite Anbindung Ihrer Kundendatenbank Seite Kostenstellenzuordnung Seite Mitschneiden von Mandatengesprächen Seite Voic Anwesenheitsanzeige Weiterleitung FMC Handy Integration Headsets Seite 5 Seite 5 Seite 5 Seite 6 Seite 7 FS Fernsprech-Systeme Fon: 0911 / (Nürnberg) GmbH Fax: 0911 / Neulichtenhofstr. 14a Web: Nürnberg mail: 2

3 1. Einführung Effiziente Kommunikation ist gerade für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwaltskanzleien ein Schlüssel zum Erfolg. Telefonieren Sie abgehend mittels CTI Computertelefonie direkt aus Ihrer Datev- oder Rechtsanwaltssoftware (z.b. RA Micro oder AnNoText). Rechnen Sie die telefonische Beratung Ihrer Mandanten bequem per Knopfdruck bzw. Eingabe der Mandantennummer über die Kostenstellenwahl per PC- Ausdruck ab. Einfaches Mitschneiden des Gesprächs per Knopfdruck spart Ihnen enorme Arbeitszeit, da nicht alles besprochene notiert werden muss. Das Aufgezeichnete Gespräch wird per WAV-Datei an Ihre hinterlegte - Adresse versandt. Durch die integrierte Voic geht kein Anruf mehr verloren. Auch wenn Sie sich gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden können Sie entgangene Anrufe am Telefon abrufen. Vor allem Rechtsanwälte befinden sich oft zu Mandanten- und Gerichtsterminen außer Haus. Durch die Fixed Mobile Handyanbindung an Ihre Telefonanlage sind Sie auch unterwegs auf Ihrem Mobiltelefon unter der Geschäftsnummer erreichbar und telefonieren auch abgehend unter dieser Rufnummer. Somit sind Sie stets erreichbar und müssen Ihre Handynummer nicht im Kunden- und Mandantenkreis publizieren. Unsere angebotenen Systeme sind perfekt konzipiert für die vielschichtigen Aufgaben und Anforderungen von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwaltskanzleien!. 2. Wie können Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei optimieren und dadurch die Kunden- und Mandantenzufriedenheit erhöhen? Telefonie direkt aus Ihrer Kundendatenbank (z.b. Datev, RA Micro, AnNoText) Kostenstellenzuordnung und einfache Abrechnung der telefonischen Mandantenberatung Mitschneiden von Mandantengesprächen Durch die Voic geht kein Anruf mehr verloren. FMC Handy Integration Optimierung der Arbeitsplätze durch Headsets 3

4 3. Sinnvolle Lösungen für Kanzleien 3.1 Anbindung Ihrer Kundendatenbank CTI Computertelefonie Die Aastra OfficeSuite ist eine Applikation für die PC-basierte Anrufverwaltung. Sie ist mit umfangreichen Funktionen und Optionen ausgestattet, mit deren Hilfe die Anruf- und Mitteilungsverwaltung noch einfacher von der Hand geht. Das übersichtlich gestaltete Journal erlaubt den schnellen Zugriff auf Anruflisten, Mitteilungen und eigene Notizen. Im Telefonbuch sind alle verfügbaren Adressbücher sowie persönliche Kontakte integrierbar. Über die in Teamtasten integrierte Anwesenheitsanzeige ist der aktuelle Telefon- und Anwesenheitsstatus aller hinterlegten Teilnehmer ersichtlich bei Integration von Microsoft Exchange sogar mit Kalenderinformationen. Die CTI Computertelefonie Lösung ermöglicht Ihnen durch die Anbindung an die Aastra Telefonanlage neben dem komfortablen Wählen von Telefonnummern direkt aus Ihren Kundendatenbanken auch die Signalisierung eingehender Anrufe. Hierbei können die wichtigsten Informationen Ihrer Kunden bereits vor dem Annehmen direkt am PC angezeigt werden 3.2. Kostenstellenzuordnung Mittels OIP (Offene IP Schnittstelle) ist es möglich, Mandantengespräche per Kostenstellenwahl pro Gespräch abzurechnen. Die aufgekommenen Kosten können entweder mit Ihrer Mandantensoftware sofern diese Funktion unterstützt wird, oder mit einem externen Gesprächsdatenerfassungsprogramm ausgedruckt werden. Außerdem ist die Weiterverarbeitung von Gesprächszeiten via SQL-Datenbank möglich. 3.3 Mitschneiden von Mandatengesprächen Mit Telekommunikationssystemen von Aastra haben sie die Möglichkeit Gespräche aufzunehmen. Sobald ein Gespräch aufgebaut ist, erscheint automatisch im Display des Telefons eine Aufzeichnen -Taste. Sobald diese durch einen Knopfdruck aktiviert ist, wird das Gespräch aufgezeichnet. Das mitgeschnittene Telefonat wird Ihnen automatisch als WAV-Datei an Ihre hinterlegte -Adresse zugesandt. 4

5 3.4 Voic Kein Anruf geht verloren Auch wenn der gewünschte Gesprächspartner gerade nicht erreichbar ist oder bereits ein Telefonat führt, geht der Anruf nicht verloren: Er wird automatisch an die Voic box weitergeleitet. Dort kann der Anrufer oder die Anruferin eine Nachricht hinterlassen und gegebenenfalls um Rückruf bitten. Die Voic box bietet ebenfalls die Möglichkeit, individuelle Einstellungen vorzunehmen. So kann beispielsweise eingestellt werden, dass Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten Nachrichten aufsprechen können, während der Betriebsferien aber lediglich eine Ansage hören. Das Aastra Voic -System lässt sich sehr leicht mit den Systemendgeräten bedienen. Es ist einfach zu konfigurieren, die Anwendungsmöglichkei ten sind flexibel und können problemlos an die Bedürfnisse jedes Benutzers angepasst werden. Darüber hinaus können Sie individuell entscheiden, wie Sie über neue Nachrichten informiert werden: Als Anzeige auf dem Display des Systemendgeräts Als Meldung auf dem DECT-Endgerät Oder per Mail, wobei die Nachricht selbst als Datei angehängt ist 3.5. Anwesenheitsanzeige Bereits vor dem Wählen wissen, ob der gewünschte Kollege gerade am Arbeitsplatz oder in einer Besprechung ist? Mit den Aastra 400 Lösungen zur Anwesenheitsanzeige können alle Teilnehmer die aktuelle Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen einsehen. Darüber hinaus lässt sich die Anwesenheitsanzeige an PC-Anwendungen (z. B. Microsoft) anbinden. Diese so genannte «Exchange Anbindung» sorgt für die automatische Synchronisation des Kalenders mit der Anwesenheitsanzeige. Das bedeutet: Kolleginnen und Kollegen haben stets Zugriff auf die Verfügbarund Erreichbarkeit des gesamten Teams selbstverständlich unter Einhaltung der individuellen Zugriffsrechte. Bereits während der Namenssuche wird signalisiert, ob der gewünschte Gesprächspartner. gerade am Arbeitsplatz oder abwesend ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Tischapparat, ein schnurloses Endgerät, ein Mobiltelefon oder eine CTI-Applikation, wie die Aastra OfficeSuite verwendet werden (Computer Telephony Integration). Befindet sich der gewünschte Gesprächspartner in einer Besprechung, wird sogar angezeigt, wann diese beendet ist. Mit dem Aastra Mobile Client wird ein Benutzer sogar als besetzt angezeigt, wenn er gerade mit dem Mobiltelefon telefoniert! Die Praktischen Weiterleitungsoptionen der Aastra 400 Produkte sorgen dafür, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt! 3.6 Weiterleitung Jeder Mitarbeitende hat die Möglichkeit, eigene Anrufweiterleitungen einzurichten und diese per Knopfdruck zu aktivieren oder zu deaktivieren. So gehen beispielsweise während einer Besprechung die Anrufe zur persönlichen Voic box, während einer Ferienabwesenheit zu einem Kollegen oder einem Stellvertreter. Auch bezüglich der Weiterleitung lassen sich verschiedene Regeln festlegen: Anrufe aus einem ausgewählten Rufnummernkreis können zum Beispiel an einen bestimmten Kollegen weitergeleitet werden. Ebenso lässt sich etwa definieren, dass Anrufe einer besonderen Rufnummer auch während Besprechungen auf das Mobiltelefon vermittelt werden. Zusätzlich können Anrufe an die Voic box weitergeleitet werden. 5

6 3.7 Handy Integration Erreichbar unter nur einer Rufnummer FMC bindet Ihr Mobiltelefon als Nebenstelle in das Firmennetz ein. Alle Büroanrufe können wahlweise am Mobiltelefon oder am Festnetztelefon angenommen bzw. initiiert werden. Mobile Mitarbeiter wie z. B. Verkäufer oder Abschlepp- und Notfalldienste und Hol- und Bringservice sind somit unter einer einzigen Geschäftsnummer (Büro Festnetznummer) erreichbar und handlungsfähig. Dabei stehen alle Komfortfunktionen der Nebenstelle auch am Mobiltelefon zur Verfügung. One Number Konzept abgehender Ruf PSTN PSTN GSM Bei abgehenden externen Rufen: -der Ruf wird durch das System geleitet -die Mobilfunknummer wird verdeckt -die Büronummer wird angezeigt Bei abgehenden internen Rufen: -Ziel wird als intern erkannt -Ruf wird intern vermittelt -Mobilfunknummer wird verdeckt -Anruf wird als intern angezeigt Aastra Mobile Client Rufnummer 0173 / xxxxxxx Anzeige am Ziel: Extern: Ruf von 0911/ Intern: Ruf von Kurt Voigt 800 Vorteile von FMC One Number Konzept: Erreichbarkeit unter einer Telefonnummer (Geschäftsnummer) Ihre Handynummer ist nach außen nicht bekannt / sichtbar Bei eingehenden Anruf signalisieren Handy und Festnetztelefon gleichzeitig Der Angerufene sieht immer die gleiche Nummer, egal von wo aus die Verbindung aufgebaut wird Mehrere abgehende Verbindungen können parallel initiert werden Gewohnte Systemfunktionen wie z. B. Makeln, Rückfrage, Verbinden etc. auch auf dem Mobiltelefon Nur noch eine Voice Mail Übernahme von Gesprächen von Mobiltelefon auf Tischapparat oder andersherum Abgehend vom Mobiltelefon zu Festnetzkonditionen telefonieren 6

7 3.8 Headsets Telefonieren, die Mandantenakte heraus suchen, gleichzeitig Notizen aufnehmen und Termine vereinbaren, die Kunden und Mandaten beraten und nebenher zu Fax oder Drucker laufen alltägliche Selbstverständlichkeit in Kanzleien. Man verbringt einen Großteil des Tages am Telefon und soll dem Kunden kompetente Auskünfte liefern. Trotz kontinuierlichem Stimmengewirr, Tastaturgeklapper und Telefonklingeln. Manchmal bräuchte man um all das gleichzeitig erledigen zu können mehr als 2 Hände.??? NEIN Ein Headset ist mehr als nur ein Hilfsmittel zum Telefonieren. Arbeitsplätze werden optimiert und eine komfortable Ausstattung gewährleistet. Die Ergonomievorteile Gehen Sie beim Telefonieren keine Kompromisse in Sachen Komfort ein. Mit einem Headset müssen Sie keinen Telefonhörer mehr zwischen Kopf und Schulter klemmen. Nie wieder Muskelschmerzen und Nackenverspannungen! Die Vorteile freier Hände Genießen Sie die Freiheit und den Komfort, keinen Telefonhörer mehr halten zu müssen. Anrufe sind kein Grund, dass Ihnen die Hände gebunden sind! Die Effizienzvorteile Erledigen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig und erhöhen Sie dabei Ihre tägliche Produktivität. Machen Sie sich Notizen, schlagen Sie in Unterlagen nach und tippen Sie auf Ihrer Tastatur - all das, während Sie telefonieren. Die Mobilitätsvorteile Mit einem schnurlosen Headset haben Sie im Büro völlige Bewegungsfreiheit. Holen Sie Informationen ein, fragen Sie Kollegen oder gehen Sie zu einem anderen Schreibtisch bzw. in einen anderen Raum - und das, ohne Ihr Telefonat unterbrechen zu müssen. 7

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