GEVER Kanton Luzern: Strategie, Organisation und überdepartementale Prozesse. Gregor Egloff, Staatsarchiv Luzern

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1 GEVER Kanton Luzern: Strategie, Organisation und überdepartementale Prozesse Gregor Egloff, Staatsarchiv Luzern

2 Inhalt 1. GEVER Strategie 2020 Vision und Ziele Grundsätze 2. GEVER Organisation Stand Herbst 2014 Überdepartementale GEVER-Prozesse GEVER Organisationsfragen 3. GEVER Projekte GEVER Survey 2012/13 Rollende Geschäftsplanung Lifecycle

3 1. GEVER Strategie 2020 > Verabschiedet durch den Regierungsrat am (RRB Nr. 1377) 3

4 Wie kommt man zu einer Strategie? 4

5 SRL 585 GEVER und Archivierung SRL Verwaltung von Unterlagen 1 Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv auf. 2 Sie berücksichtigen bei der Beschaffung von Hilfsmitteln für die Unterlagenverwaltung, namentlich von elektronischen Datenverarbeitungssystemen und Geschäftskontrollen, die Bedürfnisse der Archivierung. GEVER- (und andere aktenführende) Systeme müssen befähigt sein, Unterlagen während der gesamten Bearbeitungs- und Aufbewahrungsphase weisungskonform zu halten. Sie müssen über geeignete Funktionen verfügen, welche eine Anbietung und Ablieferung an ein Archivierungssystem ermöglichen. Anbietungspflicht in archivtauglicher Form SRL Anbietepflicht Die öffentlichen Organe bieten alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem Staatsarchiv zur Übernahme an. SRL Ablieferung und Übernahme von Unterlagen 1 Die Unterlagen sind dem Staatsarchiv in geordnetem Zustand abzuliefern. Zu jeder Ablieferung ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen. Unterlagen aus GEVER- (und andere aktenführenden) Systemen sind dem Archiv in archivfähiger Form zu übergeben. Die Systeme müssen also darauf vorbereitet sein, ein SIP zu bilden. Zusätzlich müssen sie die in der genannten Weisung aufgeführten Minimalanforderungen erfüllen. 5

6 Vernetzung, Patenschaften und Marketing 6

7 GEVER Vision Der interne Geschäftsverkehr im Kanton Luzern erfolgt bis 2020 durchgehend in elektronischer Form. Elektronische Dokumente stellen für die staatliche Verwaltung die verbindliche Form dar. Geschäftsrelevante Dokumente werden in GEVER-Systemen beziehungsweise standardisierten Fachapplikationen mit GEVER- Funktionalitäten geführt. basiert auf Ziele E-Government-Strategie 2010 gilt für Departemente und Staatskanzlei sowie sinngemäss übrige im Gesetz über das Archivwesen (SRL 585 1) genannten Organe gilt für GEVER-Systeme und Fachapplikationen mit GEVER- Funktionalität 7

8 GEVER Ziele Ziel 1: Ordnungsgemässe Geschäftsführung Mindestanforderungen für Geschäftsverwaltung gemäss geltenden Weisungen bis 2015 erfüllt Ziel 2: Schaffen von Voraussetzungen Voraussetzungen für koordinierten Auf- und Ausbau von elektronischen GEVER-Systemen bis 2015 erarbeitet Ziel 3: Elektronische Geschäftsverwaltung Elektronische GEVER-Systeme bis 2020 flächendeckend eingeführt respektive standardisiert Ziel 4: Optimierung von Geschäftsprozessen Effiziente Kooperation durch orts- und zeitunabhängigen sowie medienbruchfreien Austausch von Geschäftsunterlagen 8

9 GEVER Grundsätze Good Governance und Rechtsstaatlichkeit Staatliches Handeln wird transparent und nachvollziehbar. Commitment und Führung GEVER ist eine dauerhafte Führungsaufgabe auf allen Leitungsebenen. Best Practice Einsatz von GEVER-Standards und Normen, Anlehnung am GEVER-Systemkonzept des Bundes und Beteiligung am fachlichen Austausch von Bund, Kantonen und Gemeinden. GEVER-Systeme So weit wie möglich Verzicht auf Eigenentwicklungen und Einsatz von Standardprodukten. 9

10 GEVER Vision Der interne Geschäftsverkehr im Kanton Luzern erfolgt bis 2020 durchgehend in elektronischer Form. Elektronische Dokumente stellen für die staatliche Verwaltung die verbindliche Form dar. Geschäftsrelevante Dokumente werden in GEVER-Systemen beziehungsweise standardisierten Fachapplikationen mit GEVER- Funktionalitäten geführt. 10

11 2. GEVER Organisation 11

12 Organisationsfragen Strategische Ebene Strategie und Steuerung Fachebene Kanton Operativer Betrieb Standard-GEVER Weiterentwicklung und Vernetzung Support der Departemente Fachebene Departemente Einführung GEVER Operativer Betrieb Fachanwendungen 12

13 Stand 2014 Standard-GEVER (CMI Konsul) Departementssekretariate und Staatskanzlei 50% der Dienststellen angeschlossen rund 400 Arbeitsplätze (2-150) Herausforderungen Budget (interne Leistungsverrechnung gelöst 2015!) Personelle Ressourcen Technische Innovationen Heterogene Applikationslandschaft (aktenführende Fachanwendungen) Schnittstellen (Kooperation verschiedener Anbieter) Gegenseitige Abhängigkeiten (Versionen, Hersteller ) Organisationsprojekte! 13

14 Überdepartementale Prozesse Durchgehende politische Prozesse via CMI Konsul Botschaften und Vorstösse Vernehmlassungen Mitberichte Ratsbetrieb Sitzungen Protokoll Publikation Sessionen Kommissionen Kontrollierte Ausnahmen, z.b. Rechtliche Bereinigung vor Traktandierung Protokoll Publikationen 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 Was kostet eine Strategie? 19

20 Was bringt eine Strategie? > Referenzpunkt 20

21 Verankerung > IT/GEVER-Architekturcheck > IT-Sicherheitsstufe 21

22 3. GEVER Projekte > Einführungen Standard-GEVER in Dienststellen > Scanning-Lösung > Archivschnittstelle CMI Konsul > AG GEVER 2020 Vorgehen zur Zielerreichung Marktanalyse (Standard-GEVER-Systeme) Zusammenspiel in einer heterogener Applikationslandschaft (Einsatzbereiche der Produkte, Schnittstellen) > Rollende Geschäftsplanung der Parlamentsgeschäfte > GEVER Survey 2012/13: Standortbestimmung in den kantonalen Dienststellen > Records Management und Lifecycle ab

23 "Rollende Geschäftsplanung" 23

24 Ein Geschäft planen 25

25 26

26 27

27 Abstimmung und Publikation 28

28 GEVER Survey 2012/13 29

29 30

30 GEVER Survey 2012/13 31

31 32

32 Schlüsse aus dem Survey > Organisationsvorschriften Aktualisieren und verbessern Ausbreiten und leben > GEVER Organisation Etablierung einer einheitlichen und verbindlichen Struktur > GEVER-Standardapplikation Ausbreitung Finanzierbarkeit > Fachapplikationen GEVER-Tauglichkeit (Einhalten bestehender Regeln und Weisungen) Architekturcheck muss GEVER-Check beinhalten 33

33 Lifecycle 34

34 Lifecycle Labels 35

35 36

36 37

37 38

38 Lifecycle als Projekte 39

39 Danke 40

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