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1 Anlass Prozessmanagement für den Campus Riccardo Forth Abteilung 5 - Hochschulplanung und Informationsmanagement Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg 11. Tagung der DFN-Nutzergruppe Hochschulverwaltung Mannheim, 7. Mai 2013 Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 1 / 24

2 Gliederung Anlass 1 Anlass Fragestellungen Projektstart 2 3 Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 2 / 24

3 Gliederung Anlass Fragestellungen Projektstart 1 Anlass Fragestellungen Projektstart 2 3 Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 3 / 24

4 allgemeine Anlässe Anlass Fragestellungen Projektstart neue Organisationsstrukturen an der Hochschule Einführung von Bachelor und Master für Umsetzung des Bologna-Prozesses erhöhter Aufwand für Erstellung und Abgleich der Studienprogramme erhöhter Aufwand für Pflege und Kontrolle der Modulvoraussetzungen erhöhter Abstimmungsbedarf zwischen den Einrichtungen konsequente Nutztung von IT in allen Einrichtungen vielfältige Einführung neuer Systeme Möglichkeiten der elektronischen Selbstbedienungsfunktionen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 4 / 24

5 allgemeine Anlässe Anlass Fragestellungen Projektstart neue Organisationsstrukturen an der Hochschule Einführung von Bachelor und Master für Umsetzung des Bologna-Prozesses erhöhter Aufwand für Erstellung und Abgleich der Studienprogramme erhöhter Aufwand für Pflege und Kontrolle der Modulvoraussetzungen erhöhter Abstimmungsbedarf zwischen den Einrichtungen konsequente Nutztung von IT in allen Einrichtungen vielfältige Einführung neuer Systeme Möglichkeiten der elektronischen Selbstbedienungsfunktionen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 4 / 24

6 Fragestellungen Anlass Fragestellungen Projektstart Welche elektronischen und nichtelektronischen System gibt es derzeit an der Universität? Laufen diese wirklich gut und auch gut miteinander? Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsablauf? Welche Anforderungen müssen an ein angepaßtes Campusmanagement gestellt werden? Prozessmanagement: Erhebung, Bewertung und Verbesserung der zugehörigen Prozesse Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 5 / 24

7 EFRE-Verbundprojekt Anlass Fragestellungen Projektstart konkrete Anlässe an der Universität Halle: Wechsel in Softwaregeneration HIS-GX nach HISinOne Optimierungsprozesse in zentraler Universitätsverwaltung EFRE-Maßnahme Förderung des Einsatzes neuer Technologien im Wissenschaftsbereich und zur Schaffung von Informations- und Wissensmanagementsystemen Verbundprojekt 2009 bis 2012: Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg Hochschule Merseburg (FH) Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 6 / 24

8 Gliederung Anlass 1 Anlass Fragestellungen Projektstart 2 3 Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 7 / 24

9 Anlass Vorgehen Bestandsaufnahme Festlegung Modellierungsfokus und Betrachtungsrichtung Campusmanagement, Sicht der Hochschule Erarbeitung strukturierte Interviews für Erhebung Leitfaden, Aufgaben, Nutzer, Kommunikation, Verbesserungen Findung gemeinsamer Begrifflichkeit Festlegung der Modellierungsmethodik und Notation objektorientierte Geschäftsprozessmodellierung Festlegung der Geschäftsprozessdarstellung Aktivitätsdiagramm Festlegung von Modellierungsrichtlinien formale Korrektheit und Einheitlichkeit der Struktur, notwendige Informationen, Datenmodelle und Verknüpfungen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 8 / 24

10 Anlass Anforderungen an Prozessmanagementsoftware Abbildung von Prozessmodellen und Prozesslandkarten Abbildung von IT-Systemmodellen Abbildung von Dokumentensystemen Abbildung von Arbeitsumgebungsmodellen datenbankgestützes Arbeiten und Versionierung Verknüpfung der Datenmodelle untereinander ansprechende visuelle Darstellung und einfache Bedienbarkeit Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse (Analyse der Kosten und Laufzeiten) ausgewählte Software: Adonis Professional Edition der BOC AG Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 9 / 24

11 Kernprozesse Anlass Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 10 / 24

12 Prozesslandkarte Anlass Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 11 / 24

13 Prozesslandkarte Anlass Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 11 / 24

14 Anlass Bewerbung, Zulassung Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 12 / 24

15 Anlass Bewerbung, Zulassung Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 12 / 24

16 Anlass GAF Bewerbungs- und Zul.verfahren durchführen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 13 / 24

17 Anlass GAF Bewerbungs- und Zul.verfahren durchführen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 13 / 24

18 Anlass SGAF Bew.- und Zul.verfahren über HS durchführen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 14 / 24

19 Gliederung Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen 1 Anlass Fragestellungen Projektstart 2 3 Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 15 / 24

20 Analyse Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen 1 Dokumenation der Verbesserungspotentiale 2 Abgleich der Ist-Prozesse zwischen den Hochschulen auf Unterschiede und Gemeinsamkeiten 3 Erarbeitung und Dokumentation von Referenzprozessen Untersuchung der Ist-Prozesse auf Überschneidungen Aufgliederung in einheitliche Prozessschritte unabhängig von IT Erarbeitung von Referenzprozessen, welche für die drei Hochschulen gelten, und Identifizierung und Formulierung von hochschultypischen Besonderheiten (Volluniversität, Fachhochschule, Kunsthochschule) Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 16 / 24

21 Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen IT-unabhängige Referenzprozesse freier Zugang zu den Referenzprozessen: unter Ergebnisse der Phase Analyse Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 17 / 24

22 Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen Einführungsprojekte für HISinOne Ziel (außerhalb des EFRE-Projektes): parallele Einführungsprojekte für Campusmanagement HISinOne an Hochschulen mit extra Projektgruppen Aufgaben: Abgleich der Ist-Prozesse mit HISinOne-Referenzprozessen Unterstützung der Arbeitgruppen der Einführungsprojekte HISinOne Erarbeitung und Dokumenation von Soll-Prozessen Probleme: Produktreife HISinOne eingeschränkt keine kompletten Soll-Prozesse über vollständiges Campusmanagement HISinOne Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 18 / 24

23 Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen Einführungsprojekte für HISinOne Ziel (außerhalb des EFRE-Projektes): parallele Einführungsprojekte für Campusmanagement HISinOne an Hochschulen mit extra Projektgruppen Aufgaben: Abgleich der Ist-Prozesse mit HISinOne-Referenzprozessen Unterstützung der Arbeitgruppen der Einführungsprojekte HISinOne Erarbeitung und Dokumenation von Soll-Prozessen Probleme: Produktreife HISinOne eingeschränkt keine kompletten Soll-Prozesse über vollständiges Campusmanagement HISinOne Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 18 / 24

24 Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen unmittelbarer Nutzen des Prozessmanagements umfangreiche Abbildung der Geschäftsprozesse im Campusmanagement solide Basis für Erstellung von Fachkonzepten und für einen IT-Systemwechsel Unterstützung von Projekten bzgl. Vorgehensweise für eine Prozessaufnahme und -darstellung Unterstützung bei der Veränderung hochschulinterner Prozesse hochschulübergreifende Standardisierung interner Prozesse auf Basis der Referenzprozesse intensive Zusammenarbeit der drei Hochschulen Erweiterung und Ergänzung der HIS-Referenzprozesse und Betrachtung nicht-it-gestützter Prozesse Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 19 / 24

25 Anlass Analyse und Referenzprozesse Nutzen und Folgen zukünftiger Nutzen des Prozessmanagements Unterstützung der Arbeitsgruppen der Einführungsprojekte HISinOne-Campusmanagement Unterstützung bei Veränderung hochschulinterner Prozesse kontinuierliche Aufnahme und Anpassung der Prozesse Erweiterung auf Prozesse außerhalb des Campusmanagements Unterstützung von Prozessoptimierungen in zentraler und dezentraler Verwaltung Fortführung der engen Zusammenarbeit der drei Hochschulen Bekenntnis: Kanzler der drei Hochschulen haben sich mit Ende des Projektes explizit für die Fortschreibung der gelebten hochschulübergreifenden Zusammenarbeit bekannt. Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 20 / 24

26 Anlass Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 21 / 24

27 Kontaktdaten Anhang Kontaktdaten Projektablauf Software Riccardo Forth Anschrift: Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg Abteilung 5 - Hochschulplanung und Informationsmanagement Referat Qualitätssicherung und Berichtswesen Halle (Saale) Telefon: (03 45) Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 22 / 24

28 Anhang Kontaktdaten Projektablauf Software zeitlicher und personeller Projektablauf 09/ / / / /2013 M 1 M 2 M 3 M 4 a) Projektkoordination (MLU) b) Bestandsaufnahme (MLU) eingebundenes Personal HS Phase 1 c) Bestandsaufnahme (HKD) d) Bestandsaufnahme (HSM) e) Analyse (MLU) f) praktische Verfahren (MLU) Phase 2 g) praktische Verfahren (HKD) h) praktische Verfahren (HSM) Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 23 / 24

29 Anhang Kontaktdaten Projektablauf Software Kandidaten für Prozessmanagementsoftware Stand 2009: Adonis Professional Edition (Zuschlag EFRE-Verbundprojekt) Aeneis Aris Business Architect Bonapart Professional Income Suite sycat Process Designer pro Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 24 / 24

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