Prozessaustauschplattform für Gemeinden. SIK AG SGI Plenartagung / 1

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2 Leitfaden ECM-Strategie Zürcher Gemeinden vom September 2011 So sollte die Aufbauorganisation prozessorientiert ausgerichtet werden. Gute Verwaltungsführung beinhaltet also die Ausrichtung der Organisation auf ihr Geschäftsprozessmanagement. Entsprechend sind auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im operativen Betrieb festzulegen / 2

3 VZGV Handbuch IKS VZGV Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute Der VZGV hat zusammen mit dem Verband Zürcher Finanzfachleute VZF und der Federas Beratung AG das «Handbuch IKS» entwickelt Praktisches Hilfsmittel bereitgestellt Von über 90 politischen Gemeinden genutzt Jede Gemeinde kann die für sie notwendigen Massnahmen aus dem Muster übernehmen / 3

4 VZGV Handbuch IKS Gegenstand ist die auftragsgebundene Lenkung, Gestaltung und Entwicklung von Prozessen Erneuerung des Leitfadens steht an Gründung der VZGV-Arbeitsgruppe «QMS in der Gemeinde» mit Beteiligung der IG ICT / 4

5 VZGV-Arbeitsgruppe QMS in der Gemeinde Aufbau QMS mit integriertem IKS Prozesse entwickeln, sichern und transferieren Gemeinsame Entwicklung von Wissen Einfacher Wissenstransfer IT-Tool / Cloud / 5

6 Weitere Bedürfnisse nach Prozessmodellierung Fit sein für die Zukunft - E-Government / Vernetzte Verwaltung - Fusionen und regionale Zusammenarbeit Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung) Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen Neue Prozesse und Überprüfung bestehender Prozesse Bestehende Prozesse sollen von Visio auf BPMN umgeschrieben werden / 6

7 Was ist BPMN Beschreibung gemäss Wikipedia: Die Business Process Model and Notation (BPMN, deutsch 'Geschäftsprozessmodell und -notation') ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können / 7

8 ech BPMN Starterkit 2009 Der ech-0096 BPM Starter Kit liefert eine praxisorientierte Unterstützung bei BPM-Einführungsprojekten in der Die ech-fg öffentlichen GP arbeitet Verwaltung zurzeit an der und Version ermöglicht 2.0 des ech-0096 die Erstellung BPM-Starter einer Kits. Der Entwurf standardkonformen der Version 2.0 wird elektronischen bereits Ende Jahr vorliegen BPM-Dokumentation und dann in den Freigabeprozess gegeben. Richtet sich gleichermassen an E-Government-Umsetzer, Das BPMN-Dokumentationstool wird hingegen nicht mehr weiter angeboten. an das Verwaltungsmanagement, an Prozessmanager und Prozessteams der öffentlichen Verwaltung sowie an externe Dienstleister Download ech-0096 BPM Starter Kit (BPM-Projektleitfaden, BPM-Tool und weitere Hilfsmittel) / 8

9 ech-0143: Organisationshandbuch Prozessmanagement Das Hilfsmittel [ech-0143] enthält das Muster- Organisationshandbuch Prozessmanagement für Gemeinden Das Handbuch ist für kleinere und mittlere Gemeinden optimiert Die mitgelieferte Mustervorlage kann von den Nutzern nach Bedarf angepasst Download mber=ech-0143&documentversion= / 9

10 Idee der Prozessaustauschplattform Jede Gemeinde modelliert ihre Prozesse auf einem Tool gemäss ech-bpmn Das Tool ist ein Webservice, welcher keine lokalen Installationen braucht. Es kann via Browser bedient werden Mit dem Tool können die Anforderungen IKS modelliert werden Die Gemeinde stellt die Prozesse in diesem Tool anderen Gemeinden zur Verfügung / 10

11 Idee Prozessaustauschplattform Gemeinden des Kantons Zürich können Prozesse einsehen und downloaden Prozessaustauschplattform Gemeinde A modelliert Gemeinde B modelliert und publiziert Gemeinde C übernimmt und bearbeitet / 11

12 Idee Prozessaustauschplattform Gemeinden des Kantons Zürich können Prozesse einsehen und downloaden Prozessaustauschplattform Gemeinde A modelliert Gemeinde B modelliert und publiziert Gemeinde C übernimmt und bearbeitet / 12

13 Idee Prozessaustauschplattform Gemeinden des Kantons Zürich können Prozesse einsehen und downloaden Prozessaustauschplattform Gemeinde A modelliert Gemeinde B modelliert und publiziert Gemeinde C übernimmt und bearbeitet / 13

14 Produkt Das Produkt Adonis BOC erfüllt alle Anforderungen Ein Pilotbetrieb wird in Zusammenarbeit mit abraxas und netcetera aufgebaut / 14

15 Pilotbetrieb Stadt Dübendorf ist ISO-9001 zertifiziert Die Prozesse liegen vor in Visio Das Bedürfnis diese Prozesse in BPMN zu bringen ist da IKS soll integriert werden Dübendorf ist die erste Gemeinde, welche mit dem Tool Erfahrungen sammelt Mit Bonstetten und Steinmaur sind weitere Gemeinden dabei / 15

16 HRM2 Der Verband Zürcher Finanzfachleute (VZF) sieht das Bedürfnis die Prozesse des HRM2-Handbuchs in diesem Tool abzubilden Ziel ist es generische Prozesse zu haben, welche von der Gemeinde verwendet werden können Das Gemeindeamt des Kantons Zürich publiziert das Handbuch Ein erstes Beispiel wird in Zusammenarbeit mit dem Gemeindeamt in der Plattform erfasst / 16

17 B1.13 ech-prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone Mit dem Projekt soll eine schweizweite Plattform etabliert werden Mit dieser sollen Prozesse nicht modelliert sondern lediglich ausgetauscht werden Die Prozessaustauschplattform ZH liefert erste Prozesse / 17

18 Zusammenfassung Das Tool hat grosses Potenzial Wir stehen erst am Anfang Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation / 18

19 «egovernment wird eine echte epartizipation der Bürger am Staat möglich machen. Zugleich werden die elektronischen Prozesse dabei helfen, Bürokratie abzubauen.» (Vision gemäss Bundesrätin Doris Leuthard, 2012) / 19

20 Gemeinde Bonstetten Pascal Schibler Leiter Finanzen / 20

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