Kurzbeschreibung BiCA Service Portal

Transkript

1 1. Allgemein Über das BiCA Service Portal erfolgen der Datenaustausch und die Statusmeldungen zwischen BiCA und dem Sub-Contractor. Es soll damit ein zentrales Werkzeug eingesetzt und damit die Anzahl von s und Telefonaten reduziert werden. Zusätzlich steht das Portal natürlich auch für die Archivierung und Nachvollziehbarkeit zur Verfügung. Das BiCA Service Portal ist direkt mit dem zentralen ERP System verbunden, sodass die Daten im Portal permanent mit dem ERP System abgeglichen und damit aktuell gehalten werden. 2. Ablauf der Auftragsabwicklung Folgende Funktionen sind mit dem Portal abgebildet: Ablage neuer Störungen (Aufträge) Der Sub-Contractor wird über Mail und/oder SMS darüber aktiv informiert Download des Serviceauftrags (PDF Datei) Erfassen der ETA Meldung (ETA steht für Estimated Time of Arrival und bedeutet geplante Ankunft des Technikers am Ziel); die ETA Meldung ist mit Datum und Uhrzeit zu erfassen Erfassen des Zeitpunktes, wann der Techniker tatsächlich vor Ort ist/war, und des Wiederherstellungszeitpunktes mit Datum und Uhrzeit sowie einer kurzen Störungsursache und Tätigkeitsbeschreibung Pflege des Wartezustands bei nicht erfolgreichem Einsatz Hochladen von Arbeitsberichten und anderen relevanten Dokumenten (als PDF Dateien) Wichtig: Auf den Belegen des Sub-Contractors ist immer die BiCA Serviceauftragsnummer (Ticketnummer) anzuführen. Auf der Rechnung ist zusätzlich die Bestellnummer der Beauftragung anzuführen. In diesem Ablauf ist die Prüfung der max. Schadenshöhe nicht dargestellt. Diese Prüfung ist aber in jedem Fall vorzunehmen und bei Überschreitung ein entsprechendes Angebot (auch mit Angabe der Serviceauftragsnummer) an BiCA zu stellen. M14 v7.docx - 1 / 9 - Memorandum /

2 Ablaufschema: BiCA Service Portal SubContractor Störungsmeldung Störung wird erfasst und geprüft Nach Analyse wird <BiCA> oder <SubContractor> zugeordnet Auftrag wird in das Portal übernommen SubContractor? Auftrag für SubContractor wird erstellt Serviceauftrag werden als PDF in das Portal geladen Notification wird im Portal ausgelöst SubContractor wird über neuen Auftrag inforrmiert Mail und/oder SMS SubContractor meldet sich am BiCA Service Porrtal an SubContractor lädt sich die PDF Dateien zur Prüfung und Ausführung Update Servcieauftrag SubContractor erfasst die ETA Meldung ein Auftrag prüfen und planen Update Servcieauftrag Mit Abschluss der Intervention werden die Arbeitsdokumente als PDF hochgeladen und die Vollzugsmeldung erfasst (Wiederherstellung, kurze Beschreibung) Auftrag ausführen und abrechnen Rechnungsprüfung gegen Serviceauftrag Rechnung u. andere Dokumente am Postweg M14 v7.docx - 2 / 9 - Memorandum /

3 3. Anmeldung am Web Portal Das BiCA Service Portal wird über die Internet Adresse geöffnet. Dem Benutzer stehen nach dem Laden der Homepage die folgenden Menüpunkte zur Auswahl: Home Über Kontakt Anmelden Durch Anwählen des Anmelden Menüpunktes kommt man zur Login Maske, wo man seine Zugangsdaten eingeben kann. Nach erfolgreichem Anmelden am Portal werden automatisch alle offenen Störungen angezeigt und im Menü stehen zwei weitere Menüpunkte zur Auswahl: Serviceaufträge Benutzer M14 v7.docx - 3 / 9 - Memorandum /

4 Über den Aktualisieren Link, welcher sich rechts oberhalb der Tabellenansicht der Serviceaufträge befindet, können Sie die Daten neu vom Server laden ansonsten werden die Serviceaufträge automatisch alle fünf Minuten aktualisiert. Hinweis: Durch Auswählen des Links, der bei der Adresse hinterlegt ist, öffnet sich ein Fenster mit Google Maps, wo der Standort der Station angezeigt wird. 4. Auftrag Details anzeigen Um die Details zu einem Auftrag anzusehen, ist auf den Link, der bei der Ticketnummer hinterlegt ist, zu klicken. Dadurch erscheint der folgende Dialog in dem alle für den Auftrag relevanten Informationen angezeigt werden. Hinweis: Dieser Dialog öffnet sich auch automatisch, wenn Sie den Link in Ihrer Benachrichtigung öffnen. M14 v7.docx - 4 / 9 - Memorandum /

5 4.1 Aktionen durchführen Über den folgenden Bereich Aktion können Sie je nach Status des Auftrages unterschiedliche Aktionen durchführen. ETA: Eingabe der voraussichtlichen Ankunftszeit des Technikers an der Station. Abschluss: Dieser Auftrag wurde durchgeführt. Erst beim Abschluss geben Sie an, ob eine Neuanfahrt notwendig ist oder nicht. Erst nach Auswahl der gewünschten Aktion, werden die Felder zur Pflege eingeblendet. Hinweis: Sie können Aktionen solange durchführen, solange kein Abschlussstatus beim Auftrag angegeben wurde. Ist ein Abschlussstatus angegeben, so wird dieser Abschnitt nicht mehr angezeigt und steht nicht mehr zur Verfügung ETA Mit der Aktion ETA wird bekanntgegeben, wann der Techniker voraussichtlich an der Station eintreffen wird. Hinweis: Die ETA muss zwingend in der Zukunft sein, ansonsten lässt sich der eingegebene Wert nicht speichern Abschluss M14 v7.docx - 5 / 9 - Memorandum /

6 Neuanfahrt Mit der Auswahl Neuanfahrt notwendig wird bekanntgegeben, dass der Techniker vor Ort war, aber er die Störung nicht beheben konnte. Hierzu muss dann ein Wartezustand ausgewählt werden, wodurch der Grund für die neuerlich notwendige Anfahrt definiert wird. Zusätzlich zum Wartezustand muss auch die Vorort und die Abmeldung an der Station angegeben werden. Hinweis: Für jede Anfahrt wird ein neuer Dispositionsauftrag erstellt und zugewiesen Abschluss Mit der Aktion Abschluss ohne der Auswahl Neuanfahrt notwendig wird bekanntgegeben, dass die Störung vom Techniker erfolgreich behoben werden konnte. Damit die Störung erfolgreich ausgetragen werden kann, ist es notwendig, dass der Vorortzeitpunkt, der Wiederherstellungszeitpunkt und die Lösungsbeschreibung angegeben werden. Hinweis: Der Vorortzeitpunkt, Wiederherstellungszeitpunkt und der Abmeldezeitpunkt müssen in der Vergangenheit liegen, wobei der Vorortzeitpunkt vor dem Wiederstel- M14 v7.docx - 6 / 9 - Memorandum /

7 lungszeitpunkt sein muss. Die Lösungsbeschreibung darf zudem nicht leer sein, ansonsten lassen sich die Werte nicht speichern. 4.2 Dateien hochladen Über den Abschnitt Anhänge hochladen können Dokumente und/oder Fotos dem Auftrag hinzugefügt werden. Diese Option steht jederzeit zur Verfügung. Achtung: Es dürfen nur Anhänge mit den folgenden Dateiendungen (*.jpg, *.jpeg, *.jpe, *.gif, *.png und *.pdf) und einer maximalen Größe von 20MB hochgeladen werden. Hinweis: Die Anhänge werden erst nach dem Speichern dem Auftrag zugewiesen Welche Dokumente müssen hochgeladen werden Für die Durchführung der Rechnungsprüfung und der damit verbundenen Bezahlung Ihrer Rechnung werden die folgenden Dokumente benötigt: Arbeitsbericht SCC bzw. HSSE relevante Formulare (z.b.: F62 Formular) optional Fotos und weitere relevante Unterlagen Sie können über die Detailansicht des Auftrages jederzeit Anhänge zum Auftrag hochladen, auch wenn Sie diesen bereits für sich als abgeschlossen gekennzeichnet haben (5 Aufträge abschließen). 5. Aufträge abschließen Mit der Option Service Portal erledigt wird angegeben, dass alle administrativen Tätigkeiten durchgeführt worden sind und der Auftrag nicht mehr als offen dargestellt werden soll. Hinweis: Diese Option kann erst gesetzt werden, wenn ein Wiederherstellungszeitpunkt am Auftrag spezifiziert wurde und zumindest ein Attachment hochgeladen wurde. Achtung: Sobald Sie den Auftrag über das Flag Service Portal erledigt abgeschlossen haben und dieser gespeichert wurde, ist der Serviceauftrag nur noch unter den abgeschlossenen Serviceaufträgen (5 Aufträge abschließen) zu sehen. M14 v7.docx - 7 / 9 - Memorandum /

8 6. Abgeschlossene Aufträge anzeigen Die bereits abgeschlossenen Aufträge können über den Menüpunkt Serviceaufträge / Abgeschlossene angezeigt werden. Hier werden nur Aufträge, welche abgeschlossen wurden, anzeigt. 7. Passwort ändern Über den Menüpunkt Benutzer / Passwort ändern kann das Passwort des Logins jederzeit geändert werden. Hinweis: Das Passwort muss eine minimale Länge von 5 Zeichen haben. Sollten Sie das Passwort vergessen haben, so können Sie sich an service@bica.at per Mail wenden und Ihr Passwort kann wieder zurückgesetzt werden. In dieser Mail muss zwingend Ihr Benutzername angeführt sein. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist die Kommunikation in diesem Fall unbedingt und ausschließlich per Mail notwendig! M14 v7.docx - 8 / 9 - Memorandum /

9 8. Browser Kompatibilität Das BiCA Service Portal wurde erfolgreich mit den folgenden Browsern getestet: Mozilla Firefox 21.0 Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Google Chrome 27 Für das Hochladen von Dateien wird Microsoft Silverlight 3 oder höher benötigt. Die folgenden Browser können aktuell nicht für das Service Portal verwendet werden: Safari Auch die Benutzung von Smartphones und Tables (z.b.: iphones und/oder ipads) ist aktuell nicht möglich! M14 v7.docx - 9 / 9 - Memorandum /