OrganisationMap-Beschreibung

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1 OrganisationMap-Beschreibung Allgemein OrganisationMap dient sowohl der Dokumentation als auch der Auswertung von Unternehmensdaten und stellt zahlreiche Funktionen für viele Vorgänge im Büroalltag in den folgenden Kernbereichen zur Verfügung: Verwaltung und Darstellung von Organisationsstrukturen Steuerung und Unterstützung von Geschäftsprozessen Dokumentation und Analyse von Ergebnissen Dabei müssen Daten nicht unbedingt in OrganisationMap erfasst, sondern können auch aus anderen Anwendungen eingelesen, verknüpft, ergänzt und auch wieder exportiert werden. Für den Datenaustausch stehen standardisierte Im- und Exportschnittstellen zur Verfügung. Eine Einbindung individueller Schnittstellen ist ebenfalls möglich. Die Unternehmensdokumentation dient u.a. dem Nachweis diverser Pflichten z.b. für die Einhaltung von Vorschriften, Vorbereitung für eine ISO-Zertifizierung oder auch als Grundlage für die Dokumentation laut Datenschutzvorschriften. Beispiele hierfür sind: Automatisierte Erstellung von Organigrammen und Prozessabläufen Stellenbeschreibungen und Zuständigkeiten, Durchwahl- und Telefonlisten auf Knopfdruck Automatisierte Erzeugung von Verzeichnissen und Prüfungsnachweisen für die Datenschutzdokumentation Beispielsweise können sich so auch neue Mitarbeiter schnell und verbindlich über die eigenen als auch die Zuständigkeiten der anderen Kollegen informieren. Außerdem bietet OrganisationMap als Datawarehouse diverse Auswertungsmöglichkeiten von Unternehmensdaten. Informationen können über Key-Performance-Indikatoren (KPI) und Diagramme in sog. Dashboards übersichtlich und für jeden Anwender dynamisch und einfach anpassbar dargestellt werden: Dashboards mit verbundenen Diagrammen und Drill-Down-Funktionalität Wertungslisten mit KPI-Indikatoren (Ampel-Analyse) Datenanalysen mit Hilfe von Pivot-Tabellen (Kreuztabellen) Darüber hinaus bietet OrganisationMap diverse Funktionalitäten, um Abläufe zu vereinfachen: Vorlagensteuerung mit Adressübergabe für MS Word Erzeugung von EDV-Skripten für diverse IT-Aufgaben Erzeugung von Checklisten und Funktionsdiagrammen zur Unterstützung bei komplexen und wichtigen Abläufen

2 Basismodul Organisationsmanagement Das Basismodul Organisationsmanagement beinhaltet derzeit die folgenden Funktionalitäten: Adressen- und Benutzerverwaltung In der Adressenverwaltung können Daten von Personen und Organisationen wie Namen, Anschriften, Telefonnummern und elektronische Adressen erfasst werden. Sie bietet außerdem die Möglichkeit, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten in Beziehung zu setzen. Zur Adressenverwaltung gehört auch die Verwaltung von sonstigen Stammdaten wie Ländern, Sprachen, Titeln und Rollen. Die Benutzerverwaltung bietet die Möglichkeit, Benutzern rollenbasiert Zugriffsrechte zu erteilen. Diese Rechte beziehen sich auf das Lesen, Bearbeiten, Erstellen, Löschen und Navigieren. Rechte können auf Objekt-, Datensatz- und Feldebene vergeben werden. Berichts- -, Dashboard- und Analyse-Editor Der Berichts-Editor gestattet dem Anwender, Berichte zu allen Objekten zu erstellen und zu bearbeiten. Im Organisationsmanagement sind einige Standardberichte enthalten. Mit dem Dashboard-Editor können Anwender Dashboards mit Diagramm-, Tabellen- und Kartendarstellungen erzeugen. Über den Analyse-Editor können zu beliebigen Objekten Auswertungen in Form von Kreuztabellen (Pivot- Tabellen) als auch in Diagrammform hinterlegt werden. Organisationsmanagement Zum Organisationsmanagement gehört weiterhin die Erfassung der Organisationsstrukturen wie zum Beispiel Unternehmen, Betriebsstätten und Abteilungen (Teams). Zu den Organisationseinheiten können Stellen mit ihren Funktionen und deren Zuordnung zu Geschäftsprozessen erfasst werden. Datenaustausch über Konnektoren Über den XML-Datenaustausch-Konnektor können Daten im- und exportiert werden. Die Dateien können mit MS Excel bearbeitet werden. Mit dem Wordvorlagen-Konnektor kann zum einen die Steuerdatei für die Wordvorlagenverwaltung erzeugt werden, zum anderen können Benutzer mit diesem Konnektor Adressinformationen aus OrganisationMap direkt an Word zum Beispiel für die Erstellung eines Briefes übergeben. Zusatzmodule Ressourcenmanagement Ressourcen sind Betriebsmittel, Dienstleistungen, Mitarbeiter, Plätze (Standorte) und Rechte. Über Vorgänge können Instandhaltungsmaßnahmen, Überprüfungen und Verfügbarkeiten von Ressourcen protokolliert und überwacht werden. Zu den Vorgängen lassen sich auch Zeiten mit Leistungsarten (Ressourceneinsatz) erfassen. IT-Management Im IT-Management können Netzwerk-Komponenten, Programme, Speicherorte und Datenkategorien verwaltet werden. Zu den verwalteten Informationen zählen z.b. Benutzerkonten, IP-Adressen und Software-Lizenzen. Die Verwaltung der Datenverarbeitungsverfahren (relevant für den Datenschutz) gehört ebenfalls zum IT- Management. Für diese Verarbeitungsprozesse können Überprüfungsvorgänge mit datenschutzrechtlich relevanten Prüfrastern durchgeführt und dokumentiert werden. Über den IT-Überwachungs-Konnektor können Bestandsinformationen wie Server, Workstations und installierte Software per Knopfdruck in OrganisationMap als Netzwerk-Komponenten bzw. Netzwerk-Programme übernommen werden. Geschäftsdatenmanagement Zum Geschäftsdatenmanagement gehören die Verwaltung von Artikelkatalogen sowie die Abwicklung von Einkaufs-, Verkaufs- und Produktionstätigkeiten, die über entsprechende Vorgänge erfasst und nachverfolgt werden können. Hierzu gehört auch die Verwaltung von Verträgen, die nach Arbeitsverträgen, Gesellschafterverträgen, Versicherungsverträgen sowie nach Einkaufs- und Verkaufsverträgen differenziert werden.

3 OrganisationMap in Stichworten Allgemein Mandantenfähig Multi-Plattform-Anwendung Datenbankbasiert (SQL-Server); optional Oracle Anpassbare Oberfläche (Windows) Benutzerrechte bis auf Feldebene steuerbar Änderungsverfolgung Adressverwaltung Verwaltung von Organisationen und Personen mit klassifizierbaren Adressen Verwaltung von Beziehungen zwischen Organisationen und Personen (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten Teilhaber etc.) Verwaltung von (Kontakt-) Vorgängen zu Organisationen und Personen (incl. Ergebnissen und Ressourceneinsatz) Verwaltung von Dokumenten (Allgemeine Dateien, Bilder, PDF-Dokumente usw.) Adressübergabe mit Vorlagenauswahl über MS-Word Kartographische Darstellung von postalischen Anschriften Berichte, Dashboards, Analyse und KPI-Auswertung Berichtsdesigner für alle in OrganisationMap gespeicherten Daten Vordefinierte Berichte für viele Objekte (Adressen, Ressourcen, Stellen, Netzwerkinformationen, Datenschutzberichte usw.) Dashboard-Designer für alle in OrganisationMap gespeicherten Daten mit dynamischer Filterfunktion und Drill-Down-Funktionalität Analyse (Pivot-Tabelle) und KPI-Auswertung für alle in OrganisationMap gespeicherten Daten Sichten und Datenaustausch Recherchen auf interne Daten, externe Datenquellen (SQL-Server, Excel, dbase, CSV-Dateien etc.), Webdienste und LDAP-Server Einbindung MaxRemoteManagement Im- und Export von Daten über Konnektoren Export aller Listen als PDF, Excel oder Textdatei Organisationsmanagement Verwaltung der Organisationsstruktur mit Standorten, Abteilungen und Stellen Verwaltung von Organisationsprozessen mit Funktionen, Aufgaben und Arbeitsschritten Verwaltung von Stellenbesetzungen, -Vertretungen und Funktionen Verwaltung von Vorgängen zu Geschäftsprozessen (incl. Ergebnissen und Ressourceneinsatz) Verwaltung von Dokumenten (Allgemeine Dateien, Bilder usw.) zu Prozessen, Funktionen, Aufgaben und Arbeitsschritten Diagrammdarstellung der Organisations- und Stellenstruktur über MS Visio Diagrammdarstellung der Prozessabläufe über MS Visio

4 Ressourcenmanagement Verwaltung von Ressourcen wie Betriebsmittel, Dienstleistungen, Mitarbeiter, Rechte und Standorte Verwaltung von Vorgängen (wie Instandhaltung, Prüfung und Bereitstellung) zu den Ressourcen (incl. Ergebnissen und Ressourceneinsatz) Verwaltung von Vertragsinformationen zu Ressourcen Verwaltung von Dokumenten (Allgemeine Dateien, Bilder usw.) Kalenderdarstellung von Ereignissen zu den Ressourcen Geschäftsdatenmanagement Verwaltung von Artikelkatalogen und Handelsobjekten Verwaltung von Vorgängen (Bestellung, Lieferung, Abrechnung und Produktion) zu den Handelsobjekten (incl. Ressourceneinsatz) Verwaltung von Verträgen (Arbeitsverträge, Gesellschafterverträge, Versicherungsverträge, Einkaufsund Verkaufsverträge) Verwaltung von Vorgängen zu Verträgen Verwaltung von Dokumenten (Allgemeine Dateien, Bilder usw.) zu Verträgen (Verwaltung von Projekten) IT-Management Verwaltung von Netzwerk-Komponenten (Computer, Drucker, Konnektoren, Telephonie- und Peripheriegeräte) Programmen (Betriebssysteme, Anwendungen, Dienste) und Speicherorten (Dateisystem, Datenbanken) Verwaltung von Datenverarbeitungen und dem Allgemeinen Verfahrensverzeichnis (Datenschutz) Verwaltung von Lizenzen zu Programmen, Anwendungsinstallationen und Zugriffsrechten Übernahme von Daten aus dem ActiveDirectory (Computer, Sicherheitsgruppen, Freigaben und Zugriffsrechte) oder MaxRemoteManagement (Server, Workstations, Software) Planung Automatisierung von Aktionen -Benachrichtigung bei Datenänderungen (Weitere) Einbindung der PowerShell für IT-Automatisierung Anbindung CalDAV und CardDAV Auswertungsmöglichkeit von externen (eingebundenen) Daten

5 OrganisationMap in Bildern (Screenshots) Organisation mit Anschriften Zu einer Organisation (oder auch Person) können beliebig viele Adressen erfasst werden. Über Rollen, die frei definiert werden können, lassen sich die Adressen näher klassifizieren. Kartendarstellung Adressen Zu einer postalischen Anschrift kann der Geo-Code per Mausklick aus dem Internet ermittelt und die Anschrift in einer Karte dargestellt werden.

6 Telefonkontakt mit Fragebogen Ablauf und Erfassungsmaske Bei der Erfassung der Informationen werden Teile der Liste je nach Antwort dynamisch ein- oder ausgeblendet. Bei der Erfassung können Messwerte, Bewertungen oder Antworten mit den Optionen ja, nein, teilweise festgelegt werden. Alle Antwortmöglichkeiten lassen sich individuell konfigurieren.

7 Prüfvorgänge zu einem Standort Zu jeder Ressource können verschieden Vorgänge, die die Bereitstellung, die Überwachung oder die Instandhaltung betreffen, angelegt werden. Prüfvorgang mit Checkliste Bei aktivierter Ampelauswertung werden je nach erfasstem Ergebnis die Zeilen in der Liste entsprechend farblich gekennzeichnet. Zu einem Vorgang können über die Tätigkeit entsprechende Abläufe (Checklisten) abgerufen werden. Über entsprechend hinterlegte Bedingungen kann der Ablauf dynamisch bei der Erfassung der Resultate angepasst werden. Wenn der Vorgangsstatus auf Beendet gestellt wurde, können die Daten nicht mehr verändert werden.

8 Fahrzeugcheck Ablauf und Erfassungsmaske KPI-Auswertung Über KPI-Definitionen können die Ergebnisse der Überprüfungen übersichtlich und mit Verlaufsangaben in sog. Wertungslisten dargestellt werden. Liegt der KPI-Wert unter der Vorgabe, wird die Zeile rot hinterlegt. Eine Darstellung in Diagrammform ist ebenfalls möglich.

9 Ressourcen-Kalender Im Kalender werden die Termine von Vorgängen zu den gewählten Ressourcen angezeigt. Für den Kalender können verschiedene Darstellungen wie Tages-, (Arbeits-) Wochen-, Monatsansicht oder auch eine Chronologische Ansicht gewählt werden. Per Drag&Drop können Termine auch ressourcenübergreifend verschoben und damit z.b. einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden. Dashboard Über einen Dashboard-Designer können Dashboards mit Diagrammen, Listen oder weiteren graphischen Elementen erstellt werden. Die Elemente können miteinander verbunden werden, so dass zum Beispiel die Auswahl eines Segmentes aus dem Kreisdiagramm die Anzeige in der Liste auf die dazu passenden Zeilen reduziert. Über eine Drilldown-Funktionalität werden im unteren Säulendiagramm z.b. über einen Doppelklick auf einen Monat die Umsatzzahlen zum gewähltem Monat dargestellt.

10 Diagramm Organisationsstruktur Auf Knopfdruck wird (über MS Visio) zu einer gewählten Organisationseinheit (z.b. Geschäftsleitung) die zugehörige Organisationsstruktur dargestellt. Diagramm Stellenhierarchie Wie bei der Organisationsstruktur kann zu einer Stelle (z.b. Geschäftsführer) auf Knopfdruck (über MS Visio) die untergebenen Stellen mit ihren Stelleninhabern ausgegeben werden.