Xpert.ORD Zusatzmodul zum Xpert.APF

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1 Erfassen von Bestellungen zur vereinfachten Verarbeitung von Kreditorenrechnungen mit Xpert.ORD Zusatzmodul zum Xpert.APF Informationsbroschüre Soreco AG, Schwerzenbach Nathalie Birchler, Juni 2013 Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 1

2 Xpert.ORD: Standardprozess und Workflow für Bestellungen zum X.APF Möchten Sie bereits bei der Bestellung, noch vor der Verpflichtung, die notwendigen Freigaben einholen? Möchten Sie bei Rechnungseingang den Bestellabgleich nutzen? Erfahren Sie, wie Sie durch das Bestellwesen die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch einfacher gestalten können. Die vorgelagerten Prozessschritte aus dem Bestellwesen in Zusammenhang mit dem Eingang von Kreditorenrechnungen Inhaltsverzeichnis Xpert.ORD: Standardprozess und Workflow für Bestellungen zum X.APF... 2 Das Wichtigste auf einen Blick... 3 Prozess-Schritt 1: Bestellung... 4 Prozess-Schritt 2: Kontierung... 5 Prozess-Schritt 3: Visum / Freigabe... 6 Prozess-Schritt 4: Versand... 8 Nachvollziehbarkeit... 8 Export (Systemschritt)... 9 Belegsuche... 9 Kontakt Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 2

3 Das Wichtigste auf einen Blick Wer hat die Bestellung ausgelöst? Wer hat die Bestellung freigegeben? Auf welche Bestellung referenziert diese Rechnung? Stimmen die Beträge überein? Handelt es sich um eine vollständige Rechnung zur Bestellung oder einer Teilrechnung? Solche und ähnliche Fragen gehören mit Xpert.ORD und Xpert.APF definitiv der Vergangenheit an. Das Bestellwesen kombiniert mit der Eingangsrechnungs-Software von Soreco bietet Ihnen eine vollständige und umfassende Lösung für die elektronische Erfassung, Prüfung, Freigabe und den Versand von Bestellungen, sowie die elektronische Abwicklung Ihrer Kreditorenrechnungen. - Internet-basierte Standardprozesslösung - Individualisierbar auf Ihre Bedürfnisse, Release-fähig - Elektronische Aufbereitung der Bestellung - Rollengesteuert, Historisierung jedes Vorganges (IKS-fähig) - Beliebige Mandanten / beliebige Bestellarten - Bestellabgleich bei Rechnungseingang (inkl. Vorkontierung) - Vollintegriert ins Xpert.APF Folgende Seiten zeigen auf, wie Xpert.ORD aufgebaut ist. Aufgabenübersicht eines Benutzers Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 3

4 Prozessschritt Bestellung - Dunkel: System-Schritte (automatisch) Hell: Schritte mit möglicher Benutzer-Interaktion Prozess-Schritt 1: Bestellung Sofern keine Bestellung aus einem Vorsystem importiert wurde, wird die Bestellung im Xpert.ORD erfasst. Die Kopfinformationen bestehen aus Bestellangaben (Bestell-Nr, Besteller, Bestelldatum, gewünschtes Lieferdatum), Lieferantenangaben, sowie Liefer-/ und Rechnungsadresse. Für das Detail stehen zwei unterschiedliche Aufbau-Varianten zur Auswahl, Freitext- oder Artikelbestellung. Freitextbestellungen sind typisch für Aufträge im Dienstleistungssektor, wie z.b. Malerarbeiten, Reinigungsaufträge, Umzüge oder ähnliches. In diesen Fällen wird meist nach Aufwand verrechnet und die Betragsangabe ist daher ungenau. Dennoch haben Sie in diesem Schritt die Möglichkeit, den Auftrag zu erfassen und die Kontierungsinformationen zu hinterlegen. Artikelbestellungen basieren auf einem Artikelstamm welcher intern geführt oder von extern importiert werden kann. Es werden Artikelgruppen, wie auch Artikel berücksichtigt. Die dazugehörigen Kontierungsinformationen werden automatisch hinzugezogen und auf der Bestellung vorgeschlagen. Sobald Sie die Bestelldaten speichern, wird Ihnen im linken Teil die Bestellung als PDF angezeigt. Erfassen einer Bestellung Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 4

5 Prozessschritt Kontierung Prozess-Schritt 2: Kontierung Die Kontierung wird von der Oberfläche her nicht unterschieden. Sie befindet sich im unteren Teil der Bestellung und wird auch mit den Bestelldaten zusammen erfasst. Hinzufügen von Kontierungsinformationen Unabhängig von dem Bestell-Aufbau (Freitext oder Artikel) können 1-n Kontierungszeilen angelegt werden. Diese dienen beim Bestellabgleich mit der Rechnung als Kontierungsvorschlag, sodass die Verarbeitung der Kreditorenrechnung effizienter durchlaufen werden kann. Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 5

6 Prozessschritt Visum 1-n Prozess-Schritt 3: Visum / Freigabe Die Zuweisung an die nächst-verantwortliche Person/Rolle (im Folgenden Bewilliger genannt) geschieht anhand eines Regelwerkes automatisch (z.b. Kostenstelle / Konto). Die Regeln können auch mit Betragslimiten versehen/ergänzt und hinterlegt werden (Modul AP Manager). Es gilt zu beachten, dass die Freigaberegeln für die Bestellungen im Xpert.ORD, wie auch für den Kreditorenrechnungs-Prozess (Xpert.APF) gelten. Kann bei einer Kontierung keine automatische Regel angewendet werden, muss der Bewilliger beim Abschluss dieses Prozessschrittes manuell ausgewählt werden. Der Beleg steht nun mit Status Freigabe in der Aufgabenliste des Mitarbeiters innerhalb der Linie. Diesem wird automatisch ein Mail mit der Aufforderung zur Freigabe der Bestellung zugestellt. Der Mitarbeiter selektiert die freizugebende Bestellung in der Aufgabenliste, welche auch die Fälligkeit des Beleges anzeigt. Aufgabenliste für die Freigabe Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 6

7 Der Bewilliger nimmt seine Aufgabe auf und sieht alle Informationen zur Bestellung. Freigeben/ Visieren von Kontierungszeilen Im Kontierungsbereich ist für Ihn ersichtlich, welche Kontierungszeile er Freigeben muss. Ist alles korrekt, erfolgt die Visierung der ausgewählten Kontierungszeile(n) und der Mitarbeiter gibt die Bestellung für den nächsten Schritt frei, sofern keine weitere(n) Freigabe(n) erforderlich ist (sind). Gut zu wissen Xpert.ORD erlaubt den parallelen Freigabe Prozess. Dies ermöglicht das rasche Einholen von mehreren Freigaben (beispielsweise Bestellungen mit vielen Kostenstellen/Zuständigkeiten) und verkürzt die Durchlaufzeit enorm. Bei mehreren Zeilen für den gleichen Verantwortlichen kann dieser alle mit einer Freigabe visieren oder einzeln. Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 7

8 Prozessschritt Versand Prozess-Schritt 4: Versand Sind alle Freigaben erfolgt, wird automatisch eine mit der Bestellung im Anhang aufbereitet und an den Lieferant versandt. Ist in den Lieferanteninformationen keine - Adresse verfügbar, wird die an den Besteller geschickt, so dass die Bestellung ausgedruckt und auf dem Postweg an den Lieferanten gelangen kann. Versand von Bestellung an Lieferanten (automatisch) Nachvollziehbarkeit Während des gesamten Prozesses wird im Hintergrund die Historie geführt. Dies erlaubt es, zu jedem Zeitpunkt die Geschichte der Bestellung nachzuvollziehen. Historie einer Bestellung Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 8

9 Prozessschritt Export Export (Systemschritt) Es erfolgt die systemseitige Archivierung der Bestellung. Der Beleg wechselt den Status auf Abgeschlossen und beendet dadurch den Workflow von Xpert.ORD. Ab diesem Zeitpunkt gibt es keine Aufgaben mehr für diese Bestellung. Die Bestellung selbst kann aber jederzeit mittels Belegsuche aufgerufen und angezeigt werden. Es ist auch jederzeit einsehbar, wer was wann gemacht hat. Falls die Bestellung aus einem externen Vorsystem importiert wurde, wird in diesem Schritt allenfalls eine Rückmeldung an das Vorsystem gegeben. Belegsuche Der Mitarbeiter kann jederzeit - die notwendige Berechtigung vorausgesetzt - in den Dokumenten nach verschiedenen Kriterien suchen. Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 9

10 Ergänzende Angaben Da Xpert.ORD als Zusatzmodul an das Xpert.APF integriert wurde, werden gewisse Funktionalitäten wiederverwendet. Informationen zu aufgeführten Themen finden Sie in der Broschüre zum Xpert.APF User- und Rollenadministration Konfigurationsmanager Stellvertretungen Fristen und Eskalationen Konfigurierbare Zusatzfunktionen Soreco AG, Nathalie Birchler, 2013 Seite 10