Kreditorenrechnungen schnell und kostengünstig erfassen

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1 FormStar - Invoice Kreditorenrechnungen schnell und kostengünstig erfassen Klassifizierung von Rechnungen Extraktion von Kopf- und Positionsdaten Ermitteln rechnungsrelevanter Daten Querchecks zur OCR-Validierung Trainingsfunktion Abgleich mit offenen Bestellungen Kontierung der Rechnungen Anbindung an die Materialwirtschaft

2 Warum FormStar - Invoice? Automation: Rechnungen automatisch lesen! Der gesamte Prozess der Rechnungsbearbeitung soll in hohem Maße automatisiert ablaufen. Durchgängigkeit: Der Bearbeitungsprozess soll einheitlich erfolgen - unabhängig vom Quellmedium der Rechnung Direkte Kontrolle / Transparenz für alle Beteiligten: Jede Rechnung soll jederzeit zum Zugriff verfügbar sein. Ebenso soll der Status einer in Bearbeitung befindlichen Rechnung jederzeit ersichtlich sein. Prozesssicherheit: Unterstützung bei der Erkennung von unrechtmäßig gestellten oder unvollständigen Rechnungen (beispielsweise zu viel berechnete Positionen u.ä.). Rationalisierung: Durch konsequentes Abbilden des Geschäftsprozesses in einen Workflow im ERP-System. Revisionssicherheit: Die Rechnungen müssen revisionssicher abgelegt werden, um gesetzlichen Ansprüchen zu genügen. Eine nachträglich Änderung einer Rechnung darf nicht erfolgen oder muss jederzeit belegbar sein. Kostenreduktion: Durch eine verkürzte Bearbeitungszeit kann ein Skontoverlust vermieden werden und durch den Wegfall manueller Dateneingabe kann die Fehlerquote reduziert werden.

3 Prozessablauf der automatischen Kreditorenrechnungserfassung Rechnungseingang - Digitalisierung In Papierform eingehenden Rechnungen werden nach Vorgängen separiert (einseitige/mehrseitige Vorgänge, gegebenenfalls mit Anlagen) und mit einem Scanner digitalisiert. Per Mail als PDF eingehende Rechnungen werden über den in FormStar - Invoice integrierten Mail-Importer in das System importiert und dann im gleichen Prozess wie per Post eigehende Rechnungen verarbeitet. Beim PDF/A-Format besteht die Möglichkeit auf die integrierten Inhalte ohne nochmalige OCR-Erkennung zuzugreifen. Erkennung durch das OCR-System - Rechnungen automatisch erfassen! Die Bilder werden in einem Hintergrundprozess durch ein OCR-System interpretiert, die implementierte Rechnungslogik verarbeitet Rechnungen in unterschiedlichsten Strukturen und in diversen Sprachen gemischt, ohne einen Template-Bezug. Die integrierte Rechnungslogik prüft, ob die Rechnung in sich plausibel ist: Die rechnungsrelevanten Daten müssen auf der Rechnung vorhanden sein Pro Position muss Menge x Einzelpreis den Gesamtpreis ergeben Die Summe der Positionspreise muss den Netto-Betrag ergeben Der Netto-Preis, der MwSt.-Satz, der MwSt.-Betrag und der Brutto-Betrag müssen mit den errechneten Werten übereinstimmen Datenübergabe zur Weiterverarbeitung Die validierten Rechnungsdaten werden zur für den weiteren Freigabeprozess an einen Rechnungsfreigabeworkflow übergeben oder zur direkten Buchung an ein FIBU-System übertragen. Parallel dazu können die Rechnungsimages und die dazugehörigen Indexbegriffe (Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum ) an ein DMS-System zur revisionssicheren Archivierung übergeben werden.

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7 FormStar - Module FormStar Basismodul zur automatischen Formularerfassung FormStar - Adresse: Erfassen handschriftlicher Adressen mit integrierter Adress-Validierung FormStar - DOKuStar: Datenextraktion aus unstrukturierten Dokumenten FormStar - Energy: Erfassen von Zählerstandkarten zur Verbrauchsabrechnung FormStar - Invoice: automatische Erfassung und Validierung von Kreditorenrechnungen FormStar - Lieferschein: Lesen von Lieferscheinen mit Serien-und Chargennummernerfassung FormStar - Order: Erfassung von unstrukturierten Faxund Mail-Bestellungen FormStar - Postraum: automatische Klassifizierung und Verteilung von allgemeiner Eingangspost FormStar - Rezept: Erfassen von Rezepten und Verordnungen