1. Single Euro Payments Area (SEPA)

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1 1. Single Euro Payments Area (SEPA) Die Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsraums (SEPA) geht auf Initiative der EU- Behörden zur Integration des elektronischen Zahlungsverkehrs in Euro zurück. Der SEPA- Raum umfasst 33 Länder, darunter die Schweiz und Liechtenstein. Hinweis: die nachfolgenden Erklärungen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. 1.1 SEPA-Überweisungen Grundlage für die Verarbeitung von SEPA-konformen Überweisungen ist das Regelwerk «SEPA Credit Transfer Scheme Rulebook». Es definiert die Regeln, Abläufe und Standards beim SEPA- Überweisungsverfahren. Das Regelwerk legt unter anderem fest, dass: die am SEPA teilnehmenden Finanzinstitute für SEPA-konforme Überweisungen erreichbar sind und solche auch ausführen können die Überweisung zwischen dem Institut des Zahlers und dem Institut des Zahlungsempfängers in Euro zu erfolgen hat das Kundenbankkonto im einheitlichen Euro-Zahlungsraum geführt wird, nicht aber auf Euro lauten muss eine maximale Überweisungsdauer festgelegt ist es keine Betragslimiten gibt die Transaktionen durch einheitliche Formate (ISO 20022) und Dateninhalte abgewickelt werden, unter anderem mit Angabe von IBAN und BIC die Abläufe der Zahlung sowie der Rückweisungen und Rückleitungen einzuhalten sind. 1.2 SEPA-Kartenzahlungen Das Regelwerk «SEPA Cards Framework» regelt seit 2008 den SEPA-konformen Einsatz von Debitund Kreditkarten im einheitlichen Euro-Zahlungsraum. SEPA WIKA Systems Seite 1

2 Das Rahmenwerk definiert den Einsatz von Debit- und Kreditkarten für bargeldlose Zahlungen am Point of Sale (POS) und für Bargeldbezüge an Geldautomaten in Euro und schreibt unter anderem vor, dass die Kartenprogramme (Card Schemes) den Marktzutritt von allen interessierten Parteien zu gleichen Bedingungen ermöglichen die Card Schemes die Trennung zwischen Lizenz- und Brand-Management und der eigentlichen Transaktionsverarbeitung gewährleisten die Chiptechnologie auf Basis des EMV-Standards (Nutzung von PIN & Chip) sowohl für Karten wie auch für Terminals eingesetzt wird, um Kartenmissbrauch vorzubeugen multilaterale Interchange-Vereinbarungen zwischen Issuer und Acquirer zur Entschädigung der Leistungen etabliert werden. Die beiden grossen internationalen Card Schemes MasterCard und Visa setzen alles daran, SEPAkonforme Debitsysteme zu entwickeln und bereitzustellen. MasterCard adaptierte die SEPA-Vorgaben im bereits bestehenden Maestro-System und wird eine für den einheitlichen Euro-Zahlungsraum gültige Maestro-Lizenz mit den entsprechenden Systemregeln einführen. Visa hat mit V PAY seinerseits ein neues SEPA-weit gültiges Debitsystem geschaffen. 1.3 SEPA-Lastschriften Grundlage für die Verarbeitung von SEPA-konformen Lastschriften im einheitlichen Euro- Zahlungsraum sind die vom EPC verabschiedeten Regelwerke. Sie beschreiben die Regeln des SEPA-Basis- & Firmenlastschriftverfahrens. Hauptvorteile von SEPA-Lastschriften Einheitliche Lastschrift europaweit in 33 Ländern Prozesse, Fristen und Formvorschriften international standardisiert Trennung von Geld- vom Informationsfluss (Avisierung erfolgt vor, Kontobelastung am Fälligkeitstag) Durchgängige Mandatsreferenz auch bei Rückvergütungen möglich 1.4 Creditor Identifier Die europaweit einheitliche und standardisierte Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers für SEPA-Lastschriften. Struktur der Identifikationsnummer Die Struktur der Identifikationsnummer ist in der Schweiz und Liechtenstein wie folgt aufgebaut: Teil a: Stelle 1 und 2: ISO-Ländercode der Schweiz (CH), Liechtenstein (LI). Teil b: Stelle 3 und 4: Zweistellige Prüfziffer (Modulo 97-10) über die Teile a und d (Teil c wird nicht berücksichtigt). Teil c: Stelle 5 bis 7: Dreistelliger Creditor Business Code, der vom Zahlungsempfänger für die Kennzeichnung eines Geschäftsfeldes im gleichen Haus beliebig festgelegt werden kann. Wird kein Creditor Business Code verwendet, ist "ZZZ" zu nutzen. Teil d: Stelle 8 bis 18: 11-stellige, numerische nationale Identifikationsnummer, die den Zahlungsempfänger innerhalb der Schweiz bzw. Liechtenstein eindeutig identifiziert. Sie wird beginnend mit 1 fortlaufend vergeben und mit führenden Nullen aufgefüllt. SEPA WIKA Systems Seite 2

3 Antragstellung & Vergabe Anträge auf Erteilung einer Identifikationsnummer können ausschliesslich online durch Finanzinstitute gestellt werden. Zahlungsempfänger müssen ihre Identifikationsnummern daher über ein Finanzinstitut beantragen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Zahlungsempfänger seinen Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in der Schweiz/Liechtenstein hat. Anmerkung: Details zu Veränderungen in der Rechtsform eines Unternehmens, etc. sind in der Norm definiert. 1.5 Übergangsfristen für die Schweiz Das SEPA Verfahren wird auf den 1. Februar 2014 gültig. Wie lässt sich das Konzept grafisch darstellen: SEPA WIKA Systems Seite 3

4 2. Microsoft Dynamics AX Microsoft Dynamics AX ist für SEPA vorbereitet in den Versionen AX 2009 und AX In den beiden Versionen müssen eine Anzahl Hotfixes eingespielt werden. In den von Microsoft nicht mehr unterstützten älteren Versionen AX 3.0, AX4.0 oder noch älter, gibt es keine Lösung von Microsoft, hier wird WIKA Systems den betreffenden Kunden individuell helfen. An dieser Stelle wollen wir aber nicht auf die Einzelheiten eingehen, kommen sie auf uns zu und wir lösen ihnen die SEPA Umstellung. 2.1 IBAN und BIC Dies sind die beiden entscheidenden Datensätze die im Dynamics AX verwaltet werden. 2.2 Konvertierungen Wir helfen ihnen im Dynamics AX die heutige Bankverbindung (mit Kontonummer und Bankleitzahl) in ein gültiges SEPA Format zu konvertieren. Verlassen sie sich nicht auf die im Internet angebotenen SEPA-Umwandlungsrechner! Ihre Aufgabe wird es sein mit dem Finanzinstitut (Hausbank) einen Test durchzuführen. 2.3 Datenfile in XML-Format Microsoft Dynamics AX wird für den elektronischen Datentransfer ein XML-Format erstellen. SEPA WIKA Systems Seite 4

5 3. SEPA-Umstellung: Die zwölf häufigsten Fehleinschätzungen Bei der Umstellung auf SEPA geht es um weit mehr als den Austausch von Kontonummern. Schnell sind wichtige Schritte vergessen und der Aufwand unterschätzt. Die nachfolgende Übersicht zeigt die zwölf häufigsten Fehleinschätzungen und hilft Ihnen, Kostensteigerungen zu vermeiden: 1. "Die SEPA-Umstellung betrifft mich nicht." Jeder, der am bargeldlosen (Euro-)Zahlungsverkehr teilnimmt, ist von SEPA betroffen. Das gilt für Unternehmen wie Privatpersonen gleichermaßen. Nicht nur die Kontoinformationen, sondern auch die rechtlichen Grundlagen ändern sich. Beispielsweise wird die Frist für Rückbuchungen bei der SEPA- Basislastschrift künftig acht Wochen betragen statt bisher sechs Wochen. 2. "Es ist noch genug Zeit bis zur Umstellung auf SEPA." Wer bis zum seine Zahlungsprogramme und Buchhaltungsabläufe nicht umgestellt hat, kann seinen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen. Wer bis dahin die Einzugsermächtigungen seiner Kunden nicht in SEPA-Mandate überführt hat, kann sie nicht mehr nutzen. Die Umstellung auf die SEPA-Abläufe ist komplex und nimmt viel Zeit in Anspruch. 3. "Mein Softwarehersteller kann alle SEPA-Belange für mich erledigen." Die Softwareanpassung ist ein zentraler Baustein im Umstellungsprozess. Ihr Softwarehersteller wird in der Buchhaltungssoftware die Voraussetzungen für SEPA schaffen und ein entsprechendes Update anbieten. Doch das allein reicht nicht. Die neuen Felder müssen mit Daten gefüllt, die neuen Abläufe organisatorisch umgesetzt werden. Der Softwarehersteller wird die SEPA-Fähigkeit der Software herstellen, trotzdem bleiben viele organisatorische Aufgaben und Entscheidungen an Ihnen und Ihren Mitarbeitern hängen. 4. "Die Lastschriftermächtigungen meiner Kunden werden eins zu eins in das SEPA-Verfahren übernommen." Richtig ist: Die vorliegenden Lastschriftermächtigungen können in ein SEPA-Basismandat überführt werden. Dazu muss der Zahlungsempfänger jedoch mehrere Bedingungen erfüllen. Wer dies nicht tut und dennoch Rechnungsbeträge einzieht, erhöht sein Risiko. Die Widerspruchsfrist des Zahlungspflichtigen gegen die Buchung steigt dann von 8 Wochen (bisher sechs) auf 13 Monate. Vorliegende Ermächtigungen für das seltenere Abbuchungsverfahren werden inhaltlich durch die SEPA-Firmen-Mandate ersetzt. Sie müssen jedoch vollständig neu erstellt werden. Eine Überführung ist nicht möglich. 5. "Auf Mitteilungen meiner Lieferanten zu SEPA-Mandaten muss ich nicht reagieren." Das ist nur teilweise korrekt. Wenn es sich um eine Lastschrifteinzugsermächtigung handelt, die von Ihrem Lieferanten in ein SEPA-Basismandat überführt wird, müssen Sie nicht reagieren. Der Zahlungsempfänger wird Sie über die Umwandlung informieren. Sie können nicht widersprechen. Sie sollten jedoch prüfen, ob die Überführung mit den vorgeschriebenen Informationen erfolgt und ob Sie das Mandat noch wollen. Wenn Sie das Mandat für überflüssig halten, können Sie die Erlaubnis dazu widerrufen. Soll dagegen eine vorliegende Abbuchungsermächtigung zu einem SEPA-Firmen-Mandat werden, dann muss auch der Zahlungspflichtige aktiv werden. Er muss die Ermächtigung unterschreiben, seine Bank informieren und in der Regel die Zustimmung seiner Bank an den Zahlungsempfänger übermitteln. In diesem Fall besteht Handlungsbedarf von Ihrer Seite. 6. "Die Fristen für den Rückruf belasteter Beträge ändern sich nicht." Das stimmt nur bei den SEPA-Firmen-Mandaten. Wie bisher im Abbuchungsverfahren können die belasteten Beträge nicht zurückgerufen werden. Änderungen gibt es bei den SEPA-Basismandaten. Im alten Bankeinzugsverfahren konnte der Kontoinhaber bis zu sechs Wochen nach Rechnungsschluss des Kontos (meist am Monats- oder Quartalsende) eine Rückbuchung verlangen, ohne Gründe dafür anzugeben. Das SEPA-Basismandat beendet diese Unsicherheit für den Zahlungsempfänger. Die Rückruffrist beginnt mit dem Tag, an dem das Konto belastet wird und endet SEPA WIKA Systems Seite 5

6 acht Wochen danach. Als Zahlungsempfänger wird für Sie das Lastschriftverfahren etwas zuverlässiger, da Sie mit exakten Fristen rechnen können. Bitte beachten Sie: Sollte allerdings keine Lastschriftermächtigung vorliegen, verlängert sich die Rückruffrist auf 13 Monate. Als Zahlungspflichtiger müssen Sie Ihre Konten auf Abbuchungen im Rahmen des SEPA-Basis-Mandats zeitnäher überprüfen. 7. "Ich kann meine Aufträge wie bisher bei meiner Bank online einreichen" Das stimmt nicht. Mit der Einführung von SEPA ändern sich nicht nur Feldinhalte wie Kontonummer und IBAN, sondern auch das Datenformat. Ab dem dürfen die Banken nur noch Dateien im neuen SEPA-Datenformat annehmen und verarbeiten. Um diese erstellen zu können, benötigen Sie ein Software-Update. Wollen Sie vor dem Stichtag auf SEPA umstellen, müssen Sie das mit Ihrer Bank vereinbaren. 8. "Nach der SEPA-Einführung ändern sich die Vorlagefristen bei der Bank nicht." Das ist für Überweisungen richtig, für Lastschriften allerdings falsch. Überweisungen müssen seit 2012 verpflichtend am nächsten Banktag dem Empfänger gutgeschrieben werden. Lastschriften wurden bisher auf Sicht, d.h. nach Einreichung unverzüglich ausgeführt. Unter SEPA gibt es differenzierte Regelungen. Lastschriften im SEPA-Firmen-Mandat müssen Ihrer Bank einen Tag vor Fälligkeit vorgelegt werden. Die Kontrolle findet durch die zahlende Bank statt, während im SEPA- Basismandat Ihrer Bank die Prüfung obliegt. Dafür benötigt sie Zeit. Die Vorlagefristen sind gesetzlich festgelegt auf fünf Tage vor Fälligkeit bei Erst- und Einmalmandaten. Folgemandate müssen spätestens zwei Tage vor dem Fälligkeits- und Abbuchungstag bei der Bank eingereicht werden. Vor allem die Frist bei Erst- und Einmalmandaten kann sich negativ auf Ihre Liquidität auswirken, wenn Sie sich nicht darauf einstellen. 9. "Die Lastschriftermächtigung kann auch digital über das Internet erteilt werden." Die Lastschriftermächtigung muss rechtssicher in Schriftform vorliegen, d. h. entweder auf Papier oder digital. Eine qualifizierte digitale Signatur ist dafür Voraussetzung. Die Kreditwirtschaft lässt zwar auch digitale Mandate zu, verweist jedoch ausdrücklich auf das erhöhte rechtliche Risiko für den Zahlungsempfänger, weil dieser im Zweifelsfall die Beweislast für ein korrektes Mandat trägt. Wenn Sie Mandate ohne schriftliche Ermächtigung nutzen, riskieren Sie eine Rückruffrist von 13 Monaten. 10. "Das elektronische Lastschriftverfahren (ELV) ist ab dem nicht mehr zulässig" Das stimmt nicht ganz: Das elektronische Lastschriftverfahren scheiterte bisher an der verlangten Schriftform für die Ermächtigung und den langen Vorlagefristen. Es gibt Verhandlungen mit dem Ziel, das ELV auch in Zukunft problemlos zur bargeldlosen Bezahlung an der Kasse verwenden zu können. Daher können Sie noch bis Ihren Kunden diese bequeme Form der Zahlungsabwicklung anbieten. 11. "Wer Geld von mir haben will, muss mir seine IBAN mitteilen." Als Zahlungspflichtiger müssen Sie für den rechtzeitigen Zahlungseingang bei Ihrem Gläubiger sorgen. Sie sind verpflichtet, sich die dafür notwendigen Kontoinformationen selbst zu besorgen und dürfen nicht auf Aktivitäten der Zahlungsempfänger warten. Wenn Ihnen die IBAN Ihrer Lieferanten nicht bis zum bekannt sind, werden Sie Probleme bei der fristgerechten Überweisung der fälligen Beträge bekommen. 12. "Ich kann die Gläubiger-Identifikationsnummer noch im Januar 2014 beantragen." Das ist richtig. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann jederzeit auch noch nach dem Stichtag beantragt werden. Wer jedoch kurzfristig nach dem Stichtag Lastschriften einziehen will, sollte nicht bis Januar warten. Zum einen muss in den schriftlich erteilten Lastschriften die Gläubiger- Identifikationsnummer angegeben werden. Mit einer späten Beantragung der Nummer schwindet die Vorlaufzeit für die Beschaffung der Mandate. Zum andern kann heute niemand einschätzen, ob es bei der Erteilung der Nummer kurz vor oder nach dem Stichtag nicht zu Engpässen kommen wird, weil viele Unternehmen so spät handeln. Wer hier nicht rechtzeitig tätig wird, der riskiert verspätete Zahlungseingänge. SEPA WIKA Systems Seite 6