Lexware buchhalter pro Export von Personenkonten und Buchungsdaten

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1 Lexware buchhalter pro Export von Personenkonten und Buchungsdaten Inhalt Einleitung... 1 Exportassistent Personenkonten... 2 Auswahl...2 Exportdatei...2 Feldwahl...3 Einstellungen...3 Profil speichern...4 Schnittstellenbeschreibung Personenkonten... 4 Exportassistent Buchungsdaten... 6 Auswahl...6 Exportdatei...6 Angaben...7 Feldwahl...7 Einstellungen...8 Profil speichern...8 Schnittstellenbeschreibung Buchungsdaten Einleitung Sie exportieren Personenkonten (Kreditoren und Debitoren) und Buchungsdaten über die ASCII- Schnittstelle. Die Exportdatei wird als Textdatei mit Dateiendung '.txt' gespeichert. Diese Datei können Sie in andere Programme mit einer Schnittstelle für Textdateien importieren. Wenn Sie bestimmte Export-Einstellungen in der Zukunft öfter benötigen, speichern Sie die gewählten Einstellungen auf der letzten Seite des Export-Assistenten in einem Export-Profil. Beim nächsten Aufruf des Export-Assistenten steht das Profil auf der Seite 'Auswahl zur Verfügung. 1

2 2 Personenkonten exportieren Starten Sie den Export-Assistenten über das Menü 'Datei - Export - ASCII'. 2.1 Auswahl 1. Markieren Sie 'Kunden (Debitoren)' oder 'Lieferanten (Kreditoren)'. Für den Export von Kunden oder Lieferanten sind zwei getrennte Exporte erforderlich. 2. Wählen Sie bei Profil 'Kein'. 2.2 Exportdatei 1. Klicken Sie auf 'Durchsuchen'. 2. Wählen Sie das Exportverzeichnis. 3. Tragen Sie den Dateinamen ein. Der Dateityp 'txt' ist automatisch eingestellt. 4. Klicken Sie auf 'Speichern'. 5. Wählen Sie die 'Dateiart'. Für den Export in ein Windows-Programm markieren Sie 'ANSI'. Für den Export in ein DOS-Programm wählen Sie 'ASCII'. 2

3 2.3 Feldwahl Prüfen Sie, welche Felder exportiert werden sollen. Voreingestellt sind alle vorhandenen Exportfelder aus Lexware buchhalter. Eine Schnittstellenbeschreibung der Exportfelder finden Sie im Abschnitt 'Schnittstellenbeschreibung Personenkonten'. Unter 'Quelle' sehen Sie links die Daten der Buchhaltung. Unter 'Ziel' sind rechts die Felder der Exportdatei aufgelistet. 1. Um ein Feld zu entfernen, ziehen Sie den Eintrag mit der Maus von rechts nach links. Links wird der Haken in der Spalte 'Erl. (Erledigt)' entfernt. 2. Um ein Feld zuzuordnen, ziehen Sie den Eintrag von links nach rechts. Links wird der Haken in der Spalte 'Erl.' gesetzt. 3. Die Reihenfolge der Exportfelder legen Sie rechts durch Verschieben mit der Maus fest. 2.4 Einstellungen Legen Sie die Einstellungen der Exportdatei fest. Im unteren Fensterbereich sehen Sie eine Vorschau auf die ersten Datensätze. Prüfen Sie hier die Auswirkung der gewählten Einstellungen. 1. Wählen Sie das 'Feld-Trennzeichen' und den 'Text-Kennzeichner'. 2. Wenn der 'Feldname in den ersten Datensatz' übernommen werden soll, setzen Sie den Haken. Feldnamen sind z. B. 'Kontonummer' und 'Kontobezeichnung'. 3. Um die Exportdatei zu erzeugen, klicken Sie auf 'Fertig stellen'. 4. Bestätigen Sie die Erfolgsmeldung mit 'OK'. 3

4 2.5 Profil speichern Wenn Sie die gewählten Einstellungen in einem Profil speichern wollen, bejahen Sie die Abfrage. Im Dialog 'Profil' hinterlegen Sie den Titel. Unter diesem Namen wird das Profil beim nächsten Import auf der Seite 'Auswahl' angezeigt. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen. Sie können das Profil jederzeit ändern. Führen Sie dazu den Export mit geänderten Einstellungen durch und speichern Sie das Profil erneut. Profile werden als PRF-Datei gespeichert und im Ordner 'ImExProfiles' abgelegt, z. B. unter C:\ProgramData\Lexware\professional\Daten\buchhalter pro\imexprofiles. 3 Personenkonten - Schnittstellenbeschreibung Die ASCII-Schnittstelle für Personenkonten umfasst folgende Felder und Feldformate: Feldbezeichnung Format Maximale Stellenzahl Beispiel Kontonummer numerisch Kontobezeichnung alphanumerisch 79 Schmitt Kundennummer Lieferantennummer alphanumerisch Anrede alphanumerisch 29 Firma Firma alphanumerisch 59 EDV-Service Schmitt Name alphanumerisch 34 Max Vorname alphanumerisch 34 Mustermann Zusatz alphanumerisch 59 Hardware & Software Land alphanumerisch 34 Deutschland Straße alphanumerisch 34 Musterstraße Hausnummer alphanumerisch 5 35 Postleitzahl alphanumerisch Ort alphanumerisch 34 Musterstadt Ansprechpartner alphanumerisch 59 Max Mustermann Telefon 1 alphanumerisch Telefon 2 alphanumerisch Telefax alphanumerisch alphanumerisch 59 4

5 Feldbezeichnung Format Maximale Stellenzahl Beispiel Bankleitzahl numerisch Bankkonto numerisch 10 Bankbezeichnung alphanumerisch 59 Direktbank BIC alphanumerisch 11 RZOOAT2L442 IBAN alphanumerisch 34 Zahlungsziel numerisch 3 30 Skonto % numerisch 2 Stellen 2 Nachkommastellen Skonto Ziel numerisch 3 20 Skonto2 % numerisch 2 Stellen 2 Nachkommastellen Skonto2 Ziel numerisch ,00 3,00 Zahlungsart (Text) alphabetisch Lastschrift Bar Überweisung Datentraeger Kreditkarte Scheck Online UStIDNr. alphanumerisch UK

6 4 Buchungsdaten exportieren Der Export umfasst Journal- oder Stapelbuchungen im aktiven Buchungsjahr. Starten Sie den Export-Assistenten über das Menü 'Datei - Export - ASCII'. 4.1 Auswahl 1. Markieren Sie 'Buchungsdaten'. 2. Wählen Sie als Profil '(Kein)'. 4.2 Exportdatei 1. Öffnen Sie über 'Durchsuchen' das Exportverzeichnis. 2. Tragen Sie den Dateinamen ein. 3. Der Dateityp 'txt' ist automatisch eingestellt. 4. Klicken Sie auf 'Speichern'. 5. Wählen Sie die 'Dateiart': Für den Export in ein Windows-Programm markieren Sie 'ANSI'. Für den Export in ein DOS-Programm wählen Sie 'ASCII'. 6

7 4.3 Angaben 1. Markieren Sie den Exportzeitraum. 2. Hinweis: Um das Wirtschaftsjahr/Jahr zu exportieren, müssen Sie im entsprechenden Jahr stehen. 3. Wählen Sie das maßgebende Datum 'Belegdatum' oder 'Buchungsdatum'. Das Buchungsdatum ist das Systemdatum des Tages, an dem Sie die Buchung erfasst haben. 4. Wählen Sie die Buchungsdaten aus dem 'Journal' oder 'Buchungsstapel'. Hinweis: Wenn Sie mit mehreren Stapeln arbeiten, können Sie einzelne Stapel wählen. 4.4 Feldwahl Prüfen Sie, welche Felder exportiert werden sollen. Eine Schnittstellenbeschreibung der Exportfelder finden Sie im Abschnitt 'Schnittstellenbeschreibung Personenkonten'. Die folgenden Felder sollten zur eindeutigen Beschreibung eines Buchungssatzes vorhanden sein: Belegdatum Belegnummer Buchungstext Währung Buchungsbetrag Kontierung (Soll- und Habenkonto) Voreingestellt sind alle vorhandenen Exportfelder aus Lexware buchhalter. Unter 'Quelle' sehen Sie links die Daten der Buchhaltung. Unter 'Ziel' sind rechts die Felder der Exportdatei aufgelistet. 7

8 1. Um ein Feld zu entfernen, ziehen Sie den Eintrag mit der Maus von rechts nach links. Links wird der Haken in der Spalte 'Erl. (Erledigt)' entfernt. 2. Um ein Feld zuzuordnen, ziehen Sie den Eintrag von links nach rechts. Links wird der Haken in der Spalte 'Erl.' gesetzt. 3. Die Reihenfolge der Exportfelder legen Sie rechts durch Verschieben mit der Maus fest. 4.5 Einstellungen Legen Sie die Einstellungen der Exportdatei fest. Im unteren Fensterbereich sehen Sie eine Vorschau auf die ersten Datensätze. Prüfen Sie hier die Auswirkung der gewählten Einstellungen. 1. Wählen Sie das 'Feld-Trennzeichen' und den 'Text-Kennzeichner'. 2. Wenn der 'Feldname in den ersten Datensatz' übernommen werden soll, setzen Sie den Haken. Feldnamen sind z. B. 'Belegnummer' und 'Belegdatum'. 3. Um die Exportdatei zu erzeugen, klicken Sie auf 'Fertig stellen'. 4. Bestätigen Sie die Erfolgsmeldung mit 'OK'. 4.6 Profil speichern Wenn Sie die gewählten Einstellungen in einem Profil speichern wollen, bejahen Sie die Abfrage. Im Dialog 'Profil' hinterlegen Sie den Titel. Unter diesem Namen wird das Profil beim nächsten Import auf der Seite 'Auswahl' angezeigt. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen. Sie können das Profil jederzeit ändern. Führen Sie dazu den Export mit geänderten Einstellungen durch und speichern Sie das Profil erneut. Profile werden als PRF-Datei gespeichert und im Ordner 'ImExProfiles' abgelegt, z. B. unter C:\ProgramData\Lexware\professional\Daten\buchhalter pro\imexprofiles. 8

9 5 Buchungsdaten - Schnittstellenbeschreibung Die ASCII-Schnittstelle für Buchungsdaten umfasst folgende Felder und Feldformate: Feldbezeichnung Format Maximale Stellenzahl Beispiel Belegdatum TT.MM.JJJJ Buchungsdatum TT.MM.JJJJ Buchungsperiode numerisch 2 3 Belegnummernkreis alphanumerisch 9 AR Belegnummer alphanumerisch 10 Jan2016 Buchungstext alphanumerisch 79 Bürobedarf Buchungsbetrag numerisch 10 Stellen 2 Nachkommastellen 250,00 Sollkonto numerisch Habenkonto numerisch Steuerschlüssel* numerisch 9 für Vorsteuer 19% Kostenstelle alphanumerisch 19; empfohlen: 8 Kostenträger alphanumerisch 19; empfohlen: 8 Buchungsbetrag Euro numerisch 10 Vorkommastellen 2 Nachkommastellen 250,00 Währung numerisch EUR oder DM EUR *Der Steuerschlüssel wird bei 'DATEV-Automatikkonten' nicht exportiert, da beim Import der Steuersatz aus den Kontoeigenschaften generiert wird. Hinweis: Beim Export von Buchungen zu innergemeinschaftlichem Erwerb, Leistungen 13b UStG und bei Istbesteuerung wird die automatische Steuerbuchung nicht exportiert. Beim Import wird die Steuerbuchung aufgrund der Konteneigenschaften und Besteuerungsart erzeugt. 9