Checkliste für die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr für Firmenkunden

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1 Checkliste für die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr für Firmenkunden Nicht lange warten jetzt schon starten! Ab Februar 2014 wird SEPA den bisherigen Zahlungsverkehr vollständig ersetzen. In Ihrer Firma müssen Sie dabei viele Prozesse berücksichtigen, die nur mit einem entsprechenden Vorlauf rechtzeitig und gezielt angepasst werden können. Beginnen Sie bereits 2013 mit den Vorbereitungen, damit Sie in 2014 SEPAready sind, d.h. je eher Sie die Umstellung intern abstimmen und vorbereiten, desto entspannter können Sie in die SEPA-Zukunft starten! Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr 1. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihrer Firma: Zahlungen / Einzüge beleghaft Zahlungen / Einzüge per Diskette oder Datenträger Zahlungen / Einzüge ausschließlich online SEPA-Lastschriften und SEPA-Sammelaufträge können nur noch ausschließlich online über das Online-Banking eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette / USB-Stick oder CD) mit SEPA-Lastschriften oder SEPA-Sammelüberweisungen wird nicht unterstützt. Online-Banking-Zugang vorhanden (ggf. beantragen)? 2. Zahlungsverkehrs- und Buchhaltungs-Software auf SEPA-Fähigkeit prüfen: Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr Die Hinterlegung der Gläubiger-Identifikationsnummer der Firma ist möglich (nur für SEPA-Lastschriften notwendig) Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden (nur für SEPA-Lastschriften notwendig) Können in den Kundenstammdaten IBAN und BIC hinterlegt werden bzw. können vorhandene Kontonummern und Bankleitzahlen konvertiert werden? IBAN und ggf. BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl: Zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers / Zahlungspflichtigen muss bei der SEPA-Überweisung / SEPA-Lastschrift die IBAN und ggf. der BIC angegeben werden. Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller. Tipp: Die Sparkasse St. Blasien bietet mit SFirm eine leistungsfähige und preisgünstige Software für Ihren Zahlungsverkehr an, die voll SEPA-fähig ist. Seite 1 Stand:

2 3. Briefbögen ändern Geben Sie auf Ihren Briefbögen, Formularen und sonstigen Dokumenten neben der Kontonummer und der Bankleitzahl auch IBAN und BIC mit an. IBAN und BIC finden Sie auf jedem Kontoauszug. 4. SEPA-Überweisungsvordrucke (SEPA-Zahlscheine) Sie legen Ihren Rechnungen einen vorgedruckten Zahlschein mit Ihrer Bankverbindung bei? Dann verwenden Sie bei der nächsten Bestellung von Überweisungsvordrucken / Zahlscheinvordrucken bereits den SEPA-Vordruck. Die Umstellung auf die neuen SEPA-Lastschriftverfahren 5. Welches SEPA-Lastschriftverfahren soll zukünftig genutzt werden? Derzeit werden folgende Lastschriftverfahren genutzt: Einzugsermächtigung Abbuchungsauftrag Die Einzugsermächtigung wird durch die SEPA-Basis-Lastschrift ersetzt. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen keine neuen Mandate eingeholt werden. Jedoch müssen bestimmte Informationspflichten vor dem ersten Einzug eingehalten werden (siehe Punkt 10). Das Abbuchungsauftragsverfahren wird durch die SEPA-Firmen-Lastschrift ersetzt und kann nur zwischen Firmenkunden (der Zahlungspflichtige darf kein Verbraucher sein) abgeschlossen werden. Für die bestehenden Abbuchungsaufträge müssen neue SEPA-Firmen-Lastschriftsmandate eingeholt werden! Der Zahlungspflichtige muss eine Kopie des Mandats bei seiner Hausbank hinterlegen, ähnlich wie beim heutigen Abbuchungsauftragsverfahren. Notizen: Seite 2 Stand:

3 6. Anforderung der Gläubiger-Identifikationsnummer: Fordern Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihre Firma online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrer Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrssoftware. Beantragung ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Dauer: ca. 3 Geschäftstage jede rechtlich eigenständige Firma benötigt eine eigene Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID wird in Ihrer Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrssoftware hinterlegt und wird dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch zugesteuert. Die Geschäftsbereichskennung ist frei wählbar. 7. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften / SEPA-Firmen-Lastschriften Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften bzw. SEPA-Firmen-Lastschriften mit Ihrem Kundenberater der Sparkasse St. Blasien ab. Bitte bringen Sie hierfür das Bestätigungsschreiben der Deutschen Bundesbank mit Ihrer Gläubiger-ID mit. Das Schreiben muss bei uns zusammen mit der Vereinbarung archiviert werden. Erst nach Abschluss der Vereinbarung können SEPA-Lastschriften eingereicht werden. Notizen: Seite 3 Stand:

4 8. Entwerfen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate. Integrieren Sie diese ggf. in Ihre Geschäftsprozesse. Mandatsvorlagen finden Sie im Anhang dieser Checkliste. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Lastschriftmandat in Ihren Verträgen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Vertragspartner zwei Unterschriften (eine Unterschrift auf dem Vertrag und eine eigene Unterschrift für das SEPA- Lastschriftmandat). Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig. 9. Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihnen vergeben. Durch die Gläubiger-ID der Firma und die Mandatsreferenz des Kunden ist jedes SEPA-Lastschriftmandat eindeutig für eine Zuordnung. Sie benötigen eine Verwaltung für SEPA-Lastschriftmandate (z.b. innerhalb der verwendeten Software). Unser Tipp: Verwenden Sie nicht die Kundennummer alleine als Mandatsreferenz. Wenn Sie die Kundennummer verwenden möchten, versehen Sie diese mit einem Zusatz (z.b a), da Sie bei einer Änderung des Lastschriftsmandats auch eine neue Mandatsreferenz (z.b b) vergeben müssen. Die alte Referenznummer kann ggf. bereits vom Zahlungspflichtigen für einen Einzug gesperrt sein. 10. Informieren Sie Ihre Kunden über den ersten Einzug per SEPA- Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung, Mitteilung der Umdeutung von der Einzugsermächtigung auf die SEPA-Basis-Lastschrift: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-Idendifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Mitteilung vor dem SEPA-Lastschrifteinzug (Vorabinformation): des Betrages des Belastungstermins der Erstlastschrift und Folgelastschriften, eine periodische Zeitangabe ist möglich der Gläubiger-ID der Mandatsreferenz Eine Ankündigung bzw. die Vorabinformation zur SEPA-Lastschrift muss grundsätzlich 14 Tage im Voraus erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart wurde. Die Ankündigung einer SEPA-Lastschrift muss schriftlich erfolgen, z.b.: Anschreiben, Mail, Fax, Rechnung. Außerdem muss sie die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz in der Vorabankündigung enthalten sein. Notizen: Seite 4 Stand:

5 11. Vorlauffristen von SEPA-Basis-Lastschriften (COR-Verfahren): Mit der SEPA-Basis-Lastschrift im COR-Verfahren können Sie wie bei der bisherigen Einzugsermächtigungslastschrift Ihre Forderungen von Ihrem Kunden einziehen. Dieses Verfahren kann innerhalb Deutschlands und in allen Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums angewandt werden. Leiten Sie Ihren Einzug im SEPA-Format und im COR-Verfahren unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse St. Blasien weiter: Erst- oder Einzel-Lastschriften: Folge-Lastschriften frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit und spätestens 6 Geschäftstage bis Fälligkeit der SEPA- Basis-Lastschrift, vor 16 Uhr frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit und spätestens 3 Geschäftstage bis Fälligkeit der SEPA- Basis-Lastschrift, vor 16 Uhr 12. Vorlauffristen von Euro-Express-Lastschriften (COR1-Verfahren): Um die Einreichungsfrist für inländische SEPA-Basis-Lastschriften an die bisherigen Fristen annähern zu können, bieten wir Ihnen zusätzlich die Euro-Express- Lastschrift mit verkürzten Einreichungsfristen an. Dieses Verfahren kann nur innerhalb Deutschlands angewandt werden. Leiten Sie Ihren Einzug im SEPA-Format und im COR1-Verfahren unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse St. Blasien weiter: Erst-, Einzel-Lastschriften oder Folge-Lastschriften: frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit und spätestens 2 Geschäftstage bis Fälligkeit der Euro- Express-Lastschrift, vor 16 Uhr 13. Vorlauffristen von SEPA-Firmen-Lastschriften: Leiten Sie elektronisch per Online-Banking Ihre SEPA-Firmen-Lastschrift unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse St. Blasien weiter: Erst-, Folge- oder Einzel-Lastschriften: frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit und spätestens 2 Geschäftstage bis Fälligkeit der SEPA- Firmen-Lastschrift, vor 16 Uhr 14. Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Seite 5 Stand:

6 Anhang 1: Einrichtung der Euro-Express-Lastschrift (COR1- Verfahren) in SFirm Voraussetzung: Version 2.5, Patchlevel 14/14 (oder höher) Schritt 1: Klicken Sie auf den SFirm/Finanzstatuts. Abbildung: SFirm/Finanzstatuts Schritt 2: Für die Erfassung von Euro-Express-Lastschriften muss ein spezieller COR1-Ordner angelegt werden. Die Anlage erfolgt über das Menü Datei / Neu / Ordner. Abbildung: Menüpunkt Ordneranlage Seite 6 Stand:

7 Schritt 3: Hinterlegen Sie für den neuen Ordner eine Bezeichnung und das Ordner- Element SEPA Lastschriften. Abbildung: Ordneranlage Bild 1 Schritt 4: Grenzen Sie den Ordner ggf. auf eine Kontonummer ein und wählen Sie bei den Lastschriftvarianten die Euro-Expresslastschriften (COR1) aus. Abbildung: Ordneranlage Bild 2 Seite 7 Stand:

8 Schritt 5: Der neue Ordner kann nun beliebig mit der linken Maustaste verschoben. Halten Sie für das verschieben Ihre linke Maustaste gedrückt. Abbildung: neu angelegter Ordner Hinweis: Sie erkennen die Euro-Express-Lastschrift an der verkürzten Einreichungsfrist innerhalb der Erfassungsmaske einer Lastschrift. Abbildung: Euro-Express-Lastschrift Notizen: Seite 8 Stand:

9 Anhang 2: Praxisbeispiel für einen Einzug per SEPA-Basis-Lastschrift bzw. Euro-Express-Lastschrift Schritt 1: Abschluss der Ermächtigung zum Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften mit Ihrem Kunden. Schritt 2: Vorankündigung, mind. 14 Tage im Vorfeld und mit genauem Fälligkeitsdatum, des Einzugs der SEPA-Basis-Lastschrift. Schritt 3: Der Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift. Bitte beachten Sie: Die Einreichung (bzw. Übertragung) der SEPA-Basis-Lastschriften muss einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum erfolgen, unter der Beachtung unserer Einreichungsfristen. Abbildung: SEPA-Basis-Lastschrift Das Datum der Ermächtigung zum Lastschrifteinzug und Kennzeichnung des Intervalls. Abbildung: SEPA-Lastschriftmandat (im Lastschriftvorgang) Angabe des Fälligkeitsdatums bei der Ausgabe der SEPA- Lastschrift. Seite 9 Stand:

10 Anhang 3: Musterformular für eine SEPA-Basis-Lastschrift für wiederkehrende Zahlungen. Seite 10 Stand:

11 Anhang 4: Musterformular für eine SEPA-Firmen-Lastschrift für wiederkehrende Zahlungen. Seite 11 Stand:

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