Ein Kassenbuch mit Excel führen

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1 Ein Kassenbuch mit Excel führen Liebe kfd-frauen, viele von Ihnen nutzen bereits den PC für Verwaltungsaufgaben in der kfd. Der PC bietet viele Möglichkeiten, eine davon ist die Führung des Kassenbuches. Damit nicht jede ein Kassenbuch neu erfinden muss, stellt die Diözesangeschäftsstelle ein Excel-Kassenbuch als Vorlage zur Verfügung. Sie können dieses nutzen, aber es ist k e i n Muss! Wir hoffen, die Verwaltung mit dem anliegenden Kassenbuch zu erleichtern und freuen uns, wenn dies gelingt. Wenn Sie etwas anzumerken, zu fragen oder Verbesserungsvorschläge haben, melden Sie sich bei Zita Lübbert, Diözesangeschäftsführerin, Nachfolgend eine kleine Anleitung zur Verwendung der Excel-Datei. 1. Geben Sie der Datei einen sprechenden Namen, z. B.: Kassenbuch kfd St-Lambertus.xls Der Dateiname muss mit.xls enden. 2. Starten Sie mit der Arbeit Starten Sie das Programm Excel und öffnen Sie die Datei. In der Datei sind mehrere Tabellen: Eine Tabelle mit einem Beispieljahr zum üben und für jedes Haushaltsjahr ( ) eine weitere Tabelle, in die Sie die Kassenbücher der jeweiligen Haushaltsjahre getrennt führen können. Die Vorträge aus den jeweiligen Vorjahren berechnet das Programm selbständig!

2 Wählen Sie das Entsprechende Haushaltsjahr durch Auswahl der entsprechenden Registerkarte im unteren Bereich!

3 3. Erweitern Sie die Anzahl der Buchungszeilen auf die nötige Menge. In jeder Tabelle sind standardmäßig 21 Buchungszeilen angelegt (Zeile 3 bis 24). Vermutlich benötigen Sie jedoch mehr Buchungszeilen pro Haushaltsjahr. Schätzen Sie Ihren Bedarf und fügen Sie weitere Buchungszeilen ein, indem Sie leere Zeilen wie folgt kopieren: Schritt 1: Markieren Sie eine Anzahl von leeren Buchungszeilen indem Sie mit gedrückter linker Maustaste über die Zeilenköpfe am linken Rand fahren. Es sollten danach KOMPLETTE Zeilen grau hinterlegt sein: Wichtig: Markieren Sie NUR leere Zeilen im gelb hinterlegte Bereich! Schritt 2: Einfügen Neuer Zellen VOR dem grau markierten Bereich Führen Sie den Befehl Einfügen -> Zeilen aus (Nicht verwechseln mit Einfügen -> Zellen!) [Alternativ: rechte Maustaste und Zellen einfügen aus dem Kontextmenü aufrufen.] Wiederholen Sie Schritt 2, bis Sie so viele Buchungszeilen angelegt haben, wie sie im Haushaltsjahr voraussichtlich benötigen. (Sie können auch später noch Buchungszeilen anlegen oder auch wieder löschen).

4 4. Saldovortrag und Saldo Jahresabschluss Wenn Sie mit dem ersten Haushaltsjahr 2012 beginnen, geben Sie einmalig den Übertrag Vorjahr von Hand ein. In allen folgenden Haushaltsjahren wird der Übertrag Vorjahr übernommen aus der dem Feld Saldo Jahresabschluss der Tabelle des vergangenen Haushaltsjahres. Schauen Sie auf den Kontoauszug: Wie ist der Kontostand zum ? Tragen Sie diesen Wert in die Tabelle 2012 in das Feld Übertrag Vorjahr bei Bankkonto ein.

5 Wie war der Kassenbestand der BAR-Kasse zum ? Tragen Sie diesen Wert in die Tabelle 2012 in das Feld Übertrag Vorjahr bei BAR-Kasse ein. Das Programm rechnet automatisch die Jahressummen und den Saldo zum Jahresabschluss aus. In diese Felder am unteren Ende der Tabelle brauchen Sie also nichts eintragen. Kontrollieren Sie aber beim Verbuchen des Kontoauszuges, ob der Endbestand laut Kontoauszug mit dem (vorläufigen) berechneten Saldo Jahresabschluss übereinstimmt! Tut er dies nicht, haben Sie einen Fehler in der Buchhaltung! Gleiches gilt für die Kasse: Stimmt der tatsächliche Kassenbestand nicht überein mit dem vorläufigen berechneten Saldo Jahresabschluss, kontrollieren Sie nochmals die Buchungen!

6 5. Eingabe der laufenden Einnahmen und Ausgaben Führen Sie für jede Einnahme und jede Ausgabe eine Buchungszeile. Geben Sie Datum, Buchungstext und ggf. einen Umsatzschlüssel (s. u.) ein. Tragen Sie die Beträge in die korrekte der vier Spalten ein: Einnahme Bankkonto, Ausgabe Bankkonto, Einnahme Barkasse, Ausgabe Barkasse. Geben Sie nur positive Beträge ein und keine Zahlen mit Minus-Zeichen. Minus-Ausgaben verbuchen Sie unter Einnahmen und umgekehrt. Kontrollieren Sie den (vorläufigen) Saldo Jahrsabschluss wie oben beschrieben. Spezielle Geschäftsvorfälle: Umbuchungen Wenn Sie Geld aus der Kasse zur Bank bringen, verbuchen Sie dieses bei der BAR-Kasse als Ausgabe und bei dem Bank-Konto als Einnahme. Wenn Sie Geld von der Bank abheben, weil sie Bar bestimmte Kosten begleichen wollen, verbuchen Sie diesen Vorgang bei der Bank als Ausgabe (erscheint auch als solche auf dem Kontoauszug) und bei der Kasse als Einnahme. Nur so können sie sicherstellen, dass die berechneten Salden zum Jahresabschluss mit den Kontoauszügen bzw. dem Kassenbestand übereinstimmen. Achtung: Das Haushaltsjahr bei kfd-gruppen ist grundsätzlich das Kalenderjahr! In Ihrem jährlichen Haushaltsbericht, den Sie auf der Jahreshauptversammlung abgeben, müssen alle Geschäftsvorfälle vom bis des vergangenen Jahres aufgeführt werden. Die mancherorts noch geübte Praxis, von Termin der Jahreshauptversammlung bis zur nächsten zu berichten ist nicht korrekt. Darum gibt es auch pro Kalenderjahr eine eigene Tabelle. Sie brauchen diese nur noch auszudrucken, wenn Sie alle Buchungen erfasst haben, und schon haben Sie Ihren Kassenbericht fertig.

7 6. Auswertung nach Umsatzschlüssel Am Ende einer jeden Tabelle ist eine braun gefärbte Tabelle, in der die Jahressummen nach Umsatzschlüsseln ausgewiesen werden. Die Umsatzschlüssel 1-4 sind bereits mit Texten vorbelegt. Die Umsatzschlüssel 5-9 können Sie frei verwenden. Weisen Sie jeder Buchung einen entsprechenden Umsatzschlüssel zu, und die Umsätze werden nach den Schlüsseln aufsummiert und ausgegeben. Weisen Sie einzelnen Buchungszeilen keinen Umsatzschlüssel zu, dann erscheinen diese Umsätze unter sonstiges. Auf diese Weise sehen Sie sofort, wofür das Geld ausgegeben bzw. eingenommen wurde. Auch diese Summen werden automatisch berechnet, wenn Sie die Eingaben entsprechend vorgenommen haben.

8 Hinweise zur Verwendung Dies ist eine Arbeitshilfe des kfd-diözesanverband Münster für kfd-gruppen auf Dekanatsund Ortsebene im Bistum Münster. Wir haben uns um eine möglichst verständliche Darstellung bemüht. Verbesserungsvorschläge nehmen wir von kfd-gruppen gerne entgegen. Das zugehörige Kassenbuch als Excel-Datei ist in der Diözesangeschäftsstelle erhältlich. Die Beschreibungen in dieser Arbeitshilfe beziehen sich auf Microsoft Excel 2003 (Version ). Eine Verwendung mit neueren Versionen von Microsoft Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen ist möglich. Wir bitten aber um Verständnis, dass wir die Kompatibilität nicht prüfen können und auch keine Gewähr dafür übernehmen. Die Herausgabe der Arbeitshilfe und der Excel-Datei erfolgt ohne Gewähr. Die Abgabe erfolgt kostenlos. Eine Weitergabe zu kommerziellen Zwecken ist grundsätzlich untersagt Münster kfd Diözesanverband Münster e. V. Herausgeberin Katholische Frauengemeinschaft Deutschlands kfd-diözesanverband Münster e. V. Breul Münster Telefon Telefax Internet: Vereinsregister Münster VRB-Nr Vertreten durch: Anette Köper, Vorstandsvorsitzende Judith Everding, stellvertretende Vorsitzende Dr. Beatrix Bottermann, stellvertretende Vorsitzende

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