Recherchestrategien Ermitteln oder Suchen? Hilfe zur Benutzung der Archivdatenbank. Allgemeine Hinweise. Start und Freitextsuche

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1 Recherchestrategien Ermitteln oder Suchen? Hilfe zur Benutzung der Archivdatenbank Allgemeine Hinweise Die Archivdatenbank ist optimiert für die Browser Internet Explorer 10, Firefox 24 und Safari 6. Bei fehlerhaften Darstellungen oder Funktionalitäten ist es empfehlenswert, ggf. die Kompatibilitätsansicht zu deaktivieren. Start und Freitextsuche Beim Aufruf der Archivdatenbank öffnet sich ein neues Fenster. Im linken Bereich des Fensters befindet sich ein Navigationsbereich. Sie können auswählen zwischen einer Systematischen Suche, einer Freitextsuche, einer Erweiterten Suche und der Hilfe. Im rechten Bildschirmbereich sehen Sie die Eingabemöglichkeit für die Freitextsuche. Diese Suche ähnelt einer typischen Internet-Suchmaschine. Die Archivdatenbank wird nach den Wörtern durchsucht, die Sie in die Eingabemaske eintragen. Im Drop-Down-Menü rechts neben der Eingabemöglichkeit können Sie eingeben, ob nur eines der eingegebenen Wörter pro Datensatz vorkommen muss ( eines dieser Wörter = Verknüpfung durch ODER); ob alle eingegebenen Wörter pro Datensatz vorkommen müssen ( alle Begriffe = Verknüpfung durch UND); ob genau die eingegebene Zeichenfolge gesucht werden soll ( dieser Ausdruck ); ob eine Rechtstrunkierung durchgeführt werden soll ( Wortanfang ). Bitte beachten Sie, dass eine Linkstrunkierung derzeit nicht möglich ist! 1

2 Beispiele: Eingabe: Friedrich Große Einstellung: eines dieser Wörter Ergebnis: Alle Datensätze, in denen die Wörter Friedrich und/oder Große vorkommen, also bspw. Friedrich der Große, Friedrich Müller, der Große Kurfürst usw. Einstellung: alle Begriffe Ergebnis: Alle Datensätze, in denen die Wörter Friedrich und Große vorkommen, also bspw. Friedrich der Große, Friedrich Wilhelm, genannt der Große Kurfürst, Förster Friedrich Große usw. Einstellung: dieser Ausdruck Ergebnis: Alle Datensätze, in denen die Wörter Friedrich der Große vorkommen, also bspw. nicht Friedrich des Großen usw. Eingabe: Friedrichs Einstellung: Wortanfang Ergebnis: Alle Datensätze mit Wörtern, die mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnen, also bspw. Friedrichswerder, Friedrichsstadt, Friedrichsruh, Friedrichs Testament usw. Die Freitextsuche ermöglicht ihnen einen schnellen ersten Überblick, ob Archivalien zu Ihrer Fragestellung vorhanden sind. Bedenken Sie bitte, dass es jedoch Archivalien zu ihrer Fragestellung geben kann, die Sie über die Freitextsuche nicht finden. Interessieren Sie sich für die Baugeschichte der Kirche in Kriele, so erhalten Sie bei Eingabe der Wörter Kirche und Kriele möglicherweise Instandsetzung der Kirche in Kriele oder Wiederbesetzung der vakanten Pfarre an der Kirche in Kriele, nicht jedoch den Titel Bau und Instandsetzung von Kirchen im Landkreis Westhavelland (in dem sich auch Kriele befindet). Nutzen Sie deshalb auch die anderen Suchangebote, um Ihre Suche zu vertiefen! Systematische Suche: Ermitteln eines Bestandes in der Tektonik über Navigation im Tektonikbaum Die systematische Ordnung (Tektonik) der im Geheimen Staatsarchiv PK betreuten Archivalien richtet sich in der Regel nach ihrer Provenienz, d.h. ihrer "Herkunft": sämtliche Unterlagen einer Behörde, einer Institution, eines Vereins etc. werden zu einem Bestand zusammengefasst. So ist beispielsweise die Überlieferung des preußischen Finanzministeriums in der Tektonik des Geheimen Staatsarchivs PK als eigener Bestand unter der Signatur I. HA Rep. 151 aufgestellt, diejenige des Innenministeriums unter der Signatur I. HA Rep. 77. Entsprechendes gilt für die Nachlässe, während die Entstehung von Sammlungen meist ohne Provenienz- Rücksichten auf thematische Erkenntnisinteressen zurückzuführen ist. Die folgenden auf den Bestands-Begriff bezogenen Hinweise sind aber auch für die Nachlässe und Sammlungen gültig. Am Beginn einer Recherche im Archiv ist also zunächst zu klären, welche staatliche oder private Einrichtung nach ihrer (Ressort-) Kompetenz mit dem in Frage stehenden Thema maßgeblich befasst war, da im entsprechenden Bestand die umfassendste Überlieferung erwartet werden kann. Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise gegenüber der Volltextrecherche liegt darin, auch solche Archivalien in den Blick zu bekommen, in deren Verzeichnung der thematische Suchbegriff nicht auftaucht: die "Treffermenge" ist also bedeutend umfangreicher. 2

3 Das Ermitteln in der Archivdatenbank erfolgt durch Aufruf des Menüpunktes Systematische Suche auf dem Startbildschirm und anschließender Navigation im Tektonikbaum in dem neuen Fester: Die Baumansicht - sie entfaltet sich nach einem Klick auf Tektonik im linken Bildschirmbereich - basiert auf der verwaltungssystematischen und chronologischen Anordnung unserer Bestände, Nachlässe und Sammlungen in einer "Tektonik". Wenn Sie sich durch die in der Regel mehrstufigen Gliederungsebenen der Tektonik geklickt haben, erscheinen im rechten Bildschirmbereich die Einzelbestände mit dem Bestandskürzel, dem Bestandsname und Angaben zu Findmitteln, Umfang und Laufzeit. In der im linken Bildschirmbereich angezeigten Baumansicht sind eine Reihe von Tektonikgruppen in blauer Farbe dargestellt. Diese Tektonikgruppen enthalten Onflinefindbücher. Anderer Tektonikgruppen sind in schwarzer Farbe dargestellt. Sie enthalten noch keine Onlinefindbücher. Auch die im rechten Bildschirmbereich angezeigten Bestandsnamen sind zum Teil in blauer Farbe dargestellt. Wenn ein solcher Bestandsname angeklickt wird, öffnet sich in dem aktuellen Fenster das Onlinefindbuch des Bestandes. Jedes Onlinefindbuch enthält im linken Bildschirmbereich eine Gliederung in Baumform, die aus wenigstens zwei Punkten besteht: 1. der Einleitung 2. der Gliederung (Klassifikation) des Bestandsinhalts. Die Gliederung ermöglicht einen Überblick über die Archivalien, die im Bestand vorhanden sind. Wenn Sie sich durch die in der Regel mehrstufigen Gliederungsebenen des Onlinefindbuches geklickt haben, erscheinen im rechten Bildschirmbereich die Bestellsignaturen, Titel und Laufzeiten der einzelnen Archivalien. Falls vorhanden, werden unter dem Titel ferner Enthält-Vermerke, Literaturangaben und Querverweise angezeigt. Wenn Sie ein Archivale bestellen möchten, notieren Sie sich bitte sorgfältig die Bestellsignatur. Diese können Sie anschließend in das Bestellformular auf der Webseite des GStA PK eintragen, um das Archivale zu bestellen. 3

4 Erweiterte Freitextsuche Beim Aufruf der Archivdatenbank öffnet sich ein neues Fenster. Im linken Bereich des Fensters befindet sich ein Navigationsbereich. Sie können auswählen zwischen einer Systematischen Suche, einer Freitextsuche, einer Erweiterten Suche und der Hilfe. Standardmäßig erscheint die Eingabemöglichkeit für die Freitextsuche. Um die erweiterte Suche zu benutzen, klicken Sie auf Erweiterte Suche. Die erweiterte Suche funktioniert grundsätzlich genauso wie die Freitextsuche. Sie bietet jedoch Möglichkeiten, die Suche zu verfeinern, indem Sie diese auf bestimmte Elemente begrenzen: Verändern Sie die Grundeinstellungen dieses Formulars nicht, entspricht es der Freitextsuche. Mithilfe des standardmäßig auf Keine Eingrenzung eingestellten Drop-Down-Menüs können Sie a) mit der Einstellung Gliederungen die Gliederungen in der Tektonik und in den Onlinefindbüchern abfragen; b) mit der Einstellung Bestandsname, Titel und Enthältvermerk in der Tektonik die Bestandsnamen und in den Onlinefindbüchern die Titel und Enthält-Vermerke durchsuchen lassen; c) mit der Einstellung Signaturen nach der Signatur eines Bestandes oder eines Archivales suchen; d) mit der Einstellung Altsignatur nach einer Altsignatur suchen. Mithilfe des standardmäßig auf Suche über alles eingestellten Drop-Down-Menüs können Sie zudem entscheiden, ob Sie die Suche auf a) Onlinefindmittel oder b) den Tektonikbaum begrenzen möchten. Mithilfe der Kästchen Laufzeit von: und bis können Sie Ihre Suche zeitlich auf bestimmte Jahre eingrenzen. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Suche auf bestimmte Onlinefindmittel zu begrenzen. Dazu rufen Sie entweder die Systematische Suche auf oder klicken unter der Überschrift Eingrenzung der Zahl zu durchsuchender Findbücher auf den Link Zur Auswahl. Anschließend öffnet sich die Systematische Suche (wie diese zu nutzen ist, entnehmen Sie bitte dem Hilfe-Text Systematische Suche ). Wenn Sie sich durch die in der Regel mehrstufigen Gliederungsebenen der Tektonik geklickt haben, erscheinen im rechten Bildschirmbereich die Einzelbestände. Wird der Bestandsname in blauer Farbe dargestellt, ist ein Onlinefindbuch vorhanden. In solchen 4

5 Fällen sehen Sie unter der jeweiligen Bestandssignatur ein Auswahlkästchen mit einer Lupe daneben. Wenn Sie dieses Onlinefindbuch in Ihre Suche einbeziehen möchten, markieren Sie das Kästchen und klicken anschließend auf das Fernglas. Die ausgewählten Findbücher werden anschließend auf der Einstiegsseite aufgeführt. Geben Sie nun Suchworte in die Suchmaske ein, werden nur die ausgewählten Findbücher durchsucht. 5

6 Arbeit mit Trefferlisten Nachdem Sie eine Suche durch Klicken auf Suche gestartet haben, erscheint eine Trefferliste. Es werden jedoch nicht die Aktentitel ausgeworfen, sondern die Treffer im Zusammenhang von Tektonik und Onlinefindbuch. Am Beginn der Liste finden Sie die Treffer in der Tektonik, dann folgen die Treffer in den Onlinefindbüchern. Das folgende Beispiel verdeutlicht die Arbeit mit der Trefferliste. Geben Sie im Suchfeld Humboldt ein und starten Sie die Suche. Nun sehen Sie sich die Trefferliste an: Am Anfang der Liste sind zwei Treffer in der Tektonik aufgeführt. Klicken Sie auf das Kreuz links neben dem Treffer, faltet sich ein Ausschnitt aus der Tektonik auf. Der Treffer wurde entweder in einer Tektonik-Ebene erzielt oder in einem Bestandsnamen. Auf der untersten Ebene werden die Namen von Beständen angezeigt. Darunter finden sich die Treffer in den Onlinefinbüchern. In Fettdruck ausgeworfen werden jeweils die Bestandssignatur und der Bestandsname. In der darüber liegenden grau unterlegten Zeile können Sie sich wiederum durch Klicken auf das Kreuz die Position des Bestandes innerhalb der Tektonik anzeigen lassen. Unter der Bestandssignatur und dem Bestandsnamen werden die Treffer im Findbuch angezeigt. Klicken Sie auf das Kreuz, entfaltet sich der Klassifikations-Baum des Findbuchs. Auf der untersten Ebene wird der Titel des Archivales angezeigt, in dem der Treffer erzielt wurde, darüber die Klassifikationsebenen, denen dieser Titel zugeordnet wurde. Diese Ebenen helfen Ihnen einzuschätzen, ob das Archivale für Sie relevant ist. 6

7 Die unterstrichenen Texte der Trefferliste können Sie anklicken. Dann öffnet sich ein neues Fenster, das den Treffer in der Tektonik oder dem Onlinefindbuch anzeigt. Wenn Sie ein Archivale bestellen möchten, notieren Sie sich sorgfältig die Bestellsignatur, die immer links vom Titel angezeigt wird. Diese können Sie anschließend in das Bestellformular auf der Webseite des GStA PK eintragen, um das Archivale zu bestellen. Sie können die Treffer in dieser neu geöffneten Ansicht durchblättern. Dabei werden alle Treffer nacheinander angezeigt. Nutzen Sie hierzu die Pfeile über dem Bereich, in dem die Treffer angezeigt werden. 7

8 Digitalisierte Archivalien einsehen Bei einigen Beständen, Nachlässen und Sammlungen können Sie neben den Erschließungsdaten auch das Archivalien selbst in digitalisierter Form einsehen. Falls Digitalisate vorhanden sind, wird dies durch eine stilisierte Kamera als Symbol und den Text Akte einsehen angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol oder den Text klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit dem Archivale. Das Laden kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Digitalisate werden mit Hilfe des DFG-Viewers zur Ansicht gebracht. 8

9 Rechts oberhalb des angezeigten Digitalisats finden Sie eine Reihe von Symbolen zum Steuern der Anzeige. Klicken Sie auf den Pfeil am linken Ende dieser Reihe, um alle Funktionalitäten angezeigt zu bekommen. Die Funktionen erfüllen von links nach rechts folgende Funktionen: Download des Digitalisats als PDF (nur bei Einzelseitenansicht) Download des Archivales als PDF (nur bei Einzelseitenansicht) Preview der Einzelseiten in einer Thumbnail-Ansicht Aktivierung der Doppelseitenansicht Vertauschen der linken und rechten Seiten in der Ansicht Anzeige des Digitalisats in größerem Format Anzeige des Digitalisats in kleinerem Format Zum ersten Digitalisat springen 5 Seiten zurück blättern eine Seite zurück blättern 1 Seite vorblättern 5 Seiten vorblättern Zum letzten Digitalisate springen Zum lokalen Speichern eines Digitalisats, bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild und klicken auf die rechte Maustaste. Dann erscheint das Kontextmenü, wählen Sie den Menüpunkt Bild speichern unter um das Digitalisat abzuspeichern. Soweit das Digitalisat nicht anders gekennzeichnet ist, können die Digitalisate unter der CC-Lizenz BY-NC-SA genutzt werden. 9