Rechteverwaltung für Lohn- und Gehaltszahlungen

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1 Rechteverwaltung für Lohn- und Gehaltszahlungen Bereich: ZAHLUNG - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweisen 3.1. Einrichtung: Lohn- und Gehaltszahlungen in ZAHLUNG sperren Zugriffsrechte über BENUTZER einrichten Auswirkungen auf ZAHLUNG Auswirkungen auf FIBU Einrichtung: Lohnzahlungslauf in FIBU verdichtet einlesen Zugriffsrechte über BENUTZER einrichten Option aktivieren, um die Lohnzahlungen in FIBU verdichtet einzulesen Besonderheiten beim Einlesen von Zahlungsläufen mit verdichteten Lohnbuchungen 9 4. Wichtige Informationen 10

2 Seite 2 1. Ziel Sie können den Zugriff und die Einsichtnahme auf folgende Daten schützen: Lohn- und Gehaltszahlungen in Agenda ZAHLUNG Lohnbuchungen, die in Agenda FIBU über Lohn-Zahlungsläufe eingelesen werden Beispiel Ein Mitarbeiter erstellt für einen Mandanten in Agenda FIBU die Finanzbuchhaltung. In Agenda ZAHLUNG führt er Zahlungen für Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) aus. Ein anderer Mitarbeiter erstellt für den gleichen Mandanten die Lohnbuchhaltung. Außerdem stellt er Lohn- und Gehaltszahlungen für Agenda ZAHLUNG bereit. Damit der FIBU-Sachbearbeiter die Zahlungen aus LOHN und die zugehörigen Lohnbuchungen (beim Einlesen von Zahlungsläufen) nicht sehen und bearbeiten kann, können die Zahlungen und Lohnbuchungen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. 2. Voraussetzung Damit der Zugriff auf die Zahlungen aus LOHN und die Lohnbuchungen in FIBU geschützt werden kann, muss die Benutzerverwaltung aktiviert sein. Siehe Info Nr Schnelleinstieg BENUTZER. 3. Vorgehensweisen Überblick 1. Einrichtung: Lohn- und Gehaltszahlungen in ZAHLUNG sperren 2. Einrichtung: Lohnzahlungslauf in FIBU verdichtet einlesen

3 Seite Einrichtung: Lohn- und Gehaltszahlungen in ZAHLUNG sperren Überblick 1. Zugriffsrechte über BENUTZER einrichten 2. Auswirkungen auf ZAHLUNG 3. Auswirkungen auf FIBU Zugriffsrechte über BENUTZER einrichten Zugriffsrechte für Mitarbeiter einrichten, die in Agenda ZAHLUNG keine Zahlungen aus LOHN sehen und bearbeiten dürfen: 1. BENUTZER starten Im ARBEITSPLATZ: <Alle Anwendungen>. Anwendung»Benutzerverwaltung«mit Doppelklick starten. Hinweis Sollte beim Start von Agenda BENUTZER die Anmeldung erscheinen, ist die Benutzerverwaltung noch nicht eingerichtet.

4 Seite 4 2. Benutzergruppe wählen»benutzergruppen«öffnen. Benutzergruppe mit Doppelklick auswählen. Anwendung»LOHN«anklicken. <Zugriffsrechte ändern> klicken.

5 Seite 5 Eine oder alle der folgenden LOHN-Funktionen sperren: LOHN Programm LOHN Vorschüsse bereitstellen LOHN Zahlungen bereitstellen Hinweis 1. Sollten diese Funktionen bereits gesperrt sein, ist nichts Weiteres zu unternehmen. 2. Ggf. müssen die Mitarbeiter (Benutzer), die die Zahlungen aus Agenda LOHN nicht einsehen dürfen, noch dieser Benutzergruppe zugeordnet werden (über»bestand Benutzer«). Siehe Info Nr Schnelleinstieg BENUTZER

6 Seite Auswirkungen auf ZAHLUNG Haben Sie die Zugriffsrechte eingerichtet, sind die Zahlungen aus Agenda LOHN in Agenda ZAHLUNG für die entsprechend eingerichtete Benutzergruppe nicht mehr sichtbar. 1. Zahlungen in LOHN bereitstellen Öffnen Sie Agenda LOHN mit einem Benutzer, der die Lohnbuchhaltung erstellt. Stellen Sie die Lohnzahlungen für ZAHLUNG bereit. 1.»Transfer Zahlungen bereitstellen«. 2.»Bearbeitung Zahlungsvorschläge übertragen«. 3. ZAHLUNG starten. Weitere Informationen siehe Info Nr Zahlungsverkehr in LOHN 2. Zahlungen mit berechtigtem Mitarbeiter prüfen Der Mitarbeiter, der auch die Lohnbuchhaltung erstellt, sieht in ZAHLUNG alle Zahlungen (auch die Zahlungen aus LOHN).»Bearbeitung Zahlungen bearbeiten«3. Darstellung der Zahlungen für nicht berechtigte Mitarbeiter Mitarbeiter, für die der Zugriff auf LOHN gesperrt wurde, sehen in ZAHLUNG keine Lohnzahlungen.»Bearbeitung Zahlungen bearbeiten«alle Zahlungen mit Herkunft»LOHN«werden ausgeblendet. Auf die Zahlungen aus Agenda FIBU hat die Sperre keine Auswirkungen.

7 Seite Auswirkungen auf FIBU Genauso wie in Agenda ZAHLUNG werden die Zahlungen aus LOHN in Agenda FIBU für die entsprechend eingerichtete Benutzergruppe nicht mehr angezeigt. 1. Zahlungen mit berechtigtem Mitarbeiter in FIBU prüfen Der Mitarbeiter, der die Lohnbuchhaltung erstellt, sieht auch in FIBU alle Zahlungen inkl. Lohnzahlungen.»Bearbeitung Zahlungsbearbeitung Zahlungen bearbeiten«2. Darstellung der Zahlungen für nicht berechtigte Mitarbeiter in FIBU Nicht berechtigte Mitarbeiter sehen in FIBU ebenfalls keine Lohnzahlungen.»Bearbeitung Zahlungsbearbeitung Zahlungen bearbeiten«alle Zahlungen mit Herkunft»LOHN«werden ausgeblendet. Auf Zahlungen aus FIBU hat die Sperre keine Auswirkungen. 3. Ausblenden von Lohnzahlungen in den Auswertungen Wenn Agenda LOHN für Bearbeiter gesperrt ist, werden die Lohnzahlungen in den Zahlungslisten ebenfalls ausgeblendet: FIBU:»Auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr Zahlungslisten«.

8 Seite Einrichtung: Lohnzahlungslauf in FIBU verdichtet einlesen In Agenda FIBU können Sie über die Zahlungsläufe die Zahlungen aus Agenda ZAHLUNG in die Buchungserfassung einlesen. Siehe Info Nr Zahlungsverkehr. Damit beim Einlesen der Zahlungsläufe die Lohnbuchungen nicht in Einzelbeträgen (d. h. eine Buchung je Lohn/Gehalt eines Arbeitnehmers) eingelesen werden, gibt es die Möglichkeit, die Lohnzahlungen verdichtet (in einer Summe) einzulesen. Überblick 1. Zugriffsrechte über BENUTZER einrichten 2. Option aktivieren, um die Lohnzahlungen in FIBU verdichtet einzulesen 3. Besonderheiten beim Einlesen von Zahlungsläufen mit verdichteten Lohnbuchungen Zugriffsrechte über BENUTZER einrichten Richten Sie die Zugriffsrechte ein Option aktivieren, um die Lohnzahlungen in FIBU verdichtet einzulesen Option für das verdichtete Einlesen von Lohnzahlungen aktivieren 1. Agenda LOHN mit einem Benutzer öffnen, der die Lohnbuchhaltung erstellt. 2. Zahlungen für Agenda ZAHLUNG bereitstellen:»transfer Zahlungen bereitstellen«). 3. Option <Lohnzahlungslauf verdichtet einlesen> aktivieren. 4. Stellen Sie die Zahlungen für Agenda ZAHLUNG bereitstellen. Führen Sie die Zahlungen aus. Siehe Info Nr Zahlungsverkehr in LOHN Hinweis Die Option <Lohnzahlungslauf in FIBU verdichtet einlesen> können Sie bei Bedarf über BENUTZER sperren. Siehe Info Nr Schnelleinstieg BENUTZER.

9 Seite Besonderheiten beim Einlesen von Zahlungsläufen mit verdichteten Lohnbuchungen 1. Zahlungslauf in FIBU einlesen 1. In Agenda FIBU in der Buchungserfassung die gewünschte Abrechnungsnummer sowie den entsprechenden Buchungskreis aufrufen:»bearbeitung Buchungserfassung«. 2. In der Erfassungszeile im Feld»Umsatz«die Taste <Z> drücken. 3. Es öffnet sich das Fenster für den Import der ausgeführten Zahlungen. Beim Versuch den Zahlungslauf mit Doppelklick zu öffnen, erscheint folgende Meldung: Hinweis Die Meldung wird bei allen Benutzern (mit und ohne Administratorenrechten) angezeigt, sobald die Option zum verdichteten Einlesen von Lohnzahlungsläufen in LOHN aktiviert ist.

10 Seite Darstellung der verdichteten Buchungen nach dem Einlesen des Zahlungslaufs Hat man die Buchungen über <Buchen> eingelesen, werden die verdichteten Lohnbuchungen in der Buchungserfassung wie folgt dargestellt: Hinweis Die Lohnbuchungen werden nach dem Einlesen für alle BENUTZER verdichtet angezeigt. Sie können nachträglich nicht mehr in Einzelbuchungen aufgeteilt werden. 4. Wichtige Informationen Nr Zahlungsverkehr in LOHN Nr Zahlungsverkehr Nr Schnelleinstieg BENUTZER

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