Arbeitskreis DAS NEUE ARBEITEN

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1 Whitepaper Arbeitskreis DAS NEUE ARBEITEN Europäisches Forum Alpbach 2012 Version 1 0 Special Edition Alpbach August 2012

2 Zusammenfassung Erfolgsmessung und Microsoft Case Autor: Michael Bartz, Prof. IMC FH Krems Am 29. August 2012 fand in der Hauptschule in Alpbach der Arbeitskreis Das Neue Arbeiten statt. Hier eine Zusammenfassung der im Arbeitskreis disktutierten wichtigsten Daten und Fakten rund um die Themen Erfolgmessung und die Microsoft Österreich Fallstudie Arbeitskreis in Alpbach Im Oktober 2012 öffnete das neue Microsoft Büro in Wien seine Pforten. Das Neue dabei: Arbeit findet nicht mehr explizit im Büro statt; Mitarbeiter wählen Arbeitsort und zeit frei. Das Büro selbst bekommt eine neue Rolle und dient zukünftig primär als Treffpunkt für Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten im Microsoft- Ecosystem. Das neue Büro ist die sichtbarste Änderung bei der Transformation der österreichischen Microsoft-Organisation in Richtung Neues Arbeiten. Diese Transformation geht Microsoft ganzheitlich an und sie führt zu Veränderungen auf drei Ebenen. Diese sind Mitarbeiter & Prozesse, der Büroraum und die eingesetzten Technologien für Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen. Michael Bartz, Leiter des New World of Work Forschungszentrums an der IMC FH Krems, begleitet über drei Jahre den Transformationsprozess bei Microsoft Österreich wissenschaftlich. Ziel ist, den Einfluss des neuen Arbeitens auf das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Kunden zu messen. Am Ende steht die Frage nach dem Return of Investment neuer Arbeitsformen. Der Return of Investment wird schon im ersten Jahr nach der Büroeröffnung auf der Kostenseite sehr deutlich: Der Bedarf an Arbeitsplätzen im Büro reduzierte sich um 25%. Stattdessen wurden kollaborative Flächen (Social Areas, Meetingräume, etc.) um das Dreifache vergrössert; gleichzeitig konnte die Gesamtfläche des Büros reduziert werden. Dadurch werden mit dem neuen Bürokonzept ca. 15% Facilitykosten jährlich eingespart (Miete, Betriebskosten, Reinigung, Energie, etc.). Dieser Kostenblock stellt in den meisten Unternehmen nach Personal den grössten Kostenblock dar. Die Mitarbeiter sind mit dem neuen Nutzungs- und Flächenkonzept im neuen Büro messbar sehr zufrieden. Die Zufriedenheit mit der Raumsituation im Unternehmen machte einen Sprung von 30% nach oben seit dem Einzug in das neue Büro. Das neue Arbeiten 2

3 Ebenfalls finanziell belastend für Unternehmen sind Reisekosten. Diese konnten bei Microsoft in Österreich um 30% reduziert werden durch Umstellung auf Microsoft Lync Online Meetings. Der Umstellungsprozess auf Online Meetings begann bereits Zweiter positiver Effekt: Durch die Ausbreitung der Lync Online-Meeting- Technologie etablierte sich schrittweise ein vermehrt virtuelles Arbeiten in der Organisation. Mit der Eröffnung des neuen Büros im Oktober 2012 schlüpfte die Organisation dann in die passende neue Bürohülle. Die Neuerung dabei war, dass ab diesem Zeitpunkt virtuelles Arbeiten auf Distanz nicht nur toleriert sondern explizit gewünscht und zum Kernprinzip des Arbeitens bei Microsoft Österreich wurde. Das Umlegen des Schalters hin zu konsequentem virtuellen Arbeiten führte im ersten Jahr nach der Umstellung zu keinerlei Produktivitätsverlusten. Im Gegenteil konnte sogar ein weiterer Produktivitätsanstieg von 5% verzeichnet werden (Das korreliert mit der Erfahrung, dass in den meisten Organisationen zum Beispiel die Arbeitszeit um 10 bis 15% steigt bei Einführung neuer virtueller Arbeitsformen). Gleichzeitig kletterte der Indikator für Kreativität im Job um 5% hinauf; Kreativität im Job ist ein wichtiger Treiber zur Steigerung der Lösungskompetenz einer Organisation (neben z.b. Diversität). Und der Indikator für Spass im Job verdoppelte sich mit dem Umstieg auf das Neue Arbeiten. Mobiler Arbeitsplatz in Alpbach Auch die Zeitbilanz der Mitarbeiter schaut nach der Umstellung auf das Neue Arbeiten bereits nach wenigen Monaten wesentlicher günstiger aus: Es hätte nicht überrascht, wenn die für Abstimmungsmeetings notwendige Zeit wegen des virtuelleren Arbeitsstils nach oben geschnellt wäre. Stattdessen blieb die Anzahl der Meetingstunden pro Woche konstant. Es kam nicht zu einer Abstimmungsinflation. Nur der relative Anteil der Online Meetings ist noch weiter gestiegen und liegt inzwischen bei nahezu 50% aller durchgeführten Meetings. Dieser Anstieg korrespondiert auch mit der Steigerung der Arbeitsstunden im Home Office, die von 1,0 auf 1,5 Arbeitstage pro Woche angewachsen ist. Abeitszeit verlagert sich also vom Büro in das Home Office. Der Anstieg der Online Meetings und der Home Office Stunden erklärt auch, dass die Mitarbeiter inzwischen 20% ihrer Zeit sparen, die sie sonst mit dem Pendeln zwischen Büro und Zuhause verbracht haben. Diese Zeit kann jetzt sinnvoller investiert werden, z.b. in Freizeitaktivitäten zur Steigerung der Work Life Balance. Ein weiterer positiver Effekt hierbei ist die Reduktion des CO2-Ausstosses um ca. 80 Tonnen im Jahr durch vermiedene Individualfahrten zwischen Büro und Daheim. Das neue Arbeiten 3

4 All das ist natürlich nur möglich, wenn im Unternehmen die passende Arbeits- und Führungskultur gegeben ist. Management by Objectives (Zielorientierte Führung) ist einer der Schlüssel zum erfolgreichen Arbeiten auf Distanz. Ebenso unabdingbar ist die entsprechende Vertrauenskultur. Messungen zeigen, dass das Konzept aufgeht. Durch die strikte Umstellung auf virtuelles Arbeiten hat die Sichtbarkeit der Leistungen der Mitarbeiter gegenüber den Managerinnen und Managern nicht gelitten. Der Indikator für Sichtbarkeit der Leistungen blieb stabil auf hohem Niveau im ersten Jahr. Gleichzeit ist aber das Vertrauen der Managerinnen und Manager in die Effizienz der Arbeit im Home Office innerhalb des ersten Jahres noch einmal um 5% gestiegen. D.h. Vertrauen und Transparenz sind gegeben. Mit dem neuen Microsoft Geschäftsjahr 2013, das im Juli 2012 beginnt, geht auch das wissenschaftliche Projekt in die nächste Phase. Erstmals wird es möglich sein, betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus dem ersten Geschäftsjahr nach der Büroeröffnung mit Geschäftsjahren davor zu vergleichen. Insbesondere wird der Fokus auf HR-Kennzahlen liegen aber ebenso auf Finanzkennzahlen rund um Umsatz und Gewinn. Das ermöglicht einen noch tieferen Einblick den Return on Investment für das Neue Arbeiten. Expertenrunde im Arbeitskreis: Barbara Kellner, Unternehmensberaterin Deloitte Human Capital Consulting Expertenrunde in Alpbach Christine Marek, Abgeordnete zum Nationalrat Michael Bartz, Prof. Internat. Business and Export Management, IMC FH Krems Franz Kühmayer, Geschäftsführender Gesellschafter, KSPM Managementberatung Chair: Alexandra Moser, Leiterin, Microsoft Office Division, Microsoft Österreich Das neue Arbeiten 4

5 Weiterführende Ressourcen Buchen Sie eine Tour durch das neue Microsoft Büro in Wien. Online Buchung über Wöchentlich neue Informationen zum Neuen Arbeiten aus Industrie und Forschung auf dem New World of Work Blog: Deloitte Studie Flexible Working 2012 downloaden unter: Austria/Local%20Assets/Documents/Studien/HC/Flexible%20Working_Web.pdf Kontakte: Alexandra Moser, Leiterin, Microsoft Office Division, Microsoft Österreich Michael Bartz, Prof. Internat. Business and Export Management, IMC FH Krems Das neue Arbeiten 5