ONLINE-MEETINGS LEICHT GEMACHT 10 SCHRITTE ZUM ERFOLG. Ein Ratgeber von Premiere Global Services. Premiere Global Services

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1 ONLINE-MEETINGS LEICHT GEMACHT 10 SCHRITTE ZUM ERFOLG Ein Ratgeber von Premiere Global Services Premiere Global Services

2 Erfolgreiche Meetings spielen in der heutigen Geschäftswelt eine immer bedeutendere Rolle. Wenn Ideen reifen und Konzepte zu Strategien werden, kann ein effektives Meeting die Leistungsfähigkeit steigern, wesentliche Gedankengänge kommunizieren und die Grundlage für einen wirksamen Maßnahmenplan schaffen. Das hohe Geschäftsreiseaufkommen und der Druck, täglich mehr Leistung zu bringen, stellt Entscheider von heute vor immer größere Herausforderungen. Deshalb gehen mehr und mehr von ihnen dazu über, via Telekonferenz zu kommunizieren. Laut einer Studie von Forrester Research werden Webkonferenzen deshalb geschätzt, weil sich Arbeitszeit effektiver nutzen lässt und die Kosten sinken. Dennoch herrscht hier und da Skepsis gegenüber virtuellen Meetings. Tatsächlich kommen verschiedene Dynamiken ins Spiel, die die Effektivität eines ganz normalen Telemeetings beeinflussen können. Premiere Global Services blickt auf mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Realisierung erfolgreicher Telefonkonferenzen zurück. In dieser Zeit haben wir zehn einfache Schritte zur Optimierung Ihres nächsten Meetings unter Einsatz von Webkonferenzlösungen identifiziert. Denken Sie nach: Haben Sie sich während einer Telefonkonferenz schon einmal ausgeklinkt oder gleichzeitig noch andere Arbeiten erledigt? Wenn Sie Veranstalter des Meetings waren: Haben die Leute aktiv teilgenommen und aufmerksam zugehört? Oder waren sie eher mit dem Versenden von Kurzmitteilungen, mit Internetsurfen und allen möglichen anderen Desktopspielereien beschäftigt? Hatten Sie am Ende des Meetings das Gefühl, bei jedem Teilnehmer das, was Sie wollten, auch wirklich erreicht zu haben? Wenn Sie Meetings veranstalten, sind dies notwendige Fragen, die Sie für sich beantwortet haben müssen, bevor Sie einen Termin festlegen und die Einwahlinfo versenden. Denn warum sollten Sie ein Meeting einberufen, wenn nicht sichergestellt ist, dass Sie Ihre Ziele auch wirklich erreichen? Mit den leicht zugänglichen Technologien von heute lässt sich bei Ihrem nächsten Meeting genau die Teilnehmerinteraktion und -Motivation erzielen, die Sie sich wünschen. Webkonferenzlösungen sind eine ebenso schnelle wie unkomplizierte Ergänzung für jede Telekonferenz und geben Ihnen die Möglichkeit, die Teilnehmerinteraktion sichtbar zu erhöhen. Seite 1

3 Nehmen Sie die erste Hürde Es gibt Grundregeln für den Erfolg von Meetings. Zum Beispiel braucht man immer eine Agenda. Im Vorfeld eines Meetings, währenddessen und danach sind aber noch weitere Maßnahmen nötig, um den Teilnehmern das Gefühl zu vermitteln, dass ihr Engagement und die Zeit, die sie investiert haben, sich gelohnt haben. Die folgende Checkliste beschreibt die wichtigsten Schritte: Planung Definieren Sie das Ziel und das gewünschtes Ergebnis des Meetings Entscheiden Sie, wer teilnehmen soll Ermitteln Sie den sinnvollsten Kommunikationsweg Vorbereitung Setzen Sie die Agenda fest Bestimmen Sie das Timing und den inhaltlichen Rahmen der Agenda Die meisten Meeting-Veranstalter wenden im Schnitt 10 % ihrer Zeit für die Planung auf, 80 % für das eigentliche Meeting und 10 % für die Nachbereitung. Information Entscheiden Sie: Was erwartet die Teilnehmer? Wie sollen sie sich vorbereiten? Skizzieren Sie die zu erörternden Inhalte Kommunizieren Sie, welche Vorbereitungen von jedem Teilnehmer im Vorfeld des Meetings zu treffen sind Struktur & Kontrolle Fangen Sie pünktlich an und halten Sie sich an die Agenda Wie ist die Stimmung in der Gruppe? Bleiben Sie auf Empfang Wiederholen und bestätigen Sie Ergebnisse aus dem Meeting Dokumentieren Sie verabredete Maßnahmen und die jeweils verantwortlichen Personen. Sorgfältigere Planung führt zu erfolgreicheren Meetings: Wenden Sie 50 % für die Planung auf, 20 % für das Meeting und 30 % für die Nachbereitung. Aufzeichnungen & Maßnahmen Zeichnen Sie Diskussionen und verabredete Maßnahmen auf Sorgen Sie mit einem dokumentierten Meeting-Protokoll und einem Maßnahmenkatalog für die ordentliche Nachbereitung Seite 2

4 10 SCHRITTE ZUM ERFOLG Sie haben Ihr Meeting durchstrukturiert. Jetzt sollten Sie eine kurze Phase für Teamarbeit und Interaktion einplanen. Im Folgenden ein paar einfache Ideen, die sich mithilfe von Webkonferenzfunktionen ganz leicht umsetzen lassen. 1. Jeder kennt die Agenda Ihre Agenda sollte der erste Punkt sein, den Sie während des Meeting durchgehen. Anstatt sie lediglich an Ihre Teilnehmer zu en, sollten Sie die Agenda in Echtzeit vorstellen. Indem Sie ganz einfach den Zugriff auf Ihren Desktop ermöglichen oder das Agendadokument isolieren, egal ob als Worddatei oder in einem anderen Format, können Sie interaktiv die Zielsetzungen und einzelnen Punkte des Meetings durchgehen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie die Agenda spontan überarbeiten müssen jeder hat dann die aktualisierte Version vor sich. Sorgen Sie außerdem dafür, dass die gesamte Agenda auf eine Seite passt. Es ist sinnvoll verbrachte Zeit, Grafiken zu den einzelnen Punkten zu zeigen. 2. teilen heisst teilhaben Halten Sie IHRE Präsentationen als Pre-Loads bereit Einzelne Abschnitte oder auch Ihr gesamtes Meeting könnten aus einer Präsentation bestehen. Alle benötigten Präsentationen lassen sich im Vorfeld ganz leicht Ihrem Webkonferenzportal hinzufügen. So können Sie gleich nach Beginn des Meetings loslegen. Wenn Sie Ihre Präsentationen vor allem Kundenpräsentationen und Schulungen archiviert haben, sind Sie in der Lage, alle Dateien, die Sie vorstellen möchten, quasi im Vorbeigehen auszuwählen, Sie müssen dann nicht lange suchen. Aber: Denken Sie daran, Ihren Teilnehmern auch andere Dokumente zur Verfügung zu stellen. Denn Webkonferenzen sind nicht ausschließlich für Präsentationen da. Tabellen, Dokumente und Bilder sind ebenfalls hervorragende Mittel, um Ihre zentralen Gedanken zu vermitteln. Resource Panel 3. bitte übernehmen Sie! In vielen Meetings wird von der Gruppe mehr verlangt als verbale Interaktion. Wurden im Vorfeld Hausaufgaben an einen oder mehrere Teilnehmer vergeben, können Sie die Betreffenden ganz leicht in die Lage versetzen, ihr Material der Gruppe zu zeigen oder zu präsentieren. Seite 3

5 Das zeitweilige Abgeben der Kontrolle sollten Sie bei einem Probelauf im Vorfeld geübt haben: Sie fühlen sich sicherer, wenn Sie die Tools kennen und wissen, wie man sie einsetzt. Bei größeren Meetings ist es außerdem hilfreich, einen Kollegen oder eine Kollegin als Co-Präsentator dabeizuhaben. Er/sie kann das Chat-Fenster im Auge behalten und die Frage/Antwort-Runde durchführen. So können Sie sich ganz auf die Inhalte konzentrieren. 4. kurze aufmerksamkeitsspanne Setzen Sie Akzente und das wortwörtlich! Verwenden Sie Anmerkungstools wie Hervorheben und Unterstreichen. Sie können auf den Dokumenten und Folien, die Sie gerade mit der Gruppe bearbeiten, sogar schreiben etwa um Kernaussagen zu verstärken. Von Ihnen live gesteuerte Bewegungen auf dem Bildschirm sind ein gutes Mittel gegen kurze Aufmerksamkeitsspannen. Gestalten Sie Ihr Meeting noch lebendiger, indem Sie gleich mehreren Präsentatoren die Möglichkeit geben, in demselben Dokument Anmerkungen zu machen. Polling Panel 5. WIE Fühlen sie SICH? Eines der schwierigsten Unterfangen bei virtuellen Meetings ist es herauszufinden, ob die Teilnehmer das Geschehen aufmerksam verfolgen oder ob sie nebenher ihre s checken. Sie müssen sie binden, wenn Sie eine rege Diskussionsbeteiligung erwarten. Die Gruppe wird voll dabei sein, wenn sie etwas Interessantes zu sehen bekommt und mit Fragen konfrontiert wird. Fühlen Sie den Teilnehmern den Puls zum Beispiel durch Abstimmungen und Umfragen Als Teil der Vorbereitungen auf Ihr nächstes Meeting sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Teilnehmer normalerweise einbinden, wenn Sie in einem Raum mit ihnen zusammensitzen. In einem persönlichen Meeting stellen Sie Fragen, achten auf verbale und visuelle Signale, animieren Ihr Gegenüber zur Interaktion und fordern zum Austausch über Ansichten und Fakten auf. Abstimmungen und Umfragen sind virtuell nicht nur leicht zu integrieren, Sie halten das Meeting auch am Laufen. 6. bewegte bilder ergeben grosses kino Sie halten eine Präsentation oder leiten eine Schulung? Beleben Sie das Ganze durch Aufmerksamkeitsbooster. Gerade an den Stellen, an denen es Ihnen wirklich darauf ankommt, dass die Teilnehmer interessiert bei der Sache bleiben, sollten Sie aktiv werden: Lassen Sie sie auf eine Webpage zugreifen oder zeigen Sie ihnen Seite 4

6 ein kommentiertes Audio- oder Videodokument. Sie brauchen die Video- oder Audiodatei nicht in Ihr Konferenzportal zu laden das Internet erledigt das für Sie und bewerkstelligt Laden und Wiedergabe für gewöhnlich in derselben Geschwindigkeit. Nicht vergessen: Vor jedem Hosted Audio -Einsatz sollten Sie die Teilnehmer auffordern, die Lautstärke an ihren PC-Lautsprechern höherzuregeln. 7. Seien Sie ein Künstler Was wäre ein Meeting ohne Whiteboard oder Flipchart? Teilnehmer, die verstreut an weit entfernten Orten sitzen, können damit natürlich nichts anfangen. Anders bei Webkonferenzen: Sie wollen Anmerkungen und Maßnahmen festhalten oder auch ein Diagramm zeichnen? Tun Sie es auf einem virtuellen Whiteboard, das alle vor Augen haben. Es wird Ihnen helfen, Ihr Anliegen zu verdeutlichen, und ermöglicht Ergänzungen in Echtzeit. Denn, Sie erinnern sich: Sie können die Kontrolle auch an andere Teilnehmer abgeben, die ihrerseits Anmerkungen auf dem Whiteboard machen. Whiteboard Panel 8. Privatgespräche Bei größeren Gruppen mit verschiedenen Teams ist es wichtig, mit allen Teilnehmern und/oder anderen Präsentatoren verbunden zu bleiben. Ähnlich wie beim Instant-Messaging können Sie während des Meetings mit einzelnen Teilnehmern Privatgespräche führen. Die meisten Webtools geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, die Stimmung in der Gruppe zu prüfen, und zwar über eine mit Farbcode versehene Sitzordnung oder Teilnehmerliste. 9. Behalten sie die kontrolle Chat Panel Fragen sind ein hervorragendes Mittel, um die Interaktion am Laufen zu halten und alle Teilnehmer zu motivieren. Es sei denn, die Zeit ist knapp und ein Fragesteller gefährdet die Kontrolle und den Fluss des Meetings. Als Präsentator möchten Sie die Gruppe ganz bestimmt zu Fragen ermuntern. Die Frage- und Antwortfunktion ermöglicht es Ihnen, während der Präsentation Fragen zu empfangen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu beantworten. Wenn es so weit ist, können Sie die Liste der Fragen und Fragesteller noch einmal durchgehen und je nachdem, ob der Zeitpunkt passt entscheiden, welche Fragen sie beantworten. Sie können aber auch einen anderen Konferenzteilnehmer zum Präsentator machen, der dann während der gesamten Präsentation Fragen beantwortet. Seite 5

7 10. zeichnen sie auf Halten Sie fest, was im Verlauf des Meetings gesagt und präsentiert wurde. Wenn Ihr Unternehmen ein Protokoll der Gespräche benötigt, dann sollten Sie in der Lage sein, die Diskussion exakt wiederzugeben. Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion und vergessen Sie nicht, die Teilnehmer zu informieren, wo und wie sie eine eigene Kopie der Aufzeichnung erhalten. Und jetzt Viel Spass Versuchen Sie s wir wünschen Ihnen viel Vergnügen. Fangen Sie an mit ein oder zwei der oben vorgestellten Ideen und machen Sie von dort aus weiter. Planen Sie stets voraus. So sind Sie bereit, etwas Neues auszuprobieren, gleichzeitig gut vorbereitet und schon etwas geübt. Führen Sie Buch über die Maßnahmen, die in verschiedenen Szenarios am besten funktioniert haben. Ganz wichtig: Konzentrieren Sie sich auf die Ziele Ihres Meetings, nicht auf die Technik. Die Technik ist nur dazu da, die genannten Ideen zu unterstützen. Sie hilft Ihnen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wählen Sie die Tools und Funktionen, die Ihnen für das Erreichen Ihrer Ziele am sinnvollsten erscheinen Die Tools sind unterhaltsam und nützlich, aber der Inhalt ist immer noch König. Seite 6

8 Über Premiere Global Services Premiere Global Services, Inc. ist ein globaler externer Anbieter von Geschäftsprozesslösungen, die es Firmenkunden ernmöglichen, ihre wichtigsten Geschäftsabläufe zu automatisieren und zu vereinfachen. Das Ergebnis ist eine effektivere Kommunikation im Unternehmen. Wir stehen für Innovationen in der Kommunikationstechnologie und bieten Lösungen in vier Kerngeschäftsbereichen: Konferenzlösungen, Dokumentlösungen, Marketing- Automatisierungslösungen und Benachrichtigungs- & Mitteilungslösungen. Wir vertreiben diese Lösungen über unsere weltweiten On-demand-Plattformen an einen festen Kundenstamm, der rund 60,000 Unternehmenskunden umfasst. Dazu gehört die Mehrheit der Fortune Unternehmen. Kunden nutzen unsere Lösungen, um ihre Effizienz zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und eigene Kunden zu binden. Mit Mitarbeitern in 19 Ländern weltweit ist Premiere Global Services jeden Tag rund um die Uhr für seine Kunden da. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte unter: Deutschland Schweiz: Premiere Global Services Premiere Global Services Premiere Conferencing GmbH Xpedite Systems AG Hanauer Landstraße 182 A Wagistrasse 21 D Frankfurt am Main CH 8952 Schlieren Tel.: +49 (0) 69 / Tel.: +41 (0) 44 / Fax: +49 (0) 69 / Fax: +41 (0) 44 / kontakt@premiereglobal.de kontakt@premiereglobal.ch Web: Web: