ABSCHNITT 10 Zahlungsverkehr 43. Allgemeines

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1 Allgemeines 43 KommHV-Doppik ABSCHNITT 10 Zahlungsverkehr 43 Allgemeines (1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit unbar abzuwickeln. (2) 1 Zahlungsmittel dürfen nur in den Räumen der Kasse und nur von den damit beauftragten Beschäftigten angenommen oder ausgehändigt werden. 2 Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von dazu besonders ermächtigten Personen oder mit Hilfe von Automaten angenommen oder ausgehändigt werden. 3 Die ermächtigten Personen können mit einem Wechselgeldvorschuss ausgestattet werden. (3) Die Kasse darf einem Beschäftigten der Gebietskörperschaft keine Zahlungsmittel zur Weitergabe an andere aushändigen, es sei denn, dass die Weitergabe der Zahlungsmittel zum Dienstauftrag des Beschäftigten gehört oder er die Zahlungsmittel als gesetzlicher Vertreter oder als Bevollmächtigter in Empfang nehmen kann. Weitere bzw. ergänzende Bestimmungen Einschlägige Vorschriften Art. 100 und 101 GO 34 Abs. 1, 41, 49, 50, 52, 53 Abs. 1, 96 und 98 Nr. 67 KommHV-Doppik VV zu 47 KommHV a. F. Eigenbetriebe: 94 und 95 KommHV-Doppik Krankenhäuser mit kaufmännischem Rechnungswesen: 94 KommHV-Doppik, 1 WkKV Kommunale Pflegeeinrichtungen mit kaufmännischem Rechnungswesen: 94 KommHV-Doppik, 1 WkPV Erläuterungen 1. Unbarer Zahlungsverkehr Zum unbaren Zahlungsverkehr gehören auch die mittels Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten bewirkten Überweisungen oder Einzahlungen auf ein Konto der Gemeindekasse bei einem Kreditinstitut oder einer Sonderkasse bzw. gesonderten Kasse sowie die aus einem solchen Konto getätigten Überweisungen und Auszahlungen; ferner die Übersendung von Schecks und sofern die Dienstanweisung gem. 96 KommHV-Doppik dies vorsieht auch von Wechseln. Das Kriterium des unbaren Zahlungsverkehrs ist also, dass hierdurch ein Konto, das eine Gemeinde bei einem Kreditinstitut unterhält, entweder er- KommHausWirtschRBay 124. AL August 2014 III A 43 1

2 43 KommHV-Doppik Allgemeines kannt (Gutschrift) oder belastet wird. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Zahlung durch buchmäßige Übertragung von Konto zu Konto erfolgt oder ob der Einzahler Bargeld mit Zahlschein bei dem Kreditinstitut einzahlt oder ob der Empfänger von dem Kreditinstitut Bargeld aufgrund einer Zahlungsanweisung der Gemeindekasse erhält. Aus der Verpflichtung, den Zahlungsverkehr möglichst unbar abzuwickeln, ergibt sich die Notwendigkeit, bei einem oder mehreren Kreditinstituten Konten zu unterhalten, von selbst. Die KommHV-Doppik verzichtet daher darauf, eine Verpflichtung hierfür auszusprechen. Die Anzahl der Konten und die Auswahl der in Betracht kommenden Kreditinstitute wird in der Dienstanweisung geregelt ( 53 Abs. 1 KommHV-Doppik). Die Anzahl der Konten soll auf das notwendige Ausmaß beschränkt werden; bei der Auswahl der Kreditinstitute sollte die Eigenschaft der Sparkassen als kommunale Einrichtungen angemessen berücksichtigt werden (VV Nr. 1 und 2 zu 57 KommHV a. F.). Siehe Erl. 4 und 5 zu 53 KommHV-Doppik. 2. Barzahlungen Barzahlungen sind die Übersendung oder Übergabe von Bargeld; ferner die Übergabe (nicht die Übersendung) von Schecks, und sofern die Dienstanweisunggem. 96KommHV-Doppikdiesvorsieht auchvonwechselnam Schalter der Gemeindekasse. Wegen Quittungsleistung siehe Erl. 2 und 3 zu 47 KommHV-Doppik. Die Übergabe von Überweisungsaufträgen stellt dagegen keine Barzahlung dar, da diese nicht zu den Zahlungsmitteln gehören ( 98 Nr. 67 KommHV-Doppik). Bargeld sind die Münzen und Banknoten, die als gesetzliche Zahlungsmittel anerkannt sind ( 98 Nr. 11 KommHV-Doppik). 2.1 Euro-Scheine In der Bundesrepublik Deutschland und den übrigen teilnehmenden Mitgliedstaaten der Europäischen Währungsunion ist das Euro-Bargeld gesetzliches Zahlungsmittel. Gemäß 14 Abs. 1 BBankG sind hierbei die von der Europäischen Zentralbank (EZB) ausgegebenen Euro-Scheine das einzige unbegrenzte gesetzliche Zahlungsmittel. Dies bedeutet, dass von den Gemeindekassen solche Banknoten in jedem Fall und ungeachtet ihrer Stückelung angenommen werden müssen. 2.2 Euro-Münzen Euro-Münzgeld ist zwar ebenfalls gesetzliches Zahlungsmittel, jedoch ist die Verpflichtung zur Annahme beschränkt. Gemäß Art. 11 Satz 3 der EG-Verordnung Nr. 974/98 des Rates vom 3. Mai 1998 ist mit Ausnahme der ausgebenden Behörde niemand verpflichtet, mehr als 50 Münzen bei einer Zahlung anzunehmen. Im Hinblick auf eine bürgerfreundliche Verwaltung wird eine Ge- 2 III A 43 KommHausWirtschRBay 124. AL August 2014

3 Allgemeines 43 KommHV-Doppik meindekasse Zahlungen in Euro-Münzen unter Berufung auf diese Bestimmungen nur zurückweisen können, wenn die Entgegennahme nach Lage der Dinge nicht zugemutet werden kann oder mit der Zahlung erkennbar der Zweck verfolgt wird, der Gemeindekasse unnötige Schwierigkeiten zu bereiten. 3. Vorrang des unbaren Zahlungsverkehrs 3.1 Allgemeines Der Vorrang des unbaren Zahlungsverkehrs wird in 43 Abs. 1 KommHV- Doppik festgelegt. In VV Nr. 1 zu 47 KommHV a. F. wird er näher erläutert. Er dient wegen der geringeren Geldbestände sowohl der Kassensicherheit als auch der Wirtschaftlichkeit, da der unbare Zahlungsverkehr in der Regel auch geringere Kosten verursacht als der Barzahlungsverkehr. 3.2 Genereller Verzicht auf Barzahlungen Abgesehen vom Fall der Übertragung der gesamten Kassengeschäfte oder nur des Zahlungsverkehrs an eine Stelle außerhalb der Gemeinde (Art. 101 GO; 52, 59 KommHV-Doppik), wird die Gemeinde prüfen, ob auf die Unterhaltung einer Kasse für Barzahlungen generell verzichtet werden soll. Eine Verpflichtung besteht nicht mehr. Das Gesetz über Zahlungen aus öffentlichen Kassen vom (BGBl III 402-1) ist außer Kraft getreten. Eine Möglichkeit Barzahlungen sowohl entgegenzunehmen als auch zu leisten, ohne eine Barkasse im bisherigen Sinn, d. h. mit einer gesonderten Kassenkraft unterhalten zu müssen, eröffnet der Einsatz von Kassenautomaten. Diese sind in der Lage, Einzahlungen, auch für unterschiedliche Buchungsstellen, entgegenzunehmen und dafür eine ordnungsgemäße Quittung auszugeben, als auch Auszahlungen zu leisten, deren Empfang vorher auf der Auszahlungsanordnung bestätigt worden ist. Der Kassenautomat protokolliert jede Ein- und Auszahlung, schreibt die Geldbestände fort und liefert bei Einzahlungsschluss ein (Vorbuch zum) zeitlichen Nachweis sowie die Grundlagen für die Buchungen im sachlichen Nachweis. Bei einer Anbindung an das gemeindliche Netzwerk kann die sonstnotwendige Datenerfassung entfallen. WiebeiallenautomatisiertenVerfahrenmussauchbeimEinsatzderKassenautomaten der Wahrung der inneren Kassensicherheit besonderes Augenmerk gewidmet werden. Insbesondere ist beiauszahlungen daraufzu achten, dass die von der anordnungsbefugten Dienststelle erstellte Auszahlungsanordnung von einer nicht am Anordnungsverfahren beteiligten Dienstkraft freigegeben wird. Die Sicherheit der Geldbestände muss durch entsprechende Ausgestaltung des Automaten (als Geld- oder Panzerschrank mit entsprechender Sicherheitsstufe) und einen angemessenen Versicherungsschutz sowie durch Aufstellung in geeigneten Räumen gewährleistet sein; darüber hinaus wird jedes Öffnen und Schließen des Automaten unter Angabe der genauen Uhrzeit protokolliert. KommHausWirtschRBay 124. AL August 2014 III A 43 3

4 43 KommHV-Doppik Allgemeines Zahlungen in und aus Kassenautomaten der beschriebenen Art sind Barzahlungen, da in einer Kasseneinrichtung Bargeld gegen Quittung eingezahlt bzw. gegen Empfangsbekenntnis ausgezahlt wird. 3.3 SEPA-Lastschriftverfahren Gerade für wiederkehrende Einzahlungen und in Verbindung mit automatisierten Sollstellungen bietet das SEPA-Lastschriftverfahren (bisher Lastschrifteinzugsverfahren) eine wertvolle Möglichkeit zur Reduzierung des Barzahlungsverkehrs und zur Verwaltungsvereinfachung. Auf die Erl. 2.3 zu 47 KommHV-Kameralistik wird verwiesen. 3.4 Förderung des unbaren Zahlungsverkehrs Die Gemeindekasse sollte jede Möglichkeit wahrnehmen, die geeignet ist, den unbaren Zahlungsverkehr zu fördern. Neben der Einführung des unter 3.3 bereits erwähnten SEPA-Basislastschiftverfahrens (bisher Lastschrifteinzugsverfahren) sollen in allen dazu geeigneten Fällen den an die Zahlungspflichtigen ergehenden Bescheiden, Zahlungsaufforderungen, Rechnungen, Mahnungen usw. vorbereitete SEPA-Zahlungsanweisungen und Vordrucke für die Erteilung eines SEPA-Mandats beigefügt werden. Auch bei öffentlichen Zahlungsaufforderungen und Mahnungen ist unter Hinweis auf die bei Kreditinstituten bestehenden Konten die unbare Zahlungsweise besonders herauszustellen. Der Übersendung vorbereiteter SEPA-Überweisungsvordrucke an die Zahlungspflichtigen und der Verwendung einheitlicher Kassenzeichen kommt dann besondere Bedeutung zu, wenn die Kasse die KontoauszugsdatenelektronischvondenBankenabruft um sie ohne nochmalige Datenerfassung für die Buchung zu verwenden. Dazu ist, neben einer entsprechenden Vereinbarung mit dem Kreditinstitut, die verarbeitungsgerechte Ausgestaltung der Überweisungsvordrucke Voraussetzung. 3.5 Unbare Auszahlungen Kommt eine Aufrechnung nicht in Betracht, muss die Gemeindekasse Auszahlungen unbar, durch Überweisung auf ein Konto des Empfängers bei einem Kreditinstitut leisten. Empfänger, die häufig oder ständig wiederkehrend Zahlungen von der Gemeinde erhalten, sind zweckmäßigerweise um Angabe eines Kontos bei einem Kreditinstitut zu bitten. Wenn der Kasse keine Bankverbindung für den Zahlungsempfänger bekannt ist, kann bei Fehlen einer eigenen Barkasse dem Zahlungsempfänger ein Bar-Scheck zur Einlösung bei einem Kreditinstitut übergeben werden. Auszahlungen aus der Gemeindekasse im Wege des SEPA-Basislastschiftverfahrens (bisher Lastschrifteinzugsverfahren) können nur unter den Voraussetzungen des 50 KommHV-Doppik geleistet werden. 4 III A 43 KommHausWirtschRBay 124. AL August 2014

5 Allgemeines 43 KommHV-Doppik 4. Der Kassenzwang 4.1 Begriff Der sog. Kassenzwang, die grundsätzliche Bindung von Kassengeschäften an die Kassenräume und an das mit der Abwicklung von Zahlungen beauftragte Kassenpersonal, gilt nur für die Annahme oder Aushändigung von Zahlungsmitteln ( 98 Nr. 67 KommHV-Doppik), also nur für Barzahlungen. Für die übrigen Kassengeschäfte (Buchung und Jahresabschluss), die auch in Rechenzentren erledigt werden, gilt der Grundsatz des Kassenzwangs nicht. 4.2 Barzahlungen außerhalb der Kassenräume Die Abwicklung von Barzahlungen außerhalb der Kassenräume ist aus Sicherheitsgründen als Ausnahme vom Grundsatz des Kassenzwangs auf die unbedingt notwendigen Fälle zu beschränken. Ausnahmen dieser Art sind neben dem Einsatz von Kassenautomaten insbesondere Barzahlungen, die ihrer Natur nach nur außerhalb der Kassenräume, gewöhnlich von Bediensteten im Außendienst, abgewickelt werden können. In Betracht kommen z. B. Gelderheber (siehe auch 224 Abs. 1 AO i. V. m. Art. 13 KAG), Vollstreckungsbedienstete, Sozialarbeiter. Zur Vornahme der Barzahlungen bedarf es einer besonderen Ermächtigung, die aber nur für den jeweiligen, speziellen Aufgabenbereich gilt; so kann z. B. ein Vollstreckungsbediensteter von einem Schuldner nur Zahlungen entgegennehmen, für die er einen entsprechenden Auftrag in Händen hat. Im Gegensatz zu den Barzahlungen innerhalb der Kassenräume, die nur von den damit beauftragten Bediensteten vorgenommen werden dürfen, kann die Ermächtigung für Barzahlungen außerhalb der Kassenräume auch an Personen erteilt werden, die nicht Bedienstete der Gemeinde sind (z. B. Verkauf von Müllsäcken durch Mülllader, Auszahlungen aus Handvorschüssen der Schulen durch staatliche Lehrkräfte, Einhebung von Pflegegeldern in Altenheimen durch nichtgemeindliches Pflegepersonal usw.). Eine Übertragung von Kassengeschäften an Dritte i. S. v. Art. 101 GO ist hierdurch nicht gegeben (siehe auch Erl. 4 zu Art. 101 GO). Wegen der Behandlung von Zahlungsmitteln, die bei anderen Dienststellen als der Gemeindekasse eingehen, siehe Erl. 8 zu 39 KommHV-Doppik. 5. Keine Aushändigung von Zahlungsmitteln Bediensteten der Gemeinde dürfen Zahlungsmittel zur Weiterleitung an Dritte grundsätzlich nicht ausgehändigt werden. Ausnahmen sind zulässig, wenn die Aushändigung der Zahlungsmittel zum Aufgabenbereich des Bediensteten gehört (z. B. die sofortige Auszahlung von Gagen an Künstler bei Gastspielen) oder wenn der Bedienstete als gesetzlicher Vertreter oder Bevollmächtigter (z. B. als Vater oder Vormund) handelt. KommHausWirtschRBay 124. AL August 2014 III A 43 5

6 43 KommHV-Doppik Allgemeines 6. Fremde Geldsorten Als Bargeld sind gem. 98 Nr. 11 KommHV-Doppik nur Euro-Münzen und Euro-Banknoten und fremde Geldsorten (Devisen) anzusehen. Sofern Kommunalkassen fremde Geldsorten anzunehmen haben, empfiehlt es sich, nach den einschlägigen staatlichen Bestimmungen zu verfahren (VV zu Art. 70 BayHO, Anlage 2). Hiernach gilt insbesondere Folgendes: Beim baren Zahlungsverkehr sind die jeweils geltenden Devisenbestimmungen zu beachten; in das Tagesabschlussbuch ist der ermittelte Gegenwert in Euro einzutragen; die Quittung ist über den Betrag in fremder Währung auszustellen, der nach dem Tageswert errechnete Gegenwert in Euro ist zu vermerken; als Einzahlung angenommene fremde Geldsorten, die nicht wieder zu Auszahlungen benötigt werden, sind unverzüglich an ein Kreditinstitut zu verkaufen; über Zahlungen in fremder Währung sind Nachweise zu führen, aus der für jede einzelne Zahlung der Betrag in fremder Währung, der Umrechnungswert und die bei Kauf bzw. Verkauf sich ergebenden Gegenwerte hervorgehen; ergeben sich zwischen den Umrechnungsbeträgen und den tatsächlichen Gegenwerten Unterschiede, sind diese als Ertrag bzw. Aufwand zu behandeln. Wegen Überweisungen in fremden Währungen siehe Erl. 7 zu 49 KommHV- Doppik. 6 III A 43 KommHausWirtschRBay 124. AL August 2014