A n b i n d u n g. Funktionen & Preise

Transkript

1 A n b i n d u n g Funktionen & Preise v

2 Warum E-POST? Der Versand Ihrer Dokumente per E-POST verschafft Ihnen folgende wesentliche Vorteile: Komplett ausgelagerter Dokumentenversand Drucken, falzen und kuvertieren und der Versand werden ausgelagert Zustellung per Postbote oder digital Verfügen Sie und der Empfänger Ihrer Dokumente über einen E- POST Account, können diese digital übertragen werden. Besitzt der Empfänger keinen E-POST Account, wird Ihr E-POST Brief in einem Post-Druckzentrum ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet. Portorabatte ab dem ersten Brief Eine Seite schwarz/weiß inkl. Material, Druck, Falzung, Kuvertierung und Zustellung per Postbote kostet 0,585 EUR

3 Voraussetzungen für E-POST? Damit der Service der E-POST genutzt werden kann, sollten sowohl Dokumente als auch ERP-Systeme/Fachanwendungen angepasst werden. Neben der Installation und Verteilung einer Software im Unternehmen und das Vorhalten einer Hardware, stellt die E-POST gewisse Anforderungen an Ihre Dokumente: PDF-A/1b Format millimetergenaue Positionierung der Absenderzeile und Empfängeradresse (Sperrflächen) bestimmte Schriftarten und -größen der Empfängeradresse Einzeldateien pro Sendung Viele ausgebende Systeme sind nur mit hohem Aufwand an die Anforderungen der E-POST anpassbar. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen - zusätzlich zum ERP auch aus anderer Software heraus E-POSTBRIEFE versenden möchten. Features, wie das automatisierte Zusammenfassen von Sendungen oder das Anfügen von Zusatzdokumenten, erfordern manuelle und damit ressourcenintensive Eingriffe. Die Notwendigkeit von Zusatzsoftware erfordert darüber hinaus des Öfteren, dass Prozessänderungen bei der Dokumentenverarbeitung und somit Schulungen stattfinden müssen.

4 Warum docuguide? Damit die Änderungen an den ERP-Systemen oder Fachanwendungen und die Verteilung von Software sowie Schulungsmaßnahmen und Prozessänderungen den Business Case nicht gefährden, stellt docuguide eine universelle Mehrkanal- Lösung für den einfachen und kostengünstigen E-POST Versand mit folgenden Kernvorteilen zur Verfügung: Zentrale Verarbeitung Die Verarbeitung Ihrer Dokumente erfolgt nachgelagert an zentraler Stelle. Eine Vorhaltung von Schnittstellen oder Hardware ist überflüssig. Installationsfrei Auf Ihrer Seite ist lediglich die Anlage eines virtuellen Druckers erforderlich. Alternativ können PDF- oder auch Spool-Dateien (.ps,.pcl) direkt an docuguide (transportverschlüsselt) übertragen werden. Keine Anpassungen an Ihren ausgebenden Systemen docuguide nimmt Rohdaten in nahezu jedem Format an und bereitet diese so auf, dass sie Ihren Vorgaben entsprechen, übermittelt werden, wie es der Kunde erwartet und dass Sie den technischen Anforderungen der E-POST entsprechen. Kostenlose Tests Vor einer vertraglichen Bindung findet immer eine Machbarkeitsprüfung statt, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Systeme, Ihre Dokumente und die Prozesse hinter Ihren Dokumenten via E-POST abgebildet werden können.

5 Wie funktioniert docuguide? Nach dem Übertragen der Dokumente in das Rechenzentrum, wird im ersten Step der jeweilige Sendungsanlass (Rechnungslauf, Gehaltsabrechnungen, Mahnungen) erkannt. Dies geschieht immer auf Basis von Inhalten, die bereits auf dem Dokument existieren. Das Anbringen von separaten Steuerzeichen ist nicht notwendig. Die Erkennung des Dokumententyps löst nun weitere eingerichtete Aktionen aus, die auf diesem Dokumententyp basieren. Beispiel Rechnungsversand: Die relaxia AG druckt einen Rechnungslauf mit 450 Rechnungen verteilt auf Seiten auf dem virtuellen docuguide Drucker. Nachdem die Daten vollständig übertragen wurden, findet als erstes die Bestimmung des Dokumententyps statt in diesem Fall ein Rechnungslauf. Nachdem docuguide erkannt hat, dass es sich um einen Rechnungslauf handelt, werden die hierfür eingerichteten nachgelagerten Aktionen ausgeführt: Auftrennen des Stapels in Einzelrechnungen anhand von Inhalten auf dem Dokument Hinterlegen des Briefbogens der jeweiligen Niederlassung Automatisiertes Anfügen von Attachments auf Dokumenteninhaltsbasis Zusammenfassung identischer Rechnungsempfänger Deckblatt-Automatismus für regulierte Rechnungsempfänger Übergabe der fertigen Sendungen an die E-POST Versand der Rechnungsduplikate an die Buchhaltung

6 docuguide Funktionen docuguide führt die folgenden Aktionen aus, ohne dass Änderungen an Ihren ausgebenden Software oder tiefgreifende Eingriffe in Ihre IT-Infrastruktur notwendig sind. Aufgrund der nachgelagerten Verarbeitung kann nahezu jeder Prozess Ihrer Dokumente abgebildet werden. Wahrung der E-POST Konformität docuguide stellt für jeden Dokumententyp automatisch die E- POST Konformität her und sorgt dafür, dass Ihre Briefe standardisiert produziert werden können. Zur E-POST Konformität gehören: PDF/A-1b-Konvertierung Schriftart- und Schriftgrößenanpassung im Adressfeld Absender- und Empfängeradresse gemäß Sperrflächen Entfernung von nicht transparenten Hintergründen im Adressbereich Briefbogenauswahl Das Drucken Ihrer Dokumente erfolgt bei der E-POST i.d.r. auf weißem Papier. docuguide verheiratet daher Ihre Dokumente automatisch mit dem korrekten Briefpapier bevor die Daten an das Druckzentrum übergeben werden. Der Briefbogen für eine erste Seite und für Folgeseiten kann unabhängig voneinander definiert werden.

7 docuguide Funktionen Trennen von Stapeldokumenten und Serienbriefen Damit sichergestellt ist, dass Ihre Stapeldokumente nur an den richtigen Empfänger versendet werden, trennt docuguide Ihre Stapeldokumente in Einzelbriefe. Für das Trennen von Dokumenten sind i.d.r. keine separaten Steuerzeichen notwendig. docuguide verwendet immer bereits existente Informationen auf Ihren Dokumenten. Existiert kein eindeutiges Trennungskriterium, der eine erste Seite eines Dokuments definiert, kann alternativ ein Trennzeichen verwendet werden, das eine letzte Seite definiert. Zusammenfassen von Briefen docuguide sammelt Briefe an identische Empfänger und versendet diese gesammelt zu einem frei wählbaren Zeitpunkt. Das Kriterium ist frei definierbar. In der Regel findet die Zusammenfassung auf Basis der Adresse, einer Kundennummer oder z.b. einer Personalnummer statt. Es kann definiert werden ob Sendungsübergreifend (z.b. Rechnungen, Gutschriften und Serienbriefe dürfen in einem Umschlag versendet werden) oder nur pro Dokumententyp gesammelt werden darf (Rechnungen werden gesammelt, aber getrennt von Gutschriften versendet).

8 docuguide Funktionen Auswahl und Anfügen von Attachments docuguide besitzt viele Möglichkeiten zur automatisierten Beisteuerung von Anlagen. Grundlegend wird zwischen 3 Anlagentypen unterschieden: Sammelbriefanlagen Diese Anlagen werden nach der Zusammenfassung von Sammelbriefen angehängt also einmal pro Briefumschlag. (z.b. Messeeinladung bei Rechnungen) Briefanlagen Diese Anlagen werden pro Einzelbrief angehängt können also mehrfach in einem Sammelbrief, jedoch nur einmal in einem Brief vorkommen. (z.b. Zahlungsträger bei Mahnungen) Dokumentenanlagen Diese Anlagen werden an Dokumente angehängt können also mehrfach pro Brief und pro Sammelbrief vorkommen. (z.b. AGB auf jeder Rückseite von Rechnungen) Wann welche Anlage verwendet wird, kann von Ihnen bestimmt werden. Zurverfügungstellung der Dokumente für Ihr DMS (XML) Auf Wunsch stellt docuguide alle verarbeiteten Dokumente zum Download zur Verfügung, damit diese archiviert oder anderweitig verarbeitet werden können wenn notwendig auch mit XML- Steuerdaten für Ihr DMS.

9 docuguide Funktionen Nutzung der Portoklasse Das Beisteuern von Anlagen kann auf Basis der Nutzung der Portoklasse geschehen. docuguide erkennt, wie viele Blätter ein Brief enthält und steuert, sofern die Portoklasse nicht überschritten wird, automatisiert Werbung oder sonstige Anlagen bei. Duplexautomatik docuguide erkennt, wie viele Seiten Ihr Dokument hat und wechselt bei Bedarf automatisiert die Verarbeitungsart, wenn die Blattanzahl dadurch die niedrigere Portoklasse ermöglicht (z.b. Rechnungen werden Simplex gedruckt, bei 4 Seiten soll Duplex gedruckt werden, um Standardbriefporto zu erreichen). Dokumente/Seiten löschen Dokumente (z.b. 0 EUR Rechnungen) oder einzelne Seiten können automatisiert gelöscht (oder separat weiterverarbeitet) werden. Versand docuguide leitet Sendungen automatisiert auch an Empfänger aus. Hierbei können sowohl Adressen genutzt werden, die auf dem Dokument angedruckt werden als auch Empfänger, die in einer Datenbank mit korrespondierender Kundennummer zur Verfügung gestellt werden. Der Versand Ihrer Kundendokumente per erfolgt mittels docuguide E- Mail Template in Ihrem Corporate Design.

10 docuguide Funktionen Fax Versand Zuzüglich zur Ausleitung via kann docuguide Ihre Dokumente auch per Fax ausleiten. Selbstverständlich mit Übertragungsbericht. Auf Wunsch bilden wir auch den Empfangskanal für Ihre Faxe ab. Zentralregulatoren / abweichende Sendungsempfänger Sollten Ihre Kunden reguliert werden, können Dokumente auch an abweichende Empfänger gesendet werden. Im Falle eines Postversands platzieren wir automatisiert ein Deckblatt mit der abweichenden Adresse im Kuvert. Das Deckblatt kann in diesem Fall von Ihnen entworfen werden. Weitere Schnittstellen Weitere Schnittstellen wie ein SMS-Gateway oder EDI können auf Kundenwunsch individuell implementiert werden. Querformat docuguide verarbeitet auch Querformate (z.b. Stundenkarten). Individuelle Prozesse Ihre Dokumente durchlaufen Prozesse im Unternehmen, die hier nicht aufgelistet sind? Jeder Kundenprozess wird bei docuguide individuell eingerichtet. So wird sichergestellt, dass Ihr derzeitiger Prozess so abgebildet wird, wie er ohne E-POST auch stattfindet.

11 Übertragung Zur Übertragung von Dokumenten stellen wir Ihnen 3 Möglichkeiten zur Verfügung: Virtueller Drucker Ihre Anwender erhalten einen virtuellen Drucker, der die E- POST relevanten Dokumente transportverschlüsselt überträgt. Der Drucker kann auf Ihrem Printserver angelegt und wie gewohnt via GPO verteilt werden. Upload-Schnittstelle Sollte Ihr ERP-System oder Ihre Fachanwendung PDF-, pcloder ps-dateien ausgeben, können diese via sftp direkt hochgeladen werden. Die Übertagung erfolgt auch in diesem Fall transportverschlüsselt. Annahme Diverse Systeme erlauben lediglich die Versendung von Daten per . In diesem Fall kann docuguide die Herkunft und die Integrität der Daten prüfen und verarbeiten. Die Übertragung erfolgt in diesem Fall unverschlüsselt.

12 E-POST Anbindung Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zur einfachen Anbindung und schnellen Nutzung des komfortablen E-POST Services via docuguide zur Verfügung: docuguide Mandanten-Schnittstelle Ihre Anwender erhalten einen virtuellen Drucker, der die E-POST relevanten Dokumente installationsfrei, betriebssystemunabhängig und transportverschlüsselt an die E-POST überträgt. Zur Wahl stehen die E-POST Schnittstellen: Output+ für Mehrmandanten und Output+ docuguide E-POSTBUSINESS BOX Sollten Sie bereits eine E-POSTBUSINESS BOX besitzen, bzw. diese anschaffen, können wir Ihre Sendungen gerne auch an diese übergeben. Die Einrichtung sowie das Housing übernehmen wir ohne Aufpreis für Sie. Die Übertragung erfolgt - wie bei docuguide Cloud - über eine transportverschlüsselte Verbindung.

13 docuguide Mandantenschnittstelle Der Versand erfolgt über einen virtuellen docuguide-drucker via hardwarefreier Mandantenschnittstelle Ihre Software/ ERP-System docuguide Drucker E-POST Typische Anwendung Schneller und einfacher Versand von E-POST ohne Einrichtung und Aufwände für die Betreuung und Wartung einer E- POSTBUSINESS BOX.

14 Preise Verarbeitungs- und Versandpreise E-POST Versand Einrichtungs- und Servicepreise Tarif (alle Preise netto in Euro) Einrichtungsgebühr* (einmalig) Auf Anfrage Servicepauschale pro juristischer Einheit (monatlich) 19,00** Versand- und Verarbeitungspreise national*** S/W einseitig Physische Zustellung inkl. Verarbeitung und Druck S/W beidseitig Farbe einseitig Farbe beidseitig Standard elektronisch (bis 20MB) 0,45 Standard (bis 20g) (inkl. 1 Blatt) 0,585 0,595 0,615 0,685 Kompakt (bis 50g) (inkl. 4 Blatt) 0,90 0,95 1,02 1,31 Groß (bis 500g) (inkl. 10 Blatt) 1,55 1,65 1,85 2,55 Jedes weitere Blatt 0,04 0,05 0,07 0,14 Faxversand Preis pro Seite (innerhalb Deutschland) 0,07 Versand Preis pro 0,05 Rabattstaffel *** Dokumente (Seiten bei Faxversand) p.a. Rabatt/Dokument (pro Seite bei Fax) > ,01 > ,02 > Auf Anfrage * Die Einrichtungsgebühr wird individuell angeboten und richtet sich nach der Anzahl der vorhandenen Sendungsanlässe und nach der Komplexität der Dokumenten- Prozesse. ** Sollte die jährliche Versandmenge unter Sendungen liegen, erhöht sich die monatliche Pauschale auf 49EUR. Als Betrachtungszeitraum gelten immer die vergangenen 12 Monate. *** Die genannten Versand- und Verarbeitungspreise verstehen sich inkl. der Verarbeitungspauschale von docuguide i.h.v. 0,05 EUR pro Dokument. Eventuelle Rabatte gelten lediglich auf die von docuguide zur Verfügung gestellten Leistungen und deren zu Grunde liegenden Preise. Die Berechnung der Verarbeitungsleistung und Übergabe an die E-POST erfolgt seitens NIC Services and Support GmbH, die Berechnung des Drucks und der Zustellung (bei Briefen) erfolgen durch die Deutsche Post AG. Die in der Rabattstaffel aufgeführte Menge wird pro Zustellmethode bewertet. Die Preise dienen als Richtlinie und erhalten erst mit einem kundenindividuellen Angebot Ihre Gültigkeit.

15 Kostenloser Test Testen Sie es doch einfach Indem Sie aus Ihrem ERP-System oder Ihrer Fachanwendung ein Dokument versenden. Sie haben vor einer Vertragsbindung die Möglichkeit einen kostenlosen und unverbindlichen Test mit Ihren eigenen Dokumenten durchzuführen. Wir binden hierfür einen Testdrucker gemeinsam auf Ihrem Printserver oder Client-PC ein, um ein Testdokument zu übermitteln. Nach der E-POST konformen Verarbeitung stellen wir Ihnen dieses per E-POST zu. Wir freuen uns auf Sie - und auf Ihre Dokumente! hello@docuguide.com

16 Kontakt docuguide und die zugehörigen Dienstleistungen sind ein Produkt der: NIC Services and Support GmbH Schillerstr Eislingen Fon: Web: Ihr Ansprechpartner: Steffen Böhringer Fon: Mobil:

17 Sicherheit und Zertifizierung Alle E-POST relevanten IT-Prozesse werden auf deutschen Servern nach deutschem Recht und Datenschutzrichtlinien verarbeitet. Das Rechenzentrum und deren Mitarbeiter führen die folgenden Zertifikate zur Sicherstellung und Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards. ISO 9001 Unser nach ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem legt fest, wer für welche qualitätsrelevanten Tätigkeiten verantwortlich ist und welche Vorgehensweisen dabei einzuhalten sind. ISO Zertifizierung Die DIN ISO/IEC ist der internationale Standard, der die Anforderungen an ein ISMS (Informationssicherheitsmanagement) definiert. Da dies international als Methode für Informationssicherheit anerkannt ist, stellt sie ein wichtiges Instrument zum Nachweis der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen sowie von Vorgaben durch Kunden, Aufsichtsbehörden oder Banken dar.

18 NIC Services and Support GmbH Kontakt: Schillerstrasse Eislingen Telefon: