Grundlagen der Abrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt

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1 Grundlagen der Abrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /03-01 Bestell-Art.-Nr.: 37644

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, Nürnberg 1

4 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

5 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) DATEV Lohn und Gehalt und Programmumgebung Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort Besonderheiten mit DATEV Lohn und Gehalt compact Programmgrundlagen Programminstallation Probenutzung und Bestellung DATEV midentity compact und dazugehörige PIN Freischaltung/Lizenzabruf DATEV Lohn und Gehalt Überblick DATEV Arbeitsplatz pro Der Programmstart aus DATEV Arbeitsplatz pro Der Programmstart aus DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen Die Programmoberfläche (Startbildschirm) Komponenten Abrechnung Auswertungen (LODAS) Bescheinigungen Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro Mandantenübersicht Detailinformationen Mandant Hilfemöglichkeiten bei Fragen im Rahmen der Lohnabrechnungserstellung Elektronische Hilfen und Hilfesysteme Hilfethemen Direkthilfe

6 4.2 Elektronisches Wissen Lohn und Personal Informations-Datenbank Infoservice Personalwirtschaft Mustermandant Datenübernahme mit DATEV Lohn und Gehalt Datenübernahme aus dem Rechenzentrum/LODAS Datenübernahme von und zu DATEV Lohn und Gehalt Datenübernahmen aus Fremdsystemen DEÜV-Meldung wegen Systemwechsel Institutions- und Stammdaten Institutionsdaten, Institutionsverwaltung Aktualisierung der Institutionsverwaltung Krankenkassen, Krankenkassengeschäftsstellen Lohnarten Mandantendaten Mitarbeiter-Stammdaten Lohn- und Gehaltsabrechnung Bewegungsdaten (variable Daten) erfassen und Stammdaten ändern Probeabrechnung Lohnabrechnung Verarbeitungsprotokoll Monatsabschluss Auswertungen Weitergabe von Zahlungsdaten und Buchungsbeleg Datensicherung und Archivierung Sicherung im Rechenzentrum Archivierung im Rechenzentrum und Abruf einer Archiv-DVD Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung Korrekturen

7 8.2 Fehlzeiten Betriebliche Altersvorsorge Minijob Elektronischer Entgeltnachweis (ELENA) Elektronisches Rückmeldeverfahren Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge Sofortmeldung Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt DEÜV Jahresmeldungen Lohnsteuerbescheinigungen Datenübermittlung Berufsgenossenschaften Jahreswechselversion für DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort Optimierungsmöglichkeiten bei der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt Einrichtung von Auswertungspaketen Druck, Kuvertierung und Auftragsversand im Rechenzentrum Textsuche in den Auswertungen Stichwortverzeichnis

8 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft 1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) 7

9 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die DATEV eg als Dienstleister für den Berufsstand der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte vor. Sie erhalten einen Überblick über die Programme, die für die Lohnabrechnungserstellung eingesetzt werden können und deren Zusammenspiel. 1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft Die DATEV eg ist die Genossenschaft für den Berufsstand der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Auch Mandantenbetriebe können im Rahmen eines Mandatschaftsverhältnisses zu ihrem Steuerberater die Dienstleistungen der DATEV direkt in Anspruch nehmen. In Nürnberg unterhält die DATEV eines der größten Rechenzentren für EDV-Dienstleistungen in Europa. Monatlich werden mit den DATEV-Lohnprogrammen mehr als 10 Millionen Lohnabrechnungen erstellt. Alle gängigen Abrechnungsformen, bis zur komplexen Baulohnabrechnung, können durchgeführt werden. Schnelle und zuverlässige Programmanpassungen an gesetzliche Änderungen/Neuerungen sowie die Pflege der Institutionsdaten, insbesondere der Umlage- und Erstattungssätze für alle Krankenkassen, sind für uns selbstverständlich. Vielfältige Programmlösungen, wie z. B. die Datenübermittlung an Institutionen oder die elektronische Archivierung von Daten, z. B. für Prüfungen, bieten dem Anwender organisatorische Vorteile bei der Erstellung der Lohnabrechnung. Darüber hinaus stehen leistungsstarke, individuell konfigurierbare Personal-Managementsysteme zur Verfügung. Auch Randbereiche, wie die Erstellung von Lohn-Bescheinigungen und die individuellen statistischen Auswertungsmöglichkeiten, werden abgedeckt. Ein breites Angebot an Bildungsmöglichkeiten zum Bereich Personalwirtschaft und individuelle Beratungs- und Consulting-Dienstleistungen machen die DATEV zum Volldienstleister für den oben genannten Berufsstand. Ç Notizen: 8

10 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) DATEV Lohn und Gehalt und Programmumgebung Grundsätzlich stehen dem Anwender zwei unabhängige Programmlösungen zur Lohnabrechnungserstellung zur Verfügung: in-house Lohn Lohn im Rechenzentrum mit mit DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS compact/classic/comfort compact/classic/comfort (LODAS = Lohn Datenerfassungsund Dialogsystem) Das Rechenzentrum bietet folgende Vorteile: --- Abrechnungsprogramm DATEV LOHN RZ Datenübermittlung ohne Zusatzsoftware (z. B. Beitragsnachweise, ELENA-, DEÜV- Meldungen, Lohnsteuer- Anmeldung, Erstattungsanträge nach dem AAG) Pflegen der Institutionsdaten (z. B. KK-Umlagesätze) Datenübermittlung ohne Zusatzsoftware (z. B. Beitragsnachweise, ELENA-, DEÜV- Meldungen, Lohnsteuer- Anmeldung, Erstattungsanträge nach dem AAG) Pflegen der Institutionsdaten (z. B. KK-Umlagesätze) Datensicherung (optional) Datensicherung (automatisch) Archivierung (optional) Archivierung (automatisch) In dieser Unterlage lernen Sie, wie die Erstellung einer Lohnabrechnung mit Lohn und Gehalt compact/classic/comfort erfolgt. Lohn und Gehalt unterstützt Sie effizient bei der Lohnabrechnung. Hierzu gehört nicht nur die Erfassung, Verwaltung und Speicherung der Stamm-, Bewegungs- und Abrechnungsdaten vor Ort, sondern auch die Verwaltung von Auswertungen und das einfache Erstellen von Bescheinigungen. Mit Lohn und Gehalt comfort haben Sie mit der Komponente Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro zusätzlich die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise mandantenübergreifende Auswertungen durchzuführen und die Auswertungsergebnisse weiter zu verarbeiten. Bei Lohn und Gehalt compact ist eine Abrechnung von bis zu maximal 50 Arbeitnehmern möglich. Die Komponenten Bescheinigungen und das Elektronische Wissen sind in diesem Programmpaket nicht enthalten. 9

11 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN Welche Programme noch für die Erstellung einer Lohnabrechnung von Bedeutung sind und welche Abhängigkeiten und Zusammenhänge bestehen, veranschaulicht die folgende Abbildung: Institutionsverwaltung Die Institutionsverwaltung dient der zentralen Verwaltung von Stammdaten diverser Institutionen. Die Institutionen, die Sie für Lohn und Gehalt benötigen, sind: Kreditinstitute, Krankenkassen, Versorgungswerke, Finanzämter, Berufsgenossenschaften und Gemeinden. Sämtliche Institutionsdaten, die in den Lohnabrechnungen verwendet werden, werden aus der Institutionsverwaltung übernommen. Dort können u. a. die Umlagesätze und alle gespeicherten Werte eingesehen werden. Die Institutionsdaten werden von DATEV im Rechenzentrum gepflegt und können durch eine Anschaltung auf Ihren PC übertragen werden. Um immer mit aktuellen Institutionsdaten abzurechnen ist es erforderlich, die Daten regelmäßig zu aktualisieren. Dazu kann im Menü unter Aktualisierung eine sofortige oder eine termingesteuerte automatische Aktualisierung erfolgen. 10

12 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN RZ-Kommunikation Die DATEV RZ-Kommunikation übernimmt die Datenfernübertragung (DFÜ) zwischen dem Anwender-PC und dem Rechenzentrum. Mit Hilfe dieses Programms können die Sende- und Holvorgänge durchgeführt werden. Die jeweiligen Daten können sofort im Rahmen von Einzelanschaltungen oder gesammelt in einer Anschaltung übertragen werden (DFÜ-Sammler). Zahlungsverkehr An das Programm DATEV Zahlungsverkehr können Zahlungsdaten übergeben, bearbeitet und ausgegeben werden. Es ist möglich Zahlungsbelege zu drucken, Datendisketten zu erstellen oder die Daten im Rahmen der Datenübermittlung über das Rechenzentrum an das entsprechende Kreditinstitut weiterzuleiten. Auslandsüberweisungen sind möglich. Um Zahlungsbelege/Schecks zu drucken, ist das Programm zwingend erforderlich Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort Die Standardanwendung Lohn und Gehalt classic/comfort kann bei Bedarf um weitere Zusatzkomponenten erweitert werden. Diese Zusatzkomponenten sind i. d. R. über Programmverbindungen mit Lohn und Gehalt verbunden. DATEV Datenübermittlung an Statistische Ämter Das in Lohn und Gehalt classic/comfort enthaltene Programm unterstützt Sie bei der Ermittlung und Aufbereitung der statistischen Daten und deren Weiterleitung an die Statistischen Landesämter. Die Versendung der Daten an die Statistischen Landesämter erfolgt auf Knopfdruck über das Rechenzentrum zur zentralen Clearingstelle des Statistischen Bundesamtes. Von dort werden die Statistiken an die zuständigen Landesämter weitergeleitet. Berechnung und Übermittlung der Schwerbehindertenausgleichsabgabe Die DATEV bietet eine Software zur Unterstützung bei der Schwerbehindertenausgleichsabgabe an. Die erforderlichen Daten müssen nicht mehr manuell erhoben werden. Diese Sonderlösung unterstützt den Anwender bei der Ermittlung der Daten und Werte, die nach REHADAT-Elan übernommen werden. Die Schwerbehindertenabgabe verfügt über eine Programmverbindung zu dem Programm REHADAT-Elan, welches den abzugebenden Vordruck in elektronischer Form enthält. Der komplett ausgefüllte Vordruck kann dann entweder in Papierform oder auf elektronischem Weg an die zuständige Agentur für Arbeit übermittelt werden. Für die Zusammenstellung der Daten für schwerbehinderte Arbeitnehmer wird auf spezielle Personaldaten-Felder in Lohn und Gehalt zugegriffen. 11

13 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN DATEV Personal-Managementsystem classic Im Programm sind sämtliche Informationen zu den Arbeitnehmern über die elektronischen Personalakten jederzeit verfügbar. Mitarbeiter des Personalwesens werden so bei administrativen Tätigkeiten (Schriftverkehr, Terminüberwachung, Fehlzeitenverwaltung etc.) unterstützt. Unternehmensleitung und Führungskräfte erhalten schnell die gewünschten Informationen für die Entscheidungsfindung im Personalbereich. Programmverbindungen zu und von Lohn und Gehalt erleichtern die Datenbearbeitung durch die Vermeidung von Doppelerfassungen. DATEV Reisekosten classic Das Programm ermöglicht eine effiziente Durchführung der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Alle gesetzlichen Pauschalen für Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand sind eingearbeitet. Auch Auslandsreisen können abgerechnet werden. Individuelle Pauschalen und Reiserichtlinien können angelegt werden. Mit dem Programm DATEV Reisekosten Vorerfassung mobil erfassen Sie bereits unterwegs auf Ihrem PDA die Reisedaten und importieren diese in das Programm Reisekosten. DATEV Fahrtenbuch Mit dem Programm erfassen Sie effizient Fahrten und Fahrzeugkosten für Dienst- und Privatfahrzeuge. Für Dienstfahrzeuge können die geldwerten Vorteile nach der Fahrtenbuchmethode berechnet werden. Für Privatfahrzeuge kann mit Hilfe des Fahrtenbuchs der Kilometersatz zur steuerfreien Erstattung von Fahrtkosten ermittelt werden. Prüfungen unterstützen Sie bei der Erfassung der Fahrten, der Fahrzeugkosten und der Erstellung der Abrechnungen. Mit dem Programm DATEV Fahrtenbuch Vorerfassung mobil erfassen Sie bereits unterwegs auf Ihrem PDA die Fahrten und Fahrzeugkosten und importieren diese in das Programm Fahrtenbuch. Lohn-Vorerfassung Die für die Lohnabrechnung erforderlichen Bewegungsdaten können auch außerhalb von Lohn und Gehalt (extern) erfasst werden. Diese Möglichkeit wird als Vorerfassung bezeichnet. DATEV Software wird für die Erfassung nicht benötigt. Dadurch können Erfassungstätigkeiten aus der Kanzlei ausgelagert und Doppelerfassungen vermieden werden. 12

14 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN Szenario Die Kanzlei bestellt die Lohn Vorerfassung und installiert das Tool. Anschließend wird für die betreffenden Mandanten mit Hilfe eines Assistenten eine individuelle Erfassungsdatei konfiguriert. Dabei werden die gewünschten Arbeitnehmer und Lohnarten ausgewählt. Diese Microsoft Excel-basierte Erfassungsdatei wird dem Mandanten zur Verfügung gestellt. Die erfassten Bewegungsdaten werden vom Mandanten exportiert und die Datei an die Kanzlei weitergegeben. Die Kanzlei liest die Daten zur Weiterverarbeitung in Lohn und Gehalt über eine Import-Programmverbindung ein. DATEV Lohn Vorerfassung online Mit dem Programm können die wichtigsten Mitarbeiterstamm- und Bewegungsdaten für DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort über einen Web-Browser per Internet erfasst werden. Die eingegebenen Daten werden im Rechenzentrum gespeichert und über eine Programmverbindung in die Komponente Abrechnung eingelesen. Informationen und die Voraussetzungen zu Lohn Vorerfassung online finden Sie unter im Bereich Produkte Steuerberater Personalwirtschaft. DATEV Stundenerfassung und Zuschlagsermittlung Mit dem neuen Tool konfigurieren Sie eine Stundenerfassung individuell für Ihre Mandanten. Informationen hierzu finden Sie unter im Bereich Produkte Steuerberater Personalwirtschaft. 13

15 2 Besonderheiten mit DATEV Lohn und Gehalt compact 2 Besonderheiten mit DATEV Lohn und Gehalt compact 2.1 Programmgrundlagen 2.2 Programminstallation 2.3 Probenutzung und Bestellung 2.4 DATEV midentity compact und dazugehörige PIN 2.5 Freischaltung/Lizenzabruf 15

16 2 Besonderheiten mit DATEV Lohn und Gehalt compact À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die Grundlagen für den Einsatz von DATEV Lohn und Gehalt compact vor. Sie erhalten einen Überblick über die Programminstallation, den Einsatz des DATEV midentity compact und die Freischaltung für die dauerhafte Programmnutzung. 2.1 Programmgrundlagen Mit Lohn und Gehalt compact haben Sie ein Programm zur komfortablen Durchführung der Lohnabrechnung vor Ort mit bis zu maximal 50 Arbeitnehmern. Es stehen Ihnen die Programmteile Abrechnung (Lohn und Gehalt), Institutionsverwaltung und RZ-Kommunikation zur Verfügung. Die elektronische Datenübermittlung an die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger erfolgt zentral über das Rechenzentrum. Voraussetzung für den Einsatz von Lohn und Gehalt compact ist ein PC mit Internet-Anschluss oder DATEV-DFÜ. 2.2 Programminstallation  So installieren Sie DATEV Lohn und Gehalt compact à Hinweis: Wenn Sie bereits DATEV-Software einsetzen, beachten Sie, dass DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort oder DATEV LODAS classic/comfort nicht gleichzeitig mit DATEV Lohn und Gehalt compact an einem PC installiert sein darf. 16

17 2 Besonderheiten mit DATEV Lohn und Gehalt compact 1. Legen Sie die DVD DATEV Lohn und Gehalt compact in das DVD-Laufwerk Ihres Rechners ein oder wenn die Autostart-Funktion für das DVD-Laufwerk ausgeschaltet ist, wählen Sie Programme (Zubehör) Windows-Explorer. Wählen Sie auf Ihrem Arbeitsplatz im DVD-Laufwerk die Datei Start.exe mit einem Doppelklick. Ã Hinweis: Ausführliche Informationen zur Installation von DATEV Lohn und Gehalt compact finden Sie im Startbildschirm unter DATEV-Infoguide lesen Kurz-Checkliste zur Neuinstallation. 2. Starten Sie die Installation, indem Sie Installation starten wählen und den Installationsanweisungen am Bildschirm folgen. Führen Sie notwendige Programm-Neustarts während der Installation durch, damit die Installation ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. 3. Starten Sie Lohn und Gehalt compact über Programme Datev Lohn und Gehalt compact. 17

18 2 Besonderheiten mit DATEV Lohn und Gehalt compact Lohn und Gehalt compact ist eine Jahresversion. Zum Jahreswechsel erhalten Sie das Update per DVD, welches die Abrechnung des neuen Jahres ermöglicht. Rufen Sie nach der Installation der Jahreswechselversion die jährliche Lizenz (íkapitel 2.5) über das Rechenzentrum ab. Bei Bedarf werden unterjährige Service-Releases, z. B. auf Grund gesetzlicher Änderungen, zur Lohnabrechnung via Internet-Download unter bereitgestellt. Ausführliche Informationen finden Sie in der íinformations-datenbank im Dokument Aktuelle Version von Lohn und Gehalt compact (Dok.-Nr ). 2.3 Probenutzung und Bestellung Das Programm Lohn und Gehalt compact können Sie nach einer Erstinstallation 30 Tage testen. Während dieser Testphase ist eine Anschaltung und somit das Senden an das Rechenzentrum nicht möglich. Auf der Programm-DVD ist ein Musterdatenbestand enthalten, damit Sie sich mit dem Leistungsumfang des Programms vertraut machen können. Das Vorgehen zum Einspielen des Musterdatenbestands ist im íkapitel 4.5 oder unter DATEV-Infoguide lesen Einarbeitung Musterdaten Lohn und Gehalt compact beschrieben. Das Bestellformular für Lohn und Gehalt compact finden Sie im Programmteil Abrechnung unter Extras Registrierung Registrierung beantragen. Füllen Sie das Formular aus und leiten Sie es an Ihren Steuerberater weiter. Um Ihnen wichtige Informationen zu DATEV Lohn und Gehalt compact, wie z. B. gesetzliche Änderungen, Fehlerkorrekturen oder Hinweise auf neue Programmfunktionen zukommen zu lassen, ist es wichtig, dass Sie Ihre -Adresse mit angeben. 18