Raumüberlassungsvertrag Veranstaltungsraum im INSA-Haus einschl. Flur und Toiletten

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1 Raumüberlassungsvertrag Veranstaltungsraum im INSA-Haus einschl. Flur und Toiletten zwischen der INSA-CONSULERE GmbH INSA-Haus Arndtstraße Erfurt und Mieter Name, Vorname (Mieter) _ Anschrift Telefon ANGABEN ZUR VERANSTALTUNG Datum der Veranstaltung (von/bis) Anlass & Art der Veranstaltung erwartete Besucher/Gäste Beginn Aufbau (Uhrzeit) Beginn der Veranstaltung Ende der Veranstaltung 1

2 BESTUHLUNG ZUR VERANSTALTUNG Zu der Planung eines Events gehört natürlich auch die passende Bestuhlung. Abhängig von der Veranstaltungsart und der Personenzahl, wird unter verschiedenen Bestuhlungsarten unterschieden denn für ein kleines Seminar ist eine vollkommen andere Raumgestaltung als für einen Kongress praktikabel und empfehlenswert. Zwischen folgenden Bestuhlungsarten wird dabei unterschieden: U-Form / U-Shape Die U-Form ist vorteilhaft bei Veranstaltungen mit Hauptpersonen. Die wichtigsten Personen der Veranstaltung sitzen für gewöhnlich am Kopfende der Tafel, damit sie einen Überblick über das Geschehen und die Gäste haben und sie für alle Beteiligten gut sichtbar sind. Wenn der Abstand zwischen den beiden U-Flügeln zu schmal ist, sollte man innerhalb der Flügel auf eine Platzierung der Gäste verzichten. Hinzu kommt, dass die Gäste dann teilweise mit dem Rücken zueinander sitzen. max. Personenanzahl: 40 (Bestuhlung innen) Stuhlreihen / Theatre Style Stuhlreihen sind eine sehr praktische Bestuhlungsmöglichkeit bei sehr großen Veranstaltungen, da hier die Fläche intensiv genutzt werden kann. Typisch sind Stuhlreihen bei Vorträgen, Konzerten, Theaterstücken oder im Kino. max. Personenanzahl: 60 Block / Board room style Die Block-Form ist ideal zur Durchführung von Workshops, da die Sitzanordnung für einen aktiven Informations- und Gedankenaustausch sehr gut geeignet ist. Zudem ermöglicht die großzügige Schreibfläche. max. Personenanzahl: 18 Parlamentarisch / Class room Style Der parlamentarische Bestuhlungsstil ist sehr funktionell bei Veranstaltungen, bei denen eine oder mehrere Personen (ggf. mit Rednerpult) gegenüber der zuhörenden Gruppe stehen. Seminare werden beispielsweise fast ausschließlich in dieser Tischanordnung durchgeführt, da jeder Teilnehmer ausreichend Platz für seine Schreibunterlagen hat. max. Personenanzahl: 27 Bitte kreuzen Sie die gewünschte Bestuhlung an. 2

3 TECHNIK Beamer / Leinwand Audio-Anlage Handmikrophon Flipchart Bitte kreuzen Sie die gewünschte Technik an. REDNER BESTUHLUNG Präsidium Rednerpult Bitte kreuzen Sie die gewünschte Bestuhlung an. BERATUNGSRAUM/WORKSHOPRAUM Beratungsraum 1 (15 m²) 45,00 Block / Board room style Die Block-Form ist ideal zur Durchführung von Workshops, da die Sitzanordnung für einen aktiven Informations- und Gedankenaustausch sehr gut geeignet ist. Zudem ermöglicht die großzügige Schreibfläche. max. Personenanzahl: 8 Beratungsraum 2 (Büro 15/22m²) 70,00 Block / Board room style Die Block-Form ist ideal zur Durchführung von Workshops, da die Sitzanordnung für einen aktiven Informations- und Gedankenaustausch sehr gut geeignet ist. Zudem ermöglicht die großzügige Schreibfläche. max. Personenanzahl: 10 Bitte kreuzen Sie den/die gewünschten Beratungsraum/räume an. 3

4 Bilder Veranstaltungsraum/Beratungsraum 1 4

5 CATERING / PARTYSERVICE / AUSSERHAUSLIEFERUNGEN Wird durch den Mieter ein Cateringservice beauftragt, ist er für die Durchführung selbst verantwortlich. Er hat alles zu planen: Tische, Geschirr, Besteck, Gläser, Servicekräfte werden von uns nicht gestellt. Folgende Catering-Unternehmen, die hier bereits tätig waren, können wir Ihnen empfehlen: CCS - Catering, Consulting und Service GmbH, Alfred-Hess-Str.32 a, Erfurt Telefon: (03 61) , Telefax: (03 61) , info@ccs-erfurt.de 5

6 NUTZUNG DES GROßEN VERSAMMLUNGSRAUMES 1) Dauer der Vermietung Der Zeitraum der Überlassung erstreckt sich von bis Uhr. Die Rückgabe der vermieteten Räume erfolgt am folgenden Tag um Uhr. Die vereinbarten Zeiten sind wegen der Alarmanlage unbedingt einzuhalten. 2) Mietraumübernahme Alle Räume und Einrichtungsgegenstände sind bei Übernahme durch den Mieter auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit zu überprüfen. Weisen die vermieteten Räume, Anlagen, Einbauten und Einrichtungen (Mietgegenstände) bei Übernahme Mängel auf, so sind diese vom Mieter unverzüglich beim Hauspersonal schriftlich anzuzeigen. Schäden an den Räumen und der technischen Ausstattung die nach der Übergabe festgestellt werden sind unabhängig von dem Verursacher dem Vermieter unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen. 3) Mietraumauflagen a) Veränderungen an den Mietgegenständen und technischen Einrichtungen, das Einbringen von schweren oder sperrigen Gegenständen ist untersagt. Das Bekleben und Benageln des Innen- und Außengebäudes sowie Teile desselben ist nicht gestattet. Der Vermieter hat im Falle der Zuwiderhandlung das Recht, angebrachte Gegenstände zu entfernen oder durch Dritte entfernen zu lassen. Hierdurch entstehende Kosten werden in Rechnung gestellt und evtl. Schäden zu Lasten des Mieters ausgebessert. b) Der Mieter stellt den ursprünglichen Zustand der Mietgegenstände bis zur Beendigung der Mietzeit auf seine Kosten wieder her. c) Die eingebrachten Sachen des Mieters lagern auf dessen Gefahr in den zugewiesenen Raum (Veranstaltungsraum) und sind spätestens bis zur Beendigung der Mietzeit zu entfernen. Der Vermieter behält sich vor, für nicht vereinbarungsgemäß abgebaute und abgeholte Gegenstände Einlagerungsgebühren zu erheben. Er ist ferner berechtigt, die Entfernung und Einlagerung dieser Sachen zu Lasten und Gefahr des Mieters unverzüglich durch ein dafür geeignetes Unternehmen vornehmen zu lassen. d) Alle genutzten Räume und Flächen sind nach Beendigung der Veranstaltung in den vorherigen Zustand zu bringen. (Besenrein, ggf. Feuchtreinigung) Falls dies nicht geschieht oder nacharbeiten erforderlich werden, erfolgt eine Reinigung zu Lasten des Mieters. e) Abfall wird ordnungsgemäß durch den Mieter bzw. das Cateringunternehmen entsorgt. 4) Sicherheitsbestimmungen a) Die bau- und feuerpolizeilichen Sicherheitsbestimmungen sind vom Mieter zu beachten. Der Vermieter ist berechtigt, falls erforderlich, für Rechnung des Mieters Feuerwachen und Personal für den Sanitätsdienst anzufordern. b) Die Benutzung offenen Feuers ist verboten. c) Das Rauchen innerhalb der Räumlichkeiten ist strengstens untersagt und ist nur Außerhalb am Hintereingang gestattet. 5) Abtretung und Untervermietung Der Mieter ist nicht berechtigt, seine Rechte aus dem Vertrag an Dritte abzutreten oder die Vertragsgegenstände ganz oder teilweise Dritten zu überlassen, insbesondere sie unter zu vermieten. 6) Außerordentliche Kündigung Unbeschadet weitergehender gesetzlicher Rechte ist der Vermieter berechtigt, den Mietvertrag fristlos und mit sofortiger Wirkung zu kündigen, wenn - der Mieter den Auflagen nicht nachgekommen ist, - die Angaben im Antrag sich als unwahr erweisen, insbesondere wenn ein Dritter als Veranstalter oder Mitveranstalter auftritt, - der Mieter den Veranstaltungszweck ohne Zustimmung des Vermieters ändert. 7) Nutzungsendgelt Für die Raumnutzung: erhoben. des Veranstaltungsraumes wird eine Miete (Inventar, Strom, Wasser etc.) in Höhe von 250,00 (plus 19% MwSt) pro Tag, der Beratungsräume wird eine Miete (Inventar, Strom, Wasser etc.) in Höhe von 115,00 (plus 19% MwSt) pro Tag Die Miete ist innerhalb von 7 Tage nach Rechnungseingang zu begleichen. Die beigefügten Bedingungen für die Raumüberlassung des Veranstaltungsraumes werden uneingeschränkt anerkannt, akzeptiert und mit Unterschrift zur Kenntnis genommen. Ort, Datum Unterschrift ggf. Stempel Vermieter Ort, Datum Unterschrift ggf. Stempel Mieter 6

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