Der richtige Start mit Exact Online

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1 Der richtige Start mit Exact Online 10 Dinge, die Sie vorher unbedingt wissen sollten! Stand 07/2014

2 EXACT ONLINE 2 Inhalt Anfragen an den Support... 3 Exact Online startet mit Demodaten... 5 Bilanzierung / Einnahmenüberschussrechnung / Kontenrahmen... 5 Verarbeitete Buchungen / Endgültiger Druck... 6 Backup... 7 Belegnummern Einkauf, Verkauf, Kasse und Bank... 8 Besteuerungs-Methode: Ist- / Sollbesteuerung... 9 Eingabemaske Bank- und Kassenbuchung DATEV-Nummernkreise für Kunden- & Lieferantenkonten Jahresabschluss-Buchungen Notizfeld auf Belegen... 14

3 EXACT ONLINE 3 Anfragen an den Support Wenn Sie bei der Bedienung von Exact Online Hilfe benötigen, können Sie uns direkt aus dem System eine Frage stellen und diese wird Ihnen bald möglichst beantwortet. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Hilfesymbol und wählen Sie KONTAKTIEREN SIE UNS. Nun wählen Sie bitte aus dem Menü den Punkt STELLEN SIE EINE FRAGE

4 EXACT ONLINE 4 Nun tragen Sie bitte Ihre Frage ein und klicken SENDEN Bitte Tragen Sie keine Bandwurmsätze in das Feld IHRE FRAGE ein, sondern nur eine kurze Einleitung. Verwenden Sie für die Details bitte das Feld darunter. Die Antworten finden dann im Menü KONTAKTIEREN SIE UNS unter MEINE SUPPORTANFRAGEN

5 EXACT ONLINE 5 Exact Online startet mit Demodaten Bitte beachten Sie, dass nach dem Start von Exact Online der Mandant mit fiktiven Demo-Daten befüllt wird. Wenn Sie sofort oder später mit ihren realen Firmendaten arbeiten möchten, müssen Sie Exact Online zurücksetzen. Wie Sie dies tun, erklären wir Ihnen in ein eigenes Skript in der Bibliothek des Hilfebereichs: Von vorne anfangen - das System zurücksetzen Sie können auf den Link klicken, um das Skript aufzurufen. Bilanzierung / Einnahmenüberschussrechnung / Kontenrahmen Wenn Sie mit Ihren realen Firmendaten arbeiten wollen und dazu das System zurücksetzen (s.o.), müssen Sie sich entscheiden, wie Ihre Bücher geführt werden sollen: Wir bieten die folgenden Einrichtungsvarianten an: Bilanzierung mit Kontenrahmen SKR03 Bilanzierung mit Kontenrahmen SKR04 Einnahmenüberschussrechnung auf Basis SKR03

6 EXACT ONLINE 6 Verarbeitete Buchungen / Endgültiger Druck Exact Online bietet die Möglichkeit, dass Sie in Buchungen Korrekturen und Änderungen vornehmen können. In den folgenden Fällen haben Sie diese Möglichkeit nicht mehr: Die Buchung wurde verarbeitet dies ist Voraussetzung für die Umsatzsteuervoranmeldung damit wird die Buchung fest geschrieben. Sie drucken eine Ausgangsrechnung endgültig und erzeugen so eine Verkaufsrechnung. Da hier die Buchung mit einem Dokument verknüpft ist, kann die Buchung auch ohne Verarbeitung nicht mehr verändert werden. Das Verarbeiten einer Buchung und das endgültige Drucken einer Ausgangsrechnung sperren Buchung unumkehrbar ab. Die Buchungen können dann nicht mehr geändert werden.

7 EXACT ONLINE 7 Backup Mit der Backup-Funktion in Exact Online haben Sie die Möglichkeit Ihr System in einen vorherigen Zustand zurück zu versetzen. Die Wiederherstellung kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie größere Daten importieren wollen oder Sie andere Funktionen ohne Risiko testen möchten.

8 EXACT ONLINE 8 Belegnummern Einkauf, Verkauf, Kasse und Bank Die Belegnummern für Einkauf, Verkauf, Kasse und Bank werden in den Stammdaten unter Buchungsarten definiert. Klicken Sie auf die entsprechende Buchungsart und Sie können am unteren Rand des Bildschirms die Startnummer der jeweiligen Belegnummern definieren. Leider ist es nicht möglich, alphanumerische Belegnummern zu verwenden.

9 EXACT ONLINE 9 Besteuerungs-Methode: Ist- / Sollbesteuerung Sie sollten unbedingt darauf achten in den Einstellungen, die für Sie zutreffende Besteuerungsmethode auszuwählen. Welche Besteuerungsmethode für Sie relevant ist, sollten Sie mit Ihren steuerlichen Berater besprechen.

10 EXACT ONLINE 10 Eingabemaske Bank- und Kassenbuchung Wenn Sie Bank- oder Kassenbuchungen erfassen, können Sie im Betragsfeld mit Vorzeichen arbeiten: + für Betragseingang - für Betragsausgang Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Eingabemaske anzupassen um Beträge in ein Feld für Betragseingang und in ein weiteres Feld für Betragsausgang anzupassen. Klicken Sie in der Eingabemaske der jeweiligen Buchungsart oben rechts auf Anpassen. Nun können Sie in der Maske unter dem Betrag die Option Betragseingang + Betragsausgang auswählen

11 EXACT ONLINE 11 In der Eingabemaske erhalten Sie nun die beiden Felder freigeschaltet:

12 EXACT ONLINE 12 DATEV-Nummernkreise für Kunden- & Lieferantenkonten Wenn Ihre Buchhaltungsdaten zur weiteren Verarbeitung per DATEV- Schnittstelle exportiert werden sollen, empfehlen wir Ihnen, vorher die Details mit Ihrem steuerlichen Berater zu klären. Beachten Sie auch das Folgende: Der Kontonummernkreis für Personenkonten ist in DATEV reserviert, Für Debitoren (Kunden) in dem Bereich bis Für Kreditoren (Lieferanten) in dem Bereich bis Da in Exact Online ein Kontakt sowohl ein Kunden- als auch Lieferantenkonto sein kann, ist es notwendig, diese Konten in den vorgenannten Nummernkreisen separat anzulegen.

13 EXACT ONLINE 13 Jahresabschluss-Buchungen Wenn Sie Jahresabschluss-Buchungen vornehmen möchten, wählen Sie im Menü Finanzen den Punkt Buchungen erfassen Hier klicken Sie den Reiter Korrekturbuchung` und dann die Buchungsart 90 BA-Sonstige". Die erzeugten Buchungen können unter Bilanz/GuV zusätzlich ein- und ausgeblendet werden.

14 EXACT ONLINE 14 Notizfeld auf Belegen Sie haben die Möglichkeit, in einigen Eingabemasken durch Anpassen ein Notizfeld einzublenden.

15 EXACT ONLINE 15 Das Feld kann für individuelle Notizen genutzt werden. Es lässt sich auch auf Belegen z.b. auf Angeboten und Ausgangsrechnungen einblenden.

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