Cash Cockpit in SAP. Hergestellt von

Transkript

1 Cash Cockpit in SAP Hergestellt von

2 Inhaltsverzeichnis Die Situation im Cash Management 2 Dispositions-Reporting...11 Forecast der Tochterunternehmen 15 Interaktive Disposition...21 Finanzstatus überwachen...30 Verarbeitung der Kontoauszüge 34 S e i t e 1

3 Die Situation im Cash Management Ein Unternehmen, dem die Liquidität ausgeht, ist insolvent. Das kann auch durch Intransparenz passieren, wenn es der Firma operativ gut geht, jedoch die Ausgaben durch die aktuell zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel nicht mehr gedeckt sind. Diese Tatsache zeigt bereits die Bedeutung eines gut funktionierenden Cash Managements im Unternehmen. Es geht im Cash Management täglich darum, den immer wiederkehrenden Kreislauf aus Geldanlage oder Mittelaufnahme sinnvoll und damit auch S e i t e 2

4 gewinnbringend bzw. kostengünstig zu gestalten. Die Einhaltung von Cut-Off-Zeiten für die Zahlungsaufträge an die Banken sind erfolgskritisch für die Wertstellungen am gleichen Tag. Da diese Cut-Off- Uhrzeiten bei den Banken teilweise - je nach Währung - bereits vormittags liegen, müssen die damit verbunden Dispositionsentscheidungen abhängig für welche Währung disponiert wird, frühzeitig per Zahlungsauftrag bei der Bank vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Entscheidungen getroffen sein, ob ein Zinsertrag durch das Anlegen von Geld erzielt werden kann, oder Geld aufgenommen wird, um das operative Geschäft der Firma abzusichern. Die folgende Abbildung 1 zeigt die einzelnen Stationen des Regelkreises der DispositionKreislaufs auf. Der Dispositionsprozess startet mit dem Einlesen der elektronischen Kontoauszüge. Auf diesen Prozess werden wir weiter hinten noch eingehen. Beginnen möchten wir in unserer Darstellung mit dem zentralen Dispositions-Reporting des Cash Cockpits: S e i t e 3

5 Abbildung 1: Tagesablauf im Cash Management Lassen Sie uns zunächst in einem Überblick die fünf wesentlichen Stationen im Tagesablauf näher betrachten. S e i t e 4

6 Dispositions-Reporting Zunächst benötigt der Cash Manager einen schnellen Überblick zur aktuellen Liquiditätslage. Im klassischen SAP-Standard-System gibt es hierfür den Tagesfinanzstatus und die Liquiditätsvorschau. Für die tägliche Disposition wird eine strukturierte Übersicht benötigt, die möglichst kompakt den aktuellen geplanten Dispotag mit seinen In- und Outflows auf einen Blick liefert. Der Prozess startet mit den aktuellen Salden der Kontokorrentkonten (nach Einlesen der elektronischen Kontoauszüge). Danach werden die Plandaten der täglichen Disposition strukturiert aufbereitet.dazu zählen Informationen aus verschiedenen Quellen wie dem Finanzwesen, den Plan Cashflows von Tochterunternehmen aus dem Einkauf und, dem Verkauf oder den Finanzgeschäften aus dem Treasury (realtime Integration aus dem SAP Treasury).. Auf dieser Informationsbasis muss es damit möglich sein, Entscheidungen zu treffen. In der Praxis weichen viele Kunden auf das flexiblere Darstellungstool EXCEL aus. S e i t e 5

7 Forecast der Tochterunternehmen Die Grundlage für eine fundierte Anlageentscheidung ist eine qualitativ hochwertige Datenbasis. Dazu zählt beispielsweise auch, dass die Liquiditätsströme der Tochterunternehmen, die am Cashpooling teilnehmen mit eingebunden werden. Sofern sich alle Unternehmen innerhalb eines SAP-Systems und -Mandanten befinden, ist diese Integration der Daten ohnehin schon gegeben. Aufwendiger wird es, wenn Tochterunternehmen eigene, andere, IT-Systeme im Einsatz haben. Der Cash Forecast dieser Unternehmen muss jedoch mit eingebunden werden, um ein Gesamtbild zur Liquidität in der Unternehmensgruppe zeichnen zu können. Die in die Jahre gekommene SAP- Standardtransaktion für die Avis-Erfassung ist aufgrund der vielen Eingabefelder hierfür jedoch nur bedingt geeignet. S e i t e 6

8 Disposition Sind alle Cash relevanten Informationen zusammengetragen, kann der Cash Manager anfangen, Entscheidungen darüber zu treffen, welche Finanzgeschäfte aufgrund der aktuellen Cash-Situation sinnvoll sind. In größeren Organisationen ist die Tagesdisposition im Front Office der Treasury-Abteilung angesiedelt. Fachlich gehören zum Bereich der Disposition Geldaufnahmen oder auch anlagen; Geldbedarfe werden in der Regel durch Inanspruchnahme von Kreditlinien gedeckt (Ziehungen über Treasury Deals am Geldmarkt). Bedarfe im Devisenumfeld werden durch Devisengeschäfte befriedigt. Dabei handelt es sich um Funktionen, die im SAP-Standard an verschiedenen Stellen des Treasury- Moduls ausgeführt werden. S e i t e 7

9 Finanzstatus überwachen Zur Überwachung des Finanzstatus gehört die Vermeidung von Risiken. Eine Übersicht über die aktuellen gesamten externen finanziellen Verbindlichkeiten eines Konzerns stellt bei allen Dispositions- und Liquiditätsplanungsprozessen eine wesentliche Entscheidungsunterstützung dar. In der Regel findet hier eine Analyse von Finanzinstrumenten und Kontokorrentkonten statt. Darüber hinaus müssen auch externe Konten, die sich beispielsweise außerhalb der Cash Pool-Organisation befinden, ebenfalls in die Prozesse einbezogen und überwacht werden. Verarbeitung der Kontoauszüge kontrollieren Bevor die nächsten Schritte im Cash Management durchgeführt werden können, sind die SAP Daten und somit die Informationsbasis zu aktualisieren. Elektronische Kontoauszüge werden eingelesen und S e i t e 8

10 möglichst automatisiert verarbeitet. Im Rahmen der Tagesdisposition und dem damit vorgelagerten Abstimmprozesses (Reconciliation) müssen die tags zuvor avisierten Zahlungsströme (Avise, Finanzgeschäfte, Cashpool-Überträge etc.) den tatsächlichen Istdaten (Geldeingang bzw. Geldausgang) zugeordnet werden. Dieser Prozessschritt ist ebenfalls von großer Bedeutung, um Entscheidungen wiederum auf einer korrekten Datenbasis fällen und frühzeitig Abweichungen klären zu können. Cash Cockpit in SAP Auf Basis dieser fünf Prozessschritte ist das Cash Cockpit im engen Zusammenspiel mit der Fachabteilung bei einem SAP-Kunden entstanden. Ausgangspunkt war der SAP-Standard, der an vielen Stellen bereits in die Jahre gekommen ist und keine optimale Unterstützung im Tagesgeschäft mehr gewährleistete. Das Ziel ist es, ausgehend von einer S e i t e 9

11 zentralen Stelle (dem Cockpit) alle relevanten Informationen zur Verfügung zu haben und auch direkt Interaktionen (Finanzgeschäfte) bzw. Transaktion ausführen zu können. Demo 1: Cash Cockpit in der Übersicht S e i t e 10

12 Dispositions-Reporting Als Datenbasis für die tägliche Planung dient im Cash Cockpit das Dispositions-- Reporting. Diese Ansicht verdichtet sinnvoll alle Cash-relevanten Vorgänge in SAP ERP. Im Gegensatz zur einzelnen, losgelösten Auswertung wie dem Tagesfinanzstatus vereint das Cockpit hier einen zentralen Einstieg für das Front-, Middle- und Backoffice. Auf einen Blick wird die Liquidität vom Freitag, den und Montag, den dargestellt, siehe Abbildung 2. Ein Drilldown ermöglicht die Analyse aller Einzelwerte zur jeweiligen Kennzahl bis hinunter zur untersten Ebene, dem einzelnen Beleg, Avis oder Finanzgeschäft. Es können neben mehrstufigen Cash Pools sowohl die Forecasts der Tochterunternehmen, als auch zukünftige Ein-/Ausgaben auf Basis des Verkaufs bzw. Einkaufs dargestellt werden. S e i t e 11

13 Abbildung 2: Dispositions Reporting Die Darstellung wurde zusammen mit dem Cash- Management-Fachbereich erarbeitet und ist auf Basis des SAP-Standard-Customizings (anhand von Dispositionsgruppen) flexibel auf die Bedürfnisse der S e i t e 12

14 jeweiligen Unternehmung und der Treasury-Strategien anpassbar. Im Gegensatz zu einem Bericht, der Ihnen als reiner Datenlieferant dient, können Sie ausgehend vom Cash Cockpit die zur Verfügung stehende Datenbasis prüfen, indem Sie sich beispielsweise den Status der Cash- Forecast-Meldungen der Tochterunternehmen detailliert ansehen können. Haben nur wenige Unternehmen innerhalb der Firmengruppe den täglichen Forecast gemeldet, ist entsprechend die Datenbasis nur bedingt geeignet, um Entscheidungen bezüglich Geldaufnahme bzw. Geldanlage zu treffen. S e i t e 13

15 S e i t e 14

16 Forecast der Tochterunternehmen Cash-relevante Daten der Tochterunternehmen sind für ein zentrales Cash Management unverzichtbar. Sind Tochterunternehmen als operativer Buchungskreis in einem SAP- System mit eingebunden, liegt bereits eine einheitliche Datenbasis vor. Werden die Töchter außerhalb von SAP geführt, so sind lediglich stellvertretende technische Buchungskreise notwendig. Entsprechend müssen die fehlenden operativen Daten geliefert werden. S e i t e 15

17 Forecast pflegen Ausgestattet mit einem SAP GUI bekommen die Tochterunternehmen inen zentralen Zugang zum Cash Cockpit. Auch die SAP-Firmen melden sich am zentralen ERP an. Dieser Vorgang sollte so einfach wie möglich gefasst sein. Im Beispiel der Abbildung 3 sehen Sie eine einfache Transaktion, um die Forecast-Werte pflegen zu können. Abbildung 3: Forecast pflegen S e i t e 16

18 Hier wird für den aktuellen Dispotagnächsten Werktag (30.05) mit einem Cash-Bedarf auf dem Konto bei der Deutschen Bank von Euro gerechnet. Die Abkürzung von t (Tausend) oder m (Millionen) ist hierbei eine einfache und im Treasury gebräuchliche Form. Im Standard des SAP-Cash-Managements ist diese leider gänzlich unbekannt. Damit ermöglicht das Cash Cockpit eine schnelle und auch möglichst fehlerfreie Eingabe der Daten. Versehentlich kann somit keine Null zu viel oder zu wenig eingegeben werden. S e i t e 17

19 Demo 2: Forecast erfassen und freigeben Technisch wird mit dieser Transaktion ein SAP- Standardavis angelegt. Im Gegensatz zur SAP- Standardmaske für die Aviserstellung ist die neu entwickelte Eingabemöglichkeit auf wenige wirklich benötigte Felder reduziert. Somit reduziert sich die Komplexität für das Tochterunternehmen und erhöht die Akzeptanz der Anwender, in einem SAP-System die Daten zu hinterlegen. S e i t e 18

20 Forecast Freigabe Zwei Augen sehen gut, vier jedoch besser. Getreu diesem Motto ist ein Freigabeverfahren der Forecast- Daten möglich. Gesteuert wird dieses über zwei neue Berechtigungsobjekte. Erst wenn der Forecast erfasst und freigegeben ist, erscheint die grüne Ampel im Cash Cockpit, wie in Abbildung 4 dargestellt. Abbildung 4: Cash Forecast Statusübersicht S e i t e 19

21 S e i t e 20

22 Interaktive Disposition Auf einer soliden Datenbasis Planung für den aktuellen Dispotag - kann die interaktive Disposition aufbauen. Damit wird eine Verknüpfung in das SAP- Treasury und den SAP-Zahlungsverkehr geschaffen. Zentraler einheitlicher Ausgangspunkt sind die geplanten Endsalden nach der Disposition im Cash Cockpit. Aus dieser Ansicht heraus gibt es verschiedene Absprungmöglichkeiten ins SAP-Treasury, für beispielsweise eine Geldanlage. Die links aufgeführte Spalte Limit zeigt in Abbildung 5 den aktuellen möglichen Spielraum bei den einzelnen Banken auf. Heute fällige Darlehen, neue Ziehungen und der dann S e i t e 21

23 insgesamt neue Darlehensbestand werden in den anderen Spalten aufgeführt. Abbildung 5: Interaktive Disposition Ohne das Cash Cockpit verlassen zu müssen, können Sie in drei einfachen Schritten einen kompletten Prozess schnell einfach und effizient durchlaufen In der Demo 3 wird mittels Ziehung eine Kreditlinie verlängert. S e i t e 22

24 Demo 3: Kreditlinie verlängern Schritt 1 - Neue Ziehung Haben Sie eine Zeile (die einer Bank entspricht) ausgewählt, können Sie mittels des Icons Neue Ziehung ein solches Geschäft anlegen. Wieder einmal gilt, dass Sie im Hintergrund ein SAP-Standardgeschäft im Treasury anlegen, ohne jedoch die komplexe Erfassungsmaske im SAP-Standard durchlaufen zu müssen. Abbildung 6 zeigt eine solche vereinfachte Erfassung. S e i t e 23

25 Abbildung 6: Ziehung einer Kreditlinie Geplante Ziehungen können mit dem Button Notieren zunächst simuliert werden. D.h. die Auswirkungen einer Notiz auf die Disposition ist unmittelbar im Dispositions- Reporting des Cash Cockpits ersichtlich. S e i t e 24

26 Die einfache Vorwärtsnavigation mit dem Icon FI buchen, siehe Abbildung 5, führt Sie unmittelbar zum zweiten Schritt, in dem ein Buchungslauf ausgeführt wird. Schritt 2 - Buchungslauf ausführen Die Die Ziehung der Kreditlinie wird unmittelbar als Treasury Deal angelegt. Die Bewegungen der Ziehung können nun per Knopfdruck nach FI transferiert werden und resultieren in einer bzw. mehreren Buchungen im Hauptbuch. Das Buchungsprotokoll in Abbildung 7 zeigt hier detaillierte Daten. Ein SAP- Standardprotokoll informiert über den gesamten Vorgang. Es ist nun die Grundlage geschaffen, um direkt die Zahlungsaufträge zu den Banken auszuführen. S e i t e 25

27 Abbildung 7: Buchungsprotokoll Erneut gelangen Sie mittels Vorwärtsnavigation mit dem Icon Zahlen, siehe Abbildung 5, zum dritten Schritt. S e i t e 26

28 Schritt 3 - Zahlungsverkehr und Zahlungsanordnung Automatisiert wird über eine intelligente Verknüpfung aus dem Cash Cockpit heraus die SAP-Transaktion F111 ZAHLUNGSVERKEHR FÜR ZAHLUNGSANORDNUNGEN aufgerufen, mit den erforderlichen Selektionsparametern direkt versorgt und, - wenn gewünscht - unmittelbar ausgeführt (siehe Abbildung 8). Sofern im Hintergrund eine automatisierte Bankenkommunikation eingerichtet ist, kann man treffend von einem Straight-Through-Processing sprechen. Hier wird sehr effizient ein Zahlungslauf initiiert und eine Zahlungsanordnung erstellt. S e i t e 27

29 Abbildung 8: Zahlungsverkehr Sind direkte Anbindungen an Ihre Banken entweder über SWIFT oder EBICS realisiert, so kann nach Freigabe der erzeugte Datenträger direkt an Ihre Hausbank versendet werden. Das SAP Bank Communication Management kann Sie hier unterstützen. S e i t e 28

30 S e i t e 29

31 Finanzstatus überwachen Eine Überwachung des Finanzstatus findet im Kontext des Market Risk Analyzser, externe Konten außerhalb der Cashpool- Organisation und Finanzinstrumente, statt. Prozessunterstützend wirkt eine kompakte Übersicht der kompletten aktuellen externen finanziellen Verbindlichkeiten. Es wird nach zu definierenden Gruppierungskriterien in einer Oberfläche die Herkunft der finanziellen Verbindlichkeiten dargestellt. Beispielhaft sind in der Abbildung 9 die Kontokorrentkonten des kompletten Konzern mit aktuellem Tagessaldo nach Ländern gruppiert aufgeführt. Des Weiteren erfolgt eine Gruppierung der Finanzinstruments nach Finanzierungsinstrumentes, Devisen und Derivaten. S e i t e 30

32 Abbildung 9: Externe Konten, zusammengefasst nach Ländern S e i t e 31

33 Aus dieser Übersicht kann in die einzelnen Bankkonten abgesprungen werden, um hier weitere Details einzusehen. Für die Finanzinstrumente des Treasury gilt, dass auch hier der Absprung bis in den einzelnen Deal mit seinen Cash flows und aktuellen Marktwerten gegeben ist (siehe Abbildung 10 für externe Bankkonten und Abbildung 11 für Finanzierungsinstrumente). Abbildung 10: Drill down externe Bankkonten S e i t e 32

34 Abbildung 11: Drill down Finanzierungsinstrumente Die komprimierte Anzeige des kompletten Finanzstatus ist ebenfalls im Dispositions-Reporting (erste Karteikarte des Cash Cockpits) einblendbar. S e i t e 33

35 Verarbeitung der Kontoauszüge Der Informationskreislauf im Cash Management beginnt jeden Morgen mit dem Abrufen und der Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge Morgens zwischen 7 und 8 Uhr stellen die Banken den Unternehmen neue Kontoauszüge für den Abruf zur Verfügung. Technisch geschieht dieses über einen eingeplanten Hintergrundjob auf Ihrer Seite. Alternativ führt der Cash Manager den Prozessschritt manuell aus (Pull-Verfahren). Falls Sie eine Anbindung an das SWIFT Netzwerk haben, können Sie diese Methode umdrehen, indem Ihnen die Bank direkt nach dem Zeitpunkt der Dateierstellung die Dateien zusendet (Push-Verfahren) S e i t e 34

36 Kontoauszug einspielen Bisher gibt es im SAP-Standard nur das Bank Communication Management, um nachzuvollziehen, ob ein Kontoauszug eingelesen bzw. verarbeitet worden ist. Mit dem Elko-Cockpit bekommen Sie hier eine weitere Alternative an die Hand. Das Elko- Cockpit bietet mit der in Abbildung 12 dargestellten Transaktion ebenfalls eine gute Übersicht darüber, welche Kontoauszüge passend zu den Bankkonten eingelesen und verarbeitet worden sind. Abbildung 12: Übersicht der eingelesenen Kontoauszüge S e i t e 35

37 Demo 4: Kontoauszug überwachen S e i t e 36

38 Matching überwachen Tags zuvor angelegte Avise und Treasurygeschäfte spiegeln sich jetzt in den Istdaten wieder. Die am Vortag erstellten Plansätze sind mittels Matching (IST/PLAN) zu entfernen, siehe Abbildung 13. Auch hier bietet das Cash Cockpit eine einfache und effiziente Lösung. Abbildung 13: Matching im Kontoauszug S e i t e 37

39 Demo 5: Matching aufrufen S e i t e 38

40 S e i t e 39

41 Weiterführende Informationen bdf consultants GmbH Zollhof Düsseldorf Deutschland / Germany Kontaktdaten: Dr. Ralf Huber / r.huber@bdf-consultants.de Thomas Dohmen / t.dohmen@bdf-consultants.de S e i t e 40