DER MARKTFÜHRER IM BEREICH RAUM- UND ARBEITSPLATZVERWALTUNG // FUNKTIONSBESCHREIBUNG

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1 DER MARKTFÜHRER IM BEREICH RAUM- UND ARBEITSPLATZVERWALTUNG // FUNKTIONSBESCHREIBUNG

2 // INHALTSVERZEICHNIS 1. Userbereich 1.1. Startseite Verfügbarkeitsanzeige in Listenform Verfügbarkeitsanzeige in Kalenderform Fremdbucherfunktion Kundenprofil Objektauswahl Standortnavigation Favoriten Buchungstermin Teilnehmerauswahl Zubehörauswahl Buchungsmaske Profileinstellungen 14 // INHALTSVERZEICHNIS 2. Administrationsbereich 2.1. Benutzerverwaltung Objektverwaltung Systemeinstellungen Outlook PlugIn 3.1. Terminauswahl Raumauswahl Objektauswahl Buchungsbestätigung Teilnehmereinladung Statistische Auswertung 4.1. Statistische Auswertung 30

3 // STARTSEITE Nutzer kommt direkt auf seine Homezone. Schnelle Verfügbarkeitsübersicht der Objekte über Ampelfarben. Direkte Arbeitsplatz- oder Raumwahl über intuitive Karte bzw. Grundriss. Per Mouse-Over Anzeige wer sitzt wo? (auch feste Arbeitsplätze). // USERBEREICH Split Screen Ansicht ermöglicht individuelle Bildschirmaufteilung für User. 02

4 // VERFÜGBARKEITSANZEIGE IN LISTENFORM Verfügbarkeiten der Objekte können in Listenform mit umfangreichen Such-, Sortier- und Filterfunktionen dargestellt werden. Optimale Darstellung und Suchfunktion bspw. für zentrale Call Center. // USERBEREICH 03

5 // VERFÜGBARKEITSANZEIGE IN KALENDERFORM Verfügbarkeiten der Objekte können in kalendarischer Form dargestellt werden. Optimale Darstellung bspw. für Konferenzraummanager. // USERBEREICH 04

6 // FREMDBUCHERFUNKTION Fremdbucherfunktion über Veranstalterauswahl. Fremdbucherfunktion wird über individuelle Rechte zugewiesen. Optimierte Darstellung in Listenform mit umfangreichen Such-, Sortier- und Filterfunktionen. Berechtigungen/Preise/Favoriten/Profil stellen sich automatisch auf den gewählten Veranstalter (Kunden) ein. // USERBEREICH Optimierte Handhabung für zentrale Konferenzraumbuchung (Standortverantwortliche, Call Center). 05

7 // KUNDENPROFIL Optimierung für zentrale Konferenzraumbuchung: Call Center Agent oder Konferenzraummanager kann individuelle Kundendaten per Klick aufrufen. Bspw.: - Zuletzt gebuchte Räume - VIP-Status (per Umsatz) - Kostenstellendaten // USERBEREICH - Bemerkungen (Freitext) Call Center Agent / Konferenzraummanager kann im Kundenprofil alle abgeschlossenen und offenen Buchungen einsehen und bearbeiten (individuelle Berechtigung einstellbar). 06

8 // OBJEKTAUSWAHL Neben Arbeitsplätzen, Konferenz- und Besprechungsräumen können optional alle Objekte angelegt und gebucht werden. Bspw.: - Fahrzeuge - Einzelne Services - Einzelnes Zubehör Anzeige der Verfügbarkeit erfolgt je nach örtlicher Gebundenheit als Karte, Liste oder Kalenderübersicht. // USERBEREICH Es werden zur besseren Übersicht nur die ausgewählten Objekttypen angezeigt. 07

9 // STANDORTNAVIGATION Schnelle Navigation über alle Länder, Standorte, Immobilien, Etagen. Optimale Darstellung bspw. für Standortverantwortliche. Optimierte tabellarische Darstellung der Standorte. // USERBEREICH 08

10 // FAVORITEN User können sich beliebige Objekte als Favoriten anlegen und in einer Liste anzeigen lassen. Schnellerer Zugriff auf häufig gebuchte Objekte. // USERBEREICH 09

11 // BUCHUNGSTERMINE Durch die erweiterte Kalenderübersicht, lassen sich bequem Serien-, Intervall- und Blockbuchungen festlegen. Zeitabschnitte können im Kalender per Mausklick markiert werden. // USERBEREICH 10

12 // TEILNEHMERAUSWAHL Teilnehmer (extern und intern) können zur Buchung eingeladen werden. Externe Teilnehmer können dem Empfang gemeldet werden. Auswahl per Klick aus verschiedenen Teilnehmerlisten möglich (Filter-, Such- und Sortierfunktion). // USERBEREICH Schnittstelle zu globalen Outlook/Lotus Notes Adressbüchern. Optionale Schnittstelle zum lokalen Outlook/ Lotus Notes Adressverzeichnis (für persönliche externe Kontakte). 11

13 // ZUBEHÖRAUSWAHL Umfangreiche Zubehör- und Serviceauswahl. Zubehör kann fest an Objekte gebunden werden. Zubehörauswahl erfolgt über eine übersichtliche tabellarische Darstellung (Such-, Sortier- und Filterfunktion). // USERBEREICH Dienstleister erhalten neben Information gesonderten Zugriff auf das System mit online Bestellübersichten, Tages- und Wochenplänen etc. Schnittstellen zu externen Bestellsystemen der Dienstleister. 12

14 // BUCHUNGSMASKE Übersichtliche Buchungsmaske nach Klick auf Objekt. 2 Klicks zur fertigen Buchung. Umfangreiche Feineinstellungen möglich. Einfache Stornierung und Buchungsänderungen auch nach Abschluß der Buchung möglich. // USERBEREICH Buchungslogik und Rechnungslegung (SAP- Systematik) anpassbar. Sequenzielle Buchungsfolge mit Abfrage aller notwendigen Angaben. 13

15 // PROFILEINSTELLUNGEN Jeder Benutzer hat Überblick über seine Buchungen. Jeder Fremdbucher hat Übersicht über die von ihm durchgeführten Buchungen. Übersicht ist nach Status der Buchungen gegliedert. // USERBEREICH optimierte tabellarische Darstellung (Such-, Sortier- und Filterfunktionen). Excel-Exportfunktion. Anzeige zusätzlicher Informationen: - Einzelrechnungsbeträge - Gesamtrechnungssummen 14

16 // BENUTZERVERWALTUNG Webbasierter Administrationsbereich (keine Client-Installation notwendig). Rechtebasierter Zugriff für Call Center Agents, Standortverantwortliche und Zentraladministratoren. Optimierte tabellarische Darstellung aller Inhalte mit Such-, Sortier- und Filterfunktion. MS Excel Export- und Importfunktion (minimierter Schulungsaufwand). Userprofile sind für schnellere Bearbeitung kopierbar. Neue User können auf Grundlage eines bestehenden Userprofils angelegt werden. // ADMINISTRATIONSBEREICH 15

17 // BENUTZERVERWALTUNG Für jeden User werden Profildaten angelegt. Die Profildaten können per Webzugriff durch den Benutzer selbst geändert werden (rechtebasiert). Passwortvergabe erfolgt nach Kundenrichtlinien. Beliebige Ausweitung der Profildaten und Abspeicherung von Trackingdaten möglich (s.a. CRM-Konzept für Konferenzraumbuchung). // ADMINISTRATIONSBEREICH 16

18 // BENUTZERVERWALTUNG Umfangreiche Berechtigungseinstellungen für User und Administratoren bezogen auf Buchung und Bearbeitung von Standorten, Etagen und einzelnen Objekten. Beliebige Erweiterung von Rechtegruppen. Jede einzelne Systemfunktion kann mit individuellem Recht versehen und an unterschiedliche User/Administratoren vergeben werden. Bspw.: - SAP-Rechnungsfreigabe - Einsicht in Userprofile - Änderung von Userprofilen - Änderung von bestimmten Rechnungsdaten // ADMINISTRATIONSBEREICH 17

19 // OBJEKTVERWALTUNG Es können Preisgruppen angelegt werden. Für Preisgruppen können individuelle Zeiträume eingestellt werden. Benutzer können den Preisgruppen zugeordnet werden. // ADMINISTRATIONSBEREICH 18

20 // OBJEKTVERWALTUNG Objektverwaltung ist dezentral gesteuert (rechtebasiert). Für jedes Objekt können individuelle Daten hinterlegt werden. Objekte können in eine Gliederung (München, Berliner Straße etc. ) eingefügt werden. Bestehende Objekteinstellungen können als Vorlage für die schnellere Bearbeitung oder Neuanlage von anderen Objekten verwendet werden (s.a. Userverwaltung). // ADMINISTRATIONSBEREICH 19

21 // OBJEKTVERWALTUNG Umfangreiche individuelle Einstellungen für Standorte, Etagen und Objekte. Kundenspezifisches Customizing der Spielregeln und Ausnahmen. Für jede Ressource können individuelle Verfügbarkeiten, Anzahl der Buchungen und Rüstzeiten eingestellt werden. // ADMINISTRATIONSBEREICH 20

22 // SYSTEMEINSTELLUNGEN Objekte und Benutzer werden einer Zeitzone zugeteilt. Weltweites Buchen zur kalkulierten Ortszeit (ungleich Serverzeit) möglich. Benutzer bekommt die Verfügbarkeiten in seiner Zeitzone angezeigt. // ADMINISTRATIONSBEREICH 21

23 // SYSTEMEINSTELLUNGEN Das System ist multilingual. Es können beliebig viele Sprachen für die Objektbeschreibungen angelegt werden. // ADMINISTRATIONSBEREICH 22

24 // TERMINAUSWAHL Der Benutzer kann seine Terminauswahl in gewohnter Groupware-Umgebung tätigen. // OUTLOOK PLUGIN 23

25 // TERMINAUSWAHL Der User hat die Möglichkeit, die genauen Details zu seiner Terminbuchung in Outlook zu definieren und auszuwählen. // OUTLOOK PLUGIN 24

26 // RAUMAUSWAHL Über den zusätzlichen Reiter Raumbuchungen kann der Benutzer mit Hilfe einer übersichtlichen Darstellung der Räume sein gewünschtes Objekt auswählen. Per Mouse-Over-Funktion erhält der Anwender einen schnellen Überblick über die verfügbaren Objekte. // OUTLOOK PLUGIN 25

27 // OBJEKTAUSWAHL Detaillierte Informationen rund um das ausgewählte Objekt wie Ort, Verfügbarkeit oder Equipment bekommt der User über Hot-Spots. // OUTLOOK PLUGIN 26

28 // OBJEKTAUSWAHL Übersicht über die ausgewählten Details. Objektname, Status, Ort, Kosten etc. werden übersichtlich dargestellt. Es besteht die Möglichkeit, die Kosten direkt über eine SAP-Schnittstelle verrechnen zu lassen. // OUTLOOK PLUGIN 27

29 // BUCHUNGSBESTÄTIGUNG Nach erfolgreich getätigter Buchung erhält der User eine Buchungsbestätigung. // OUTLOOK PLUGIN 28

30 // TEILNEHMEREINLADUNG Der Bucher hat die Gelegenheit, weitere Teilnehmer über Outlook in gewohnter Weise einzuladen. Eventuelle Änderungen werden den Teilnehmenden automatisch mitgeteilt. // OUTLOOK PLUGIN 29

31 // STATISCHE AUSWERTUNG Um eine optimale Auslastung zu gewährleisten, kann der User über eine spezielle Statistik- Funktion seine individuelle Statistik generieren. // STATISCHE AUSWERTUNG 30

32 // STATISCHE AUSWERTUNG Die Daten werden statistisch ausgewertet und in Excel exportiert. // STATISCHE AUSWERTUNG 31

33 // STATISCHE AUSWERTUNG Die exportierten Daten werden tabellarisch zusammengefasst. // STATISCHE AUSWERTUNG 32

34 Falls Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich gerne jederzeit an unser Büro: // KONTAKT Gingco.Net New Media GmbH Kastanienallee Braunschweig // KONTAKT +49 (0) Weitere Informationen, eine Guided Tour und ein Online-Demo-System finden Sie unter: