Modulübersicht. (September 2015)

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1 Modulübersicht (September 2015) Bestehende Module: Ticos Basismodul Verwaltung von Mitarbeitern, Fähigkeiten, Benutzergruppen, Kunden und Projekten Detaillierte Projektdarstellung in Form eines Projektstrukturplans Übersichtliche Aktivitätenliste für jeden Projektmitarbeiter Zuordnung von Ressourcen (Mitarbeitern und Maschinen) zu Aktivitäten Eingabe von Restwertabschätzungen bzw. Erledigen/Abschluss von Aktivitäten durch den Mitarbeiter/Projektleiter Projektauswertungen Projektdokumentenverwaltung Berechtigungslogik Wissensdatenbank (Knowledgebase) Automatische Updates (Verbesserungen und neue Funktionen für erworbene Ticos Module) Modul Projektzeiterfassung Projektzeiterfassung mit Zuordnung zu Projekt und Aktivität für jeden Mitarbeiter Erfassung von Abwesenheiten (z.b. Urlaub / Krankheit / Arzt / Zeitausgleich) Eingabe von Restwertabschätzungen bzw. Erledigen/Abschluss von Aktivitäten bei jeder Projektbuchung Zeitlisten und Zeitübersichten für jeden Mitarbeiter Leistungsnachweise, Tätigkeitsberichte, Produktivitäts-, Zeitberichte (Tag, Woche, Monat, Jahr) Verschiedene Projektberichte mit Auflistung der gebuchten Arbeitszeiten Vergleich der Soll und Ist-Zeiten (Vergleich Zeitbudget und Zeitaufwand) Virtuelle Stempeluhr (Checkin/Checkout) (bei Bedarf)

2 Modul Projektcontrolling Projektkostenbuchung für Sachkosten Automatische Berechnung der Personal- und Gemeinkosten Auswertung des Projekterfolgs (Stunden Soll-/Ist-Vergleich, Kostenrechnung, Budget Soll-/Ist- Vergleich, Gewinnermittlung uvm.) pro Projekt und projektübergreifend Kaufmännische Berichte nach Zeitraum, Kunde, Projektart etc. Modul Projektzeit- und Ressourcenplanung Zuordnung von Ressourcen zu Aktivitäten unter Berücksichtigung von Abwesenheiten, täglichen Arbeitszeiten, Projektprioritäten usw. Projektterminplanung und automatische Berechnung der Aktivitätsdauern und Fertigstellungstermine aufgrund der Terminvorgaben und Ressourcenkapazitäten Darstellung des Projektverlaufs in Gantt-Diagrammen Übersicht über die Ressourcenauslastung Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf seine zugeordneten Projektaktivitäten Automatische Erstellung der aktuellen Projektterminpläne aufgrund der aktuellen Fertigstellungsgrade der einzelnen Aktivitäten Darstellung der Ressourcenauslastung mit verschiedenen Diagrammen Abwesenheitsplanung für alle Mitarbeiter Modul Teilprojekte Voraussetzung: Nutzung des Ticos Moduls Projektzeit- und Ressourcenplanung Grobplanung des Projektes (inkl. Soll-Stunden) durch den Hauptprojektleiter und Zuordnung eines Teilprojektes an einen anderen Projektleiter (= Teilprojektleiter) Möglichkeit der Vergabe eines Planungsfertigstellungsstichtags an den Teilprojektleiter (= Deadline für Planung des Teilprojekts) Detailplanung durch den Teilprojektleiter im Rahmen des vom Hauptprojektleiter vorgegebenen Stundenbudgets (Soll-Stunden) Eigene Sachkosten und eigene Planrechnungen bei Teilprojekten Detaillierte Auswertungen für Teilprojekte Sehr nützlich für größere Projekte, wo mehrere Personen in der Projektplanung involviert sind. Modul Simulation für Projektzeit- und Ressourcenplanung Replizieren der Projekte in eine Simulationsdatenbank, um dort die Planung der Projekte und der Ressourcenzuordnung zu simulieren (ohne Auswirkungen auf die Echtdatenbank) Voraussetzung: Nutzung des Ticos Moduls Projektzeit- und Ressourcenplanung Möglichkeit der Simulation für bestehende Projekte als auch für neue Projekte oder für Projekte im Angebotsstadium Bei Bedarf Übernahme von in der Simulationsdatenbank angelegten Projekte in die Echtdatenbank Ticos Modulübersicht 03/2015 by Opalion Seite 2 von 6

3 Modul Personalmanagement Verwaltung von Urlaubs- und Arbeitszeitkonten (Soll-Stunden/Ist-Stunden) für angestellte Mitarbeiter Monatliche Stundenabrechnung für angestellte Mitarbeiter Monatliche Stundenabrechnung und Honorarabrechnung für externe/freie Mitarbeiter Durch die monatlichen Stundenabrechnungen können vergangene Zeitbuchungen nachträglich von Mitarbeitern nicht mehr verändert werden. Erstellen von Reisekostenberichten (auf Basis der mit dem Modul Projektcontrolling getätigten Reisekostenbuchungen) zur Weiterleitung an die Lohnverrechnung. Abwesenheitsplanung (Urlaube, Zeitausgleich, Sonstige Abwesenheiten) für alle Mitarbeiter (angestellte und freie Mitarbeiter) inkl. Genehmigungs-Workflow Modul Projekt-Groupware Verwaltung von Projekt-Terminen und Projekt-Gruppenterminen Verwaltung von Projekt-Aufgaben mit Workflow-Funktion Terminkalender und Todo-Liste für jeden Mitarbeiter Ressourcenkalender (z.b. Besprechungsräume, Fahrzeuge) mit Reservierungsmöglichkeit Modul Projektabrechnung Erstellung von Rechnungen aufgrund von Festpreisprojekten bzw. Projekten nach Aufwand Übersichtliche Abrechnungsberichte (Stunden, Sachkosten, Pauschalen) Verknüpfung zwischen Projekten und Rechnungen Verwaltung der offenen Posten mit Mahnstufen Verbuchung von Zahlungseingängen Umsatzstatistiken Planung von projektbezogenen Eingängen (Planrechnungen) mit geplantem Zahlungseingang (Datum oder Verknüpfung mit Meilenstein) Projektbezogene Ausgangsrechnungen zur Verrechnung freigeben Modul Projektabrechnung light Verwaltung von Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingung, Fälligkeitsdatum, Betrag netto, MWSt, Betrag brutto) das Rechnungsdokument wird mit einer anderen Software (z.b. MS-WORD) erstellt Verknüpfung zwischen Projekten und Rechnungen Verwaltung der offenen Posten mit Mahnstufen Verbuchung von Zahlungseingängen Umsatzstatistiken Modul Sachkostenimport aus Fremdsystemen Gesammelter Import von Eingangsrechnungen aus der Buchhaltung nach Ticos Automatische Verteilung der Sachkosten auf die Projekte für ein ganzheitliches Projektcontrolling (Personalkosten, Sachkosten, Gemeinkosten) Zuordnung von Ist-Sachkosten zu geplanten Sachkostenbuchungen in den Ticos Projekten Ticos Modulübersicht 03/2015 by Opalion Seite 3 von 6

4 Modul Liquiditätsplanung Berücksichtigung der monatlichen MWSt-Abfuhr Planung von projektbezogenen Ausgängen mit geplantem Zahlungsausgang Planung von nicht projektbezogenen Ausgängen (Gehälter, Gemeinkosten) Projektbezogene Eingangsrechnungen als eingegangen kennzeichnen Projektbezogene Eingangsrechnungen zur Zahlung freigeben Projektbezogene Eingangsrechnungen als bezahlt kennzeichnen Liquiditätsvorschau: Die Vorschau der projektbezogenen Ein- und Ausgänge sowie der nicht projektbezogenen Ausgänge wird über eine Zeitachse (Woche, Monat) dargestellt. Weiters kann ein Kontostand als Ausgangsbetrag für die Darstellung eingegeben werden. Modul Angebote Verwaltung von Anfragen und Erstellen von Angeboten im Zusammenhang mit Anfragen Kalkulation von Angeboten ähnlich wie bei einem Projekt (Aktivitäten, Stunden, Stundensätze) Generierung und Ablage des Angebotsdokuments in Ticos Angabe der Wahrscheinlichkeit einer Beauftragung Angabe eines Wiedervorlagedatums Übersicht über alle Angebote mit Angebotsdatum, Kunde, Angebotssumme, Wahrscheinlichkeit, Wiedervorlagedatum, Kontakthistorie Anzeige der erwarteten Auftragssumme im Bericht Umsatzprognose (mit Modul Projektabrechnung verfügbar) Angebote bei Beauftragung auf Knopfdruck in Projekte umwandeln Modul Angebote light Verwaltung von Anfragen und Angeboten das Angebotsdokument wird mit einer anderen Software (z.b. MS-WORD) erstellt Ablage des Angebotsdokuments als Dokument in Ticos Angabe der Wahrscheinlichkeit einer Beauftragung Angabe eines Wiedervorlagedatums Übersicht über alle Angebote mit Angebotsdatum, Kunde, Angebotssumme, Wahrscheinlichkeit, Wiedervorlagedatum, Kontakthistorie Anzeige der erwarteten Auftragssumme im Bericht Umsatzprognose (mit Modul Projektabrechnung verfügbar) Angebote bei Beauftragung auf Knopfdruck in Projekte umwandeln Modul MS-Project-Schnittstelle Import und Export der Ticos-Projektpläne von und nach MS-Project Modul Bericht-Generator Eigene Berichte erstellen, speichern und bearbeiten Vergabe von Zugriffsrechten auf die Berichte für Ihre Mitarbeiter Drucken der Berichte und Export der Berichte als PDF-, CSV- oder Excel-Datei möglich Ticos Modulübersicht 03/2015 by Opalion Seite 4 von 6

5 Modul Förderungen Abwicklung von geförderten Projekten Modul Alarm Messaging Eigenständiger Versand von projektbezogenen Alarmmeldungen Modul Mandantenfähigkeit Ermöglicht mit einer Ticos-Installation mehrere Mandanten (Datenbanken) zu betreiben Modul Mehrsprachigkeit Zusätzlich zu Deutsch ist eine weitere Sprache (standardmäßig Englisch) verfügbar Individuell kann für jeden Mitarbeiter die Arbeitssprache eingestellt werden Modul Customized Datafields (CDF) Zusätzliche, individuelle Datenfelder im Projekt Mögliche Feld-Typen: Textfeld, Textarea, Datumsfeld, Selectbox, Checkbox Modul Webkalender Webkalender auf Basis der Ressourcenauslastung und der Meilensteine Für jeden Mitarbeiter z.b. in Outlook integrierbar Aktivitäten (= Aufgaben, Arbeitsschritte), bei denen ein Mitarbeiter lt. Ressourcenzuordnung in einem Projekt zugeteilt ist, und alle relevanten Meilensteine werden als Termine angezeigt. Die Termine können nur dargestellt, nicht jedoch verändert werden. Modul Schnittstelle zu Groupware-Servern Schnittstellen über WebDAV: z.b. für MS Exchange Server 2000 bis 2007 Schnittstellen zu CalDAV-unterstützenden Groupware-Servern: z.b. für Kerio, Zimbra Ausblick: künftig wird es auch Schnittstellen zu WebServices geben, z.b. für MS Exchange Server 2010 Synchronisiert werden: Meilensteine von Projekten, wo man Projektleiter ist oder als Mitarbeiter mitarbeitet Urlaube Abwesenheiten des Abwesenheitskalenders Termine: mit dem Ticos Modul Projektgroupware werden zusätzlich auch Einzeltermine, Gruppentermine etc. synchronisiert Ausblick: Synchronisation von Kontakten und projektrelevanten s Modul Excel-Import-Schnittstelle Import von Daten aus Excel nach Ticos Schnittstelle wird individuell konfiguriert Ticos Modulübersicht 03/2015 by Opalion Seite 5 von 6

6 Modul LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Authentifizierung der Mitarbeiter-Passwörter gegenüber einen LDAP-Server (das LDAP-Passwort ist automatisch das Ticos Passwort) Optional ist zusätzlich ein anderes Passwort in Ticos möglich Module in Entwicklung: Modul CRM (Customer Relationship Management) Definition von Mitarbeitern als Key Account Manager (= Vertriebsmitarbeiter) Zuordnung eines Key Account Managers zu Kunden Einträge in der Kunden-Kontakthistorie können von Key Account Managern mit einer Erinnerung versehen werden und werden somit zur Aufgabe Einträge in der Kontakthistorie sind weiterhin für alle berechtigten User sichtbar Standardbericht für Vertriebsauswertungen Modul Upload von Outlook nach Ticos Zuordnung von s über ein Outlook-Add-In zu Kunden und/oder Projekten s sind direkt in Ticos lesbar und aufrufbar Zusätzliche Ablage der s in Ticos Zusätzliche Registerkarte s beim Projekt bzw. beim Kunden-/Kontakt-Ansprechpartner Kontakt: Opalion Software & Websolutions Brucker Straße 23a Top Gratkorn, Austria tel +43 (0) fax +43 (0) office@opalion.com Ticos Modulübersicht 03/2015 by Opalion Seite 6 von 6