Praktikumsbericht. Praktikumsprogramm und Praktikumsaufgabe. Die eigentliche Aufgabe meines Praktikums war die Zusammenstellung einer deutschen und

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1 Praktikumsbericht Von Jan Gerken ( 3. Semester, Grundstudium) Dokumentationspraktikum bei Universum Communications AB, Stockholm vom bis zum Betreuung durch Sara Wilkins Hallberg, MBA Praktikumsprogramm und Praktikumsaufgabe Die eigentliche Aufgabe meines Praktikums war die Zusammenstellung einer deutschen und einer schweizer Liste, mit den jeweils für Studenten, sowie Universum interessantesten Arbeitgebern. Diese Liste umfasst also etwa 130 Firmen, die sich aus den beliebtesten Arbeitgebern der letzten Jahre, der beliebtesten der größten Universitäten, den Kunden von Universum und der von mir recherchierten Firmen zusammensetzt und bildet die Grundlage für den Universum Survey des Jahres Die erst Woche des Praktikums war mit Meetings ausgefüllt, die sich mit der Struktur des Unternehmens und seinen einzelnen Bereichen, der verwendeten Software, Computertraining und meiner Arbeitsaufgabe beschäftigten. So waren die zwei Monate in einzelne Phasen mit Zeitpunkten aufgeteilt, in denen verschiedene Arbeiten zu erledigen waren. Die erste Phase war das Training das auf englisch durchgeführt wurde. Die zweite bestand aus der Zusammenstellung der gegebenen Firmen unter Zuhilfenahme der Datenbank Caesar, die von nun an alle ermittelten Informationen verwalten sollte und auf die die Universum- Mitarbeiter weltweit Zugriff haben. Die dritte Phase bestand aus Internetrecherche und gegebenenfalls Telefonanrufen bei den Firmen, zur Überprüfung der Firmennamen, Adressen und Ansprechpartnern. Nachdem so die Datenbank aktualisiert war, ging ein Schreiben an all die Firmen raus, das über die bevorstehende Befragung informierte. In Phase vier wurden die Unternehmen angerufen, ihr

2 Bedarf an Hochschulabsolventen und ihr Interesse am Universum Survey ermittelt, kurz über Rekrutierungsstrategien gesprochen und sämtliche Informationen wiederum in Caesar abgespeichert. In Phase fünf wurde dann, mit Hilfe der gewonnenen Informationen, die endgültige Liste der Unternehmen zusammengestellt, aus der die befragten Studenten ihre Lieblingsarbeitgeber wählen können. Für den Fall, dass der Lieblingsarbeitgeber nicht auf der Liste steht, kann er von den Befragten in eine Lücke zugefügt werden. Dieser Zeitplan mit den Arbeitsabläufen war jedoch nicht zwingend, sodass ich meine Arbeitsweise flexibel bestimmen konnte. Struktur und Funktion der Einrichtung Universum setzt sich aus vier, nur noch anteilig zu Universum gehörenden, nahezu selbstständigen Firmen zusammen, für die sie aber immer noch das Mutterunternehmen ist. So gibt es zu einem Nova100, ein Netzwerk aus den weltweit besten Studenten der wirtschafts- und ingenieurswissenschaftlichen Bereiche, für die Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit großen Firmen organisiert werden. Universum Media betreibt die Webseite Campusnet, das größte Portal für skandinavische Studenten (ab 2001 soll diese Seite unter dem Namen Tigo europaweit an den Start gehen). Des weiteren versucht Universum Media mit ihren Magazinen Shortcut und Companys of the Future mit Studenten und jungen Führungskräften zu kommunizieren. Universum Consulting unterstützt Unternehmen bei der Analyse, der Planung und der Durchführung von Rekrutierungsstrategien. Der letzt Bereich ist das Universum-Institut, das Studenten über deren Profil und Karrierevorstellungen befragt. In diesem Bereich fand mein Praktikum statt.

3 Universum ist ein Personaldienstleister, der seit 1988 weltweit Befragungen unter Studenten durchführt und die Ergebnisse an die Personalabteilungen großer Unternehmen verkauft. Je nach Land werden über die Universitäten und Fachhochschulen Fragebogen verteilt. Der erste Teil dieses Bogens besteht aus einer Liste mit etwa 130 großen, meist internationalen Unternehmen, die von den Befragten um 3 weiter Firmen erweitert werden kann. Die Befragten können dann ihren Lieblingsarbeitgeber wählen, fünf Firmen, von denen sie sich vorstellen könnten, dort zu arbeiten und in der dritten Spalte werden alle Firmen angekreuzt, von denen man schon einmal gehört hat. Daraus entsteht dann ein Ranking der beliebtesten Arbeitgeber in Europa oder in den einzelnen Ländern, der zu Werbezwecken in verschiedenen großen Magazinen oder Tageszeitungen veröffentlicht wird (in Deutschland Focus, Bizz und Financial-Times Deutschland ). Im zweiten Schritt müssen die Studenten etwa 30 Fragen beantworten, die meist im Bezug zu ihrem Lieblingsarbeitgeber oder ihrer Karrierevorstellungen stehen. Die aus dieser Befragung gewonnenen Informationen werden dann von einer anderen Firma mit Hilfe der Software SPSS auf eine CD-Rom gepackt, die dann wiederum von Universum ausgewertet und vermarktet wird. Mithilfe dieser Datenbank können nun verschiedene breakdowns gemacht werden, die Aufschluss über bestimmte Gruppen geben. So kann ein Unternehmensreport verkauft werden, der sich mit der Platzierung auf der Rangliste, dem Image des Unternehmens sowie mit dem Profil der an der Firma interessierten Studenten beschäftigt. Des weiteren entsteht ein nationaler Ereignisbericht, der über verschiedenen Rekrutierungsstrategien und trends und deren Effizienz informiert. Natürlich kann auch die gesamte Software erworben werden, um so anhand der eigenen breakdowns ein benchmarking mit den Konkurrenten zu erstellen.

4 . Abteilungen und Arbeitsbereiche Da ich die sogenannten Pre-Sales durchführte, war ich der Marketingabteilung zugehörig, die mich auf den Umgang mir den Unternehmen vorbereitete. Dennoch arbeitete ich viel zusammen mit dem Institut. Hier wurden die Umfrageergebnisse ausgewertet und spezifische Reporte erstellt. So erhielt ich hier Informationen über teilnehmende Universitäten, die Anzahl der befragten Studenten und deren Antworten. Aus diesen Daten ermittelte ich die jeweiligen Top 5 der Universitäten mit dem größten Rücklauf an Fragebögen und fertigte daraus eine Liste der gegebenen Unternehmen. Angewendete Arbeitsmethoden und -mittel Im Groben hielt ich mich an die einzelnen Arbeitsphasen. So aktualisierte ich die Kundendatenbank hauptsächlich mit Hilfe des Internets. Die großen Unternehmen haben meist ihre Verantwortlichen für das Recruiting im Internet stehen, da viele von Ihnen auch Onlinebewerbungen akzeptieren. Aufgrund der Firmenwebseiten und der dortigen Stellenangebote konnte ich mir auch ein angemessenes Bild über den Personalbedarf des Unternehmen machen. Die Firmenseiten fand ich mit Hilfe von verschiedenen Suchmaschinen bzw. über Linksammlungen im Internet, die teilweise schon Auskunft über den Personalbedarf und die zuständige Kontaktperson für das Personalwesen gaben (Stepstone, Focus). Bei Unklarheiten rief ich die Unternehmen an, sofern die Telefonnummer in der Datenbank abgelegt wurde. Wenn nicht, ermittelte ich diese (meist mit den Gelben Seiten ) und speicherte sie in Caesar.

5 Anhand der Internetpräsents und der Telefonanrufe ermittelte ich das Interesse der Firmen und vergab entsprechende Zahlenwerte in Exceltabellen, die abschließend sortiert wurden, um wirklich nur die interessantesten Firmen auf der Liste zu haben. Ausgeführte Tätigkeiten Telefonieren und Surfen, außerdem updaten der Datenbank, Online- und Datenbankretrieval. Verfügbarmachen der ermittelten Informationen in der Firmendatenbank, Auswertung von Exceltabellen. Außerdem führte ich unter anderem eine holländische Arbeiterin ein, die die selbe Aufgabe wie ich hatte, jedoch bezogen auf den holländischen Markt. Die Telefongespräche mit den HR-Managern befassten sich mit der Frage, ob überhaupt und wie Hochschulabsolventen rekrutiert werden. Probleme Probleme gab es vor allem im organisatorischen Bereich. So musste ich beispielsweise drei mal meinen Rechner wechseln, was bei den ersten zwei Malen zum Verlust von hilfreichen Daten führte. Auch war nicht immer ein Telefon verfügbar, mit dem auch Telefonate ins Ausland geführt werden konnten. Das größte Problem sah ich jedoch in der Zusammenarbeit mit dem deutschen Verkaufsteam. Aus Angst um die Verkaufsprovision gaben sie nur spärlich Informationen preis, denn ein Unternehmen hätte einen Survey ja auch direkt bei mir kaufen können. Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern ist die Zusammenarbeit von Wirtschaft und Universität in Deutschland nicht so eng. So konnten in Deutschland keine

6 Partnerunternehmen auf Universitätswebseiten gefunden werden, die besondere Rekrutierungsveranstaltungen an Hochschulen durchführen. Ein weiteres Problem kam in der Schweiz hinzu. Da die Firmenadressen keinerlei Aufschluss über die gesprochenen Sprachen gab, kam es vor, dass ich vor einem Anruf nicht wusste, welche Sprache ich gleich sprechen würde. Gegen Ende des Praktikums, waren ein Kollege und ich als Lektoren für den deutschsprachigen Survey verantwortlich. Einschätzung des Praktikums Das Praktikum gab mir einen umfassenden Einblick in Wirtschaft. So habe ich erfahren, welche Bedeutung Informationen für ein Unternehmen haben, wie diese geschützt und verfügbar gemacht werden. Auch der Einsatz von Datenbanken hat mich sehr beeindruckt. So ist es jedem Mitarbeiter möglich, zu sehen, wer im Kontakt zu welchen Kunden steht, die Sprache des Kunden (nicht nur in der Schweiz wichtig) und welche Aufmerksamkeiten er von der Firma erhält, bis hin zu seinen persönlichen Vorlieben wie Sportarten und Musikgeschmack. Idealerweise hätte ich jedoch nicht nur gerne den Umgang, sondern auch die Funktion und den Aufbau der Datenbank kennen gelernt.