Workforce Management im Rahmen eines Standard ERP-Systems. Informationsveranstaltung DVGW Landesgruppe Saarland am 13. Juni 2013 in Dillingen

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1 Workforce Management im Rahmen eines Standard ERP-Systems Informationsveranstaltung DVGW Landesgruppe Saarland am 13. Juni 2013 in Dillingen

2 Inhalt Kurzportrait Stadtwerke Troisdorf GmbH Empfehlungsschreiben DVGW Landesgruppe NRW Erfahrungsbericht Einführung eines Workforce Management Systems

3 Inhalt Kurzportrait Stadtwerke Troisdorf GmbH Empfehlungsschreiben DVGW Landesgruppe NRW Erfahrungsbericht Einführung eines Workforce Management Systems

4 Konzernstruktur

5 Aufgabenfelder I ca. 850 km Leitungsnetz ca Hausanschlüsse ca Zähler Netzbetrieb Strom Netzbetrieb Gas Netzbetrieb Wasser Energiedienstleistung ca. 270 km Leitungsnetz ca Hausanschlüsse 6 Gasübernahmestationen, 40 BR Stationen ca. 280 km Leitungsnetz ca Hausanschlüsse 1 Wasserwerk, 1 Hochbehälter ca. 30 Nahwärmezentralen ( kw) ca. 160 Heizungsanlagen in Ein- und Zweifamilienhäusern ein BHKW (Gesamtfeuerungsleistung 1,6 MW)

6 Aufgabenfelder II Hallenbad m² Wasserfläche Freibad m² Wasserfläche Saunalandschaft Betriebsf. Bäder Betriebsf. Abwasser Betriebsf. Industriepark Betriebsf. Parkhäuser Kanalnetz elektrischer Betrieb der Kläranlage Straßenbeleuchtung ca. 80 km Stromnetz ca. 17 km Gas- und Wassernetz ca. 35 km Telefonnetz Dampferzeugung 4 Parkhäuser Störannahme außerhalb der Rahmenarbeitszeit

7 Inhalt Kurzportrait Stadtwerke Troisdorf GmbH Empfehlungsschreiben DVGW Landesgruppe NRW Erfahrungsbericht Einführung eines Workforce Management Systems

8 Workforce Management Begriff nicht definiert Über 44 Millionen Ergebnisse!!!!!

9 Workforce Management Workforce Management 1 dient der Unterstützung der planbaren und nicht planbaren Aktivitäten bei Baumaßnahmen, Inbetriebnahme, Betrieb, Instandhaltung und Störungsbeseitigung in Versorgungsnetzen zur kostenoptimalen Ressourcensteuerung (Personal, Werkzeug und Material) und Ergebnisdokumentation. Integriertes Workforce Management 1 bildet darüber hinaus die Beauftragungs- und die Abrechnungsebene ab. 1 Quelle: RWE Rhein-Ruhr Netzservice

10 Workforce Management im EVU Warum Workforce Management in EVU s? Anreizregulierung Kosteneffiziente Leistungserbringung bei gleichzeitiger Gewährleistung von hohen Qualitätsstandards Beispielhafte Ansätze: Arbeiten in einheitlichen Prozessen Arbeiten in einheitlichen Systemen Objektive und strukturierte Ergebnisdokumentation von Instandhaltungsarbeiten an Netzen und Anlagen Instandhaltungsstrategien definieren Transparenz erhöhen usw.

11 Workforce Management im EVU Marktbefragung durch projekt: unternehmensberatung GmbH Thema: Software im Netzbetrieb Zeitraum: Oktober bis November 2011 Teilnehmer: 43 von 287 Unternehmen haben teilgenommen Fokus: a.) heutige Nutzung von Softwareprodukten im technischen Bereich b.) Einschätzung der Wichtigkeit für den heutigen Einsatz c.) die Bewertung der Anwendung mit Ausblick auf die nächsten 5 Jahre Eingesetzte ERP Systeme: 14 Unternehmen Schleupen 10 Unternehmen SAP 9 Unternehmen SIV 6 Unternehmen Neutrasoft 4 Unternehmen Wilken

12 Workforce Management im EVU Heutige Nutzung von Softwareprodukten im technischen Bereich Einsatz GIS 94 % Einsatz kaufm. System 97% Baumanagement 39 % (keinen Einsatz geplant 33 %) Störungsmanagement 64 % (Anschaffung geplant 33 %) Workforce Management (mobil) 18 % (Anschaffung geplant 42 %) Projektmanagement 27 % (Anschaffung geplant 55 %) Arbeitsvorbereitung 48 % (Anschaffung geplant 39 %) Instandhaltungsmanagement 45 % (Anschaffung geplant 45 %)

13 Gründe für Empfehlungsschreiben Das Empfehlungsschreiben kann als Leitfaden zur Einführung eines Workforce Management Systems genutzt werden. Die Auswahlkriterien können für ein mögliches Ausschreibungsverfahren genutzt werden. Es werden Standards definiert, die sowohl für das EVU als auch für den Softwarehersteller die Einführung eines Systems erleichtern. Die Mitgliedsunternehmen profitieren von den Erfahrungen anderer Unternehmen. Neutrale Betrachtungsmöglichkeit unabhängig vom Softwarelieferanten usw. Veränderungsmanagement

14 Empfehlungsschreiben

15 Inhalt Kapitel 1: Einleitung Kapitel 2: Workforce Management Kapitel 3: Kapitel 4: Kapitel 5: Kapitel 6: Bestandteile eines Workforce Management Systems Zieldefinition Projektmanagement Auswahlkriterien

16 Kapitel 4 Zieldefinition: Entscheidendes Augenmerk sollte man im Vorfeld auf die Beweggründe und Ziele legen. Je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens kann es unterschiedliche Ziele geben.. Mögliche Ziele können sein: Softwaretechnische Insellösungen vermeiden Zentrale Betriebsmittelverwaltung Papierdokumentation soll abgeschafft werden Transparenz soll erhöht werden Prozesse sollen verschlankt werden usw.

17 Kapitel 6 8 Seiten Auswahlkriterien Allgemeine Systemanforderungen Betriebsmittelmanagement Instandhaltungsmanagement Auftragsmanagement Kapazitätsplanung Mobile Workforce Störungsmanagement Arbeitszeiterfassung Projektverwaltung Reporting Wirtschaftsplan Zählermanagement Integration (Materialwirtschaft, Beschaffung, Faktura)

18 Kapitel 6 Beispiel: Auswahlkriterien für das Störungsmanagement Gibt es eine zentrale Eingabemaske für die Erstaufnahme aller Störmeldungen? Können für die detaillierte Eingabe für die spezielle Sparte (z.b. Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Fernwärme) eigene Informationsbereiche definiert und abgespeichert werden? Können Störmeldungen Betriebsmitteln zugeordnet werden? Können aus den Meldungen konkrete Aufträge erstellt werden? Kann ein organisationsorientierter Workflow für die Abarbeitung der Meldungen eingerichtet werden? Können die Meldungen individuell ausgewertet werden? Können die Meldungen rechtssicher und BNetzA-konform erfasst werden? Können Störungen abgenommen bzw. quittiert werden? Kann das Reporting für den Gesetzgeber automatisiert erstellt werden? Können aus der Meldungen die geforderten Statistiken für FNN und DVGW erstellt werden? Gibt es einen Störungsmonitor, der benutzerbezogen konfigurierbar ist? Gibt es einen Anschluss an einen bestehenden Bereitschaftsplan? Kann über das Störungsmanagementsystem der betroffene WiM-Prozess abgebildet werden? Gibt es eine PopUp-Meldung für neu relevante Störungen/VU? Besteht die Möglichkeit der Weiterleitung von erfassten Meldungen (z.b. per bzw. Fax) an weitere interne oder externe Stellen unmittelbar bei der Erfassung?

19 Arbeitsgruppe Teilnehmer: Conges Consulting GmbH Schleupen AG NEW Netz GmbH Stadtwerke Witten GmbH Stadtwerke Troisdorf GmbH Aufwand 2 Projektsitzungen 1 Vorstellung im Rahmen der Arbeitsgruppe Organisationsfragen DANKE FÜR DIE GUTE ZUSAMMENARBEIT!

20 Inhalt Kurzportrait Stadtwerke Troisdorf GmbH Empfehlungsschreiben DVGW Landesgruppe NRW Erfahrungsbericht Einführung eines Workforce Management Systems

21 Ausgangssituation Außer dem GIS System war die IT innerhalb der Technik durch viele Insellösungen, Excel Listen und Access-Datenbanken geprägt Viele Daten wurden mit manuellem Aufwand auf Papier erfasst und in die Systeme eingepflegt Die Transparenz der Prozesse war nur bedingt gegeben Viele Daten wurden zum Teil doppelt gehalten Zur Bereitstellung der Daten für die BNetzA mussten die Daten mit viel Aufwand zusammengestellt werden Die Kosten/Maßnahmen an einem technischen Objekt waren nicht nachvollziehbar Es bestand keine Verbindung der Daten zu der kaufmännischer Welt LÖSUNG SUN (Software Unterstützung Netze) Software zur ganzheitlichen und integrierten Unterstützung der Prozesse in der Technik

22 Vorgehensweise Umsetzungsphasen Sollkonzept Handlungen Projektziel, Definition der eigenen Prozesse Pflichtenheft Implementierungskonzept Customizing Testsystem Key User Schulung Start Testbetrieb Customizing Echtsystem Start Echtbetrieb Festlegen der konkreten Anforderungen an die Software, Spiegeln der Anforderungen am vorhandenen System, Einführungsstrategie festlegen Arbeitsschritte, Ressourcen und Personen definieren, Customizingvorgaben festlegen, Zeitplan erstellen Einrichten des Testsystems Schulung ausgewählter Mitarbeiter Durchführen der im Implementierungskonzept festgelegten Tests Einrichten des Echtsystems

23 Einführungsstrategie heute Neubau von Netzen und Anlagen Pauschalierter Hausanschluss Instandhaltung / Zählermanagement Störungsmanagement Dokumentenmanagement Mobile Auftragsbearbeitung Integrierte, spartenübergreifende Arbeitsvorbereitung Überwachung der Instandhaltungsintervalle Mandantenübergreifende Leistungsverrechnung Datenübernahme aus dem GIS in das Instandhaltungsmodul Betriebsmittelverwaltung Zählerbewegungen Standardisierte Projektabwicklung Projekt und Auftragsbudgetüberwachung Integrierte Bauabrechnung Übertragung der Gutschriften in die Finanzbuchhaltung Standardisiertes Abarbeiten der Prozesse Angebote, Fakturierung und Übergabe Netzbetrieb Verwalten aller Kundenkontakte Verwalten aller Aktivitäten zur Liegenschaft (Zählermontage, Hausanschluss, Reparaturen, usw.) Verbessern der Organisationssicherheit Reduzierung des Aufwands zur Erfüllung der BNetzA und DVGW Anforderungen Einbindung in das zentrale Dokumentenmanagement

24 Softwaremodule heute Instandhaltung Neubau von Netzen und Anlagen Pauschalierter Hausanschluss Störungsmanagement Dokumentenmanagement CS.IH (Instandhaltung) CS.AM (Auftragsmanagement) CS.AV (Arbeitsvorbereitung) CS.MW (Mobile Workforce) CS.OLAP (Auswertemöglichkeiten) CS.GISlink (Schnittstelle GIS) CS.BAU (Bauabrechnung) CS.PV (Projektverwaltung) CS.OLAP (Auswertemöglichkeiten) CS.HA (Hausanschluss) CS.AM (Auftragsmanagement) CS.AV.störungsmanagement CS.OLAP (Auswertemöglichkeiten)

25 Integrierter Auftragsprozess Generierung der Aufträge Kapazitätenplanung Datenübermittlung Ausführung Rückübertragung Nachbearbeitung CS.IH Instandhaltung CS.AV Arbeitsvorbereitung WLAN/ GPRS WLAN/ GPRS CS.AV Arbeitsvorbereitung CS.TG Zählermontage CS.AM Investitionen Dezentral Zentral Mobil Automatisch CS.BE Bestellwesen CS.ML Materialwesen Dezentral Lohnstunden Auftragsstatus Zählerdaten Zustandsdaten Störungsbearbeitung Buchen Fertigmelden

26 Mobile Hardware Anforderungen Handliche Geräte Möglichst geringe Kosten Datenverbindung über WLAN/GPRS Synchronisationszeiten maximal 1 Minute Verwendung als digitale Kamera Barcode Telefonieren möglich Zertifizierung durch Softwareanbieter Hardware Motorola MC 35/75 (Neu: Motorola ES 400) Software Windows Mobile 6.0/Schleupen CS.MW

27 Einsatz PDA bei der Auftragsbearbeitung Auftragsnummer, Auftragsbezeichnung Planpositionen Fachverantwortlichkeit Kaufm. Daten Vorteile: Zeitnahe Bearbeitung hohe Datenqualität durch integriertes System Flexibles Verschieben der Auftragspositionen möglich hoher Informationsgrad sowohl auf Meister als auch auf Monteurebene Papierlos Transparente Prozesse Rückführung der Daten in die kaufm. Systeme Auftragsmanagement Materialwirtschaft Personalwirtschaft Lohnstunde je Arbeitsposition Auftragsstatus Erschwerniszuschläge Bemerkungen Rückmeldung auch bei ungeplanten Arbeiten

28 Einsatz PDA bei Zählerbewegungen Erstellung des Montageauftrages in CS.TG Turnus: Ein Auftrag mit n Montagepositionen Einbau, Ausbau: Ein Auftrag mit einer Montageposition Erfassung der Montagedaten: Ausbaustand, Einbaustand, usw. Unterschrift Kunde Lohnstunden Auftragsstatus Rückführung der Daten in die kaufm. Systeme Auftragsmanagement Materialwirtschaft Verbrauchsabrechnung Personalwirtschaft Bearbeitung in CS.AV Zusammenstellen der Montagepositionen Disposition der Mitarbeiter Automatische Generierung der Kundenanschreiben Vorteile: hohe Datenqualität durch integriertes System (Materialwirtschaft, Verbrauchsabrechnung) zeitnahe Bearbeitung papierlos Transparente Prozesse

29 Elektronische Formulare Anforderungen an elektronische Wartungs- und Checklisten Automatische Verknüpfung der Wartungs- und Checklisten mit den Arbeitspositionen bei festgelegten Tätigkeiten (z.b. Funktionskontrolle an Hausdruckreglern ) Ständig verfügbarer Katalog an Wartungs- und Checklisten auf dem PDA Einzurichten durch den Bediener Frei zu definierende Felder verschiedener Formate (z.b. Combo-Boxen, Datumsfelder, Checkboxen, usw.) kein Einfluss auf die Synchronisationszeiten Zurückgeführte Daten müssen auswertbar sein (z.b. Filterfunktion, Sortierfunktion, Export- Funktion, usw. )

30 Einsatz PDA im Störungsmanagement Zentrale Störungsannahme nimmt Störung entgegen und dokumentiert organisationssicher die Annahme Dokumentation der Zuteilung an den Mitarbeiter Dokumentation der Ankunft an der Störstelle Dokumentation der Rückkehr vom Einsatz Abschließende Bearbeitung durch den Meister

31 Erste Erfahrungen Fortlaufende Beobachtung des Systems erforderlich; Technisches Controlling Die Mitarbeiter, die sich mit dem System beschäftigen, sehen auch die Vorteile; Viel Arbeit um alte Zöpfe abzuschneiden Durch das integrierte System entstehen Abhängigkeiten zu anderen Modulen Aufgabenverschiebung zwischen den Meistern und dem Auftragsmanagement (Meister erzeugen Aufträge und planen sie) Enge Zusammenarbeit mit der IT erforderlich; IT hat einen neuen Kunden Funktionsvielfalt und Komplexität erfordert intensive Betreuung mit der Software Gute interne Kommunikation erforderlich; bereichsübergreifende Zusammenarbeit Frühzeitige Beteilung des Betriebsrates erforderlich Pflichtenheft- und Implementierungskonzeptphase war zwingend erforderlich Klare Vorgaben zur Anwendung der Module Aufgaben Ausgangssituation Umfang Kennzahlen Beispielprozess Erfahrungen Sachstand Ausblick

32 Kennzahlensystem Kennzahlentyp Beispiel Ziel Standardzeiten Wartung einschienige Gasdruckregelanlage, 0,1 bar 1 bar, <=1.000 Nm³/h Wechselzeit pro Gaszähler G 2,5 G 6 Leistungsfähig messen und evtl. vergleichen Basis für Dienstleistungsvertrag zwischen Netzgesellschaft und Mutterkonzern Lohnstunden Zielvereinbarungen Technische Kennzahlen Verrechnete Lohnstunden an Konzerntöchter Verrechnete Lohnstunden für sonstige Dienstleistungen Investition / Unterhaltung Fehlbuchungsquote Planungsquote Wasserverluste Anzahl Gasgeruch Anzahl Störungen Entwicklungen beobachten Messbare Ziele zur Effizienzsteigerung Kennenlernen des Netzes Fehlentwicklungen erkennen

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Markus Bissel Tel /

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