CAESAR Connector für Exchange

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1 CAESAR Connector für Exchange CAESAR 2010 Feature Pack 1

2 2011 CASERIS GmbH, Stolberg, Deutschland Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software werden nur in Lizenz vergeben und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen dieses Lizenzvertrags vergeben oder kopiert werden. Der Inhalt des Handbuchs ist nur zur Information bestimmt und kann jederzeit ohne Vorankündigung geändert werden. Alle Marken- und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Ausgabedatum: Gültig ab CAESAR 2010 Feature Pack 1 und Outlook-Version 2010 CASERIS GmbH Am Birkenfeld Stolberg Deutschland Tel.: + 49 (0) Fax: + 49 (0) Internet: Seite 2

3 CAESAR Connector für Microsoft Exchange Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Produkt Hinweise zum Handbuch Einsatz des CAESAR Connectors Erweiterungen in Outlook Festlegung CAESAR-spezifischer Optionen Senden von UMS Nachrichten Telefax Senden aus Outlook Senden aus einer Windows-Anwendung Serienfax Sendeoptionen Zustellbericht SMS Senden Sendeoptionen Voice Senden Empfangen von UMS Nachrichten Telefax Anzeigen Bearbeitung Drucken SMS Voice Seite 3

4 5 Exchange Integration für CAESAR CTI Einsatz Den Absender bzw. Empfänger einer anrufen Wählen aus dem Kontakte Ordner Ordner Ausgehende Rufe/Eingehende Rufe Bedienung Anrufbeantworter (CAESAR voice A) Konfiguration aus Outlook Konfiguration aus dem CTI-Client Anrufbeantworter Einstellungen Namen aufsprechen Externe/Interne Ansage Weiterleitung Pincode Eingabe Konfiguration per Telefon Das Hauptmenü des Anrufbeantworters Art des Ansagetextes Ansagetexte auswählen Ansagetext ändern Ansagetext speichern als Namen aufsprechen Vermittlung konfigurieren Vermittlungsmenü konfigurieren Allgemeine Einstellungen des Anrufbeantworters Bedienung Fernabfrage (CAESAR voice B) Das Hauptmenü der Fernabfrage Nachrichten Allgemeine Einstellungen Bedienübersicht Anrufbeantworter mit Fernabfrage 69 Seite 4

5 CAESAR Connector für Microsoft Exchange 9 Anhang Faxtreiber Index 73 Seite 5

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7 Produkt CAESAR Connector für Microsoft Exchange 1 Einleitung 1.1 Produkt Dieses Handbuch beschreibt die Funktionalitäten des CAESAR Connectors für Microsoft Exchange (cce). 1.2 Hinweise zum Handbuch Folgende Symbole weisen auf Besonderheiten hin: Achtung, wichtiger Hinweis: Information: 1.3 Einsatz des CAESAR Connectors Die Funktionen von Microsoft Outlook (im Folgenden kurz Outlook genannt) sind vie l- fältig, wie beispielsweise Terminplanung, gemeinsame Nutzung von Informationen und . In immer mehr Unternehmen setzen sie sich als Standard durch. Damit die Nutzung weiterer Telekommunikationsdienste genauso einfach ist wie die Vermittlung von Nachrichten, hat CASERIS einen speziellen Connector für Exchange entwickelt. Seite 7

8 Der CAESAR Connector für Exchange besteht aus dem Vermittlungssystem CAESAR UMS Server und der speziellen Anwendersoftware. Sie sorgt für eine nahtlose Integr a- tion von Telefax G3/G4, Voice Services (Anrufbeantworter, Sprachabr uf, Text-tospeech), SMS und CTI inklusive Durchwahl in der Groupware-Umgebung. Die Anwendung sorgt dafür, dass Sendenachrichten der Outlook Clients zum Kommunikationsg e- rät zwecks Vermittlung transportiert und Empfangsnachrichten an die Outlook Clients übertragen werden. Dabei wurden folgende Leistungsmerkmale realisiert: Die CAESAR Integration in Outlook unterstützt folgende Dienste: Telefonie, Anrufbeantworter, SMS, Fax, . Die Summe dieser Dienste wird als UMS (Un i- fied Messaging System) Dienst bezeichnet. Empfangene Nachrichten SMS, Fax usw. erscheinen, wie gewohnt, im Outlook Eingangsordner. Bei installiertem CAESAR Telefonie-Client werden die eingehenden Rufe im CTI- Ordner "Eingehende Rufe" verwaltet, die ausgehenden entsprechend im Ordner "Ausgehende Rufe". Das Versenden von SMS, Fax usw. erfolgt aus Outlook oder alternativ direkt aus einer Windows-Anwendung. Seite 8

9 Festlegung CAESAR-spezifischer Optionen CAESAR Connector für Microsoft Exchange 2 Erweiterungen in Outlook Outlook wird durch die Client-Erweiterung um folgende Features erweitert: Integration einer Faxanzeige bei eingegangenen Fax-Nachrichten, die mit Hilfe des CAESARs empfangen wurden. Integration eines Voice Players bei eingegangenen Voice-Nachrichten, die mit Hilfe des CAESARs empfangen wurden. Bei neuen Nachrichten können Sendeoptionen für CAESAR UMS eingegeben werden. Möglichkeit, CAESAR-spezifische Optionen festzulegen. Falls CTI installiert ist: die Ordner CTI ausgehende Rufe und CTI eingehende Rufe. In den folgenden Kapiteln wird auf diese Erweiterungen näher eingegangen. 2.1 Festlegung CAESAR-spezifischer Optionen Es gibt einige CAESAR-spezifische Optionen, die generell festgelegt werden können. Einstellen lassen sich diese in der Microsoft Office Backstage-Ansicht. Klicken Sie auf Datei im Menüband und wählen Sie dann die Registerkarte CAESAR UC aus (ABB. 2-1). Im Abschnitt Sprachnachrichten kann eine Telefonnummer hinterlegt werden, die dazu verwendet wird, empfangene Voice-Nachrichten über das Telefon abhören zu können (siehe Kapitel 4.3). Im Abschnitt CTI Client kann eingestellt werden, ob der CTI-Client automatisch mit Outlook gestartet werden soll, natürlich nur, wenn der CTI-Client installiert und eingerichtet ist. Hier besteht die Möglichkeit, den CTI-Client mit verschiedenen Parametern zu starten. Eine Liste dazu finden Sie im Anhang des CTI-Client Handbuchs. Wenn Sie auf den Link klicken, wird das Handbuch geöffnet. Weiterhin kann bei installiertem CTI-Client festgelegt werden, ob der CAESAR CTI Telefoniedienstanbieter zum Wählen aus Outlook-Kontakten verwendet werden soll. Seite 9

10 Falls Sie über eine Voice-Durchwahl verfügen und das Recht haben, den Voicedienst zu verwenden, haben Sie hier ferner die Möglichkeit, den Anrufbeantworter zu konfiguri e- ren. Mehr hierzu finden Sie im Kapitel 6.1. Im unteren Abschnitt können Sie Informationen zum Add-In abfragen. Dazu zählt eine Liste der installierten Module und deren Version. Außerdem finden Sie dort die der Serviceabteilung, die Ihnen hilfreich sein kann, wenn Sie Probleme mit dem Add - In haben sollten. Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird ein Sendeblatt aufgemacht, das bereits die unserer Serviceabteilung enthält. Im Anhang der Nachricht befindet sich ein ZIP-komprimierten Ordner mit sämtlichen Logdateien, die bei der Fehlerbehebung dienlich sein könnten. Im Body stehen Angaben zum angemeldeten Benutzer und die Liste der installierten Module. Mit Hilfe des Internet-Links werden Sie zu unserer Webseite geführt. Abb. 2-1 CAESAR Unified Communication Seite 10

11 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange 3 Senden von UMS Nachrichten Durch die CAESAR Connector Erweiterung können aus Outlook neben s auch Fax, SMS und Voice-Nachrichten in einer vereinheitlichten Form erstellt u nd versendet werden. Die dabei unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten werden berücksichtigt und in folgenden Kapiteln erläutert. 3.1 Telefax Der CAESAR Connector für Exchange ermöglicht neben dem Telefaxversand aus Outlook auch den Telefaxversand aus jeder beliebigen Windows Anwendung (z.b.: Microsoft Word). Es wird automatisch ein Zustellbericht erzeugt und es kann ein Serienfax erstellt werden Senden aus Outlook Neue Nachricht erstellen Eine neue Telefaxnachricht wird als neue erstellt. Abb. 3-1 E Mail-Fenster mit Telefax-Nachricht Seite 11

12 Adressierung der Nachricht Die Adressierung einer Nachricht in Outlook erfolgt im "An..." Feld der . Das System erkennt anhand der Angabe der Adresse den Sendedien st, der verwendet werden soll. Die Syntax lautet: Telefax oder fax Wenn die Empfängeradresse rein numerisch ist, wird standardmäßig angenommen, dass es sich hierbei um eine Faxnummer handelt, es sei denn, es existiert ein gleichnamiger Kontakt mit einem rein numerischen Namen im Kontakt-Ordner. Eine Kontrolle der Adressierung ist nach der Auflösung des Namens möglich. Dazu können per Doppelklick auf dem aufgelösten Adressaten die Eigenschaften angezeigt werden. Alternativ kann die Adressierung auch über Outlook Kontakte erfolgen. Dazu ist ein neuer Kontakt anzulegen und die entsprechende Faxnummer in das Feld Fax- Geschäftlich einzutragen. Eingabe des Nachrichteninhalts Das Feld "Betreff:" wird genutzt, um den Betreff der Nachricht einzugeben. Die hier gemachten Einträge erscheinen im Ordner gesendete Elemente in der Spalte Betreff. Das Eingabefeld unter dem Feld "Betreff:" ist für den eigentlichen Nachrichteninhalt bestimmt. Hier wird der Text bzw. der Inhalt der Nachricht eingegeben. Dabei werden sämtliche Formatierungen und Gestaltungselemente von Outlook unterstützt. Seite 12

13 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange Datei anhängen Es besteht die Möglichkeit Texte (z.b. Microsoft Word oder Microsoft Excel Dokume n- te), Grafiken oder andere Dateien als Anhang zu versenden. Diese Dateien werden vor dem Versenden durch CAESAR konvertiert. Die angehängten Dateien werden immer auf jeweils separaten Telefaxse i- ten ausgegeben. Bei jedem neuen Anhang wird eine neue Telefaxseite angefangen. Nachricht senden Nach Betätigen der "Senden"-Schaltfläche wird das Telefax samt Anhänge zum CAE- SAR Connector übertragen. Zusätzlich wird der gesamte Auftrag von Outlook im Ordner "Gesendete Elemente" gespeichert. Sobald eine Rückmeldung eingetroffen ist, erhält der Benutzer einen Zustellbericht (siehe Kapitel ). Adressieren von Kontaktgruppen Falls als Empfänger eine Kontaktgruppe mit Telefax-Empfängern ausgewählt wurde, müssen die Mitglieder dieser Kontaktgruppe vor dem Versenden ggf. über das + - Zeichen erweitert werden. Dies muss nicht geschehen, wenn FAX als Adresstyp für den CAESAR Connector konfiguriert worden ist. Im Zweifelsfalle fragen Sie bitte den System-Administrator Senden aus einer Windows-Anwendung Um ein Dokument aus einer beliebigen Windows Anwendung heraus zu senden, wird die Druckfunktion des Programms gestartet. Hier wird der CCS Fax -Drucker gewählt. Anschließend wird das Sendeblatt zum Eintragen der erforderlichen Angaben dargestellt. Nun kann das Fax unmittelbar versendet oder zum späteren Versand vorübe r- gehend gespeichert werden. Voraussetzungen zum Senden Um eine Nachricht aus einer Windows-Anwendung heraus über den CAESAR Connector für Exchange verschicken zu können, müssen einige Voraussetzungen geschaffen we r- den, die nachfolgend beschrieben werden: Seite 13

14 Outlook muss installiert aber nicht zwangsläufig auch gestartet sein. Im Betriebssystem muss der "CCS Fax" Faxtreiber als Drucker eingerichtet sein. Der Sendevorgang wird durch die Druckfunktion der Anwendung eingeleitet. Der CCS Faxtreiber muss als Druckertreiber selektiert werden, siehe ABB Abb. 3-2 CCS Faxtreiber-Auswahl Nach Bestätigung des Druckvorgangs öffnet sich eine neue mit der angehängten Telefaxdatei. Die Adressierung und der Versand ist analog zum Senden aus Outlook (siehe Kapitel ). Automatische Ermittlung der Sendedaten Es ist möglich, ein Microsoft Word Dokument zu versenden, ohne die Sendedaten explizit eingeben zu müssen. Die Sendedaten können automatisch aus dem Dokument Seite 14

15 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange gelesen werden. Der Sendeauftrag wird ohne Hilfe eines neuen Nachrichtenfensters erstellt. Damit der Faxtreiber die Sendedaten automatisch erkennt, müssen im Dokument Platzhalter eingefügt werden. Diese Platzhalter beginnen immer mit der Zeichenfolge und enden auch damit. Eine Übersicht über alle möglichen sehen Sie im Anhang 9.1. Nach dem letzten muss der zu versendende Text in einer neuen Zeile b e- ginnen. Beispiel: Noch ein Dies ist jetzt der Text des Telefax Serienfax Im Unterverzeichnis caesar connector MS Exchange\Client\Serienfax der CAEWARE- DVD befindet sich ein Serienfax-Makro mit dem Namen SerfaxExch.dot. Für die Ausführung des Makros ist ein Serienbrief unter Microsoft Word 2000 oder höher zu erstellen. In der zum Serienbrief gehörenden Datenquelle muss mindestens das Date n- feld TELEFAX vorhanden sein. Optional können noch die Datenfelder NAME, BETREFF, AUFLOESUNG oder PRIO vorhanden sein. Diese Datenfelder sollten im Seriendokument ganz oben als allererstes eingetragen sein. Sie sind in der Faxnachricht auf der Em p- fängerseite nicht sichtbar. Die Datenfelder müssen in der Datenquelle entsprechend gepflegt werden: Feld Erklärung Beispiel TELEFAX Faxnummer BETREFF Betreff in der Outlook-Nachricht Serienfax AUFLOESUNG Einstellung der Faxauflösung: hohe Auflösung (HOCH) oder normal (NORMAL) HOCH NORMAL Seite 15

16 PRIO Einstellung der Sendepriorität: NOR- MAL,EILIG oder NACHT (kostengünstig) NORMAL EILIG NACHT Seite 16

17 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange Installation Um das Serienfaxmakro nutzen zu können, muss der CAESAR Faxtreiber installiert sein. Die Dokumentvorlage SerfaxExch.dot muss sich im Benutzerprofil unter Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp befinden, also z.b. C:\Users\<username>\App- Data\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP\ auf einem Windows Vista- oder Windows 7- Rechner und C:\Dokumente und Einstellungen\<username>\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp für einen Windows XP-Rechner. Voraussetzungen: - Outlook muss gestartet sein. - In Microsoft Word darf die Option Feldfunktionen anzeigen nicht ausgewählt sein. Einstellung der Option Feldfunktion anzeigen : Öffnen Sie im Menüband die Registerkarte Datei und führen dort Optionen aus. Wählen Sie links Erweitert an, im rechten Teil des Dialogs finden Sie dann "Feldfun k- tionen anstelle von Werten anzeigen". Das Häkchen muss entfernt werden Sendeoptionen Bei der Konfiguration des CAESAR Connectors werden bereits Standardeinstellungen für zu versendende Nachrichten festgelegt, wie z.b. Faxauflösung und Stan darddeckblatt. Außerdem hat der Administrator die Möglichkeit, für jeden Benutzer in der B e- nutzerverwaltung individuelle Voreinstellungen für die Sendeoptionen zu machen. Der Administrator vergibt auch die Rechte, die der Anwender beim Versenden hat. So könnte er beispielsweise auch die Möglichkeit zum Faxversand erteilen, nicht aber die zum SMS Versand. Er könnte es dem Anwender gewähren, Nachrichten mit normaler Priorität zu versenden, nicht aber sofort oder zu einer bestimmten Zeit. Die benutzerspezifischen Standardeinstellungen können beim Systemadministrator erfragt werden. Sollen diese Standardeinstellungen für einen Sendeauftrag verwendet werden, kann die Nachricht wie gewohnt versendet werden. Seite 17

18 Soll jedoch eine der Einstellungen geändert werden (z.b. eine andere Faxauflösung), klicken Sie die Registerkarte CAESAR UC an, die Ihnen alle änderbaren Sendeopti o- nen anbietet, siehe ABB. 3-3 CAESAR UC. Abb. 3-3 CAESAR UC Einstellungen, die nicht geändert werden dürfen oder für die keine Berechtigung b e- steht, werden ausgegraut dargestellt. Sendepriorität Es lassen sich die Prioritäten eingeben, für die der Administrator Berechtigungen e r- teilt hat. Um die Nachricht zu einer bestimmten Uhrzeit zu versenden, steht die Option Zeitsenden zur Verfügung. Die gewünschte Sendezeit mit Datum wird in dem Dialog eingegeben, den Sie mit Hilfe des Buttons in der rechten unteren Ecke der Gruppe Sendepriorität aufrufen können. Fax Hier lässt sich einstellen, ob das Telefax mit hoher Qualität versendet werden soll. Außerdem kann dem Fax ein Deckblatt vorangestellt werden. Sie können dazu ein Deckblatt aus einer Liste von Deckblättern, welche der Administrator für Sie bereitg e- stellt hat, auswählen. Sehen Sie hier kein Deckblatt, dann sind keine Deckblätter eingerichtet, oder Ihnen wurde kein Deckblatt zugeordnet. Es gibt auch die Möglichkeit, ohne Deckblatt zu versenden, dann wählen Sie den Eintrag < kein Deckblatt >. Deckblattdaten Wenn Sie auf den Knopf rechts unten in der Gruppe Fax drücken, lassen sich die Daten für das zu verwendende Telefax-Deckblatt ändern, siehe ABB Seite 18

19 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange Auf der linken Seite des Dialogs sind Ihre persönlichen Daten ei ngetragen, sie lassen sich für diesen Sendeauftrag anpassen. Auf der rechten Seite sind die Empfängerdaten aufgeführt. Falls Sie noch keinen Adressaten in der neuen Outlook-Nachricht eingegeben hatten, sind die Daten leer. Um die Daten automatisch füllen zu lassen, müssen Sie vorher einen Outlook-Kontakt in das An-Feld der neuen Outlook-Nachricht eingeben, welcher eine Telefaxnummer im Feld Fax geschäftlich enthält. Je nach Outlook - Version werden dann die Daten für das Deckblatt übernommen. Auch diese Dat en lassen sich hier überschreiben. Standard Abb. 3-4 Deckblattdaten Wenn überwiegend dieselben Optionen beim Versenden einer Nachricht verwendet werden, besteht die Möglichkeit, die Sendeoptionen als persönlichen Standard abzuspeichern. Beim Öffnen eines neuen Sendeblatts werden dann automatisch die persö n- Seite 19

20 lichen Einstellungen anstelle der Standardwerte verwendet. Natürlich können diese für jede einzelne Nachricht vorübergehend geändert werden. Um den Standard zu ändern, stellen Sie bitte die gewünschten Optionen ein und betätigen den Knopf Standard setzen Zustellbericht Nach dem Sendevorgang mit dem CAESAR Connector wird ein Zustellbericht erzeugt. Es gibt zwei Möglichkeiten für einen Zustellbericht, je na chdem, wie das System konfiguriert worden ist: Standardmäßige Übermittlungs- und Unzustellbarkeitsberichte Detaillierte CAESAR Zustellberichte Sind standardmäßige Übermittlungs- und Unzustellbarkeitsberichte konfiguriert, dann werden Sie unterrichtet, dass die Übermittlung an die eingegebene Adresse erfolgreich war (ABB. 3-5). Die Zuordnung zur Originalnachricht erfolgt durch das Betrefffeld, welches im Betreff des Zustellberichtes enthalten ist. Abb. 3-5 Ein Standard-Übermittlungsbericht Seite 20

21 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange Im Fehlerfall bekommen Sie ebenfalls einen allgemeinen Zustellbericht, aus dem Sie den Fehlergrund nicht sofort erkennen können (ABB. 3-6). Abb. 3-6 Ein Standard-Unzustellbarkeitsbericht Seite 21

22 Der Fehlergrund ist in den Diagnoseinformationen für Administratoren enthalten Abb. 3-7 Die Fehlerursache im Standard-Unzustellbarkeitsbericht In der zweiten Zeile unter der grauen Überschrift erkennt man: 3311 Gegenstelle ist kein Faxgeraet. Die ist die Fehlerursache des nicht erfolgreichen Faxversands. In detaillierten CAESAR Zustellberichten sind erweiterte Angaben über den Sendevorgang enthalten. Bei Unzustellbarkeitsberichten fällt die Fehlerursache sofort ins Auge. Erneut senden Falls ein Sendeversuch erfolglos war, kann die Nachricht erneut versendet werden (wobei natürlich versucht werden muss, die Fehlerursache zu beseitigen). Bei standardmäßigen Unzustellbarkeitsberichten erfolgt dies wie in Outlook üblich mit dem Knopf Erneut senden. Falls Sie einen detaillierten CAESAR-Unzustellbarkeitsbericht empfangen haben, lässt sich die Nachricht ebenfalls erneut versenden, allerdings nur, wenn die Originalnachricht aus dem Ordner gesendete Elemente noch nicht entfernt worden ist. Zu finden ist der Knopf Erneut senden im detaillierten CAESAR-Unzustellbarkeitsbericht im Menüband auf der Registerkarte Fehlerbericht. 3.2 SMS Eine SMS kann nur Standardtext enthalten und ist in der Länge auf ggf. 160 Zeichen begrenzt. Es besteht die Möglichkeit, sofern in Ihrem System konfiguriert, auch eine Seite 22

23 SMS CAESAR Connector für Microsoft Exchange längere Nachricht zu versenden, die dann eventuell durch den CAESAR Connector auf mehrere Nachrichten aufgeteilt werden kann. Eine entsprechende Überprüfung findet beim Versenden der Nachricht statt Senden Neue Nachricht erstellen Eine neue SMS Nachricht wird als neue erstellt. Adressierung der Nachricht Die Adressierung einer Nachricht in Outlook erfolgt im "An..." Feld der . Das System erkennt anhand der Angabe der Adresse den Sendedienst, der verwendet we r- den soll. Die Syntax lautet: SMS sms Alternativ kann die Adressierung auch über Outlook Kontakte erfolgen. Dazu ist ein neuer Kontakt anzulegen und die entsprechende SMS Nummer bei den - Adressen ( , 2 oder 3) einzutragen. Dabei muss abweichend von der Eingabe-Syntax im Sendeblatt die SMS Nummer als -Adresse eingetragen werden, also Den <domain>- Teil erfragen Sie bitte bei Ihrem Administrator. Die Syntax der Rufnummer sollte ohne Klammern und Bindestriche erfolgen (also z.b. so: ). Anschließend kann in einer neuen Nachricht das Adressbuch geöffnet und dort im Kontakte-Ordner der SMS-Adressat ausgewählt werden Sendeoptionen Bei der Konfiguration des CAESAR Connectors werden bereits Standardeinstellungen für zu versendende Nachrichten festgelegt. Außerdem hat der Adminis trator die Möglichkeit, für jeden Benutzer in der Benutzerverwaltung individuelle Voreinstellungen für die Sendeoptionen zu machen. Der Administrator vergibt auch die Rechte, die der Anwender beim Versenden hat. So könnte er beispielsweise auch die Möglichkeit zum Faxversand erteilen, nicht aber die Seite 23

24 zum SMS Versand. Er könnte es dem Anwender gewähren, Nachrichten mit normaler Priorität zu versenden, nicht aber sofort oder zu einer bestimmten Zeit. Die benutzerspezifischen Standardeinstellungen können beim Systemadministrator erfragt werden. Sollen diese Standardeinstellungen für einen Sendeauftrag verwendet werden, kann die Nachricht wie gewohnt versendet werden. Soll jedoch eine der Einstellungen geändert werden, klicken Sie die Registerkarte UC - Optionen an, die Ihnen alle änderbaren Sendeoptionen anbietet, siehe ABB Einstellungen, die nicht geändert werden dürfen oder für die keine Berechtigung b e- steht, werden ausgegraut dargestellt. Sendepriorität Es lassen sich die Prioritäten eingeben, für die der Administrator Berechtigungen e r- teilt hat. Um die Nachricht zu einer bestimmten Uhrzeit zu versenden, steht die Option Zeitsenden zur Verfügung. Die gewünschte Sendezeit mit Datum wird in dem Di a- log eingegeben, den Sie mit Hilfe des Buttons in der rechten unteren Ecke der Gruppe Sendepriorität aufrufen können. SMS Diese Gruppe bietet Optionen für den Versand von SMS-Nachrichten an. Soll die SMS automatisch mit Ihrem im CAESAR-Verzeichnis hinterlegtem Benutzernamen unterschrieben werden, wählen Sie die Option Signatur anfügen. Wünschen Sie eine Bestätigungsmeldung über den SMS-Versand, dann stellen Sie dies hier ein. Standard Wenn überwiegend dieselben Optionen beim Versenden einer Nachricht verwendet werden, besteht die Möglichkeit, die Sendeoptionen als persönlichen Standard abz u- speichern. Beim Öffnen eines neuen Sendeblatts werden dann automatisch die persö n- lichen Einstellungen anstelle der Standardwerte verwendet. Natürlich können diese für jede einzelne Nachricht vorübergehend geändert werden. Um den Standard zu ändern, stellen Sie bitte die gewünschten Optionen ein und betätigen den Knopf Standard setzen. Seite 24

25 Voice CAESAR Connector für Microsoft Exchange 3.3 Voice Senden Neue Nachricht erstellen Eine neue Voice Mail wird als neue mit angehängter.wav Datei erstellt. Adressierung der Nachricht Die Adressierung einer Voice Mail in Outlook erfolgt im "An..." Feld der . Das System erkennt anhand der Angabe der Adresse den Sendedienst, der verwen det werden soll. Die Syntax lautet: Voic tel Alternativ kann die Adressierung auch über Outlook-Kontakte erfolgen. Dazu ist ein neuer Kontakt anzulegen und die entsprechende Voice Mail-Nummer bei den - Adressen ( , 2 oder 3) einzutragen. Dabei muss abweichend von der Eingabe-Syntax im Sendeblatt die Voice Mail-Nummer als -Adresse eingetragen werden, also Den <d o- main>-teil erfragen Sie bitte bei Ihrem Administrator. Die Syntax der Rufnummer sollte ohne Klammern und Bindestriche erfolgen (also z.b. so: ). Anschließend kann in einer neuen Nachricht das Adressbuch geöffnet und dort im Kontakte-Ordner der Voice Mail-Adressat ausgewählt werden. Eingabe des Nachrichteninhalts Mit einer Voic kann eine.wav Datei oder, falls die Funktion Text-to-speech für den CAESAR Connector installiert ist, eine Textnachricht an ein Telefon gesend et werden. Seite 25

26 4 Empfangen von UMS Nachrichten Empfangene Nachrichten werden, wenn sie mit Durchwahl verschickt wurden, direkt zum Arbeitsplatz des Empfängers weitergeleitet. 4.1 Telefax Anzeigen Abb. 4-1 Telefax-Vorschauansicht im Posteingang Seite 26

27 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange Alle Funktionen in diesem Kapitel außer der Bearbeitung stehen auch schon in der Vorschauansicht im Posteingang zur Verfügung. Bei einem mehrseitigen Fax ist links eine Miniaturansicht von allen Seiten zu sehen. Die erste Seite ist bereits selektiert und wird im rechten Teil des Fensters wesentlich größer angezeigt. Um eine andere Seite im Großformat anzuzeigen, ist links das kleine Bild zu der gewünschten Seite zu selektieren. Befindet sich die Maus im Bereich der Großanzeige, ändert sich der Mauszeiger in eine Hand. Wenn die linke Maustaste innerhalb der Großanzeige gedrückt wird, kann mit der Maus das Fax verschoben werden, um z.b. den unteren Teil sichtbar zu machen. Mit Hilfe der Pfeiltasten kann das Dokument ebenfalls verschoben werden. Größendarstellung des Fax Sollte die Größendarstellung des Faxes zu klein sein, kann die Anzeige mit Hilfe folgender Befehle, die Sie im Menüband auf der Registerkarte Telefax in der Gruppe Anzeige finden, geändert werden: Symbol Funktion Vergrößern bzw. Verkleinern Originalgröße Anpassung an Fensterbreite Anpassung an Fensterhöhe Tabelle 4-1 Größendarstellung des Fax Vergrößern bzw. Verkleinern können Sie die Anzeige auch, indem Sie mit gedrückter Strg-Taste das Mausrad drehen. Seite 27

28 Wenn eine Seite verdreht angezeigt wird, lässt sich die Anzeige mit folgenden Schal t- flächen korrigieren: Symbol Funktion Dreht das Fax um 90º nach links Kippt das Fax um 180º Dreht das Fax um 90º nach rechts Weiterleitung Tabelle 4-2 Funktionen zum Fax drehen Um das Telefax weiterzuleiten gibt es die Funktion "Weiterleiten". Es wird eine neue Nachricht mit einem Anhang Telefax.tif erzeugt Bearbeitung Einem empfangenen Telefax können im geöffneten Zustand weitere Informationen hinzugefügt werden. Um das Fax zu bearbeiten, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Telefax. Dort finden Sie in der Gruppe Bearbeitung folgende Funktionen. Abb. 4-2 Telefax Bearbeitung Um das Fax mit einem Stempel zu versehen, klicken Sie auf Stempel und dann auf den gewünschten Stempel. Sollten Sie noch keinen Stempel besitzen, klicken Sie zunächst auf Stempel verwalten.... Die Stempelverwaltung erlaubt das Definieren ei- Seite 28

29 Telefax CAESAR Connector für Microsoft Exchange nes neuen eigenen Stempels (Schriftart, -größe und Textinhalt) sowie das Ändern von vorhandenen Stempeln. Jetzt können Sie den Stempel in der Bildergalerie anklicken und an die Stelle positionieren, an die er soll. Nach dem Anbringen kann der Stempel noch verschoben werden. Dazu muss er mit der linken Maustaste angeklickt werden. Er ändert dabei seine Farbe von blau nach rot. Durch Anklicken und Ziehen wird er dann an die gewünschte Position verschoben. Wenn Sie dem Fax eigenen Text hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Befehl Texteingabe. Geben Sie in dem Fenster, das dann erscheint, den Text ein. Verlassen Sie dieses Fenster mit OK, dann sehen Sie einen Dokument-Cursor, den Sie an die gewünschte Stelle positionieren. Der Text kann nachträglich durch Anklicken verschoben werden, wobei er seine Farbe von blau nach rot ändert. Mit dem Stift können Sie freihand zeichnen. Um die Dicke des Stiftes zu ändern, kl i- cken Sie in der Gruppe Bearbeitung in der Ecke unten rechts auf das Pfeilsymbol. Ändern Sie in dem Dialogfeld Pinselstärken den Wert für Stift. Der Radiergummi ermöglicht das Entfernen von Texten, Grafiken und Stempeln. Nach Anklicken des Befehls erscheint ein gelber Punkt, den Sie wie einen Tintenkiller verwenden. Wischen Sie alles aus, was Sie ausradieren möchten. Hat der Tintenkiller nicht die gewünschte Dicke, können Sie diese ändern, indem Sie auf das Pfeilsymbol rechts unten in der Gruppe klicken. In dem Dialogfeld ändern Sie dann d en Wert für die Pinselstärke des Radiergummis. Sie können auch den Betreff der Telefax-Nachricht ändern. Dieser steht im nicht sichtbaren Faxkopfbereich. Um diesen sichtbar zu machen, bewegen Sie die Maus über den Balken oben im Anzeigefenster bis dass ein Doppelpfeil erscheint. Ziehen Sie diesen nach unten bis Sie den Betreff sehen. Klicken Sie in das Betrefffeld und bearbeiten Sie den Text. Die durch eine der beschriebenen Funktionen erfolgten Änderungen sind nach dem Abspeichern zum Bestandteil des Faxes geworden. Sie können nicht mehr eigenständig bearbeitet, geändert oder rückgängig gemacht werden Drucken Den Inhalt einer Telefax-Nachricht können Sie mittels der Schnelldruck -Funktion im Menüband auf dem Standarddrucker ausgeben. Diese finden Sie auf der Registerkarte Telefax in der Gruppe Drucken. Wenn Sie einen bestimmten Drucker angeben Seite 29

30 möchten oder die Druckoptionen ändern wollen, wählen Sie stattdessen die Drucken - Funktion in der Microsoft Office Backstage-Ansicht. Klicken Sie dazu im Menüband auf "Datei" und dann auf die Registerkarte "Drucken". Im Abschnitt "Telefax drucken" wählen Sie die Funktion "Drucken". Hier können Sie auch einstellen, ob ein Telefax in der Originalgröße oder an die Seite angepasst ausgedruckt werden soll. Diese Einstellung gilt für alle Ausdrucke von Faxen. 4.2 SMS Das Anzeigen und Bearbeiten einer SMS-Nachricht ist absolut identisch mit den Verfahren bei einer Standard Outlook Nachricht. 4.3 Voice Neue Anrufbeantworternachrichten werden im Posteingang zugestellt, siehe ABB Abb. 4-2 Sprachnachricht während Abwesenheit Verfügt der Rechner über Lautsprecher, ist es möglich, die Nachricht darüber wiede r- geben zu lassen. Verwenden Sie dafür die Schaltflächen in Abb Seite 30

31 Voice CAESAR Connector für Microsoft Exchange Abb. 4-3 Schaltflächen zum Abspielen einer Voice Mail Mit der ersten Schaltfläche wird die Wiedergabe gestartet. Der Knopf ändert dann sein Aussehen wie in der Abbildung in der Mitte dargestellt und dient dazu, das Vorlesen der Nachricht zu unterbrechen. Zur Fortsetzung der Wiedergabe ist erneut diese Schaltfläche zu betätigen. Die rechte Schaltfläche beendet die Wiedergabe. Es ist auch möglich, die Fortschrittsanzeige mit der linken Maustaste anzuklicken und sie an die gewünschte Position zu ziehen. Nach dem Loslassen wird die Wiedergabe an dieser Stelle fortgesetzt. Mit Hilfe des senkrechten Reglers rechts neben dem blauen Feld lässt sich die Lautstärke regulieren. Wenn Sie den Lesebereich ausgeschaltet haben, können Sie die Nachricht auch über Befehle im Menüband vorlesen lassen. Klicken Sie hierfür auf der Registerkarte Sprachnachricht in der Gruppe Abspielen auf den Befehl Lautsprecher. Wenn der Rechner nicht über Lautsprecher verfügt, kann man die Nachricht am Telefon abhören. Falls Sie diese Funktion über das Menüband aufrufen, wird die Nachricht auf dem Telefonanschluss abgespielt, dessen Nummer in dem Eingabefeld steht. Wählen Sie hingegen die Telefon-Schaltfläche in der Vorschau, wird die Nachricht immer an das Telefon geschickt, dessen Nummer in der Registerkarte CAESAR Unified Communication hinterlegt ist (siehe Kapitel 2.1). In der geöffneten Nachricht können Sie den Betreff der Sprachnachricht ändern, indem Sie in das Betrefffeld klicken und den Text bearbeiten. Seite 31

32 5 Exchange Integration für CAESAR CTI 5.1 Einsatz CAESAR Telefonie bietet eine nahtlose Integration der CTI-Funktionalität in Outlook. Der Outlook-Benutzer erreicht die Telefonie-Unterstützung direkt aus seinem Outlook- Client. Exchange-Datenbanken werden zum Konfigurieren, Protokollieren und Adressieren verwendet. Zum Wählen bietet der CAESAR Telefonie-Client den kompletten Zugriff auf die Exchange Daten. Die Hauptmerkmale der Exchange Integration sind: Direktes Wählen aus Outlook mit Kontakten und dem Outlook Menüband Wählen aus dem CAESAR Telefonie-Client unter Verwendung der Exchange Adressbücher Automatische Nummern- bzw. Namensauflösung beim Wählen Automatische Nummernauflösung beim Annehmen Telefonie-Protokollierung in Ordnern des Benutzerpostfachs Erstellen von Telefonnotizen, Kalendereinträgen, Aufgaben und Terminen direkt aus dem CAESAR Telefonie-Client, ohne Outlook zu starten. Weitere detaillierte Informationen befinden sich im CAESAR Telefonie- Client Handbuch. Seite 32

33 Den Absender bzw. Empfänger einer anrufen CAESAR Connector für Microsoft Exchange 5.2 Den Absender bzw. Empfänger einer anrufen Wenn der CAESAR Telefonie-Client installiert ist, kann aus dem Eingangsordner und aus der Vorschau heraus der Absender einer angerufen werden. Der Befehl "Wählen" befindet sich im Outlook Menüband auf der Registerkarte Telefonie. Zum Auflegen wird der gleichnamige Befehl verwendet. Abb. 5-1 Absender anrufen Der Absender wird in einem der Adressbücher, die im CAESAR CTI-Client für die Auflösung konfiguriert sind, gesucht. Hierbei werden allerdings keine Data Connect- Adressbücher berücksichtigt. Es werden außerdem die Einstellungen zum Suchverhalten bei Namensauflösung und Telefonnummer (sofort anwählen bestätigen) berücksichtigt. Seite 33

34 Wird in einem der Adressbücher die -Adresse des Absenders gefunden, werden alle bekannten Telefonnummern zur Auswahl angezeigt. Abb. 5-2 Telefonnummer auswählen Sollte nur eine Telefonnummer eingetragen sein, wird diese entsprechend der Einstellung im Suchverhalten sofort, oder nach Bestätigung angewählt. War die Suche in den Adressbüchern ohne Erfolg, wird auch noch im Nachrichtentext nach einer Telefonnummer gesucht. Seite 34

35 Wählen aus dem Kontakte Ordner CAESAR Connector für Microsoft Exchange Wurde dort eine Telefonnummer gefunden, erscheint dieser Dialog. Abb. 5-3 Gefundene Telefonnummern Um sicher zu gehen, dass es sich bei der gefundenen Telefonnummer um die des A b- senders handelt, bewegen Sie den Mauszeiger über die Nummer. Dann wird der gesamte Nachrichtentext in einem Tooltip angezeigt, wobei die gefundene Telefonnummer blau hinterlegt wird. So können Sie aus dem Kontext heraus feststellen, ob Sie diese Nummer anwählen möchten. Wenn auch im Nachrichtentext keine Telefonnummer zu finden ist, kann auf diese Weise keine Verbindung hergestellt werden. Die gleiche Funktionalität können Sie ebenso für gesendete s nutzen. Seite 35

36 5.3 Wählen aus dem Kontakte Ordner Sie haben zwei Möglichkeiten einen Kontakt anzurufen: 1. Mit der Funktion "Anruf" im Kontextmenü des Kontaktes (siehe Abb. 5-4 ) 2. mit der "Wählen"-Funktion auf der Registerkarte Telefonie im Outlook- Menüband. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der CAESAR CTI- Client installiert ist. (siehe Anrufen über Menüband). Anrufen über Kontextmenü Wenn ein in Outlook angelegter Kontakt mit der rechten Maustaste angeklickt wird, öffnet sich das folgende Kontextmenü. Abb. 5-4 Kontextmenü "Anruf" Seite 36

37 Wählen aus dem Kontakte Ordner CAESAR Connector für Microsoft Exchange Nach Anklicken des Menüpunkts "Anruf" (siehe Abb. 5-4 ) wird der selektierte Teilnehmer in folgendem neuen Fenster zum Anruf angeboten. Abb. 5-5 Neuer Telefonanruf Dieses Fenster untergliedert sich in mehrere Funktionen. "Kontakt öffnen" Diese Schaltfläche öffnet den gesamten Kontakteintrag wie es bei der Standardbea r- beitung von Kontaktlisteneinträgen bekannt ist. "Wählparameter..." Hier öffnen sich die Telefon- und Modemoptionen für die Bearbeitung des eigenen Standortes. Seite 37

38 Abb. 5-6 Telefon- und Modemoptionen In dieser Maske wird die Telefonnummer zum eigenen Standort konfiguriert. Outlook vergleicht die gewünschte Rufnummer mit den hier abgelegten Informationen und ko r- rigiert damit ggf. die Rufnummer. So filtert Outlook beispielsweise bei Ortsgesprächen die Vorwahl heraus und setzt oder entfernt die Amtskennziffer. Dies kann man im Bereich "Rufnummer wird gewählt als" kontrollieren. Diese Rufnummern-Korrektur wird nur bei lokal angeschlossenen Modems benutzt. In Verbindung mit CAESAR CTI sollte diese Rufnummern-Korrektur abgeschaltet werden, indem man eine nicht existierende Vorwahl einträgt, z.b Rufnummern sollten nach Möglichkeit immer in voller Länge (im "kanonischen Format") zum CAE- SAR CTI weitergereicht werden. Amtskennziffern und Netzkennzahlen sollten nicht in die Wählregeln eingetragen werden. Seite 38

39 Wählen aus dem Kontakte Ordner CAESAR Connector für Microsoft Exchange Abb. 5-7 Wähloptionen In dieser Maske können Namen mit Telefonnummern verknüpft und zur Einrichtung von Kurzwahlen verwendet werden. Diese Kurzwahlen können dann aus dem Outlook- Menü direkt angewählt werden. "Über diese Leitung verbinden" Hier muss "CAESAR CTI" eingestellt sein. "Anschlussparameter..." Hier wird die Version des CAESAR CTI Telefoniedienstanbieters angezeigt. Wenn eine Gesprächsverbindung über die "Anruf" Funktion aufgebaut werden soll, erscheint die zu wählende Telefonnummer in einem neuen Fenster (siehe Abb. 5-5 ). Mit dem Schließen dieses Fensters wird das G e- spräch beendet. Diese Funktion ist Bestandteil von Outlook. Seite 39

40 Anrufen über Menüband Wenn Sie einen Kontakt über die entsprechende Funktion im Menüband anrufen möchten, wird ein Auswahldialog mit sämtlichen Rufnummern, die von diesem Kontakt b e- kannt sind, angezeigt. Wie beim Anrufen des Absenders einer wird die Verbindung hergestellt, sobald Sie die Maske mit "OK" verlassen. 5.4 Ordner Ausgehende Rufe/Eingehende Rufe In der Ordnerliste befinden sich unter dem Ordner CTI zwei Unterordner, wo die ein - und ausgehenden Rufe protokolliert werden. Abb. 5-8 Ordner Ausgehende Rufe Seite 40

41 Ordner Ausgehende Rufe/Eingehende Rufe CAESAR Connector für Microsoft Exchange In der Vorschau der Anrufe stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Es kann ein Rückruf gestartet werden. Wenn ein solcher Rückruf gestartet wurde, kann er auch hier beendet werden. Seite 41

42 6 Bedienung Anrufbeantworter (CAESAR voice A) Um bei Abwesenheit die Erreichbarkeit zu verbessern, kann das Telefon auf den A n- rufbeantworter umgeleitet werden. Ist diese Umleitung aktiv, wird jedem Anrufer ein Begrüßungstext übermittelt. Der Begrüßungstext kann vom Benutzer eingestellt we r- den. Danach kann der Anrufer eine Nachricht hinterlassen. Der Anrufbeantworter kann aus Outlook (siehe Kapitel 6.1 ), aus dem CTI-Client (siehe Kapitel 6.2 ) und per Telefon (siehe Kapitel 6.3 ) konfiguriert werden. 6.1 Konfiguration aus Outlook Die Konfiguration finden Sie in Outlook in der Microsoft Office Backstage-Ansicht. Klicken Sie dazu im Menüband auf "Datei" und dann auf die Registerkarte "CAESAR UC". Im Abschnitt "Anrufbeantworter" wählen Sie die Funktion "Konfigurieren". Dabei erscheint der gleiche Dialog wie bei der Konfiguration aus dem CTI-Client (siehe Abb. 6-1 ). Der Abschnitt wird jedoch nur dann angeboten, wenn für den Benutzer in der Benu t- zerverwaltung der Einsatz von Fernabfrage und/oder Anrufbeantworter zugelassen ist (siehe Administratorhandbuch Kapitel "Einrichtung, Konfiguration und Betrieb", Unterkapitel "Benutzerkonfiguration", Unterkapitel "Konfiguration des einzelnen Benutzers", Unterpunkt "Fernabfrage konfigurieren"). Die Anrufbeantworterkonfiguration besteht dann aus den in den folgenden Abschnitten beschriebenen Registerkarten. Seite 42

43 Konfiguration aus dem CTI-Client CAESAR Connector für Microsoft Exchange 6.2 Konfiguration aus dem CTI-Client Anrufbeantworter Einstellungen Hier hat der Benutzer die Möglichkeit, den Anrufbeantworter am CAESAR zu aktivieren und den Ansagetext festzulegen (Standard, Urlaub, Dienstreise und Freie Ansaget exte). Abb. 6-1 Anrufbeantworter Einstellungen Ob und wann ein Anruf an den CAESAR weitergeleitet wird, entscheidet die Konfiguration der Telefonanlage. Auf der Registerkarte Einstellungen kann durch Auswahl von Anrufbeantworter aktiv die Sprachaufzeichnung des CAESAR eingeschaltet werden. Ist das Feld nicht selektiert, wird dem Anrufer nach der Weiterleitung eine Standar d- ansage abgespielt ohne die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. (Die Rufumle i- tung auf den Anrufbeantworter muss weiterhin manuell gesetzt werden.) Bei der Auswahl des Ansagetextes steht die Standardansage immer zur Verfügung und kann auch nicht gelöscht werden. Solange die Ansagetexte für Urlaub, Dienstreise und Seite 43

44 die freien Ansagen nicht durch eine selbstdefinierte ersetzt werden, wird dem Anrufer auch hier der Standardansagetext abgespielt. Im Bereich Kalenderabhängigkeit legt der Benutzer fest, ob außerhalb der konfigurierten Geschäftszeiten ein alternativer Ansagetext abgespielt werden soll. Dieser kann ebenfalls aufgezeichnet werden. Weiterhin lässt sich die Sprache der Standar d- ansage und der Menüführung festlegen. Die Schaltfläche Standard stellt die folgende Standardkonfiguration wieder her: Anrufbeantworter ist deaktiviert Ansage ist Standard Kalenderabhängigkeit ist deaktiviert Sprache ist Deutsch Alle Auswahlfelder auf der Registerkarte Weiterleitung (siehe Abb. 6-6) werden deaktiviert Die Kalenderabhängigkeit bezieht sich auf die zentrale Einstellung über den Systemadministrator und nicht auf den Outlook Kalender. Seite 44

45 Konfiguration aus dem CTI-Client CAESAR Connector für Microsoft Exchange Namen aufsprechen Nach dem Aktivieren der Standardansage kann der Benutzer seinen Namen aufzeic h- nen und in die Ansage integrieren. Mit Hilfe dieser Registerkarte kann der Name au f- gezeichnet, abgespielt oder gelöscht werden. Nach Betätigung der Aufnehmen -Schaltfläche erscheint auch hier der Rückrufdialog (siehe Abb. 6-4). Abb. 6-2 Namen aufsprechen Seite 45

46 6.2.3 Externe/Interne Ansage Der Benutzer kann hier seine Ansagen modifizieren. Die Konfigurationsmöglichkeiten bestehen analog für interne Anrufe auf einer eigenen Registerkarte. So können die Ansagen für interne und externe Anrufe völlig unabhängig voneinander eingerichtet werden. Es können neue Ansagetexte aufgesprochen und die bisher aufgezeichneten abgespielt werden. Durch das Löschen werden die Standardtexte reaktiviert. Wenn der Eintrag Ansage Außerhalb der Geschäftszeit berücksichtigen auf der Registerkarte Einstellungen (siehe Abb. 6-1) aktiviert ist, wird die hier unter Außerhalb der Geschäftszeit konfigurierte Ansage anstelle der selektierten Ansage abg e- spielt. Abb. 6-3 Externe/Interne Ansage Wird die Funktion "Abspielen" betätigt, erscheint nach der erstmaligen Betätigung ein Fenster zur Eingabe der zugehörigen Rückrufnummer. Der CAESAR verwendet die- Seite 46

47 Konfiguration aus dem CTI-Client CAESAR Connector für Microsoft Exchange se Nummer als Rückrufnummer um die Ansage abzuspielen. Das System speichert die Nummer und in den folgenden Fällen erscheint diese Abfrage nicht mehr. Abb. 6-4 Rückrufnummer eingeben Wenn die Rückrufnummer bei der "Abspielen" Funktion noch nicht gespeichert wurde, muss sie beim ersten Betätigen der "Aufnehmen" Schaltfläche eingegeben werden. Anschließend kann für die freien Ansagetexte ein eigener Name vergeben we r- den. Die Namen "Urlaub", "Dienstreise" und "Außerhalb der Geschäftszeit" können nicht geändert werden. Abb. 6-5 Aufnahme starten Nach Betätigung der "Aufnehmen" Schaltfläche erfolgt die eigentliche Aufnahme. Seite 47

48 6.2.4 Weiterleitung Hier kann der Anschluss eingegeben werden, an den ein Anrufer im Falle der Nichte r- reichbarkeit durchgestellt wird. Neben der Auswahl der möglichen Weiterleitungsziele muss die dazu gehörende Telefonnummer angegeben werden. Der Benutzer kann fes t- legen, ob die Weiterleitung auch für interne Anrufe gelten soll Pincode Eingabe Abb. 6-6 Weiterleitung Mit Hilfe der Registerkarte "Pincode" kann der Benutzer seinen Pincode modifizieren. Um Fehleingaben auszuschließen, muss der Pincode zweimal eingegeben werden. Seite 48

49 Konfiguration per Telefon CAESAR Connector für Microsoft Exchange 6.3 Konfiguration per Telefon Der Anrufbeantworter ermöglicht es, allgemeine Einstellungen vorzunehmen und den Ansagetext zu ändern. Eine grafische Menüübersicht, welche die Funktionalität vera n- schaulicht, befindet sich am Ende dieses Kapitels. Um den Anrufbeantworter benutzen zu können, wird ein Telefon und ein PIN Code b e- nötigt. Den ersten PIN-Code erhält man vom Systemadministrator und sollte gleich geändert werden. Sämtliche Funktionen des Anrufbeantworters werden über die Ta s- ten eines Telefons bedient. Allgemeine Bedienungshinweise Um den Anrufbeantworter einzustellen, muss man am System angemeldet sein. Vom Hauptmenü, in das man nach der Anmeldung am System gelangt, verzweigen alle a n- deren Menüs. Folgende Telefon-Tasten sind im System mit allgemeinen Funktionen belegt: Bricht den aktuellen Vorgang ab und leitet Sie in das vorherige Menü Über die Null gelangen Sie immer in das Hauptmenü Bricht den aktuellen Vorgang ab und Sie gelangen in das nächste Menü Beendet die Eingabe von Zeichenfolgen Anmelden am Anrufbeantworter Um den Ansagetext oder die Einstellungen zu ändern, muss man sich am System a n- melden. Hierzu wird das Telefon und der PIN-Code benötigt. Rufen Sie die Nummer des Anrufbeantworters an. Befinden Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz und ist das Telefon auf den Anrufbeantworter umgeleitet, können Sie Ihre eigene Durchwahl anrufen. Ist die Umleitung nicht aktiv, erfahren Sie die Nummer des Anrufbeantworters von Ihrem Systemadministrator. Während Sie den Ansagetext hören, drücken Sie die daraufhin zur Eingabe Ihres PIN-Codes aufgefordert. Taste des Telefons. Sie werden Seite 49

50 Geben Sie den PIN-Code ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Ist der PIN-Code korrekt, gelangen Sie automatisch in das Hauptmenü (siehe Kapitel ), in dem alle Funktionen des Anrufbeantworters zur Verfügung stehen. Ist Ihr Pin-Code abgelaufen, wird das System Sie zur Eingabe eines neuen Pin-Codes auffordern, bevor Sie in das Hauptmenü gelangen Das Hauptmenü des Anrufbeantworters Im Hauptmenü bestehen mit den angegebenen Tasten folgende Funktionen: Den Ansagetext konfigurieren (siehe Kapitel ) Allgemeine Einstellungen vornehmen (siehe Kapitel ) Einen Hilfetext anhören Alle anderen Tasten sind im Hauptmenü ohne Funktion Art des Ansagetextes In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Funktionen des Anrufbeantworters d e- finiert. Aktuellen Ansagetext abhören Aktuellen Ansagetext für interne Gespräche einrichten (siehe Kapitel ) Aktuellen Ansagetext für externe Gespräche einrichten (siehe Kapitel ) Den Standardtext einschalten Namen aufsprechen (siehe Kapitel ) Vermittlung konfigurieren (siehe Kapitel ) Seite 50

51 Konfiguration per Telefon CAESAR Connector für Microsoft Exchange Ansagetexte auswählen In diesem Abschnitt wird das Einstellen und Ändern der Ansagetexte behandelt. Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, verschiedene Ansagetexte aufzusprechen und zu aktivi e- ren. Weiterhin kann man drei weitere freie Ansagetexte definieren und aktivieren. Ein gewünschter Ansagetext kann vom Benutzer nicht aktiviert werden, b e- vor dieser ihn aufgesprochen hat (siehe Kapitel "Aufnehmen eines Ansagetextes"). Das System verwendet sonst automatisch den Standardtext. Drücken Sie im Menü "Art des Ansagetextes" die Taste (interne Umleitung) oder (externe Umleitung). Sie befinden sich jetzt im Menü "Ansagetexte auswählen". Hier können mit den angegebenen Ziffern die folgenden Ansagetexte ausgewählt we r- den: Außerhalb Geschäftszeit Urlaub Dienstreise freie Ansage 1 freie Ansage 2 freie Ansage 3 In allen Fällen wird in der folgenden Abfrage festgestellt, was mit der gewählten A n- sage passieren soll. Seite 51

52 6.3.4 Ansagetext ändern Aufnehmen eines Ansagetextes Drücken Sie im Menü "Ansagetext ändern" auf dem Telefon die, um den von Ihnen ausgewählten Ansagetext aufzunehmen. Sprechen Sie nach dem Signalton den gewünschten Ansagetext auf. Beenden Sie die Eingabe mit der zurück in das Menü "Ansagetext ändern". Aktivieren eines Ansagetextes Taste. Sie gelangen Damit ein Anrufer während Ihrer Abwesenheit den passenden Ansagetext hört, muss dieser aktiviert werden. Beachten Sie, dass dieser vorher aufgesprochen werden muss, sonst wird der Standardtext verwendet. Drücken Sie im Menü "Ansagetext ändern" auf dem Telefon die, um den von Ihnen ausgewählten Ansagetext zu aktivieren. Der Ansagetext ist nun eingeschaltet. Soll der Ansagetext außerhalb der Geschäftszeiten ebenfalls Gültigkeit ha ben, muss die Kalenderabhängigkeit zurückgesetzt werden (siehe Kapitel Kalenderabhängigkeit ein- oder ausschalten). Ansagetext abhören Drücken Sie im Menü "Ansagetext ändern" auf dem Telefon die, um den ausgewählten Ansagetext abzuhören. Der ausgewählte Ansagetext wird jetzt zur Kontrolle abgespielt. Bei diesem Text handelt es sich um den Ansagetext, der im Moment au f- genommen oder ausgewählt ist. Solange er nicht als aktiver Text übernommen wird, steht er einem Anrufer noch nicht zur Verfügung. Ansagetext löschen, um den ausge- Drücken Sie im Menü "Ansagetext ändern" auf dem Telefon die wählten Ansagetext zu löschen. Seite 52

53 Konfiguration per Telefon CAESAR Connector für Microsoft Exchange Aktiven Text abhören Drücken Sie im Menü "Ansagetext ändern" auf dem Telefon die, um den ausgewählten aktuellen Ansagetext abzuhören. Dieser Ansagetext ist zurzeit aktiviert. Duplizieren als Intern/Extern Mit diesen Funktionen kann der aktuell bearbeitete Ansagetext für eine andere interne oder externe Verwendung gespeichert werden Ansagetext speichern als Um den Ansagetext zu speichern, muss noch der Typ des zugehörigen Ansagetextes festgelegt werden. Drücken Sie auf dem Telefon die dafür angegebene Zi ffer, um den aktuellen Text für die nachfolgende Anwendung abzuspeichern. Außerhalb der Geschäftszeit Urlaub Dienstreise Freier Ansagetext 1 Freier Ansagetext 2 Freier Ansagetext 3 Seite 53

54 6.3.6 Namen aufsprechen Im Standardansagetext kann die Rufnummer oder der Name des Mitarbeiters genannt werden. Die von der Fernabfrage gesprochene Rufnummer (bzw. der Name) kann durch Auswahl des Menüpunkts werden. Namen aufnehmen Namen abhören Namen löschen Vermittlung konfigurieren durch einen selbst aufgesprochenen Namen ersetzt Durch Auswahl des Menüpunkts wird ein Menü ausgewählt, um eine Weiterleitung zu konfigurieren. Statt einer Bandansage kann der eingehende Anruf auch zu einem anderen Anschluss weitergeleitet werden. Vermittlung schalten Auch für interne Anrufe An Zentrale schalten An Vertreter schalten An Handy schalten Einstellungen abhören Vermittlung schalten Mit diesem Menüpunkt wird das Vermittlungsmenü generell ein- oder ausgeschaltet. Auch für interne Anrufe Durch Auswahl dieses Menüpunkts wird das Vermittlungsmenü auch bei internen Anrufen angeboten. Seite 54

55 Konfiguration per Telefon CAESAR Connector für Microsoft Exchange An Zentrale schalten Nach Auswahl dieses Menüpunkts wird das Vermittlungsmenü um die Möglichkeit zur Weiterleitung an die Zentrale erweitert. An Vertreter schalten Nach Auswahl dieses Menüpunkts wird das Vermittlungsmenü um die Möglichkeit zur Weiterleitung an einen Vertreter erweitert. In diesem Fall muss im folgenden Menü (siehe Kap ) die Weiterleitungsnummer konfiguriert und es kann die Weiterle i- tung ein- und ausgeschaltet werden. An alternative Nr. schalten Nach Auswahl dieses Menüpunkts wird das Vermittlungsmenü um die Möglichkeit zur Weiterleitung an ein Handy erweitert. In diesem Fall muss im folgenden Menü (siehe Kap ) die Weiterleitungsnummer konfiguriert und die Weiterleitung ein- und ausgeschaltet werden Vermittlungsmenü konfigurieren Einschalten Ausschalten Nummer eingeben Nummer abhören Nummer löschen Seite 55

56 6.3.9 Allgemeine Einstellungen des Anrufbeantworters In diesem Abschnitt werden die allgemeinen Einstellungen des Anrufbeantworters b e- handelt. Mit diesen Einstellungen kann jeder Benutzer seinen Anrufbeantworter konf i- gurieren. Nach der Anmeldung am Anrufbeantworter, wie in Kapitel 6.3 beschrieben, drücken Sie die auf dem Telefon. Sie befinden sich jetzt im Menü "Allgemeine Einstellungen". Hier stehen Ihnen folgende Optionen, nach Tastenwahl, zur Verfügung: Einstellen der Sprache Ändern des Anrufbeantworter Status Ändern des Pincodes Ausgangszustand wiederherstellen Abhören des Ansagetextes Kalenderabhängigkeit ein-/ausschalten Einstellungen prüfen Sprachaufzeichnung ein-/ausschalten Einstellen der Sprache Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon. Sie gelangen nun in das Sprachmenü und können mit den folgenden Tasten eine Sprache auswählen: Deutsch Englisch Spanisch Standard wiederherstellen Seite 56

57 Konfiguration per Telefon CAESAR Connector für Microsoft Exchange Sie bleiben in dem Menü, das nun in der gewählten Sprache vorgelesen wird. Beenden Sie die Eingabe mit der Taste. Sie gelangen zurück in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Sprachaufzeichnung ein- oder ausschalten auf dem Telefon. Sie befin- Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die den sich im Menü "Sprachaufzeichnungen". Drücken Sie die: um die Sprachaufzeichnung einzuschalten, um die Sprachaufzeichnung auszuschalten. Der Status der Sprachaufzeichnung wird vorgelesen. Sie gelangen anschließend wieder in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Pin-Code ändern Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon und Sie befinden sich im Menü "Pin-Code ändern". Geben Sie Ihren neuen Pin-Code ein und bestätigen Sie diesen mit. Der neue Pin-Code wird nun vorgelesen. Über die gelangen Sie zurück in das Hauptmenü. Die Taste führt Sie zurück in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Ausgangszustand wiederherstellen Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon und der Anrufbeantworter wird in den Ausgangszustand versetzt. Der neue Status wird vorg e- lesen und Sie gelangen zurück in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Ansagetext abhören Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon und Sie befinden sich im Menü "Ansagetext abhören". Der aktuelle Ansagetext wird vorgelesen und Sie gelangen anschließend zurück in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Kalenderabhängigkeit ein- oder ausschalten Ist Ihre Kalenderabhängigkeit eingeschaltet, wird ein spezieller Ansagetext vorgelesen, wenn der Anrufbeantworter außerhalb der Geschäftszeit angerufen wird. Dies g e- schieht auch dann, wenn Sie einen eigenen Ansagetext aktiviert haben. Seite 57

58 Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon und Sie befinden sich im Menü "Kalenderabhängigkeit". Drücken Sie die: um die Kalenderabhängigkeit einzuschalten, um die Kalenderabhängigkeit auszuschalten. Der Status der Kalenderabhängigkeit wird vorgelesen und Sie gelangen anschließend wieder zurück in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Einstellungen prüfen Drücken Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon und Sie befinden dich im Menü "Einstellungen prüfen". Die aktuellen Einstellungen des Anrufbeantworters werden Ihnen vorgelesen. Danach gelangen Sie zurück in das Menü "Allgemeine Einstellungen". Standard T2S-Sprache Nachdem Sie im Menü "Allgemeine Einstellungen" die auf dem Telefon gewählt haben, können Sie eine der folgenden Sprachen/Funktionen für die Standard Text-tospeech Sprache auswählen, oder die Standardeinstellungen wiederherstellen. Deutsch Englisch Spanisch Französisch Um die Standardeinstellung wiederherzustellen. Sie bleiben in diesem Menü, das nun in der von Ihnen gewählten Sprache vorgelesen wird. Eine vollständige Bedienübersicht für Anrufbeantworter und Fernabfrage be findet sich in Kapitel 8. Seite 58

59 Konfiguration per Telefon CAESAR Connector für Microsoft Exchange 7 Bedienung Fernabfrage (CAESAR voice B) Um bei Abwesenheit die Erreichbarkeit zu verbessern, kann das Telefon auf den A n- rufbeantworter umgeleitet werden. Ist diese Umleitung aktiv, wird jedem Anrufer ein Begrüßungstext übermittelt. Der Begrüßungstext kann vom Benutzer eingestellt werden. Danach kann der Anrufer eine Nachricht hinterlassen. Der Anrufbeantworter kann nun mit dem Telefon abgefragt werden. Der CAESAR connector leitet die Sprachinformation/Voic anhand Ihrer Telefo n- durchwahl, die in der Anwendungs-Administration eingegeben ist, an Sie als E Mail weiter. Über das Betreff-Feld dieser Nachricht werden Sie darauf hingewiesen, dass es sich um eine Voice-Nachricht handelt. Sie können die Nachricht dann über das Soun d- system Ihres PC oder über ein Telefon wiedergeben. Die Fernabfrage ermöglicht es weiterhin, eingegangene Nachrichten abzurufen. Eine grafische Übersicht der Menüs, mit deren Hilfe die Funktionalität veranschaulicht wird, befindet sich am Ende dieses Kapitels. Um die Fernabfrage benutzen zu können, wird ein Telefon und ein Pincode benötigt. Den ersten Pincode erhält man vom Systemadministrator. Dieser Pincode sollte umg e- hend geändert werden. Sämtliche Funktionen der Fernabfrage werden über die Tasten eines Telefons bedient. Seite 59

60 Allgemeine Bedienungshinweise Um Ihre individuellen Einstellungen vornehmen zu können, muss man bei der Ferna b- frage angemeldet sein. Anschließend gelangt man in das Hauptmenü, von dem aus alle anderen Menüs aufgerufen werden können (siehe Kapitel 7.1). Folgende Telefon-Tasten sind im System mit allgemeinen Funktionen belegt: Bricht den aktuellen Vorgang ab und ruft das vorherige Menü auf Über die Null gelangt man immer in das Hauptmenü Bricht den aktuellen Vorgang ab und ruft das nächste Menü auf Beendet die Eingabe von Zeichenfolgen Anmelden bei der Fernabfrage Um Nachrichten abzurufen oder die Einstellungen zu ändern, muss man sich am Sy s- tem anmelden. Hierzu werden das Telefon und der Pincode benötigt. Rufen Sie die Telefonnummer der Fernabfrage an. Befinden Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz und Ihr Telefon ist auf die Fernabfrage umgeleitet, können Sie Ihre eig e- ne Durchwahl anrufen. Ist die Umleitung nicht aktiv, erfahren Sie die Nummer der Fernabfrage von Ihrem Systemadministrator. Drücken Sie die Taste des Telefons, während Sie den Ansagetext hören. Sie werden daraufhin zur Eingabe Ihres Pincodes aufgefordert. Geben Sie den Pincode ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mi t. Ist der Pincode korrekt, gelangen Sie automatisch in das Hauptmenü (siehe Kapitel 7.1), in dem alle Funktionen der Fernabfrage zur Verfügung stehen. Ist Ihr Pin-Code abgelaufen, wird das System Sie zur Eingabe eines neuen Pin-Codes auffordern, bevor Sie in das Hauptmenü gelangen. Seite 60

61 Das Hauptmenü der Fernabfrage CAESAR Connector für Microsoft Exchange 7.1 Das Hauptmenü der Fernabfrage Im Hauptmenü bestehen mit den angegebenen Tasten folgende Funktionen: Neue Nachrichten abrufen (siehe Kapitel 7.2) Alle Nachrichten abrufen (siehe Kapitel 7.2) Abruf von Terminen Abruf von Aufgaben Allgemeine Einstellung vornehmen (siehe Kapitel 7.3) Einen Hilfetext anhören Alle hier nicht beschriebenen Tasten sind im Hauptmenü ohne Funktion. Die Funktion "Abruf von Terminen" verzweigt in ein weiteres Menü, indem ausgewählt werden muss, ob diejenigen von Heute, Morgen, dieser Woche, nächster Woche, diesem Monat oder nächstem Monat vorgelesen werden sollen. Die darauf folgenden weiteren Menüs entsprechen dem Menü "Nachrichten" (siehe Kapitel 7.2). Nur der Punkt "Bearbeiten" ist hier nicht verfügbar. Auch die Funktion "Abruf von Aufgaben" verzweigt in ein weiteres Menü. Hier muss ausgewählt werden, ob die fälligen, offenen, zukünftigen, abgeschlossenen oder alle Aufgaben vorgelesen werden sollen. Die darauf folgenden weiteren Menüs entsprechen dem Menü "Nachrichten" (siehe Kapitel 7.2). Nur der Punkt "Bearbeiten" ist hier nicht verfügbar. Bei den Funktionen "Neue Nachrichten abrufen" beziehungsweise "Alle Nachrichten abrufen" gelangt man in das Auswahlmenü "Nachrichten". Es wird die Anzahl neuer Nachrichten bzw. die Gesamtanzahl der Nachrichten in Ihrem Eingangsordner vorgel e- Seite 61

62 sen. Anschließend wird die Art der Nachricht (Voic , E Mail etc.) sowie der Zei t- stempel der Nachricht (Eingangszeit und datum) vorgelesen. Wurde die gewählt, wird die neueste ungelesene Nachricht aus dem Eingangsordner vorgelesen. Haben Sie die ausgewählt, wird die neueste Nachricht Ihres Eingan g- ordners vorgelesen. Sie gelangen anschließend in das Menü "Nachrichten" (siehe Kapitel 7.2). 7.2 Nachrichten In diesem Kapitel wird beschrieben, wie empfangene Nachrichten über die Fernabfrage abgerufen werden können. Das Menü "Nachrichten" umfasst mit den angegebenen Tasten folgende Optionen: Vorlesen der nächsten Nachricht Erneutes Vorlesen der aktuellen Nachricht Vorlesen der ersten Nachricht Vorlesen der vorherigen Nachricht Weiterleiten der aktuellen Nachricht Bearbeiten der aktuellen Nachricht Auswahl der Sprache für Text-to-Speech Aktuelle Nachricht löschen Das Menü "Nachrichten" ist nur erreichbar, wenn vorher neue bzw. alle Nachrichten, Termine oder Aufgaben abgerufen wurden. Lesen Sie hierzu Kapitel 7.1. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Funktionen des Menüs "Nachrichten" erläutert. Seite 62

63 Nachrichten CAESAR Connector für Microsoft Exchange Nächste Nachricht vorlesen Drücken Sie im Menü "Nachrichten" die nächste Nachricht in Ihrem Journal vor. auf dem Telefon. Das System liest die Vorlesen einer Nachricht wiederholen Drücken Sie im Menü "Nachrichten" die aktuelle Nachricht erneut vor. auf dem Telefon. Das System liest die Erste Nachricht vorlesen Drücken Sie im Menü "Nachrichten" die erste Nachricht in Ihrem Eingangsordner vor. auf dem Telefon. Das System liest die Vorherige Nachricht vorlesen Drücken Sie im Menü "Nachrichten" die auf dem Telefon. Das System liest die vorherige Nachricht in Ihrem Eingangsordner vor. Aktuelle Nachricht weiterleiten Drücken Sie im Menü "Nachrichten" die auf dem Telefon. Sie gelangen in das Menü "Dienst auswählen". Um die aktuelle Nachricht weiterzuleiten, muss mit einer der folgenden Tasten der gewünschte Dienst ausgewählt werden: um den Dienst Fax zu verwenden um den Dienst Telefon zu verwenden um den Dienst zu verwenden um den Dienst SMS zu verwenden Geben Sie die Zieladresse als übliche Ziffernfolge ein, wenn Sie den Dienst Fax, Telefon oder SMS gewählt haben. Beenden Sie die Eingabe mit der Taste. Haben Sie den Dienst E Mail gewählt, müssen Sie jedes Zeichen der alphanumerischen E Mail- Adresse als zweistelligen Zifferncode eingeben. Seite 63

64 Tabelle 7-1 Zweistellige Zifferncode-Tabelle Zur Veranschaulichung sehen Sie die Aufschlüsselung der CAE E Mail -Adresse Die Tastenkombination und ergibt den Buchstaben i. Seite 64

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